Facturer le temps passé sur les tickets (services d’assistance postpayés)

L’intégration Feuille de temps sur un ticket offre plus de contrôle et de transparence sur la manière dont les clients sont facturés, et sur ce pour quoi ils sont spécifiquement facturés.

Dans Odoo, l’agent de l’Assistance peut utiliser le ticket pour enregistrer des feuilles de temps. Une fois qu’un ticket est résolu, le client peut être facturé pour le temps passé sur le ticket. Odoo s’appuiera sur la feuille de temps du ticket pour facturer le client avec précision.

Configuration

Pour activer la fonctionnalité Feuille de temps sur ticket, allez dans Assistance ‣ Configuration ‣ Équipes d’assistance, sélectionnez une équipe d’assistance, puis cliquez sur Modifier. Ensuite, activez les options Feuilles de temps sur ticket et Refacturation du temps. Ensuite, cliquez sur Sauvegarder pour appliquer ces modifications aux paramètres de l’équipe d’Assistance.

Une fois que la fonctionnalité Feuille de temps sur ticket est activée, une option déroulante Projet apparaîtra sous Feuille de temps sur ticket. L’option déroulante Projet sera automatiquement définie sur un projet créé par Odoo pour l’équipe de l’Assistance. Les feuilles de temps des tickets seront stockées dans le projet sélectionné.

Créer un bon de commande

Une fois qu’un ticket arrive dans le pipeline, allez dans Ventes ‣ Créer. Ensuite, ajoutez le client du ticket au champ Client du nouveau devis. Dans l’onglet Lignes de commande, créez ou sélectionnez un produit pour facturer au client le temps passé sur son ticket du service d’assistance.

Si vous créez un nouveau produit à partir du formulaire de commande, donnez-lui d’abord un nom en le saisissant dans la colonne Produit. Ensuite, cliquez sur Créer et modifier.

Tout d’abord, dans l’onglet Informations générales, définissez le Type de produit sur Service et le Prix de vente sur le taux de service de l’agent du service d’assistance. Ensuite, dans l’onglet Ventes, définissez Politique de facturation du service sur Feuilles de temps sur les tâches. Enfin, cliquez sur Sauvegarder pour créer le nouveau produit et l’ajouter au devis.

Une fois le produit ajouté, cliquez sur Confirmer pour transformer le devis en une commande.

Créer une commande et ajouter un produit

Enregistrer une feuille de temps

Pour enregistrer une feuille de temps, revenez au ticket d’Assistance en allant sur le tableau de bord de l’Assistance et cliquez sur Tickets sur la carte de l’équipe (ou en allant sur le tableau de bord des projets et en cliquant sur Tickets sur la carte du projet). Ensuite, cliquez sur Modifier et utilisez l’onglet Feuilles de temps pour enregistrer le temps passé sur le ticket.

Enregistrer le temps passé sur un ticket.

Astuce

Les feuilles de temps du ticket peuvent être enregistrées avant ou après la réalisation du bon de commande, l’ordre importe peu.

Modifier les tarifs de facturation

Si une entrée de feuille de temps est enregistrée, mais que l’agent ne veut pas facturer le client pour ce temps, allez dans l’onglet Feuilles de temps et activez la visibilité de la colonne Ligne de vente. Lorsque vous remplissez les informations pour l’entrée de la feuille de temps, assurez-vous de laisser le champ Ligne de vente de l’entrée de feuille de temps non facturable vide.

Si l’agent veut facturer un taux différent pour une entrée de feuille de temps, il doit d’abord ajouter un nouveau produit au SO en question avec un prix actualisé. Ensuite, sélectionnez le nouveau produit dans le champ Commande de la feuille de temps.

Création d’une facture

Lorsque le ticket d’assistance est terminé et que le client est prêt à être facturé pour le temps de travail de l’agent d’assistance, commencez par cliquer sur le bouton intelligent Bon de commande sur le formulaire du ticket pour naviguer vers le SO. La colonne Livré doit correspondre au nombre d’heures enregistrées sur la feuille de temps du ticket. Après avoir vérifié et rempli les informations pertinentes, cliquez sur Créer une facture pour facturer au client le temps passé sur le ticket. Odoo générera automatiquement une facture à envoyer au client et le ticket d’Assistance pourra être officiellement fermé.