Dịch vụ

Để bảo dưỡng đúng cách đội xe, cần có bảo dưỡng định kỳ cũng như sửa chữa theo chu kỳ. Lập lịch sửa chữa và quản lý dịch vụ cho toàn bộ đội xe là cần thiết để đảm bảo tất cả các xe đều ở tình trạng hoạt động tốt khi cần dùng.

Các dịch vụ, chẳng hạn như bảo dưỡng định kỳ, như thay dầu hoặc luân chuyển lốp, có thể được ghi nhận trước. Các sửa chữa khác được ghi nhận khi chúng xảy ra.

Tạo hồ sơ dịch vụ

To log a service for a vehicle, go to the main Services dashboard by navigating to Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Open a new service form by clicking the New button in the top-left corner.

Điền thông tin vào biểu mẫu. Chỉ có hai trường bắt buộc phải điền là Loại dịch vụ và Xe.

Các trường trên biểu mẫu là:

• Mô tả: Nhập mô tả ngắn gọn về dịch vụ trong trường này.

• Loại dịch vụ: Sử dụng menu thả xuống, chọn loại dịch vụ được thực hiện. Nếu loại dịch vụ mong muốn không tồn tại, nhập loại dịch vụ mới và nhấp vào Tạo "(loại dịch vụ)" hoặc Tạo và chỉnh sửa... để thêm loại dịch vụ và cấu hình nó.

  Quan trọng

  Chỉ có một Loại dịch vụ được cấu hình sẵn trong Odoo: Hóa đơn nhà cung cấp.

• Ngày: Sử dụng bộ chọn lịch, chọn ngày dịch vụ được cung cấp hoặc được lên lịch thực hiện. Điều hướng đến tháng mong muốn bằng cách sử dụng biểu tượng (mũi tên), sau đó nhấp vào ngày để chọn nó.

• Chi phí: Nhập chi phí ước tính của dịch vụ, nếu có. Nếu dịch vụ là cho sửa chữa trong tương lai, trường này nên để trống. Trường này được cập nhật khi nhận được ước tính và một lần nữa, khi biết chi phí sửa chữa cuối cùng.

• Nhà cung cấp: Sử dụng menu thả xuống, chọn nhà cung cấp đang thực hiện dịch vụ. Nếu nhà cung cấp chưa được nhập vào hệ thống, thêm và cấu hình nhà cung cấp.

• Vehicle: Sử dụng menu thả xuống, chọn xe đã được bảo dưỡng. Khi xe được chọn, trường Driver sẽ được điền tự động và đơn vị đo cho trường Odometer Value sẽ xuất hiện.

• Driver: Tài xế hiện tại của xe tự động điền vào trường này khi Vehicle được chọn. Nếu cần thay đổi tài xế, có thể chọn tài xế khác bằng menu thả xuống.

• Odometer Value: Nhập số đồng hồ đo quãng đường tại thời điểm thực hiện bảo dưỡng. Đơn vị đo là ki-lô-mét (km) hoặc dặm (mi), tùy thuộc vào cách cấu hình của xe đã chọn.

  Mẹo

  Để thay đổi từ ki-lô-mét sang dặm hoặc ngược lại, nhấp vào biểu tượng (Internal Link) ở bên phải xe được chọn trong trường Vehicle.

  Thay đổi đơn vị đo, sau đó quay lại biểu mẫu dịch vụ thông qua các liên kết breadcrumb. Đơn vị đo sau đó sẽ được cập nhật trong trường Odometer Value.

• NOTES: Nhập bất kỳ ghi chú nào về sửa chữa ở cuối biểu mẫu dịch vụ. Ví dụ, có thể bao gồm chi tiết ước tính hoặc các bộ phận được thay thế.

Tạo loại dịch vụ

Phương pháp duy nhất để tạo loại dịch vụ là từ biểu mẫu dịch vụ.

Trên biểu mẫu dịch vụ, nhập tên loại Service Type mới vào trường tương ứng. Sau đó, nhấp vào Create and edit..., và biểu mẫu bật lên Create Service Type sẽ xuất hiện.

Loại dịch vụ đã nhập trên biểu mẫu dịch vụ tự động điền vào trường Name, có thể chỉnh sửa nếu muốn.

Sau đó, chọn Category cho loại dịch vụ mới từ menu thả xuống trong trường đó. Hai tùy chọn mặc định để chọn là Contract hoặc Service. Không thể tạo thêm các danh mục khác.

Nếu dịch vụ chỉ áp dụng cho hợp đồng hoặc dịch vụ, hãy chọn Category tương ứng. Nếu dịch vụ áp dụng cho cả hợp đồng và dịch vụ, để trống trường này.

Khi hoàn tất, nhấp vào Save & Close.

Tạo nhà cung cấp

Khi dịch vụ được thực hiện lần đầu tiên, thông thường, hồ sơ của nhà cung cấp chưa được thêm vào cơ sở dữ liệu. Thực hành tốt nhất là thêm đầy đủ chi tiết cho nhà cung cấp vào cơ sở dữ liệu để có thể truy xuất bất kỳ thông tin cần thiết nào.

Nhà cung cấp được thêm bằng ứng dụng Contacts. Tham khảo tài liệu để biết thêm chi tiết.

Ghi chú

Các tab hoặc trường khác nhau có thể hiển thị trên biểu mẫu Create Vendor, tùy thuộc vào các ứng dụng khác đã được cài đặt.

Xem dịch vụ

Để xem tất cả các dịch vụ đã ghi nhận trong cơ sở dữ liệu, bao gồm các yêu cầu cũ và mới, điều hướng đến Fleet app ‣ Đội xe ‣ Services. Tất cả các dịch vụ xuất hiện dưới dạng danh sách, bao gồm tất cả các chi tiết cho từng dịch vụ.

Bản ghi dịch vụ được nhóm theo loại dịch vụ. Số lượng sửa chữa cho mỗi loại dịch vụ hiển thị trong ngoặc đơn sau tên loại dịch vụ.

Mỗi dịch vụ được liệt kê hiển thị các thông tin sau:

• Date: the date that the service, or repair, was performed (or requested to be performed).

• Description: a short description of the specific type of service, or repair, performed to clarify the specific service.

• Service Type: the type of service, or repair, performed. This is selected from a list of services that must be configured.

• Vehicle: the specific vehicle the service was performed on.

• Driver: the current driver for the vehicle.

• Vendor: the specific vendor who performed the service, or repair.

• Notes: any information associated with the service, or repair, that is documented to add clarification.

• Cost: the total cost of the service, or repair.

• Stage: the status of the service, or repair. Options are New, Running, Done, or Cancelled.

Ở cuối cột Chi phí, tổng chi phí của tất cả các dịch vụ và sửa chữa được liệt kê.