Receptie

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a pre-configured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Configuratie

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Recepties

In Odoo’s Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

Om een station aan te maken, navigeer je naar Receptie-app ‣ Configuratie ‣ Stations, en klik je op Nieuw. Wanneer erop wordt geklikt, verschijnt er een leeg receptieformulier.

Voer de volgende informatie in op het formulier:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and easily identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Verantwoordelijken: selecteer de persoon (of personen) die gewaarschuwd worden wanneer een bezoeker incheckt bij deze specifieke receptie. Meerdere selecties kunnen ingevoerd worden. Dit veld is verplicht om een station te maken.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (cloud with upward arrow) icon, located at the top of the form.

    Zodra opgeslagen, wordt er een URL gegenereerd in het veld Kiosk-URL. Deze URL is één manier om toegang te krijgen tot de receptiekiosk.

    Om toegang te krijgen tot de kiosk, klik op de knop Kopiëren aan het einde van de URL en navigeer naar die URL in een webbrowser. Deze URL opent de incheckpagina van dat specifieke receptiestation.

    Tip

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a ‘+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

    Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    De geselecteerde afbeelding voor de stationfoto verschijnt als achtergrondafbeelding voor de stationkiosk.

Tabblad Opties

  • Hostselectie: als de bezoeker een afspraak bijwoont, stelt deze optie de bezoeker in staat om de afspraakhost te selecteren uit een gepresenteerde lijst en die persoon op de hoogte te stellen. Wanneer ingeschakeld, verschijnen extra velden, zoals hieronder beschreven.

  • Gast verifiëren: als extra informatie vereist is wanneer een gast incheckt, schakel deze optie in en selecteer welke van de volgende verplicht zijn:

    • E-mail: selecteer of het e-mailadres van de gast Verplicht, Optioneel is, of dat de informatie helemaal niet wordt gevraagd (Geen).

    • Telefoon: selecteer of het telefoonnummer van de gast Verplicht, Optioneel is, of dat de informatie helemaal niet wordt gevraagd (Geen).

    • Organisatie: selecteer of de organisatie van de gast Verplicht, Optioneel is, of dat de informatie helemaal niet wordt gevraagd (Geen).

  • Thema: selecteer de kleurmodus van de kiosk. Kies Licht of Donker. De selectie Licht toont een lichtgrijze achtergrond op de kiosk, terwijl de selectie Donker een donkergrijze en zwarte achtergrond toont.

  • Zelf inchecken: schakel deze optie in om een incheck-QR-code te tonen op de kiosk. De QR-code stelt gasten in staat om in te checken met hun mobiele apparaat, in plaats van de kiosk te gebruiken. Deze optie wordt aanbevolen voor een drukke kiosk met meerdere gasten die op elk moment inchecken.

  • Drankjes aanbieden: schakel deze optie in om gasten bij het inchecken een drankje aan te bieden. Als deze optie ingeschakeld is, is het noodzakelijk om de aangeboden drankjes te configureren, via de link Drankjes configureren die verschijnt wanneer de optie ingeschakeld is. Zodra alle drankopties geconfigureerd zijn, selecteer elk drankje dat aangeboden moet worden met behulp van het vervolgkeuzemenu.

Notitie

De volgende opties zijn alleen zichtbaar in het tabblad Opties als de optie Hostselectie ingeschakeld is.

  • Melden per e-mail: schakel deze optie in om een e-mail te laten sturen naar de persoon die de gast bezoekt bij het inchecken. Wanneer ingeschakeld, verschijnt een veld E-mailsjabloon eronder, met het standaard Receptie-e-mailsjabloon geselecteerd.

    Om het standaard e-mailsjabloon te wijzigen, klik op het vervolgkeuzemenu in het veld E-mailsjabloon en selecteer een ander e-mailsjabloon.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Melden via sms: schakel deze optie in om een sms-bericht te sturen naar de persoon die de gast bezoekt bij het inchecken. Wanneer ingeschakeld, verschijnt een veld Sms-sjabloon eronder, met de standaard Receptie sms-sjabloon geselecteerd.

    Klik op het vervolgkeuzemenu in het veld Sms-sjabloon en selecteer een andere sms-sjabloon om het standaard sms-sjabloon te wijzigen.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Notitie

Chat wordt standaard geïnstalleerd bij het aanmaken van een Odoo-database en telt niet mee voor facturering. Zolang de applicatie Chat niet opzettelijk wordt verwijderd, werkt de optie Melden via Chat.

Example

Het standaard berichtformaat voor de optie Melden via Chat is: (Receptiestation) Inchecken: (Gastnaam) (Telefoonnummer gast) (Organisatie) om (Naam werknemer) te ontmoeten.

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Receptiestationformulier met alle informatie ingevuld.

Tabblad Zijbericht

Voer de gewenste tekst in om op de kiosk van het station te verschijnen nadat een gast is ingecheckt, zoals een welkomstgroet of eventuele noodzakelijke instructies. De tekst verschijnt op de bevestigingspagina, aan de rechterkant van het scherm nadat een gast het incheckproces heeft voltooid.

Dranken

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired. This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

Navigeer naar Receptie-app ‣ Configuratie ‣ Drankjes en klik op Nieuw om een drankoptie toe te voegen. Hierdoor verschijnt een leeg drankformulier om te configureren.

Voer de volgende informatie in op het drankformulier:

  • Dranknaam: typ de naam van de drankoptie in dit veld. Dit veld is verplicht.

  • Te melden personen: gebruik het vervolgkeuzemenu in dit veld om te selecteren wie wordt gemeld wanneer het drankje wordt geselecteerd. Meerdere personen kunnen in dit veld worden ingevoerd. Dit veld is verplicht.

  • Volgorde: voer een numerieke waarde in dit veld in om aan te geven waar in de lijst met drankopties deze specifieke optie verschijnt. Hoe lager het nummer, hoe hoger op de lijst het drankje verschijnt. Bijvoorbeeld, het invoeren van nummer één plaatst dat drankje bovenaan de lijst en verschijnt als eerste in de volgorde.

Tip

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a ‘+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

De geselecteerde afbeelding verschijnt nu in het afbeeldingsveld en is ingesteld als de afbeelding voor het drankje.

Drankformulier met de ingevulde informatie voor een espresso.

Stationdashboard

Tip

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a ‘+’ sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

De geselecteerde afbeelding verschijnt nu in het afbeeldingsveld en is ingesteld als de afbeelding voor het drankje.

Kiosk instellen

Stel elke kiosk in voor gebruik na het configureren van de verschillende stations. Het wordt aanbevolen om voor elke receptiekiosk een apart apparaat te gebruiken, zoals een tablet.

Navigeer op een van de twee manieren naar de kiosk:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Navigeer naar Receptie-app ‣ Configuratie ‣ Stations en klik op het gewenste station. Klik vervolgens op de knop Kopiëren aan het einde van de regel Kiosk-URL en plak de URL in een nieuw browsertabblad of -venster.

Belangrijk

It is recommended to log out of the database, and close the tab, after navigating to the kiosk. That way, there is no possibility of a visitor accessing the database when checking-in.

Rapportages

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

Navigeer naar Receptie-app ‣ Rapportage om een van deze rapporten te openen en een vervolgkeuzemenu met de volgende opties te tonen: Bezoekers en Drankjes.

Het rapport Bezoekers toont het aantal bezoekers per maand voor het huidige jaar. Het rapport Drankjes laat zien hoeveel aanvragen er in totaal zijn gedaan voor elk drankje.

Zoals bij alle rapporten in Odoo kunnen de filters en groeperingen worden aangepast om ook andere statistieken te tonen.

Zie ook