Reinvoice expenses¶
If expenses are tracked on customer projects, they can be automatically charged back to the customer. This is done by logging an expense, referencing the corresponding sales order, and then creating an expense report.
Next, managers approve the expense report, then the accounting department post the journal entries.
Finally, once the expense report is posted to a journal, the expenses appear on the specified SO. When the SO is invoiced, the customer is charged for the expenses.
Important
การอนุมัติค่าใช้จ่าย การลงรายการค่าใช้จ่ายในการบัญชี และการออกใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายใหม่ใน SOs สามารถทำได้ เฉพาะ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึง <../../general/users/access_rights> ที่ถูกต้องเท่านั้น
See also
เอกสารนี้ให้คำแนะนำระดับล่างสำหรับการสร้าง การส่ง การอนุมัติ และการบันทึกค่าใช้จ่าย สำหรับคำแนะนำโดยละเอียดสำหรับขั้นตอนเหล่านี้ โปรดดูเอกสารต่อไปนี้:
ตั้งค่า¶
First, specify the invoicing policy for each expense category. Navigate to . Click on an expense category to view the expense category form. Under the INVOICING section, click the radio button next to the desired selection for Re-Invoice costs:
No: The expense category cannot be reinvoiced.
At cost: The expense category invoices expenses at the Cost set on the expense category form.
Sales price: The expense category invoices at the Sales Price set on the expense form.
Log an expense¶
First, when creating a new expense, the correct information needs to be entered to reinvoice the expense to a customer. Using the drop-down menu, select the SO to add the expense to in the Customer to Reinvoice field.
Next, select the Analytic Distribution the expense is posted to. The options available are pulled from the Projects app.
Multiple projects can be selected, if desired. To add another Analytic Distribution, click on the line to reveal the Analytic pop-over window. Click Add a line, then select the desired Analytic Distribution from the drop-down menu.
Important
If selecting more than one Analytic Distribution, the Percentage fields
must be modified. Both fields are populated with 100%, by default. Adjust the percentages
for all the fields, so the total of all selected accounts equals 100%.
Example
A furniture company is building seating for two different locations for one client. The client agrees to pay for all travel expenses for site visits related to these two projects. The furniture company plans one trip to visit both locations.
When creating the expenses for travel expenses, both projects are listed in the Analytic Distribution line, for 50% each.
สร้างรายงานรายจ่าย¶
หลังจากสร้างค่าใช้จ่ายแล้ว รายงานค่าใช้จ่ายจะต้องเป็น สร้างแล้ว และ ส่งแล้ว เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ ทั้งหมด
เมื่อส่งรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว ปุ่มสมาร์ท ใบสั่งขาย จะปรากฏที่ด้านบนตรงกลางของรายงานค่าใช้จ่าย และแต่ละรายการค่าใช้จ่ายที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่อีกครั้ง
Important
การเลือก SO ที่เหมาะสมในช่อง ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ถือเป็น สิ่งสำคัญ เพราะเป็นวิธีออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติหลังจากอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว
สามารถปรับเปลี่ยนฟิลด์ ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ได้ เท่านั้น จนกว่ารายงานค่าใช้จ่ายจะ ได้รับการอนุมัติ หลังจากรายงานค่าใช้จ่ายได้รับการอนุมัติแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้อีกในฟิลด์ ลูกค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ใหม่
อนุมัติและลงรายการค่าใช้จ่าย¶
Before approving an expense report, ensure the Analytic Distribution section is populated for every relevant expense line.
หากไม่มีรายการ การกระจายเชิงวิเคราะห์ ให้กำหนดบัญชีที่ถูกต้องจากเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นคลิก อนุมัติ
Note
ปุ่ม อนุมัติ จะปรากฏหลังจาก ส่ง รายงานค่าใช้จ่ายแล้ว เท่านั้น
โดยทั่วไป แผนกบัญชีจะรับผิดชอบ ลงรายการบัญชีในสมุดรายวัน หากต้องการลงรายการค่าใช้จ่ายในสมุดรายวันการบัญชี ให้คลิก ลงรายการบัญชีในสมุดรายวัน เมื่ออนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายแล้ว ก็สามารถลงรายการได้
SO จะได้รับการอัปเดตหลังจาก ลงรายการบัญชีในสมุดรายวันแล้ว **เท่านั้น* เมื่อลงรายการบัญชีในสมุดรายวันแล้ว ค่าใช้จ่ายจะปรากฏใน SO ที่อ้างอิง
ค่าใช้จ่ายใบแจ้งหนี้¶
หลังจากที่อนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายและลงรายการบัญชีแล้ว SO จะได้รับการอัปเดต และสามารถออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าได้
Navigate to the expense report, and click the Sales Orders smart button to open the SO. The expenses to be reinvoiced now appear on the SO.
Note
สามารถอ้างอิง SO ได้มากกว่าหนึ่งรายการในรายงานค่าใช้จ่าย หากมีการอ้างอิง SO มากกว่าหนึ่งรายการ การคลิกปุ่ม ใบสั่งขาย อัจฉริยะจะเปิดรายการที่แสดงรายการ SO ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับรายงานค่าใช้จ่ายนั้น คลิกที่ SO เพื่อเปิดรายละเอียด SO แต่ละรายการ
ค่าใช้จ่ายแสดงอยู่ในแท็บ SO :guilabel:แท็บ`รายการคำสั่งซื้อ`
Next, click Create Invoice, and a Create invoices pop-up window appears. Select if the invoice is a Regular invoice, a Down payment (percentage), or a Down payment (fixed amount). Then, click Create Draft. Doing so creates a draft invoice for the customer. Click Confirm to confirm the invoice, and the customer is invoiced for the expenses.
See also