Dépenses

Odoo Expenses streamlines the management of expenses. Employees can submit their expenses; managers can approve them; accountants can record them and process the payments.

Comment configurer les types de dépenses

La première étape pour faire le suivi de vos dépenses est la configuration des types de dépenses (gérés comme produits dans Odoo) autorisées par votre entreprise, depuis le menu Configuration. Lorsqu’une dépense spécifique est remboursée à un prix fixe, définissez un coût pour le produit. Sinon, maintenez le coût à 0,0 et les employés indiqueront le coût réel par dépense.

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Voici quelques exemples de configuration :

  • Restaurant :

    • Coût : 0.00 (le coût du ticket sera enregistré sur chaque dépense).

  • Déplacement avec une voiture personnelle :

    • Coût : 0.30 (le prix du kilomètre remboursé par l’entreprise est fixe).

  • Hôtel :

    • Coût : 0.00 (le coût du ticket sera enregistré sur chaque dépense).

  • Autres :

    • Côut: 0.0

Don’t forget to set an expense tax on each expense type (and an account if you use Odoo Accounting). It’s usually a good practice to use a tax that is configured with Tax Included in Price. That way, employees report expenses with prices including taxes, which is usually the expected behaviour.

Astuce

L’application Ventes vous permet de spécifier l’unité de mesures pour les types de dépenses (unités, kilomètres, nuits, etc.). Allez à Ventes ‣ Configuration ‣ Paramètres et vérifiez Certains produits peuvent être vendus/achetés dans différentes unités de mesures (avancé).

Comment enregistrer les dépenses

Manuellement

En tant qu’employé (employé en droits d’accès), vous pouvez enregistrer vos dépenses depuis Mes dépenses ‣ Dépenses à soumettre.

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  1. Sélectionnez le produit concerné et introduisez soit le montant total que vous avez payé (avec Quantité = 1) soit le prix unitaire si la quantité est comptabilisable (par ex. le nombre de nuits d’hôtel).

  2. Entrez la date de la dépense.

  3. Indiquez si vous avez payé la facture vous-même (et souhaitez être remboursé) ou si l’entreprise l’a payée directement (par ex. si vous avez utilisé la carte de crédit de l’entreprise).

  4. Définissez la référence de la facture, ajoutez quelques notes si nécessaire et joignez une photo ou scan du reçu provenant du fil de discussion. Cela aidera le responsable et le comptable à valider votre demande.

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En un clic depuis les emails

Permettez à vos employés d’enregistrer leurs dépenses depuis un simple email. Faites une capture d’écran du reçu et envoyez-la par mail ou transmettez simplement une facture!

Tout ce dont vous avez à faire c’est configurer l’alias de l’email dans Dépenses ‣ Configuration ‣ Paramètres (par ex. dépenses @mycompany.odoo.com). Pour des raisons de sécurité, seuls les emails provenant d’employés authentifiés sont acceptés (cfr. Email professionnel dans le formulaire de renseignement sur les employés).

Astuce

The expense product is set automatically if the mail subject contains the product’s internal reference in first position. Type the expense amount in the mail subject to set it on the expense too (e.g. Ref001 Food 100€).

Comment soumettre des dépenses aux responsables

Dès que vous êtes prêt à soumettre vos notes de frais à votre responsable (par ex. à la fin d’un voyage d’affaires, ou une fois par mois), allez au menu Mes notes de frais ‣ Notes de frais à soumettre. Sélectionnez toutes les dépenses de la liste et cliquez sur Action ‣ Soumettre au responsable. Enregistrez le nouveau rapport que vous venez de créer (c-à-d la série de dépenses) et attendez l’approbation de votre responsable.

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Vous pouvez également soumettre vos notes de frais une par une depuis le bouton Soumettre au responsable dans la vue formulaire d’une dépense.

Tous vous rapports de dépenses soumis se trouvent dans Dépenses ‣ Mes dépenses ‣ Rapports de dépenses.

Comment approuver les dépenses

L’équipe RH et l’équipe de responsables ont accès à un aperçu de tous les rapports de dépenses à valider à partir du menu principal À approuver ‣ Rapports de dépenses à approuver. Ces utilisateurs doivent avoir au moins des droits d’accès Administrateurs pour les Dépenses.

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Grâce à l’outil de communication intégrée, ils peuvent revoir les rapports de dépenses, les approuver ou les rejeter, et également faire des commentaires.

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En tant que responsable vous pouvez facilement avoir accès aux rapports de dépenses des membres de votre équipe. Pour cela, vous devez être défini comme responsable dans le formulaire de renseignement de vos employés.

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Comment publier des dépenses dans la comptabilité

Pour vérifier les comptes, les produits et les taxes, le service comptable doit, une fois les rapports de dépenses approuvés par les responsables, aller à Dépenses ‣ Comptabilité ‣ Rapports de dépenses à publier. Pour publier les écritures comptables correspondantes dans vos livres, ils peuvent cliquer sur Publier les écritures comptables. Pour ce faire, ils doivent disposer des droits d’accès suivants :

  • Comptabilité : comptable ou conseiller

  • Dépenses : responsable

Note

Pour publier une dépense, il faut qu’une adresse privée soit configurée pour l’employé. Si vous recevez un message d’erreur lors de la publication, cliquez sur employé, allez à l’onglet Données privées et sélectionnez/créez un contact pour l’employé dans le répertoire. Si la personne en question utilise Odoo, un contact sera automatiquement créé.

Comment rembourser les employés

Vous avez désormais accès à tous les rapports de dépenses à rembourser dans Dépenses ‣ Comptabilité ‣ Rapports de dépenses à payer. Pour enregistrer le paiement ou payer par chèque, cliquez sur Enregistrer un paiement.

Pour savoir comment gérer facilement le processus de paiement dans Odoo :

Comment refacturer des dépenses à vos clients ?

Si vous faites le suivi des dépenses dans vos projets clients, vous pouvez facturer automatiquement vos clients.

Configuration

  • Activez la Facturation client dans les paramètres des dépenses.

  • Allez au menu de configuration du produit et configurez le mode de facturation sur tous vos types de dépenses :

    • Quantités commandées : les dépenses seront facturées selon la quantité commandé.

    • Quantités livrées : les dépenses seront facturées selon la quantité livrée.

    • Au coût : les dépenses seront facturés selon leur coût réel.

    • Au prix de vente : la facturation se fera sur la base du prix de vente indiqué sur le bon de commande.

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Créer une commande

  • En tant que vendeur, créez et confirmez des ordres de vente pour les services fournis à vos clients. Si vous n’ajoutez aucune dépense sur l’ordre de vente, cela se fera automatiquement lors de sa publication par le comptable.

  • Relier la dépense à l’ordre de vente

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Soumettre, valider et afficher les dépenses

  • En tant que responsable, assurez-vous que le compte analytique est configuré sur chaque ligne des rapports des dépenses approuvées. S’il en manque une, cliquez sur la ligne pour l’ajouter. Les employés peuvent déjà les configurer lorsqu’ils les soumettent.

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  • En tant que comptable, publiez les écritures du journal.

Facturez les dépenses

Vous pouvez à présent facturer l’ordre de vente. Elle apparaît dans Ventes ‣ Facturation ‣ Ventes À facturer. Les dépenses ont automatiquement été ajoutées aux lignes de commande. Ces postes apparaissent en bleu (c’est à dire à facturer).

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e (par ex. à facturer).