Alokasi

Alokasi adalah jumlah waktu cuti yang diberikan kepada karyawan, baik diberikan segera atau diperoleh saat karyawan bekerja, melalui rencana akrual.

Setelah tipe cuti dan rencana akrual dikonfigurasi, langkah selanjutnya adalah mengalokasikan, atau memberikan, cuti kepada karyawan.

Halaman Alokasi dari aplikasi Cuti hanya terlihat oleh user yang memiliki hak akses Time Off Officer atau Administrator untuk aplikasi Cuti. Untuk informasi lebih lanjut tentang hak akses, lihat dokumentasi hak akses.

Alokasikan cuti

Untuk membuat alokasi baru, buka Aplikasi Cuti ‣ Manajemen ‣ Alokasi.

Ini menyajikan daftar semua alokasi saat ini, termasuk status masing-masing.

Klik Baru untuk mengalokasikan cuti, dan formulir Alokasi kosong akan muncul.

Setelah memasukkan nama untuk alokasi pada kolom kosong pertama formulir, masukkan informasi berikut:

• Nama: Masukkan nama untuk alokasi, biasanya berisi jenis cuti dan periode waktu tersedianya (contoh: Cuti Tahunan - 2025).

• Jenis Cuti: Menggunakan menu drop-down, pilih jenis cuti yang dialokasikan kepada karyawan.

• Jenis Alokasi: Pilih bagaimana alokasi diberikan. Pilih Alokasi Reguler jika cuti diberikan segera, atau Alokasi Akrual jika cuti diperoleh melalui rencana akrual.

• Rencana Akrual: Jika Alokasi Akrual dipilih untuk Jenis Alokasi, kolom Rencana Akrual akan muncul. Menggunakan menu drop-down, pilih rencana akrual yang terkait dengan alokasi. Rencana akrual diperlukan saat menggunakan jenis Alokasi Akrual.

• Periode Validitas/Tanggal Mulai: Jika Alokasi Regular dipilih untuk Jenis Alokasi, kolom ini diberi label Periode Validitas. Jika Alokasi Akrual dipilih untuk Jenis Alokasi, kolom ini diberi label Tanggal Mulai.

  Tanggal saat ini mengisi kolom tanggal pertama secara default. Untuk memilih tanggal lain, klik pada tanggal yang telah terisi untuk menampilkan jendela kalender popover. Navigasi ke tanggal mulai yang diinginkan untuk alokasi, dan klik pada tanggal untuk memilihnya.

  Jika alokasi kedaluwarsa, pilih tanggal kedaluwarsa di kolom tanggal berikutnya. Jika cuti tidak kedaluwarsa, biarkan kolom tanggal kedua kosong.

  Jika Alokasi Akrual dipilih untuk Jenis Alokasi, kolom kedua ini diberi label Jalankan hingga.

• Alokasi: Masukkan jumlah waktu yang dialokasikan kepada karyawan. Bidang ini menampilkan waktu dalam Jam atau Hari, tergantung pada bagaimana Tipe Cuti yang dipilih dikonfigurasi.

• Karyawan: Menggunakan menu drop-down, pilih karyawan yang dialokasikan cuti.

• Tambahkan alasan...: Jika diperlukan deskripsi atau catatan untuk menjelaskan alokasi cuti, masukkan di kolom ini di bagian bawah formulir.

Perilaku tanggal mulai akrual

Jika Tanggal Mulai berada di tengah periode akrual, Odoo menyesuaikannya ke awal atau akhir periode tersebut berdasarkan Waktu Perolehan Akrual yang dimasukkan pada rencana akrual.

Example

• Pada awal periode akrual: Tanggal Mulai 16/06/25 berlaku dari 01/06/25

• Pada akhir periode akrual: Tanggal Mulai 18/06/25 berlaku dari 01/07/25

Penyesuaian otomatis pada tanggal mulai ke awal atau akhir periode akrual memastikan akrual selaras dengan batas periode yang ditentukan, bukan tanggal pasti yang dimasukkan.

Beberapa permintaan

Saat mengalokasikan cuti, umumnya mengalokasikan cuti kepada beberapa karyawan sekaligus. Ini dilakukan menggunakan fitur Beberapa Permintaan.

Untuk mengalokasikan cuti kepada beberapa karyawan dalam satu alokasi, navigasi ke Aplikasi Cuti ‣ Manajemen ‣ Alokasi. Kemudian, klik ikon (Tindakan) di sudut kiri atas, lalu klik Beberapa Permintaan. Ini akan menampilkan jendela pop-up Beberapa Permintaan.

Formulir ini identik dengan formulir Alokasi, dengan bidang Mode tambahan. Bidang Mode menentukan cara memilih beberapa karyawan.

Menggunakan menu drop-down, pilih Mode dari salah satu opsi berikut:

• Berdasarkan Karyawan: Opsi ini memungkinkan pemilihan beberapa karyawan individu yang tidak terkait dalam hal departemen, perusahaan, atau tag. Memilih ini akan menampilkan bidang Karyawan. Pilih karyawan yang akan menerima alokasi di bidang Karyawan. Tidak ada batasan jumlah karyawan yang dapat dipilih.

• Berdasarkan Perusahaan: Opsi ini memungkinkan pemilihan semua karyawan dalam perusahaan tertentu. Memilih ini akan menampilkan bidang Perusahaan. Pilih Perusahaan untuk menetapkan alokasi. Hanya satu perusahaan yang dapat ditetapkan di bidang Perusahaan. Ketika perusahaan dipilih, semua karyawan dalam perusahaan tersebut menerima alokasi.

• Berdasarkan Departemen: Opsi ini memungkinkan pemilihan semua karyawan dalam departemen tertentu. Memilih ini akan menampilkan bidang Departemen. Pilih Departemen untuk menetapkan alokasi. Hanya satu departemen yang dapat ditetapkan di bidang Departemen. Ketika departemen dipilih, semua karyawan dalam departemen tersebut menerima alokasi.

• Berdasarkan Tag Karyawan: Opsi ini memungkinkan pemilihan semua karyawan dengan tag tertentu. Memilih ini akan menampilkan bidang Tag Karyawan. Pilih Tag Karyawan yang diinginkan untuk memilih semua karyawan dengan tag tersebut. Hanya satu tag yang dapat ditetapkan di bidang Tag Karyawan. Ketika tag dipilih, semua karyawan dengan tag tersebut menerima alokasi.

Selanjutnya, pilih Jenis Cuti menggunakan menu drop-down. Setelah Jenis Cuti dipilih, nama placeholder 'Permintaan Alokasi' berubah menjadi nama Jenis Cuti yang dipilih, termasuk jumlah hari. Ubah nama alokasi jika diinginkan.

Isi sisa formulir Beberapa Permintaan, lalu klik Buat Alokasi setelah selesai.

Example

Sebuah perusahaan mengadakan piknik tahunan, termasuk undian. Ada lima hadiah undian berupa hari libur gratis, yang harus ditukarkan sebelum akhir tahun. Para pemenang undian ini semuanya mendapat tag Pemenang Undian - Hadiah Piknik Karyawan 2025 yang ditambahkan ke profil karyawan mereka.

Petugas cuti membuat beberapa alokasi, dan mengonfigurasi formulir Beberapa Permintaan sebagai berikut:

Nama untuk alokasi adalah Hari Liburan - Hadiah Undian - Piknik 2025. Mode diatur ke Berdasarkan Tag Karyawan, dan Tag yang diidentifikasi adalah Pemenang Undian - Hadiah Piknik Karyawan 2025.

Jenis Cuti diatur ke Cuti Liburan, dengan Jenis Alokasi diatur ke Alokasi Reguler, karena cuti diberikan di muka, dan bukan diperoleh.

Periode Validitas diatur ke 18/07/2025 31/12/2025, karena piknik perusahaan diadakan pada hari itu, dan hari libur yang diperoleh berakhir pada akhir tahun.

Alokasi diatur ke 1,00 Hari, dan Hari liburan bonus yang dimenangkan di Piknik Perusahaan tahunan. muncul di detail di bagian bawah.

Minta alokasi

Jika seorang karyawan telah menggunakan semua cutinya, atau akan kehabisan cuti, mereka dapat meminta alokasi untuk waktu tambahan. Alokasi dapat diminta dengan salah satu dari dua cara, baik dari Dashboard atau tampilan Alokasi Saya.

Untuk membuat permintaan alokasi baru, klik tombol Permintaan Alokasi Baru di dashboard Cuti utama, atau tombol Baru di tampilan daftar Alokasi Saya. Kedua tombol membuka formulir permintaan alokasi baru.

Catatan

Kedua opsi membuka formulir permintaan alokasi baru, tetapi ketika diminta dari Dashboard, formulir muncul di jendela pop-up, dan bidang Periode Validitas tidak muncul.

Ketika diminta dari tampilan daftar Alokasi Saya, layar navigasi ke halaman permintaan alokasi baru, alih-alih menampilkan jendela pop-up.

Masukkan informasi berikut pada formulir permintaan alokasi baru:

• Jenis Cuti: Menggunakan menu drop-down, pilih jenis cuti yang diminta untuk alokasi. Setelah pilihan dibuat, judul diperbarui dengan jenis cuti.

• Periode Validitas: Secara default, tanggal saat ini mengisi bidang ini, dan tidak dapat dimodifikasi. Bidang ini hanya muncul saat meminta alokasi dari tampilan Alokasi Saya (Cuti ‣ Waktu Saya ‣ Alokasi Saya).

• Alokasi: Masukkan jumlah waktu yang diminta di bidang ini. Formatnya disajikan dalam Hari atau Jam, tergantung pada bagaimana Jenis Cuti dikonfigurasi. Setelah bidang ini diisi, nama permintaan alokasi diperbarui untuk menyertakan jumlah waktu yang diminta.

• Tambahkan alasan...: Masukkan deskripsi untuk permintaan alokasi di bidang ini. Ini harus menyertakan detail apa pun yang mungkin diperlukan oleh pemberi persetujuan untuk menyetujui permintaan.

Jika permintaan dibuat dari Dashboard, klik tombol Simpan & Tutup pada jendela pop-up Alokasi Baru untuk menyimpan informasi dan mengirimkan permintaan.

Jika formulir dilengkapi dari tampilan daftar Alokasi Saya, informasi secara otomatis disimpan saat dimasukkan.