Facturation en fonction du temps et des matériaux

Le temps et les matériaux sont généralement utilisés dans les projets pour lesquels il n’est pas possible d’estimer avec précision l’ampleur du projet ou lorsqu’on s’attend à ce que les exigences du projet changent très probablement.

Ce type de contrat s’oppose à un contrat à prix fixe dans lequel le propriétaire accepte de payer à l’entrepreneur une somme forfaitaire pour l’exécution du contrat, quel que soit le salaire que les entrepreneurs versent à leurs employés, sous-traitants et fournisseurs.

Pour cette documentation, je vais prendre l’exemple d’un consultant. Vous devrez facturer son temps, ses différentes dépenses (transport, hébergement…) et ses achats.

Configuration du temps de facturation

Pour suivre l’avancement du projet, vous aurez besoin de l’application Projet. Allez dans :menuselection: Apps  --> Projet pour l’installer.

Dans * Projet , vous utiliserez des feuilles de temps, pour ce faire, allez dans :menuselection:`Projet –> Configuration –> Paramètres` et activez la fonction *Feuilles de temps.

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Facturer votre temps

À partir d’une fiche de produit défini comme un service, vous trouverez deux options sous l’onglet facturation, sélectionnez à la fois Feuilles de temps sur tâches et Créer une tâche dans un nouveau projet.

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Vous pouvez également ajouter la tâche à un projet existant.

Une fois le bon de commande confirmé, vous verrez deux nouveaux boutons, un pour l’aperçu du projet et un pour la tâche en cours.

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Vous serez directement dans la tâche si vous cliquez dessus, vous pouvez également y accéder depuis l’application Projet.

Sous l’onglet feuilles de temps, vous pouvez désigner les personnes qui travaillent sur cette tâche. Vous pouvez ou ils peuvent ajouter combien d’heures ils ont travaillé sur le projet jusqu’à présent.

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Depuis les bons de commande, vous pouvez facturer ces heures.

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Configuration des dépenses

Pour suivre et facturer des dépenses, vous avez besoin de l’application Dépenses. Allez à Applications ‣ Dépenses pour l’installer.

Vous devez également activer la fonction de comptabilité analytique pour lier les dépenses au bon de commande. Pour ce faire, allez à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres et activez Comptabilité analytique.

Ajouter des dépenses à votre bon de commande

Dans l’application des dépenses, vous ou votre consultant pouvez créer une nouvelle dépense, par exemple l’hôtel pour la première semaine sur le site de votre client.

Vous pouvez ensuite saisir une description pertinente et sélectionner un produit existant ou en créer un nouveau à partir de là.

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Ici, nous créons un produit Hôtel :

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Sous l’onglet de facturation, sélectionnez Quantités livrées et Au prix coûtant ou Prix de vente, selon que vous souhaitez facturer le coût de vos notes de frais ou un prix de vente convenu au préalable.

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Pour modifier ou créer plus de produits, allez à Notes de frais ‣ Configuration ‣ Notes de frais.

De retour sur la note de frais, ajoutez le bon de commande initial dans la note de frais à soumettre.

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Elle peut ensuite être soumise au manager, approuvée et enfin comptabilisée.

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Elle se trouvera ensuite dans le bon de commande et sera prête à être facturée.

Facturer des achats

Le dernier élément que vous devriez peut-être ajouter au bon de commande sont les éventuels achats.

Vous aurez besoin de la fonction Analyses des achats. Pour l’activer, allez à Facturation ‣ Configuration ‣ Paramètres et sélectionnez Analyses des achats.

En faisant le bon de commande, n’oubliez pas d’ajouter le bon compte analytique.

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Une fois le bon de commande confirmé et reçu, vous pouvez créer la facture fournisseur. Elle sera automatiquement ajoutée à la commande où vous pourrez la facturer.