Frontdesk

The Odoo Frontdesk application provides a way for visitors to check in to a building or location, and alert the person they are meeting about their arrival. Additionally, they can request a pre-configured beverage to be brought to them, while they wait.

This application is ideal for businesses that do not have someone working at a reception desk, locations without a designated waiting area available to guests and visitors.

Konfigurasi

The first item to configure with the Frontdesk application is the station, followed by any drink selections that might optionally be offered.

Station-Station

In Odoo's Frontdesk application, a Station can be thought of as any location where someone can sign in and wait for an employee. This is typically some form of waiting room, such as a lobby. Each station has a kiosk where visitors check in.

When setting up the Frontdesk application, a minimum of one station must be configured, but there is no limit to how many stations can be created and configured.

Untuk membuat station, buka aplikasi Frontdesk ‣ Konfigurasi ‣ Stations, dan klik Baru. Setelah diklik, formulir frontdesk kosong akan muncul.

Masukkan informasi berikut pada formulir:

  • Frontdesk Name: enter a name for the specific frontdesk location. This should be short and easily identifiable, such as Reception Desk or Main Lobby. This field is required in order to create a station.

  • Penanggung Jawab: pilih orang (atau beberapa orang) yang akan diberi tahu ketika pengunjung melakukan check-in menggunakan frontdesk tertentu ini. Beberapa pilihan dapat dimasukkan. Kolom ini wajib diisi untuk membuat station.

  • Kiosk URL: this field auto-populates once the frontdesk form is saved, with at least the Frontdesk Name and Responsibles fields filled. To save manually, click the (cloud with upward arrow) icon, located at the top of the form.

    Setelah disimpan, URL akan dibuat di kolom URL Kiosk. URL ini adalah salah satu cara untuk mengakses kiosk frontdesk.

    Untuk mengakses kiosk, klik tombol Salin di akhir URL, dan buka URL tersebut di browser web. URL ini akan membuka halaman sign-in frontdesk station tertentu.

    Tip

    To add an image/photo to a frontdesk form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

    Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

    Gambar yang dipilih untuk foto station akan muncul sebagai gambar latar belakang untuk kiosk station.

Tab opsi

  • Pilihan Host: jika pengunjung akan menghadiri rapat, opsi ini memungkinkan pengunjung memilih host rapat dari daftar yang disajikan, dan memberi tahu individu tersebut. Jika diaktifkan, kolom tambahan akan muncul, seperti yang dijelaskan di bawah ini.

  • Autentikasi Tamu: jika informasi tambahan diperlukan ketika tamu melakukan check-in, aktifkan opsi ini, dan pilih mana dari berikut ini yang diperlukan:

    • Email: pilih apakah alamat email tamu Wajib, Opsional, atau apakah informasi tidak diminta sama sekali (Tidak Ada).

    • Telepon: pilih apakah nomor telepon tamu Wajib, Opsional, atau apakah informasi tidak diminta sama sekali (Tidak Ada).

    • Organisasi: pilih apakah organisasi tamu Wajib, Opsional, atau apakah informasi tidak diminta sama sekali (Tidak Ada).

  • Tema: pilih mode warna kiosk. Pilih Terang atau Gelap. Pilihan Terang menampilkan latar belakang abu-abu pucat pada kiosk, sedangkan pilihan Gelap menampilkan latar belakang abu-abu gelap dan hitam.

  • Self Check-In: aktifkan opsi ini untuk menampilkan kode QR check-in di kiosk. Kode QR memungkinkan tamu melakukan check-in menggunakan perangkat seluler mereka, alih-alih menggunakan kiosk. Opsi ini direkomendasikan untuk kiosk yang sibuk dengan beberapa tamu yang melakukan check-in sekaligus.

  • Tawarkan Minuman: aktifkan opsi ini untuk menawarkan minuman kepada tamu saat check-in. Jika opsi ini diaktifkan, perlu mengonfigurasi minuman yang ditawarkan, melalui tautan Konfigurasi Minuman yang muncul ketika opsi diaktifkan. Setelah semua opsi minuman dikonfigurasi, pilih setiap minuman yang akan ditawarkan menggunakan menu drop-down.

Catatan

Opsi berikut hanya terlihat di tab Options jika opsi Host Selection diaktifkan.

  • Notify by email: aktifkan opsi ini agar email dikirim ke orang yang dikunjungi tamu saat check in. Ketika diaktifkan, kolom Email Template muncul di bawahnya, dengan Frontdesk Email Template bawaan yang dipilih.

    Untuk mengubah template email bawaan, klik menu drop-down di kolom Email Template, lalu pilih template email lain.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any edits to the template.

  • Notify by SMS: aktifkan opsi ini agar pesan SMS (teks) dikirim ke orang yang dikunjungi tamu saat check in. Ketika diaktifkan, kolom SMS Template muncul di bawahnya, dengan Frontdesk SMS Template bawaan yang dipilih.

    Untuk mengubah template SMS bawaan, klik menu drop-down di kolom SMS Template, dan pilih template SMS lain.

    To modify the currently selected template, click the Internal link (arrow) icon at the end of the line, and make any desired edits to the content of the template. The SMS message may have a maximum of 242 characters, which fits in 4 SMS (UNICODE) messages.

  • Notify by Discuss: this option is enabled by default when the Host Selection option is enabled. This option opens a Discuss application message window with the person the guest is visiting upon check in.

    When enabled, a default message appears for the person the guest is visiting. The Discuss application must be installed in order for this option to work.

Catatan

Aplikasi Diskusi diinstal secara bawaan saat membuat database Odoo, dan tidak dihitung untuk penagihan. Selama aplikasi Diskusi tidak sengaja dihapus instalasinya, opsi Notify by Discuss berfungsi.

Example

Format pesan bawaan untuk opsi Notify by Discuss adalah: (Frontdesk Station) Check-In: (Guest Name) (Guest Phone Number) (Organization) to meet (Name of employee).

An example of how that might appear in a Discuss message is: Main Lobby Check-In: John Doe (123-555-1234) (Odoo, Inc.) to meet Marc Demo.

Formulir stasiun frontdesk dengan semua informasi terisi lengkap.

Tab Side Message

Masukkan teks yang diinginkan untuk muncul di kios stasiun setelah tamu check in, seperti ucapan selamat datang atau instruksi yang diperlukan. Teks muncul di halaman konfirmasi, di sisi kanan layar setelah tamu menyelesaikan proses check-in.

Minuman

After a station is created, the next step is to configure the drinks to offer visitors, if desired. This step is not necessary or required for the Frontdesk application to work, and only needs to be configured if drinks are offered to guests.

Untuk menambahkan opsi minuman, navigasi ke Frontdesk app ‣ Configuration ‣ Drinks, dan klik New. Dengan melakukan ini, formulir minuman kosong akan muncul untuk dikonfigurasi.

Masukkan informasi berikut pada formulir minuman:

  • Drink Name: ketik nama opsi minuman di kolom ini. Kolom ini wajib diisi.

  • Orang yang Diberitahu: gunakan menu tarik-turun di bidang ini untuk memilih siapa yang diberitahu ketika minuman dipilih. Beberapa orang dapat dimasukkan di bidang ini. Bidang ini wajib diisi.

  • Urutan: masukkan nilai numerik di bidang ini untuk menunjukkan posisi opsi minuman tertentu ini dalam daftar opsi minuman. Semakin rendah angkanya, semakin tinggi posisi minuman tersebut dalam daftar. Misalnya, memasukkan angka satu akan menempatkan minuman tersebut di bagian atas daftar, dan muncul pertama dalam urutan.

Tip

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Gambar yang dipilih sekarang muncul di bidang gambar, dan ditetapkan sebagai gambar untuk minuman tersebut.

Formulir minuman dengan informasi yang telah diisi untuk espresso.

Dashboard stasiun

Tip

To add an image/photo to a drink form, hover over the (camera with a '+' sign) icon in the top-right of the form to reveal a ✏️ (pencil) icon.

Click on the ✏️ (pencil) icon to open a file explorer, navigate to the desired image/photo file, then click Open to select it.

Gambar yang dipilih sekarang muncul di bidang gambar, dan ditetapkan sebagai gambar untuk minuman tersebut.

Pengaturan kiosk

Atur setiap kiosk untuk digunakan setelah mengonfigurasi berbagai stasiun. Disarankan untuk menggunakan perangkat khusus untuk setiap kiosk frontdesk, seperti tablet.

Navigasi ke kiosk dengan salah satu dari dua cara:

  • Navigate to the main Frontdesk application dashboard, and click the Open Desk button on the desired station card. The kiosk loads in a new browser tab.

  • Navigasi ke Aplikasi Frontdesk ‣ Configuration ‣ Stations, dan klik stasiun yang diinginkan. Kemudian, klik tombol Copy di akhir baris Kiosk URL, dan tempel URL tersebut ke tab atau jendela browser baru.

Penting

It is recommended to log out of the database, and close the tab, after navigating to the kiosk. That way, there is no possibility of a visitor accessing the database when checking-in.

Laporan

The Frontdesk application has two reports available: Visitors and Drinks.

Untuk mengakses salah satu dari laporan ini, navigasi ke Aplikasi Frontdesk ‣ Reporting untuk memunculkan menu tarik-turun yang berisi opsi: Visitors dan Drinks.

Laporan Visitors menampilkan jumlah pengunjung per bulan, untuk tahun berjalan. Laporan Drinks menunjukkan berapa banyak total permintaan yang dibuat untuk setiap minuman.

Seperti semua laporan di Odoo, filter dan grup dapat dimodifikasi untuk menampilkan metrik lainnya juga.

Lihat juga