Tyskland

Bokföring

Kontoplan

Både SKR03 och SKR04 kontoplaner stöds i Odoo. När du skapar en ny Odoo Online-databas installeras SKR03 som standard.

Verifiera vilken som är installerad genom att gå till Bokföring ‣ Konfiguration ‣ Inställningar och kontrollera fältet Emballage under avsnittet Skattelokalisering.

Varning

Det är endast möjligt att välja ett annat emballage om du inte har skapat någon verifikation. Om en har bokförts måste ett nytt företag eller en ny databas skapas för att välja ett annat emballage. Dessutom måste alla verifikationer skapas på nytt.

Rapporter

Följande tyskspecifika rapporter finns tillgängliga i Odoo Enterprise:

  • Balansräkning

  • Vinst och förlust

  • Skatterapport (deklaration av mervärdesskatt)

  • EU periodisk sammanställning

  • Intrastat

Export av transaktioner från Odoo till DATEV

Förutsatt att ett av de tyska skattelokaliseringspaketen är installerat kan du exportera dina bokföringstransaktioner från Odoo till DATEV från huvudboken.

Två typer av exporter behövs: först DATEV ATCH-exporten, sedan DATEV DATA-exporten.

Observera

Båda behövs i olika etapper för att överföra data korrekt till DATEV, eftersom DATEV arbetar med två gränssnitt, ett för kunder (DUO - DATEV Unternehmen Online) och ett för skatterådgivare (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Gå till Bokföring ‣ Rapporter ‣ Huvudbok, klicka på (Åtgärder) och välj Datev ATCH (zip).

Huvudbokens åtgärdsmeny med DATEV-exporter

Ladda upp den nedladdade ZIP-filen via DATEV Belegtransfer-mjukvaran.

Observera

Om du inte har DATEV Belegtransfer-mjukvaran installerad på din dator, be din skatterådgivare att hjälpa dig med detta.

Varning

DATEV ATCH ZIP-filen innehåller filerna (rapporterna) som är länkade till en Odoo-faktura. För kundfakturor måste filen ha genererats genom att använda Skicka-knappen. För leverantörsfakturor måste filen ha tagits emot via ett e-postalias eller laddats upp genom att använda Ladda upp-knappen.

DATEV ATCH ZIP-fil

ZIP-filen innehåller två typer av filer:

  • de individuella faktura-/fakturafilerna (PDF, JPEG, osv.) för den valda perioden i huvudboken, och

  • en document.xml-fil som används för att generera ett unikt ID (GUID) för varje fil.

Dessa unika ID:n är väsentliga eftersom de gör det möjligt för DATEV att automatiskt länka filerna till de individuella affärshändelserna, som kommer att importeras med DATEV DATA-filen i nästa steg.

2. DATEV DATA

Gå till Bokföring ‣ Rapporter ‣ Huvudbok, klicka på (Åtgärder) och välj Datev DATA (zip).

Överför den nedladdade ZIP-filen till din skatterådgivare. De bör importera ZIP-filen till DATEV Rechnungswesen.

Kontrollera med din skatterådgivare hur ofta de behöver dessa filer.

DATEV ATCH ZIP-fil

ZIP-filen innehåller tre CSV-filer:

  • EXTF_customer_accounts.csv-filen som innehåller all information relaterad till dina kunder,

  • EXTF_vendor_accounts.csv-filen som innehåller all information relaterad till dina leverantörer, och

  • EXTF_accounting_entries.csv som innehåller alla affärshändelser för perioden som definierats i huvudboken, samt unika ID:n (GUID) så att affärshändelserna kan länkas till filerna i DATEV ATCH ZIP-filen.

GoBD-efterlevnad

GoBD står för Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. I korthet är det en riktlinje för korrekt hantering och förvaring av böcker, handlingar och dokument i elektronisk form, samt för dataåtkomst, som är relevant för den tyska skattemyndigheten, skattedeklaration och balansräkning.

Dessa principer har skrivits och publicerats av det federala finansministeriet (BMF) i november 2014. Sedan januari 2015 har de blivit normen och har ersatt tidigare accepterade metoder kopplade till datorbaserad bokföring. Flera ändringar har gjorts av BMF 2019 och januari 2020 för att specificera en del av innehållet på grund av utvecklingen av digitala lösningar (molnhosting, papperslösa företag osv.).

Viktigt

Odoo är certifierat GoBD-kompatibelt.

Förstå GoBD i relation till bokföringsprogram

GoBD är bindande för företag som ska upprätta räkenskaper, vilket inkluderar små- och medelstora företag, frilansare och företagare, till de finansiella myndigheterna. Som sådan är skattebetalaren själv ensam ansvarig för fullständig och uttömmande förvaring av skatterelevant data (ovan nämnda finansiell och relaterad data).

Utöver programvarukrav är användaren skyldig att säkerställa interna kontrollsystem (i enlighet med § 146 i skattelagen):

  • kontroll av åtkomstbehörighet;

  • uppdelning av arbetsuppgifter, funktionell separation;

  • inmatningskontroller (felnotiser, plausibilitetskontroller);

  • avstämningskontroller vid datainmatning;

  • bearbetningskontroller; och

  • åtgärder för att förhindra avsiktlig eller oavsiktlig manipulation av mjukvara, data eller dokument.

Användaren måste fördela arbetsuppgifter inom sin organisation till relevanta positioner (kontroll) och verifiera att arbetsuppgifterna utförs korrekt och fullständigt (övervakning). Resultatet av dessa kontroller måste dokumenteras (dokumentation), och om fel upptäcks under dessa kontroller bör lämpliga åtgärder för att rätta till situationen vidtas (förebyggande).

Datasäkerhet

Skattebetalaren måste säkra systemet mot all dataförlust på grund av radering, borttagning eller stöld av data. Om inläggen inte är tillräckligt säkrade kommer bokföringen att betraktas som icke överensstämmande med GoBD-riktlinjerna.

När bokningarna är slutligt bokade kan de inte längre ändras eller tas bort via applikationen.

  • Om Odoo används i molnet är regelbundna säkerhetskopior en del av Odoo Online-tjänsten. Dessutom kan regelbundna säkerhetskopior laddas ner och säkerhetskopieras på externa system.

    Se även

    Odoo Cloud Hosting - Servicenivåavtal

  • Om servern drivs lokalt är användaren ansvarig för att skapa nödvändig infrastruktur för säkerhetskopiering.

Viktigt

I vissa fall måste data sparas i tio år eller mer, så ha alltid säkerhetskopior sparade. Det är ännu viktigare om du bestämmer dig för att byta programvaruleverantör.

Programvaruutvecklarens ansvar

Med tanke på att GoBD endast gäller skattebetalaren, kan redigeraren av mjukvaran inte på något sätt hållas ansvarig för korrekt och överensstämmande dokumentation av sina användares finansiella transaktionsdata. Den kan endast tillhandahålla nödvändiga verktyg för att användaren ska kunna respektera de mjukvarurelaterade riktlinjer som beskrivs i GoBD.

Säkerställa efterlevnad genom Odoo

Nyckelorden när det gäller GoBD är: spårbar, verifierbar, sann, tydlig och sammanhängande. Kort sagt behöver du ha revisionssäker arkivering på plats, och Odoo förser dig med medlen för att uppnå alla dessa mål:

  1. Spårbarhet och verifierbarhet
    Varje handling i Odoo är stämplad med skaparen av dokumentet, skapandedatum, ändringsdatum och vem som ändrade det. Dessutom spåras relevanta fält. Därigenom kan det ses vilket värde som ändrades av vem i händelseflödet för det relevanta objektet.
  2. fullständighet
    All finansiell data måste registreras i systemet, och det får inte finnas några luckor. Odoo säkerställer att det inte finns någon lucka i numreringen av finansiella transaktioner. Det är användarens ansvar att koda in all finansiell data i systemet. Eftersom det mesta av finansiell data i Odoo genereras automatiskt återstår det användarens ansvar att koda in alla leverantörsfakturor och diverse konton fullständigt.
  3. Noggrannhet
    Odoo säkerställer att, med rätt konfiguration, rätt konton används. Dessutom återspeglar kontrollmekanismerna mellan inköpsorder och försäljningsorder och deras respektive fakturor verksamhetens verklighet. Det är användarens ansvar att skanna och bifoga den pappersbaserade leverantörsfakturan till respektive handling i Odoo. Odoo Dokument hjälper dig att automatisera denna arbetsuppgift.
  4. Tidsenlig bokning och registerhållning
    Eftersom de flesta finansiella data i Odoo genereras av transaktionsobjekten (t.ex. bokförs fakturan vid bekräftelsen), säkerställer Odoo en snabb bokföring. Det är användarens ansvar att koda alla inkommande leverantörsfakturor i rätt tid, liksom diverse transaktioner.
  5. Beställning
    Finansiell data som lagras i Odoo är, per definition, ordnad och kan omordnas enligt de flesta fält som finns i modellen. En specifik ordning genomförs inte av GoBD, men systemet måste säkerställa att en given finansiell transaktion snabbt kan hittas av en tredjepartsexpert. Odoo säkerställer detta med standardinställningar.
  6. Interversibilitet
    Med den tyska Odoo-lokaliseringen är Odoo som standard konfigurerat på ett sådant sätt att oföränderlighetsklausulen kan följas utan någon ytterligare anpassning.

GoBD-export

När det gäller skattekontroll kan skattemyndigheten begära tre nivåer av tillgång till redovisningssystemet (Z1, Z2, Z3). Dessa nivåer varierar från direkt åtkomst till gränssnittet till överlämnande av finansiella data på en lagringsenhet.

Vid överlämnande av finansiell data till en lagringsenhet verkställer GoBD inte formatet. Det kan till exempel vara i XLS, CSV, XML, Lotus 123, SAP-format, AS/400-format eller annat. Odoo stöder export av finansiell data i CSV och XLS med standardinställningar. GoBD rekommenderar export i ett specifikt XML-baserat GoBD-format (se ”Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung” §3), men det är inte bindande.

Bristande efterlevnad

Vid överträdelse kan du förvänta dig böter och ett domstolsbeslut som kräver genomförande av specifika åtgärder.

Kassa

Tekniskt säkerhetssystem

Kassensicherungsverordnung (lagen om skydd mot manipulation av digitala handlingar) kräver att elektroniska bokföringssystem - inklusive :doc:`kassa </applications/sales/point_of_sale>`system - måste vara utrustade med ett tekniskt säkerhetssystem (också kallat TSS eller TSE).

Odoo erbjuder en tjänst som är kompatibel med hjälp av fiskaly, en molnbaserad lösning.

Viktigt

Eftersom denna lösning är molnbaserad krävs en fungerande internetanslutning.

Observera

De enda momspriser som tillåts ges av fiskaly. Du kan kontrollera dessa priser genom att konsultera fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Konfiguration

Installera modulerna Tyskland - Certifiering för försäljningsställen (l10n_de_pos_cert) och Tyskland - Certifiering för försäljningsställen av typen restaurang (l10n_de_pos_res_cert).

Tips

Om dessa moduler inte finns med i listan, uppdatera applistan.

Företagsregistrering hos skattemyndigheten

För att registrera ditt företag, öppna appen Inställningar, klicka på Uppgradering Info under sektionen Företag och fyll i följande fält:

  • Företagets namn

  • Adress

  • VAT

  • St.-Nr. (Steuernummer) detta nummer tilldelas av skatteverket till varje beskattningsbar fysisk eller juridisk person (t.ex. 2893081508152).

  • W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) detta nummer används som ett permanent identifikationsnummer för ekonomiskt aktiva personer.

Du kan sedan registrera ditt företag genom fiskaly genom att öppna fliken Fiskaly och klicka på knappen Fiskaly Registration.

Tips

Om du inte ser knappen Fiskaly Registration, se till att du har sparat dina företagsuppgifter och inte längre är i redigeringsläge.

När registreringen har slutförts visas nya fält:

  • Fiskaly Organization ID avser ID:t för ditt företag på fiskalys sida.

  • Fiskaly API Key och Fiskaly API Secret är uppgifterna som systemet använder för att få tillgång till de tjänster som erbjuds av fiskaly.

Fiskaly-registreringsflik

Observera

Det är möjligt att begära nya uppgifter om det finns några problem med de nuvarande genom att klicka på knappen Nya nycklar.

DSFinV-K-export

När du stänger en kassasystemssession skickas orderdetaljerna till tjänsten DSFinV-K hos fiskaly.

Vid en revision kan du exportera data som skickats till DSFinV-K genom att gå till Kassa ‣ Order ‣ DSFinV-K-exporter ‣ Ny.

Meny för att exportera DSFinV-K

Dessa fält är obligatoriska:

  • Startdatum och -tid: exportera data med datum som är större än eller lika med det angivna startdatumet

  • Slutdatum och -tid: exportera data med datum som är mindre än eller lika med det angivna slutdatumet

Lämna fältet Kassa tomt för att exportera data från alla dina kassor; ange en om du bara vill exportera data för denna specifika kassa.

Export av DSFinV-K

När en export har startats framgångsrikt och behandlas bör fältet Stat ange Väntande. Klicka på Uppdatera status för att kontrollera om den är klar.