Allocations

Les allocations sont des montants de congés attribués aux employés, soit accordés immédiatement, soit acquis au fil du travail de l’employé, via un plan d’accumulation.

Une fois les types de congés et les plans d’acquisition configurés, l’étape suivante consiste à allouer, ou donner, des congés aux employés.

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Allouer des congés

Pour créer une nouvelle allocation, aller à application Congés ‣ Gestion ‣ Allocations.

Cela présente une liste de toutes les allocations en cours, avec leurs statuts respectifs.

Cliquer sur Nouveau pour allouer des congés. Un formulaire d’allocation vierge apparaît.

Après avoir saisi un nom pour l’allocation dans le premier champ vierge du formulaire, saisir les informations suivantes :

• Nom : saisir un nom pour l’allocation, contenant généralement le type de congé et la période pendant laquelle il est disponible (exemple : Congés annuels - 2025).

• Type de congé : à l’aide du menu déroulant, sélectionner le type de congé alloué aux employés.

• Type d’allocation : Sélectionner la manière dont l’allocation est accordée. Choisir Allocation régulière si le congé est accordé immédiatement, ou Allocation par cumul si le congé est gagné par le biais d’un plan de cumul.

• Plan d’accumulation : si allocation par accumulation est sélectionnée pour le type d’allocation, le champ plan d’accumulation apparaît. À l’aide du menu déroulant, sélectionner le plan d’accumulation associé à l’allocation. Un plan d’accumulation est requis lors de l’utilisation du type allocation par accumulation.

• Période de validité/Date de début : Si Allocation régulière est sélectionné pour le Type d’allocation, ce champ est intitulé Période de validité. Si Allocation par cumul est sélectionné pour le Type d’allocation, ce champ est intitulé Date de début.

  Le champ de la première date est renseigné avec la date actuelle par défaut. Pour sélectionner une autre date, cliquer sur la date préremplie pour afficher une fenêtre de calendrier contextuelle. Naviguer jusqu’à la date de début souhaitée pour l’allocation et cliquer sur la date pour la sélectionner.

  Si l’allocation expire, sélectionner la date d’expiration dans le champ de date suivant. Si le congé n’expire pas, laisser le deuxième champ de date vide.

  Si Allocation par cumul est sélectionné pour le Type d’allocation, ce deuxième champ est intitulé Exécuter jusqu’au.

• Allocation : Saisir la quantité de temps qui est allouée aux employés. Ce champ affiche le temps en Heures ou en Jours, selon la façon dont le Type de congé sélectionné est configuré.

• Employé : À l’aide du menu déroulant, sélectionner l’employé à qui attribuer le congé.

• Ajouter une raison… : Si une description ou une note est nécessaire pour expliquer l’allocation de congés, la saisir dans ce champ en bas du formulaire.

Comportement de la date de début de cumul

Si la Date de début se situe au milieu d’une période de cumul, Odoo l’ajuste au début ou à la fin de cette période en fonction du Temps de gain cumulé saisi sur le plan de cumul.

Example

• Au début de la période de cumul : Une Date de début du 16/06/25 s’applique à partir du 01/06/25

• À la fin de la période de cumul : Une Date de début du 18/06/25 s’applique à partir du 01/07/25

Les ajustements automatiques de la date de début au début ou à la fin d’une période de cumul garantissent que les cumuls s’alignent sur les limites de période définies, plutôt que sur la date exacte saisie.

Demandes multiples

Lors de l’allocation de congés, il est courant d’allouer du temps à plusieurs employés en une seule fois. Cela se fait en utilisant la fonctionnalité Demandes multiples.

Pour allouer du temps à plusieurs employés dans une seule allocation, naviguer vers Application Congés ‣ Gestion ‣ Allocations. Puis, cliquer sur l’icône (Actions) dans le coin supérieur gauche, puis cliquer sur Demandes multiples. Cela affiche une fenêtre contextuelle Demandes multiples.

Ce formulaire est identique au formulaire d’allocation, avec un champ Mode supplémentaire. Le champ Mode détermine comment plusieurs employés sont sélectionnés.

À l’aide du menu déroulant, sélectionner un Mode parmi les options suivantes :

• Par employé : Cette option permet de sélectionner plusieurs employés individuels qui ne sont pas liés en termes de département, d’entreprise ou d’étiquettes. Sélectionner cette option affiche un champ Employés. Sélectionner les employés qui doivent recevoir l’allocation dans le champ Employés. Il n’y a pas de limite au nombre d’employés pouvant être sélectionnés.

• Par société : Cette option permet de sélectionner tous les employés d’une société spécifique. Sélectionner cette option affiche un champ Société. Sélectionner la Société à laquelle attribuer l’allocation. Une seule société peut être attribuée dans le champ Société. Lorsqu’une société est sélectionnée, tous les employés de la société reçoivent l’allocation.

• Par département : Cette option permet de sélectionner tous les employés d’un département spécifique. Sélectionner cette option affiche un champ Département. Sélectionner le Département auquel attribuer l’allocation. Un seul département peut être attribué dans le champ Département. Lorsqu’un département est sélectionné, tous les employés du département reçoivent l’allocation.

• Par étiquette d’employé : Cette option permet de sélectionner tous les employés avec une étiquette spécifique. Sélectionner cette option affiche un champ Étiquette d’employé. Sélectionner l”Étiquette d’employé souhaitée pour sélectionner tous les employés avec cette étiquette. Une seule étiquette peut être attribuée dans le champ Étiquette d’employé. Lorsqu’une étiquette est sélectionnée, tous les employés avec cette étiquette reçoivent l’allocation.

Ensuite, sélectionner le Type de congé à l’aide du menu déroulant. Une fois qu’un Type de congé est sélectionné, le nom par défaut, “Demande d’allocation”, change pour le nom du Type de congé sélectionné, incluant le nombre de jours. Modifier le nom de l’allocation, si désiré.

Remplir le reste du formulaire de demandes multiples, puis cliquer sur Créer les allocations une fois terminé.

Example

Une entreprise organise un pique-nique annuel, incluant une tombola. Il y a cinq prix à la tombola pour un jour de vacances gratuit, qui doit être utilisé avant la fin de l’année. Les gagnants de cette tombola ont tous l’étiquette Gagnant tombola - Prix pique-nique employés 2025 ajoutée à leurs profils employés.

Le responsable des congés crée plusieurs allocations, et configure le formulaire de demandes multiples comme suit :

Le nom de l’allocation est Jour de vacances - Prix tombola - Pique-nique 2025. Le Mode est défini sur Par étiquette employé, et l”Étiquette identifiée est Gagnant tombola - Prix pique-nique employés 2025.

Le Type de congé est défini sur Congés payés, avec le Type d’allocation défini sur Allocation régulière, puisque le congé est donné d’avance, et n’est pas gagné.

La Période de validité est définie sur 18/07/2025 31/12/2025, puisque le pique-nique de l’entreprise a eu lieu ce jour-là, et le jour de vacances gagné expire à la fin de l’année.

L”Allocation est définie sur 1,00 jour, et Un jour de vacances bonus gagné au pique-nique annuel de l'entreprise. apparaît dans les détails en bas.

Demander une allocation

Si un employé a utilisé tous ses congés, ou va manquer de congés, il peut demander une allocation pour du temps supplémentaire. Les allocations peuvent être demandées de deux manières, soit depuis le tableau de bord, soit depuis la vue Mes allocations.

Pour créer une nouvelle demande d’allocation, cliquer soit sur le bouton Nouvelle demande d’allocation sur le tableau de bord principal Congés, soit sur le bouton Nouveau dans la vue liste Mes allocations. Les deux boutons ouvrent un nouveau formulaire de demande d’allocation.

Note

Les deux options ouvrent un nouveau formulaire de demande d’allocation, mais lorsqu’elle est demandée depuis le Tableau de bord, le formulaire apparaît dans une fenêtre contextuelle, et le champ Période de validité n’apparaît pas.

Lorsqu’elle est demandée depuis la vue liste Mes allocations, l’écran navigue vers une nouvelle page de demande d’allocation, au lieu de présenter une fenêtre contextuelle.

Saisir les informations suivantes dans le nouveau formulaire de demande d’allocation :

• Type de congé : À l’aide du menu déroulant, sélectionner le type de congé demandé pour l’allocation. Après une sélection, le titre se met à jour avec le type de congé.

• Période de validité : Par défaut, la date actuelle remplit ce champ, et il n’est pas possible de le modifier. Ce champ apparaît uniquement lors de la demande d’une allocation depuis la vue Mes allocations (Congés ‣ Mon temps ‣ Mes allocations).

• Allocation : Saisir la quantité de temps demandée dans ce champ. Le format est présenté soit en Jours, soit en Heures, selon la configuration du Type de congé. Une fois ce champ rempli, le nom de la demande d’allocation est mis à jour pour inclure la quantité de temps demandée.

• Ajouter une raison… : Saisir une description pour la demande d’allocation dans ce champ. Cela doit inclure tous les détails dont les approbateurs pourraient avoir besoin pour approuver la demande.

Si la demande a été créée depuis le Tableau de bord, cliquer sur le bouton Enregistrer & Fermer dans la fenêtre contextuelle Nouvelle allocation pour enregistrer les informations et soumettre la demande.

Si le formulaire a été complété depuis la vue liste Mes allocations, les informations sont automatiquement enregistrées au fur et à mesure de leur saisie.