Asignaciones

Allocations are amounts of time off given to employees, either granted immediately or earned as the employee works, through an accrual plan.

Una vez que se hayan configurado los tipos de tiempo personal y los planes de asignación, el siguiente paso es asignar, o dar, tiempo personal a los empleados.

La página Asignaciones de la aplicación Vacaciones solo es visible para los usuarios que tienen permisos de acceso de encargado de permisos o administrador en esta misma aplicación. Consulte la documentación sobre permisos de acceso para obtener más información.

Asignar tiempo personal

Vaya a Vacaciones ‣ Gestión ‣ Asignaciones para crear una nueva asignación.

Allí podrá consultar una lista de todas las asignaciones actuales con sus respectivos estados.

Haga clic en Nuevo para asignar tiempo personal. Aparecerá un formulario de asignación vacío.

Después de proporcionar un nombre para la asignación en el primer campo vacío del formulario, complete la siguiente información:

• Name: Enter a name for the allocation, typically containing the type of time off, and the period of time it is available (example: Annual Vacation Time Off - 2025).

• Tipo de tiempo personal: Con el menú desplegable seleccione el tipo de tiempo personal que recibirán los empleados.

• Allocation Type: Select how the allocation is granted. Choose Regular Allocation if the time off is given immediately, or Accrual Allocation if the time off is earned through an accrual plan.

• Accrual Plan: If Accrual Allocation is selected for the Allocation Type, the Accrual Plan field appears. Using the drop-down menu, select the accrual plan associated with the allocation. An accrual plan is required when using the Accrual Allocation type.

• Periodo de validez/Fecha de inicio: Si para el tipo de asignación selecciona una asignación regular, este campo será Periodo de validez; si selecciona asignación acumulada, este campo será Fecha de inicio.

  La fecha actual completará el primer campo de fecha de forma predeterminada. Para seleccionar otra fecha, haga clic en la fecha anterior para abrir el calendario emergente. Vaya a la fecha de inicio deseada para la asignación y haga clic en ella para seleccionarla.

  If the allocation expires, select the expiration date in the next date field. If the time off does not expire, leave the second date field blank.

  Si en Tipo de asignación selecciona Asignación acumulada, entonces este campo se llamará Ejecutar hasta.

• Asignación: Proporcione la cantidad de tiempo que recibirán los empleados. Este campo muestra el tiempo en horas o en días según la configuración del Tipo de tiempo personal.

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee being allocated the time off.

• Agregue un motivo…: Si necesita agregar una descripción o nota para explicar la asignación de tiempo personal escríbala en este campo. Está ubicado en la parte inferior del formulario.

Accrual start date behavior

If the Start Date is in the middle of an accrual period, Odoo adjusts it to the start or end of that period based on the Accrued Gain Time entered on the accrual plan.

Example

• At the start of the accrual period: A Start Date of 06/16/25 applies from 06/01/25

• At the end of the accrual period: A Start Date of 06/18/25 applies from 07/01/25

Automatic adjustments on the start date to either the begining or end of an accural period ensures accruals align with the defined period boundaries, rather than the exact date entered.

Multiple requests

Es común asignar tiempo personal a varios empleados a la vez, para esto puede usar la función Varias solicitudes.

Para asignar tiempo personal a varios empleados en una sola asignación, vaya a Vacaciones ‣ Gestión ‣ Asignaciones. Haga clic en el icono (Acciones) ubicado en la esquina superior izquierda y después en Varias solicitudes. Aparecerá una ventana emergente.

This form is identical to the Allocation form, with an additional Mode field. The Mode field determines how multiple employees are selected.

Using the drop-down menu, select a Mode from one of the following options:

• Por empleado: Esta opción le permite seleccionar varios empleados que no están relacionados por departamento, empresa o etiquetas. Al seleccionarla aparecerá el campo Empleados. En este campo deberá elegir a los empleados que recibirán la asignación, puede seleccionar a todos los que desee.

• Por empresa: Esta opción le permite seleccionar a todos los empleados dentro de una empresa en específico. Al seleccionarla aparecerá el campo Empresa. Seleccione la empresa en la que desea realizar la asignación. Solo puede elegir una empresa en el campo correspondiente. Al seleccionar una empresa, todos los empleados que pertenecen a ella reciben la asignación.

• Por departamento: Esta opción le permite seleccionar a todos los empleados dentro de un departamento en específico. Al seleccionarla aparecerá el campo Departamento. Seleccione el departamento en el que desea realizar la asignación. Solo puede elegir un departamento en el campo correspondiente. Al seleccionar uno, todos los empleados que pertenecen al mismo reciben la asignación.

• Por etiqueta de empleado: Esta opción le permite seleccionar a todos los empleados que tengan una etiqueta específica. Al seleccionarla aparecerá el campo Etiqueta de empleado. Elija la etiqueta de empleado deseada para seleccionar a todos los empleados con esa etiqueta. Solo puede asignar una etiqueta en el campo Etiqueta de empleado. Al seleccionar una etiqueta, todos los empleados con esa etiqueta reciben la asignación.

Seleccione el tipo de tiempo personal en el menú desplegable. Una vez que seleccione uno, el nombre predeterminado, “Solicitud de Asignación”, cambiará al nombre del tipo de tiempo personal seleccionado, incluyendo el número de días. Cambie el nombre de la asignación si así lo desea.

Complete el resto del formulario de Varias solicitudes y al terminar haga clic en Crear asignaciones.

Example

A company hosts an annual picnic, including a raffle. There are five raffle prizes for a free vacation day, which must be redeemed by the end of the year. The winners of this raffle all have the tag Raffle Winner - 2025 Employee Picnic Prize added to their employee profiles.

The time off officer creates multiple allocations, and configures the Multiple Requests form as follows:

The name for the allocation is Vacation Day - Raffle Prize - 2025 Picnic. The Mode is set to By Employee Tag, and the Tag identified is Raffle Winner - 2025 Employee Picnic Prize.

The Time Off Type is set to Vacation Time Off, with the Allocation Type set to Regular Allocaiton, since the time off is given up front, and is not earned.

The Validity Period is set to 07/18/2025 12/31/2025, since the compnay picnic was that day, and the earned vacation day expires at the end of the year.

The Allocation is set to 1.00 Days, and A bonus vacation day won at the annual Company Picnic. appears in the details at the bottom.

Solicitar una asignación

Un empleado puede solicitar una asignación de tiempo personal si ya utilizó todo el que tenía disponible o está próximo a terminárselo. Hay dos maneras de solicitar una asignación, desde el tablero o desde la vista Mis asignaciones.

Haga clic en el botón Nueva solicitud de asignación del tablero principal de la aplicación Vacaciones o en el botón Nuevo de la vista de lista de Mis asignaciones para crear una nueva solicitud de asignación. Ambos botones abrirán un formulario para crear una nueva solicitud.

Nota

Both options open a new allocation request form, but when requested from the Dashboard, the form appears in a pop-up window, and the Validity Period field does not appear.

When requested from the My Allocations list view, the screen navigates to a new allocation request page, instead of presenting a pop-up window.

Ingrese la siguiente información en el nuevo formulario de solicitud de tiempo personal:

• Time Off Type: Using the drop-down menu, select the type of time off being requested for the allocation. After a selection is made, the title updates with the time off type.

• Período de validez: La fecha actual completa este campo de manera predeterminada y no se puede modificar. Este campo solo aparece al solicitar una asignación desde la vista Mis asignaciones (Vacaciones ‣ Mi tiempo ‣ Mis asignaciones).

• Asignación: Ingrese la cantidad de tiempo que está solicitando en este campo. El formato aparecerá en días o en horas según la configuración del tipo de tiempo personal. Una vez que haya completado el campo, el nombre de la solicitud de asignación se actualizará para incluir la cantidad de tiempo solicitado.

• Agregue un motivo…: Proporcione una descripción sobre la solicitud de asignación en este campo. Debe incluir todos los detalles necesarios que los aprobadores pudieran necesitar para aprobar la solicitud.

Si la solicitud se creó desde el tablero, haga clic en el botón Guardar y cerrar en la ventana emergente Nueva asignación para guardar la información y enviar una solicitud.

If the form was completed from the My Allocations list view, the information is automatically saved as it is entered.