Contacten

Contacts are created in the Contacts application for customers the company does business with through Odoo. A contact is a repository of vital business information, facilitating communication and business transactions.

Contactformulier

Om een nieuw contact aan te maken, navigeer je naar de Contacten-app en klik je op Nieuw. Er verschijnt een nieuw formulier waar je verschillende contactgegevens kunt toevoegen.

Notitie

Sommige velden kunnen enigszins verschillen, afhankelijk van de fiscale lokalisatie die op de database is geïnstalleerd.

Contacttype

Odoo maakt zowel Personen als Bedrijven contacten mogelijk. Selecteer Persoon of Bedrijf, afhankelijk van het type contact dat wordt toegevoegd.

Naam

Vul eerst de naam van het contact in. Zo verschijnt de naam in de hele database. Dit veld is verplicht.

Tip

Individual contacts can have a Company contact linked to it. After selecting Individual, a new Company Name… field appears below the first name field.

Adres

Voer vervolgens het Adres van het contact in. Als de optie Persoon is gekozen, kan het type adres worden gekozen uit een vervolgkeuzemenu. Opties voor dit vervolgkeuzemenu zijn: Contact, Factuuradres, Afleveradres, Vervolgadres en Ander adres.

Het vervolgkeuzemenu voor het contacttype op een nieuw contactaanmaakformulier.

Extra velden

Je kunt aanvullende details opnemen in het initiële formulier. De volgende velden zijn beschikbaar:

  • Functie: vermeld de functie van het contact (alleen beschikbaar bij Persoon).

  • BTW-nummer: het identificatienummer dat wordt gebruikt voor belasting- en boekhoudkundige doeleinden. Dit kan verschijnen als Identificatienummer of Burgerservicenummer, afhankelijk van het land.

  • Partnerniveau: selecteer het correcte partner-niveau voor dit contact uit het vervolgkeuzemenu.

  • Website: voer het volledige webadres in, beginnend met http of https.

  • Taal: voer de taal in die door het contact wordt gebruikt. Alle e-mails en documenten die naar dit contact worden verzonden, worden dan vertaald naar de geselecteerde taal.

  • Labels: voer vooraf geconfigureerde labels in door ze in het veld te typen of klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer er één. Om een nieuw label aan te maken, typ je het nieuwe label in het veld en klik je op Aanmaken in het resulterende vervolgkeuzemenu.

Contacts & Addresses tab

At the bottom of the contact form are several tabs. On the Contacts & Addresses tab, contacts can be added that are associated with a Company and related addresses. For example, a specific contact person for the company can be listed here.

Meerdere adressen kunnen worden toegevoegd aan contacten. Klik hiervoor op Toevoegen in het tabblad Contacten & Adressen. Hierdoor verschijnt een pop-upformulier Contact aanmaken, waarin extra adressen kunnen worden geconfigureerd.

Selecteer in het pop-upformulier Contact aanmaken een van de volgende opties voor het adrestype:

  • Contact: voegt nog een contact toe aan het bestaande contactformulier.

  • Factuuradres: voegt een specifiek factuuradres toe aan het bestaande contactformulier.

  • Afleveradres: voegt een specifiek afleveradres toe aan het bestaande contactformulier.

  • Vervolgadres: voegt een voorkeursadres toe voor vervolgrapportages en herinneringen over achterstallige verkoopfacturen.

  • Ander adres: voegt een alternatief adres voor het bedrijf toe, zoals een dochteronderneming.

Voeg een contact/adres toe aan het contactformulier.

Zodra een optie is geselecteerd, voer je de bijbehorende contactinformatie in die gebruikt moet worden voor het opgegeven adrestype.

Voeg de Contactnaam, Adres, E-mail toe, samen met de Telefoon en Mobiel nummers hieronder.

Set the Job Position, which appears if the Contact address type has been selected. This is similar to the Individual contact.

Om een notitie toe te voegen, klik je op het tekstveld naast Notities en schrijf je alles wat van toepassing is op de klant of het contact.

Klik vervolgens op Opslaan & sluiten om het adres op te slaan en het venster Contact aanmaken te sluiten. Of klik op Opslaan & Nieuw om het adres op te slaan en direct een nieuwe in te voeren.

Tabblad ‘Verkoop & Inkoop’

Vervolgens is er het tabblad Verkoop & Inkoop, dat alleen verschijnt wanneer de applicaties Verkoop, Inkoop of Kassa zijn geïnstalleerd.

De Fiscale positie kan worden ingesteld op het tabblad Verkoop & Inkoop. Selecteer een Fiscale positie uit het vervolgkeuzemenu.

Verkoopgedeelte

Onder de titel Verkoop kan een specifieke Verkoper aan een contact worden toegewezen. Klik hiervoor op het vervolgkeuzeveld Verkoper en selecteer er een. Maak een nieuwe Verkoper aan door de naam van de gebruiker te typen en de juiste selectie te maken.

Bepaalde Betalingsvoorwaarden, een Betalingsmethode of een specifieke Prijslijst kunnen ook worden ingesteld, indien nodig. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Betalingsvoorwaarden en wijzig dit naar een van de voorgeselecteerde Betalingsvoorwaarden, of Maak een nieuwe aan. Selecteer het vervolgkeuzemenu Prijslijst om de juiste Prijslijst te kiezen.

Klik in het veld Verzendwijze om een optie uit het vervolgkeuzemenu te selecteren.

Sectie ‘Kassa’

Voer onder de kop Kassa een Barcode in die gebruikt kan worden om het contact te identificeren.

Sectie ‘Inkoop’

Specify Payment Terms, 1099 Box information, and a preferred Payment Method here. A Receipt Reminder can be set here, as well.

Sectie ‘Overige’

Voer onder de kop Diversen indien nodig een Burgerservicenummer in voor belastingdoeleinden. Gebruik het veld Referentie om eventuele aanvullende informatie voor dit contact toe te voegen.

Als dit contact alleen toegankelijk moet zijn voor één bedrijf in een database met meerdere bedrijven, selecteer dit dan uit de vervolgkeuzelijst van het veld Bedrijf. Gebruik het vervolgkeuzemenu Website om de publicatie van dit contact te beperken tot één website (bij werken in een database met meerdere websites). Selecteer een of meer Website Labels om te helpen bij het filteren van gepubliceerde klanten op de /customers websitepagina.

Selecteer een Bedrijfstak voor dit contact uit het vervolgkeuzemenu. Gebruik het veld SLA-beleid om een Helpdesk SLA-beleid aan dit contact toe te wijzen.

Tabblad ‘Boekhouding’

Het tabblad Boekhouding verschijnt wanneer de applicatie Boekhouding is geïnstalleerd. Hier kan een gebruiker gerelateerde Bankrekeningen toevoegen of standaard Boekhoudkundige posten instellen.

Under the Miscellaneous heading, use the LEI field to enter a Legal Entity Identifier, if necessary.

Tabblad interne ‘Notities’

Vervolgens is er het tabblad Interne notities waar notities op dit contactformulier kunnen worden achtergelaten, net zoals op het hierboven vermelde contactformulier.

Tabblad ‘Partnertoekenning’

Vervolgens is er het tabblad Partnertoewijzing, dat standaard een sectie Geolocatie bevat, en andere partneropties, waaronder Partneractivering en Partnerbeoordeling configuraties. Deze zijn alleen aanwezig wanneer de module Resellers is geïnstalleerd.

Zie ook

Volg de Reseller-documentatie voor meer informatie over het publiceren van partners op de website.

Membership tab

Finally, there is the Membership tab on contact forms, which can help users manage any memberships that are being offered to this specific contact. It should be noted that this tab only appears when the Members application is installed.

Activate membership

To activate a contact’s membership, click Buy Membership in the Membership tab of a contact form. On the pop-up window that appears, select a Membership from the drop-down menu. Then, configure a Member Price. Click Invoice Membership when both fields are filled in.

Alternatively, to offer a free membership, tick the Free Member checkbox, in the Membership tab of a contact form.

Zie ook

Follow the Members documentation for more information on publishing members on the website.

Slimme knoppen

Bovenaan het contactformulier zijn er enkele extra opties beschikbaar, die we slimme knoppen noemen.

Hier toont Odoo een verscheidenheid aan records, gerelateerd aan dit contact, die in andere apps zijn aangemaakt. Odoo integreert informatie van elke app, dus er zijn veel slimme knoppen.

Example

Er is bijvoorbeeld een slimme knop Kansen, waar alle kansen die aan deze klant zijn gekoppeld vanuit de CRM app toegankelijk zijn.

Tip

Als de bijbehorende applicaties zijn geïnstalleerd, verschijnen hun gerelateerde slimme knoppen automatisch op een contactformulier.

Een gebruiker kan Afspraken, Verkoop, Kassa-orders, Abonnementen, project-taken zien, en de slimme knop Meer toont extra opties via een vervolgkeuzemenu. Een gebruiker kan zelfs snel toegang krijgen tot Inkoop, Helpdesk-taken, Tijdigheidspercentage voor leveringen, informatie over gefactureerd, Leveranciersfacturen en het Partnergrootboek die gekoppeld zijn aan dit contact.

Leveringen, documenten, klantenkaarten en automatische incasso’s zijn ook gekoppeld aan slimme knoppen zoals deze, als er gerelateerde items aan dit contact zijn.

Als het contact een partner is, kan de gebruiker zijn partnerpagina op de Odoo-website bezoeken door op de slimme knop Ga naar website te klikken.

Contacten archiveren

Als een gebruiker besluit dat hij dit contact niet langer actief wil houden, kan het record worden gearchiveerd. Ga hiervoor naar het menu Actie bovenaan het contactformulier en klik op Archiveren.

Klik vervolgens op Archiveren in het resulterende Confirmatie-pop-upvenster.

Nu dit contact succesvol is gearchiveerd, zoals aangegeven door een banner bovenaan, verschijnt het niet meer op de hoofdpagina van de contacten, maar kan het nog steeds worden gezocht met de filter Gearchiveerd.

Tip

Een contactpersoon kan worden gedearchiveerd als de gebruiker besluit er weer mee te werken. Klik daarvoor gewoon opnieuw op het Actie-menu bovenaan het gearchiveerde contactformulier en klik op Dearchiveren. De banner Gearchiveerd wordt dan verwijderd en het contact wordt hersteld.

Zie ook