Synchronisation du Calendrier Outlook

La synchronisation du Calendrier Outlook d’un utilisateur avec Odoo est utile pour suivre ses tâches et ses rendez-vous dans toutes les applications associées.

Inscrire l’application via Microsoft Azure

Afin de synchroniser le Calendrier Outlook avec celui d’Odoo, vous avez besoin d’un compte Microsoft Azure. La création d’un compte est gratuite pour les utilisateurs qui n’ont jamais essayé ou payé Azure. Pour plus d’informations, cliquez ici.

Consultez la documentation de Microsoft pour savoir comment configurer un Microsoft Entra ID (auparavant appelé Microsoft Azure Active Directory (Azure AD)), qui est la représentation d’une organisation pour gérer et inscrire des applications.

Ensuite, inscrivez une application, en choisissant le type de comptes pris en charge approprié. Les utilisateurs qui souhaitent connecter leur calendrier Outlook à Odoo doivent sélectionner l’option Comptes dans un annuaire organisationnel (Tout annuaire Microsoft Entra ID - Multilocataire) et comptes personnels Microsoft (par ex. Skype, Xbox) pour les type de comptes pris en charge.

Lors de la configuration de l’URL de redirection, choisissez Web et copiez l’URL de la base de données Odoo, suivie de /microsoft_account/authentication.

Example

Saisissez https://www.companyname.odoo.com/microsoft_account/authentication pour l’URL de redirection.

Les paramètres "types de comptes pris en charge" et "l'URL de redirection" dans le portail Microsoft Entra ID.

Pour plus d’informations sur les restrictions et les limitations des URL, consultez cette page.

En ce qui concerne les identifiants de l’application, l’utilisateur doit ajouter un secret client, qui permet à Odoo de s’authentifier, ne nécessitant aucune intervention de la part de l’utilisateur. Les certificats sont optionnels.

Pour ajouter un secret du client, cliquez sur Ajouter un certificat ou un secret et cliquez ensuite sur Nouveau secret client. Ensuite, saisissez une Description et sélectionnez quand le secret client expire.

Étant donné que la réinitialisation de la synchronisation peut être délicate, Odoo recommande de définir la date d’expiration maximale autorisée pour le secret client (24 mois), de sorte qu’il ne soit pas nécessaire de procéder à une nouvelle synchronisation prochainement. Enfin, cliquez sur Ajouter pour générer le secret client (Secret ID).

Configuration dans Odoo

Dans la base de données Odoo, allez aux Paramètres ‣ Paramètres généraux ‣ Intégrations et activez le paramètre Calendrier Outlook.

Le paramètre "Calendrier Outlook" activé dans Odoo.

Depuis le portail de Microsoft Azure, dans la section Aperçu de l’application, copiez l’ID Application (Client) et copiez-le dans le champ ID client dans Odoo.

L'"ID client" dans le portail de Microsoft Azure.

Dans le portail de Microsoft Azure, dans la section Certificats & Secrets, copiez la Valeur secret client et copiez-la dans le champ Secret client dans Odoo.

Le jeton "Secret client" à copier de Microsoft vers Odoo.

Enfin, sur la page Paramètres ‣ Paramètres généraux d’Odoo, cliquez sur Enregistrer.

Synchroniser avec Outlook

Avertissement

Odoo recommande vivement de tester la synchronisation du calendrier Outlook sur une base de données de test et une adresse email de test (qui n’est pas utilisée à d’autres fins) avant de tenter de synchroniser le calendrier Outlook souhaité avec la base de données de production de l’utilisateur.

Si l’utilisateur a des événements passés, présents ou futurs dans son calendrier Outlook avant de le synchroniser, Outlook traitera les événements tirés du calendrier d’Odoo comme de nouveaux événements, ce qui entraînera l’envoi par Outlook d’une notification par email à tous les participants à l’événement.

Pour éviter l’envoi d’emails non désirés à tous les participants d’événements passés, présents et futurs, l’utilisateur doit ajouter les événements du calendrier Odoo au calendrier Outlook avant la toute première synchronisation, supprimer les événements dans Odoo et relancer la synchronisation.

Même après avoir synchronisé le calendrier Odoo avec le calendrier Outlook, Outlook enverra toujours une notification à tous les participants chaque fois qu’un événement est modifié (créé, supprimé, archivé ou changement de date/heure), sans exception. Il s’agit d’une limitation qui ne peut être corrigée par Odoo.

Après qu’un utilisateur a synchronisé son calendrier Outlook avec la base de données Odoo, des notifications par email non désirées sont inévitables, car les événements du premier utilisateur synchronisé se trouveront dans le calendrier Odoo. Si la base de données Odoo est partagée entre plusieurs utilisateurs et un autre utilisateur veut synchroniser son calendrier Outlook avec le calendrier Odoo, Outlook récupérera à nouveau tous les événements existants du calendrier Odoo pendant la synchronisation et les traitera comme de nouveaux événements, poussant Outlook à envoyer des invitations par email à tous les participants.

En résumé, une fois qu’un utilisateur synchronise son calendrier Outlook avec le calendrier Odoo :

  • La création d’un événement Odoo pousse Outlook à envoyer une invitation à tous les participants à l’événement.

  • L’annulation d’un événement Odoo pousse Outlook à envoyer une annulation à tous les participants à l’événement.

  • La restauration d’un événement dans Odoo pousse Outlook à envoyer une invitation à tous les participants à l’événement.

  • L’archivage d’un événement dans Odoo pousse Outlook à envoyer une annulation à tous les participants à l’événement.

  • L’ajout d’un contact à un événement pousse Outlook à envoyer une invitation à tous les participants à l’événement.

  • La suppression d’un contact d’un événement pousse Outlook à envoyer une annulation à tous les participants à l’événement.

Synchroniser le calendrier Odoo et Outlook

Dans la base de données Odoo, allez au module Calendrier et cliquez sur le bouton de synchronisation Outlook. La page redirigera vers une page de connexion Microsoft et l’utilisateur est demandé de se connecter à son compte, si ce n’est pas encore fait, et de fournir les autorisations requises.

Le bouton de synchronisation "Outlook" dans Odoo Calendrier

La synchronisation est un processus bidirectionnel, ce qui signifie que les événements sont réconciliés dans les deux comptes (Outlook et Odoo).

Note

Tous les utilisateurs qui souhaitent utiliser la synchronisation doivent simplement synchroniser leur calendrier avec Outlook. La configuration du compte Azure de Microsoft n’est effectuée qu’une seule fois, car les ID client et les Secrets clients des locataires Microsoft Entra ID sont uniques et représentent une organisation qui aide l’utilisateur à gérer une instance spécifique des services cloud de Microsoft pour leurs utilisateurs internes et externes.