Reinvoice expenses¶
If expenses are tracked on customer projects, they can be automatically charged back to the customer. This is done by logging an expense, referencing the corresponding sales order, and then creating an expense report.
Next, managers approve the expense report, then the accounting department post the journal entries.
Finally, once the expense report is posted to a journal, the expenses appear on the specified SO. When the SO is invoiced, the customer is charged for the expenses.
Viktigt
Att godkänna utgifter, bokföra utgifter i bokföringen och vidarefakturera utgifter på SO:er är endast möjligt för användare med rätt accessrättigheter.
Se även
Detta dokument innehåller instruktioner på lägre nivå för att skapa, skicka in, godkänna och bokföra utgifter. För detaljerade instruktioner för något av dessa steg, se följande dokumentation:
Logga utlägg
Utgiftsrapporter
Inställning¶
First, specify the invoicing policy for each expense category. Navigate to . Click on an expense category to view the expense category form. Under the INVOICING section, click the radio button next to the desired selection for Re-Invoice costs:
No: The expense category cannot be reinvoiced.
At cost: The expense category invoices expenses at the Cost set on the expense category form.
Sales price: The expense category invoices at the Sales Price set on the expense form.
Log an expense¶
First, when creating a new expense, the correct information needs to be entered to reinvoice the expense to a customer. Using the drop-down menu, select the SO to add the expense to in the Customer to Reinvoice field.
Next, select the Analytic Distribution the expense is posted to. The options available are pulled from the Projects app.
Multiple projects can be selected, if desired. To add another Analytic Distribution, click on the line to reveal the Analytic pop-over window. Click Add a line, then select the desired Analytic Distribution from the drop-down menu.
Viktigt
If selecting more than one Analytic Distribution, the Percentage fields
must be modified. Both fields are populated with 100%, by default. Adjust the percentages
for all the fields, so the total of all selected accounts equals 100%.
Example
A furniture company is building seating for two different locations for one client. The client agrees to pay for all travel expenses for site visits related to these two projects. The furniture company plans one trip to visit both locations.
When creating the expenses for travel expenses, both projects are listed in the Analytic Distribution line, for 50% each.
Skapa en utgiftsrapport¶
Efter att utgifterna har skapats måste utgiftsrapporten skapas och sändas, på samma sätt som alla andra utgifter.
När utläggsrapporten har skickats visas en Sales Orders smartknapp längst upp i mitten av både utläggsrapporten och varje enskild utläggspost som vidarefaktureras.
Viktigt
Att välja rätt SO i fältet Customer to Reinvoice är kritiskt, eftersom det är så utlägg faktureras automatiskt efter att en utläggsrapport har godkänts.
Fältet Kund till återfaktura kan ändras endast tills en utläggsrapport är godkänd. Efter att en utgiftsrapport har godkänts kan fältet Customer to Reinvoice inte längre ändras.
Attestera och bokföra utlägg¶
Before approving an expense report, ensure the Analytic Distribution section is populated for every relevant expense line.
Om en post i Analytic Distribution saknas, tilldela rätt konton från rullgardinsmenyn och klicka sedan på Approve.
Observera
Knappen Approve visas endast efter att en utläggsrapport har submitt.
Redovisningsavdelningen är vanligtvis ansvarig för bokföring av verifikat. För att bokföra utgifter i en bokföringsjournal klickar du på Post Journal Entries. När en utgiftsrapport har godkänts kan den bokföras.
SO uppdateras endast efter att verifikaten har bokförts. När verifikaten har bokförts visas utgifterna nu på den refererade :abbr:`SO (försäljningsorder).
Fakturera kostnader¶
När utläggsrapporten har godkänts och verifikaten har bokförts uppdateras SO och kunden kan faktureras.
Navigate to the expense report, and click the Sales Orders smart button to open the SO. The expenses to be reinvoiced now appear on the SO.
Observera
Mer än en SO kan refereras till på en utgiftsrapport. Om mer än en SO refereras till öppnas en lista med alla SO som är kopplade till utgiftsrapporten genom att klicka på smartknappen Sales Orders. Klicka på en SO för att öppna detaljerna för den enskilda SO.
Utgifterna listas på fliken SO Order Lines.
Next, click Create Invoice, and a Create invoices pop-up window appears. Select if the invoice is a Regular invoice, a Down payment (percentage), or a Down payment (fixed amount). Then, click Create Draft. Doing so creates a draft invoice for the customer. Click Confirm to confirm the invoice, and the customer is invoiced for the expenses.
Se även