المستندات¶
المستندات في Odoo تتيح لك تخزين الملفات وعرضها وإدارتها داخل Odoo.
يتم تنظيم المجلدات والمستندات في أقسام يمكن الوصول إليها من الشجرة على اليسار. الأقسام التالية متاحة:
الكل: يعرض جميع المجلدات والملفات التي يمكن للمستخدم الوصول إليها.
الشركة: يحتوي على المجلدات والملفات المشتركة عبر الشركة. يتم تحديد الوصول بواسطة حقوق الوصول المحددة للمجلد والملف.
محرك الأقراص الخاص بي: مساحة العمل الشخصية للمستخدم لتنظيم الملفات والمجلدات التي يملكها أو قام بتحميلها والوصول إليها.
مشترك معي: يتضمن الملفات التي تمت مشاركتها مع المستخدم ولكنها ليست جزءًا من أي مجلد رئيسي يمكنه الوصول إليه.
الأخيرة: يعرض الملفات المعدلة مؤخرًا والتي يمتلك المستخدم إذن عرضها أو تحريرها.
سلة المهملات: تخزن الملفات والمجلدات المحذوفة.
انقر على قسم في الشجرة لعرض محتوياته. حدد مجلدًا لفتحه و:ref:إدارته <documents/folders> والوصول إلى ملفاته.
انقر على ملف لفتحه و:ref:تنفيذ الإجراءات المتاحة <documents/documents>. لإغلاق الملف، اضغط على Esc أو انقر على أيقونة (إغلاق). يمكنك أيضًا سحب وإفلات ملف أو مجلد لنقله إلى مجلد أو قسم آخر.
نصيحة
استخدم شريط البحث للعثور بسرعة على عناصر محددة.
chatter يتتبع التغييرات التي تطرأ على المجلدات والملفات ويسمح بالتواصل مع المستخدمين الداخليين وجهات الاتصال الخارجية. انقر على زر (المعلومات والوسوم) في الزاوية العلوية اليمنى بجوار العرض للوصول إليه.
انظر أيضًا
التهيئة¶
مهلة الحذف¶
بشكل افتراضي، تظل العناصر المنقولة إلى سلة المهملات لمدة 30 يومًا قبل حذفها نهائيًا. لتعديل هذه المدة، انتقل إلى وعدل حقل مدة التأخير قبل الحذف (أيام).
مركزية الملفات¶
تمكين مركزية الملفات لتطبيق معين ينظم تلقائيًا جميع الملفات المرتبطة في مجلدات مخصصة. للقيام بذلك، انتقل إلى . على سبيل المثال، تمكين الموارد البشرية يجعل مستندات الموارد البشرية متاحة تلقائيًا في مجلد الموارد البشرية، بينما تكون المستندات المتعلقة بكشوف المرتبات متاحة تلقائيًا في المجلد الفرعي كشوف المرتبات. حدد المجلد المطلوب من القائمة المنسدلة وحدد الوسوم التي سيتم إضافتها إلى الملفات ذات الصلة.
نصيحة
عند مركزية الملفات المحاسبية، انقر على اليوميات لتكوين مجلدات فرعية محددة لليوميات الفردية.
ملاحظة
تغيير المجلد أو الوسوم لا يؤثر على الملفات الموجودة؛ ستطبق التغييرات فقط على الملفات المنشأة حديثًا.
إذا تم تمكين مركزية الملفات لتطبيق، فإن حذف سجل في هذا التطبيق ينقل مرفقاته إلى سلة المحذوفات في تطبيق المستندات.
المجلدات¶
يمكنك تنظيم الملفات في مجلدات متاحة في أقسام الشركة أو مجلداتي.
لإنشاء مجلد، حدد القسم المطلوب في الشجرة، انقر على جديد، وحدد مجلد. في النافذة المنبثقة، أدخل اسم المجلد وانقر على حفظ. لإنشاء مجلد فرعي، حدد المجلد الأصلي أولاً، ثم اتبع نفس الخطوات.
ملاحظة
يتم إنشاء بعض المجلدات والمجلدات الفرعية تلقائيًا بناءً على إعدادات مركزية الملفات.
لإدارة مجلد أو مجلد فرعي، حدده وانقر على أيقونة (إجراءات) أعلى الشجرة. الخيارات التالية متاحة في القائمة:
تنزيل: تنزيل المجلد كملف .zip يتضمن ملفاته ومجلداته الفرعية.
إعادة تسمية: تعديل اسم المجلد.
إضافة اختصار: هذا الخيار متاح فقط للمجلدات الفرعية ويسمح بإنشاء اختصار لمجلد فرعي.
إذا كانت لديك أذونات التحرير، يتم إنشاء الاختصار في نفس المجلد.
إذا لم تكن لديك أذونات التحرير، يظهر الاختصار في قسم محرك الأقراص الخاص بي.
يمكنك بعد ذلك سحبه وإفلاته في المجلد المطلوب.
إضافة نجمة: وضع علامة على المجلد كمفضل للوصول إليه بشكل أسرع. هذا الإعداد خاص بالمستخدم ولا يؤثر على مساحات عمل المستخدمين الآخرين. يمكنك بعد ذلك استخدام عامل تصفية المفضلة للانتقال إلى مجلداتك المفضلة بسرعة.
معلومات ووسوم: عرض تفاصيل المجلد والمحادثة.
نقل إلى سلة المهملات: نقل المجلد ومحتوياته إلى سلة المهملات.
إجراءات عند التحديد: حدد إجراءات الخادم المتاحة (كأزرار) للملفات في المجلد. انقر على إجراء لإضافته أو إزالته. انقر على إضافة إجراء مخصص ل:ref:
إنشاء واحد جديد <reference/actions/server>.التشغيل التلقائي: إنشاء قواعد التشغيل التلقائي.
مهم
قد يؤثر إعداد الإجراءات المخصصة وقواعد الأتمتة على خطة التسعير الخاصة بك.
الملفات¶
لتحميل ملف، حدد المجلد المطلوب في الشجرة، وانقر على جديد وحدد تحميل.
نصيحة
في قواعد بيانات Odoo Online، يجب ألا يتجاوز حجم كل ملف محمّل 64 ميجابايت.
يمكنك أيضًا سحب وإسقاط ملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى المجلد المطلوب داخل تطبيق المستندات.
روابط URL¶
لإضافة رابط إلى URL (مثل فيديو) وجعله متاحًا من مجلد، انقر فوق جديد وحدد رابط. أدخل URL، وأضف اسمًا، وحدد المجلد المناسب.
جداول البيانات¶
لإنشاء جدول بيانات، انقر فوق جديد وحدد جدول بيانات.
انظر أيضًا
إدارة الملفات¶
تتوفر عدة أزرار في الشريط العلوي عند فتح ملف:
قائمة الإجراء، والتي تتضمن الخيارات الموضحة أدناه
تنزيل
الخيارات التالية متاحة في قائمة الإجراء:
تكرار: إنشاء نسخة من الملف.
نقل إلى سلة المهملات: نقل الملف إلى سلة المهملات.
إعادة تسمية
المعلومات والوسوم: عرض تفاصيل الملف ومحادثته.
إنشاء اختصار: الاختصار هو مؤشر إلى ملف، يسمح بالوصول من مجلدات متعددة دون تكرار الملف.
إذا كانت لديك أذونات التحرير، يتم إنشاء الاختصار في نفس المجلد.
إذا لم تكن لديك أذونات التحرير، يظهر الاختصار في قسم محرك الأقراص الخاص بي.
يمكنك بعد ذلك سحبه وإفلاته في المجلد المطلوب.
إدارة الإصدارات: عرض جميع إصدارات الملف حسب ترتيب التحميل، أو تنزيل إصدار محدد، أو تحميل إصدار جديد حسب الحاجة.
قفل: حماية الملف من أي تعديلات.
نسخ الروابط: نسخ URL الخاص بالملف للمشاركة. يتم التحكم في الوصول بناءً على حقوق الوصول الخاصة بالملف.
تقسيم PDF: تقسيم ملف PDF.
نصيحة
يمكنك استخدام أسماء البريد الإلكتروني المستعارة الخاصة بالمجلدات لحفظ الملفات المرسلة إلى الاسم المستعار تلقائيًا في المجلد المقابل.
تقسيم ودمج ملفات PDF¶
لتقسيم ملف PDF إلى صفحات فردية أو مجموعات من الصفحات، افتح ملف PDF وانقر فوق تقسيم PDF في الجزء العلوي الأيمن من معاينة المستند. انقر فوق أيقونة (مقص) بين الصفحات لإزالة التقسيم إذا لزم الأمر، ثم انقر فوق تقسيم للتأكيد.
لدمج ملفات PDF، اتبع الخطوات التالية:
انتقل إلى المجلد الذي يحتوي على الملفات التي تريد دمجها، ثم قم بالتبديل إلى عرض القائمة وحدد الملفات ذات الصلة.
انقر فوق زر الإجراء وحدد دمج ملفات PDF.
إذا لزم الأمر، انقر على Add file لاستعراض ملف PDF من جهاز الكمبيوتر الخاص بك واختياره.
انقر على أيقونة (scissors) بين الملفات.
انقر على Split لدمجها.
ملاحظة
يتم استبدال ملفات PDF الأصلية بالنسخة المدمجة.
نصيحة
اضغط على Shift + S لإضافة أو إزالة جميع التقسيمات بين الصفحات.
لحذف صفحة معينة، حدد الصفحة، ثم انقر على Delete.
طلب الملفات¶
اطلب ملفات من المستخدمين كتذكير لهم لتحميل ملفات معينة. للقيام بذلك، اتبع الخطوات التالية:
انقر على New واختر Request.
أدخل Document Name وحدد الشخص الذي تطلب منه الملف في حقل Request To.
إذا لزم الأمر، قم بتعيين تاريخ الاستحقاق في، واختر المجلد الذي يجب إضافة الملف إليه، وأضف العلامات، واكتب رسالة.
انقر على Request.
يتم إنشاء عنصر نائب للملف المفقود في المجلد المحدد. بمجرد توفر الملف، انقر على العنصر النائب لتحميله.
نصيحة
يمكنك أيضًا طلب مستند من list of scheduled activities.
لعرض قائمة جميع الملفات المطلوبة، انتقل إلى عرض النشاط في تطبيق المستندات واذهب إلى عمود المستند المطلوب. انقر على تاريخ الملف المطلوب لعرض تفاصيله. يمكنك بعد ذلك:
رفع ملف باستخدام الزر (رفع)؛
تحرير النشاط باستخدام الزر (تحرير)؛
إلغاء النشاط باستخدام الزر (إلغاء)؛
إرسال بريد إلكتروني تذكيري. انقر على معاينة لمعاينة محتوى البريد الإلكتروني التذكيري إذا لزم الأمر، ثم إرسال الآن.
لإرسال بريد إلكتروني تذكيري لجميع الملفات المطلوبة، انقر على أيقونة (علامات الحذف) في عمود المستند المطلوب واختر طلب مستند: تذكير.
لوحة التفاصيل¶
لعرض معلومات وعلامات مجلد أو ملف، حدد المجلد أو الملف، ثم انقر فوق زر (المعلومات والعلامات) في الزاوية العلوية اليمنى بجوار أيقونات العرض.
تتيح لوحة التفاصيل ما يلي:
تغيير مجلد الملف أو اسم المجلد.
عرض حجم الملف أو المجلد وعدد عناصر المجلد.
قم بتغيير المالك و:guilabel:
جهة الاتصالللملف أو المجلد. افتراضيًا، يتم تعيين الشخص الذي ينشئ ملفًا أو مجلدًا كـ مالك له ويُمنح حقوق وصول كاملة إليه. لتغييره، حدد المستخدم المطلوب من القائمة المنسدلة. جهة الاتصال هي شخص لديه فقط عارض حقوق الوصول إلى الملف أو المجلد، على سبيل المثال، مورد موجود في قاعدة البيانات.ملاحظة
لعرض ملف من ملف تعريف المستخدم الخاص به، يجب تعيين المستخدم كـ جهة اتصال ويكون لديه على الأقل عارض الوصول.
الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني¶
يمكنك استخدام بريد إلكتروني مستعار لحفظ الملفات المرسلة إلى البريد الإلكتروني المستعار تلقائياً في مجلد محدد. لإعداد بريد إلكتروني مستعار لمجلد، اتبع الخطوات التالية:
حدد المجلد حيث يجب حفظ الملفات.
انقر على (المعلومات والعلامات) في الزاوية العلوية اليمنى بجوار أيقونات العرض.
في لوحة التفاصيل، أدخل الاسم المستعار لـ البريد الإلكتروني المطلوب وحدد أو أنشئ النطاق.
اختياريًا، حدد نوع النشاط والمسؤول المعين لإنشاء نشاط عند استلام ملف عبر الاسم المستعار.
اختياريًا، حدد العلامات لتطبيقها تلقائيًا على الملفات التي يتم إنشاؤها من خلال الاسم المستعار.
انظر أيضًا
المشاركة وحقوق الوصول¶
ملاحظة
يمكنك فقط مشاركة المجلدات والملفات وتعديل حقوق الوصول الخاصة بها إذا كان لديك حقوق التحرير.
يمكن تعيين حقوق الوصول على:
المجلدات: حدد المجلد، وانقر على أيقونة (الترس)، وحدد مشاركة.
الملفات: افتح الملف وانقر على مشاركة في الشريط العلوي.
في النافذة المنبثقة مشاركة، امنح حق الوصول لمستخدمين أو جهات اتصال محددة من خلال تحديد اسمهم من القائمة المنسدلة أو بإضافة عنوان بريدهم الإلكتروني يدويًا، ثم حدد عارض أو محرر.
نصيحة
لإزالة إذن أو تعيين تاريخ انتهاء صلاحية له، مرر الماوس فوق جهة الاتصال ذات الصلة وانقر على زر (إزالة) أو (التقويم)، على التوالي.
لتعيين الوصول العام لـ المستخدمين الداخليين أو أي شخص لديه الرابط، حدد عارض، أو محرر، أو لا شيء (لتقييد الوصول تمامًا). بالنسبة لـ أي شخص لديه الرابط، يمكنك تحديد ما إذا كان يجب أن يكون المجلد أو الملف قابلاً للاكتشاف (يمكن الوصول إليه من خلال التصفح) أو يتطلب أن يكون لدى المستخدمين الرابط للوصول إليه.
ملاحظة
المستخدمون العموميون يجب أن يكون لديهم الرابط للوصول إلى مجلد أو ملف على البوابة عند الاتصال للمرة الأولى.
يتضمن كل عنوان URL لمجلد وملف حقوق الوصول التي تم تعيينها له. عند مشاركة مجلد، يتم توجيه الشخص الذي تشاركه معه إلى بوابة مخصصة حيث يمكنه عرض الملفات الموجودة في هذا المجلد، باستثناء أي ملفات ذات وصول مقيد.
نصيحة
مستخدمو البوابة يمكنهم الوصول إلى المجلدات والملفات التي لديهم إذن لعرضها أو تحريرها من خلال بوابة العملاء عن طريق النقر فوق بطاقة المستندات.
رقمنة الملفات باستخدام الذكاء الاصطناعي¶
يمكن رقمنة الملفات المتاحة في مجلد المالية. حدد الملف، وانقر على إنشاء فاتورة مورد، أو إنشاء فاتورة عميل، أو إنشاء بطاقة ائتمانية عميل، ثم انقر على إرسال للرقمنة.