Buat dan kirim quotation¶
Setelah lead berkualifikasi dikonversi menjadi peluang, langkah berirkutnya adalah membuat dan mengirim penawaran. Proses ini dapat mudah ditangani melalui aplikasi CRM Odoo.
Buat quotation baru¶
Untuk membuat quotation baru, buka , yang akan menunjukkan halaman Pipeline di dashboard CRM utama.
Dari situ, klik pada peluang apa pun untuk membukanya. Tinjau informasi yang tersedia dan perbarui field apa pun, bila diperlukan.
Catatan
Bila penawaran sudah dibuat untuk peluang ini, dapat ditemukan dengan mengeklik pada tombol cerdas Penawaran di atas formulir. Jumlah penawaran yang tersedia tertulis di tombol cerdas juga.
Di atas kiri formulir, klik tombol Penawaran Baru.
Penting
Aplikasi Sales harus diinstal agar tombol Penawaran Baru dapat muncul.
Penting
Field Pelanggan tidak diperlukan di formulir peluang.
Namun, informasi pelanggan harus ditambahkan atau dihubungkan sebelum penawaran dapat dikirim. Bila field Pelanggan dibiarkan kosong pada peluang, mengeklik tombol Penawaran Baru membuka jendela pop-up dengan opsi-opsi berikut:
Buat pelanggan baru: membuat rekaman pelanggan baru, menggunakan informasi tersedia apa pun yang disediakan di formulir peluang.
Hubungkan ke pelanggan yang tersedia: membuka field drop-down dengan nama pelanggan yang tersedia saat ini. Pilih nama untuk menghubungkan penawaran baru ini ke rekaman pelanggan yang tersedia.
Jangan hubungkan ke pelanggan: penawaran tidak akan dihubungkan ke pelanggan, dan tidak ada perubahan yang akan dibuat ke informasi pelanggan.
Setelah tombol diklik, formulir penawaran baru muncul. Konfirmasi informasi di tengah atas formulir, dan perbarui field apa pun yang kurang atau tidak benar:
Pelanggan: perusahaan atau kontak untuk mana penawaran ini dibuat.
Perujuk: bila pelanggan ini dirujuk oleh pelanggan atau kontak lain, pilih mereka dari menu drop-down di field ini.
Alamat Faktur: alamat fisik di mana faktur akan dikirim.
Alamat Pengiriman: alamat fisik di mana produk apa pun akan dikirim.
Templat Surat Penawaran: bila berlaku, pilih templat penawaran yang dikonfigurasi sebelumnya dari field ini.
Kadaluwarsa: tanggal di mana penawaran ini tidak lagi berlaku.
Tanggal Penawaran: tanggal pembuatan order yang draft/terkirim, tanggal konfirmasi order yang dikonfirmasi. Ingat bahwa field ini hanya terlihat bila Mode developer (debug mode) aktif.
Paket Berulang: bila penawaran ini adalah produk atau langganan berulang, pilih konfigurasi paket berulang untuk digunakan.
Pricelist: pilih pricelist untuk diterapkan ke order ini.
Termin Pembayaran: pilih termin pembayaran apa pun untuk quotation ini.
Tip
Field Kadaluwarsa otomatis mengisi berdasarkan tanggal pembuatan penawaran, dan jangka waktu validitas standar.
Untuk mengupdate jangak waktu validitas default, kunjungi dan perbarui field Validitas Standar Penawaran. Untuk menonaktifkan kadaluwarsa otomatis, masukkan 0 di field ini.
Saat perubahan yang diinginkan selesai, klik Simpan.
Saat menggunakan templat penawaran, tanggal kadaluwarsa akan berdasarkan field Validitas Penawaran di templat. Untuk mengubah perhitungan tanggal validitas di templat, kunjungi .
Lalu, klik di templat untuk membukanya, dan update jumlah di field Validitas Penawaran.
Baris order¶
Setelah mengupdate pelanggan, pembayaran, dan informasi deadline di penawaran baru, tab Baris Order dapat diupdate dengan informasi produk yang sesuai.
Untuk melakukan ini, klik Tambah produk di tab Baris Order.
Berikutnya, ketik nama barang ke field Produk untuk mencari melalui katalog produk. Lalu, pilih produk dari menu drop-down, atau buat yang baru dengan memilih Buat atau Buat dan Edit.
Setelah memilih produk, update Kuantitas, bila diperlukan. Konfirmasi informasi di field-field yang tersisa.
Untuk menghapus baris dari penawaran, klik ikon (tong sampah).
Untuk mengatur produk ke dalam bagian-bagian klik Tambahkan bagian dan tipe nama untuk bagian tersebut. Lalu, klik ikon (tarik) ke kiri nama dan tarik bagian ke lokasi yang sesuai. Pindahkan setiap produk menggunakan metode yang sama untuk menyelesaikan pengaturan baris order penawaran.
Katalog produk¶
Untuk mudah menambahkan beragam macam produk ke quotation, klik tombol Katalog untuk membuka katalog produk.
Semua produk di database terdaftar sebagai kartu dan dapat disimpan di panel kiri di Kategori Produk dan Atribut.
Untuk menambahkan produk, klik tombol Tambah di kartu produk. Tetapkan kuantitas barang menggunakan tombol (tambah) atau (kurangi), atau ketik kuantitas di field jumlah antara dua tombol. Untuk mengghapus barang, klik tombol Hapus di kartu produk.
Setelah semua kuantitas produk ditetapkan, klik tombol :guiliabel:`Kembali ke Penawaran` untuk kembali ke penawaran. Barang-barang yang dipilih di katalog produk sekarang muncul di tab Baris Order.
Pratinjau dan kirim penawaran¶
Untuk melihat pratinjau penawaran seperti yang pelanggan akan lihat, klik tombol Pratinjau. Melakukan ini membuka pratinjau di Portal Pelanggan.
Setelah meninjau pratinjau pelanggan, klik Kembali ke mode edit untuk kembali ke formulir penawaran di backend.
Saat penawaran siap untuk dikirim ke pelanggan, klik tombol Kirim melalui Email.
Melakukan ini membuka jendela pop-up dengan pesan email yang dikonfigurasi sebelumnya. Informasi dari penawaran, termasuk informasi kontak, biaya total, dan judul penawaran akan diimpor dari penawaran.
PDF penawaran ditambahkan sebagai lampiran ke email.
Catatan
Templat yang sudah dimuat sebelumnya digunakan untuk membuat pesan email. Untuk mengubah templat, klik link internal di kanan field Muat Templat, berlokasi di bawah jendela pop-up email.
Untuk memilih templat baru, klik opsi dari menu drop-down Muat templat.
Buat perubahan apa pun yang dibutuhkan ke email, lalu klik Kirim. Salinan pesan ditambahkan ke Obrolan rekaman.
Setelah penawaran dikirim, tombol cerdas Penawaran milik peluang awal akan diupdate dengan jumlah baru. Penawaran ini, dan semua penawaran lainnya dapat diakses melalui tombol cerdas ini di atas peluang di aplikasi CRM.
Penawaran apa pun yang terlampir ke peluang yang dikonfirmasi, dan oleh karena itu telah dikonfirmasi menjadi sales order, akan dikurangi dari jumlah terdaftar di tombol cerdas Penawaran. Alih-alih, nilai sales order akan muncul di tombol cerdas Order berlokasi di control panel yang sama.
Tandai peluang sebagai won atau lost¶
Untuk menjaga pipeline agar up-to-date dan akurat, peluang harus diidentifikasi sebagai won atau lost setelah pelanggan telah menanggapi penawaran.
Untuk menandai peluang sebagai won atau lost, kembali ke peluang menggunakan menu di atas-kiri formulir penawaran. Atau kunjungi dan klik pada peluang yang benar untuk membukanya.
Di atas kiri formulir, klik baik pada tombol Won atau Lost.
Bila peluang ditandai won, banner Won hijau ditambahkan ke rekaman, dan akan dipindahkan ke tahap Won.
Menandai peluang sebagai lost, melalui tombol Lost akan membuka jendela pop-up Tandai Lost, di mana Alasan Lost dapat dimasukkan.
Dari field drop-down Alasan Lost, pilih alasan lost yang tersedia. Bila tidak ada alasan yang sesuai yang tersedia, buat alasan baru dengan memasukkannya di field Alasan Lost, dan mengeklik Buat.
Tip
Praktek terbaik adalah untuk mencoba dan menggunakan value Alasan Lost yang sudah dikonfigurasi sebelumnya sebanyak mungkin untuk mengurangi pembuatan value baru hanya untuk lead tim sales. Menggunakan value yang konsisten untuk parameter ini akan membuat analisis pipeline lebih mudah dan akurat saat memfilter parameter Alasan Lost.
Untuk membuat value baru untuk field ini, kunjungi , lalu klik Baru dan Simpan untuk setiap entri baru yang ditambahkan ke daftar.
Catatan dan komentar tambahan dapat ditambahkan di field Catatan Penutup.
Saat semua informasi yang diinginkan telah dimasukkan di jendela pop-up Tandai Lost, klik Tandai sebagai Lost.
Setelah mengeklik Tandai sebagai Lost, jendela pop-up akan hilang, dan Odoo kembali ke formulir peluang, di mana banner merah Lost sekarang muncul di pojok kanan atas peluang.
Setelah peluang ditandai sebagai lost, tidak lagi dianggap aktif, dan akan dihapus dari pipeline.
Untuk melihat peluang yang lost* dari pipeline, klik ikon arah panah bawah di kanan kolom pencarian, dan pilih baik Lost atau Diarsip dari menu drop-down yang muncul.
Penting
Walau peluang yang ditandai sebagai lost dianggap Diarsip, ingat bahwa agar peluang dapat dimasukkan sebagai lost di pelaporan, harus secara spesifik ditandai sebagai lost, dan bukan Diarsip.