Reinvoice expenses¶
If expenses are tracked on customer projects, they can be automatically charged back to the customer. This is done by logging an expense, referencing the corresponding sales order, and then creating an expense report.
Next, managers approve the expense report, then the accounting department post the journal entries.
Finally, once the expense report is posted to a journal, the expenses appear on the specified SO. When the SO is invoiced, the customer is charged for the expenses.
重要
経費の承認、会計への経費の記帳、および SO への経費の再請求は、適切な アクセス権 を持つユーザ のみ 可能です。
参考
このドキュメントでは、経費の作成、申請、承認、および記帳に関する基本的な手順を説明しています。これらの手順の詳細については、以下のドキュメントを参照して下さい。
セットアップ¶
First, specify the invoicing policy for each expense category. Navigate to . Click on an expense category to view the expense category form. Under the INVOICING section, click the radio button next to the desired selection for Re-Invoice costs:
No: The expense category cannot be reinvoiced.
At cost: The expense category invoices expenses at the Cost set on the expense category form.
Sales price: The expense category invoices at the Sales Price set on the expense form.
Log an expense¶
First, when creating a new expense, the correct information needs to be entered to reinvoice the expense to a customer. Using the drop-down menu, select the SO to add the expense to in the Customer to Reinvoice field.
Next, select the Analytic Distribution the expense is posted to. The options available are pulled from the Projects app.
Multiple projects can be selected, if desired. To add another Analytic Distribution, click on the line to reveal the Analytic pop-over window. Click Add a line, then select the desired Analytic Distribution from the drop-down menu.
重要
If selecting more than one Analytic Distribution, the Percentage fields
must be modified. Both fields are populated with 100%, by default. Adjust the percentages
for all the fields, so the total of all selected accounts equals 100%.
Example
A furniture company is building seating for two different locations for one client. The client agrees to pay for all travel expenses for site visits related to these two projects. The furniture company plans one trip to visit both locations.
When creating the expenses for travel expenses, both projects are listed in the Analytic Distribution line, for 50% each.
経費報告を作成¶
経費が作成された後、経費報告は、他の全ての経費と同様に、作成 および 申請 されなければなりません。
経費報告が申請されると、経費報告および、顧客請求される個別の経費の上部中央に 販売オーダ スマートボタンが表示されます。
重要
このように経費報告が承認された後に経費が自動的に請求されるため、再請求顧客 フィールドで適切な SO を選択することが 非常に重要 です。
再請求先顧客`フィールドは、経費報告が **承認** されるまでは変更が可能です。経費報告が承認された後は、:guilabel:`再請求先顧客 フィールドは変更できなくなります。
経費を承認し記帳する¶
Before approving an expense report, ensure the Analytic Distribution section is populated for every relevant expense line.
分析分配 の項目が欠落している場合は、ドロップダウンメニューから適正な勘定科目を割当て、初認 をクリックします。
注釈
経費報告が 申請 された後 のみ 承認 ボタンが表示されます。
経理部門が通常、仕訳の記帳 を担当します。 経費を仕訳帳に記帳するには、仕訳を記帳 をクリックします。 経費報告が承認されると、記帳することができます。
SO は、仕訳帳を記帳した 後 に のみ 更新されます。 仕訳帳を記帳すると、参照されている SO に経費が反映されます。
経費の請求¶
経費報告が承認され、仕訳帳が記帳されると、SO が更新され、顧客に請求書を送ることができます。
Navigate to the expense report, and click the Sales Orders smart button to open the SO. The expenses to be reinvoiced now appear on the SO.
注釈
経費報告書では、複数の SO を参照できます。複数の SO が参照されている場合、販売オーダ スマートボタンをクリックすると、その経費報告に関連する全ての SO を表示するリストが開きます。 SO をクリックすると、個々の SO の詳細が開きます。
経費は 販売オーダ オーダ明細 タブにリストされます。
Next, click Create Invoice, and a Create invoices pop-up window appears. Select if the invoice is a Regular invoice, a Down payment (percentage), or a Down payment (fixed amount). Then, click Create Draft. Doing so creates a draft invoice for the customer. Click Confirm to confirm the invoice, and the customer is invoiced for the expenses.
参考