Conventions d’achat : contrats-cadres et appels d’offres

Il existe deux principaux types de conventions d’achat préconfigurées dans Odoo : les contrats-cadres et les appels d’offres.

  1. Les contrats-cadres sont des accords à long terme entre une entreprise et un fournisseur pour la livraison de produits sur une base récurrente avec des prix déterminés. Votre entreprise devrait envisager d’y recourir lorsqu’elle achète fréquemment les mêmes produits auprès du même fournisseur, dans des quantités variables et/ou à des moments différents. Parmi leurs nombreux avantages, vous pouvez gagner du temps car le processus de commande est simplifié, ainsi que de l’argent en raison des prix de gros plus avantageux.

  2. Les appels d’offres utilisent une procédure particulière pour demander des offres à plusieurs fournisseurs en même temps. Si les organisations du secteur publique sont souvent légalement tenues de lancer des appels d’offres lorsqu’elles souhaitent acheter des biens ou des services, les organisations privées peuvent également y recourir pour obtenir la meilleure offre parmi plusieurs fournisseurs.

Activer les conventions d’achat

Dans l’application Achats, allez à Configuration ‣ Paramètres et activez les Conventions d’achat.

Activer les conventions d'achat dans Odoo Achats

Configurer ou créer de nouveaux types de conventions d’achat

Avant de commencer à utiliser les conventions d’achat, assurez-vous qu’elles sont configurées comme vous le souhaitez en allant dans Configuration ‣ Types de conventions d’achat. De là, vous pouvez modifier la configuration des contrats-cadres et des appels d’offres ou Créer un nouveau type de convention d’achat. Vous pouvez configurer :

  1. Le type de convention : le nom que vous voulez donner à la convention.

  2. Le type de sélection de la convention : vous pouvez soit sélectionner plusieurs offres en utilisant Sélectionner plusieurs demandes de prix (non exclusif), qui est le paramètre par défaut pour les contrats-cadres et les appels d’offres, soit sélectionner une seule offre en utilisant Sélectionner une seule demande de prix (exclusif), ce qui est parfois nécessaire pour les appels d’offres où vous ne voulez sélectionner qu’un seul fournisseur.

  3. Les lignes : en règle générale, vous devez toujours sélectionner Utiliser les lignes de la convention, qui sont les différentes lignes de produit que vous pouvez configurer lorsque vous établissez des conventions d’achat. Cependant, vous pouvez sélectionner Ne pas créer de lignes de demande de prix automatiquement si vous ne souhaitez pas que ces informations soient préremplies dans vos demandes de prix.

  4. Les quantités : si vous utilisez des lignes de la convention, vous pouvez également préciser indépendamment si les quantités des produits doivent être utilisées pour préremplir de nouvelles demandes de prix. L’option par défaut pour les contrats-cadres est Définir les quantités manuellement, alors que celle des appels d’offres est Utiliser les quantités de la convention.

Configurer les types de conventions d'achat dans Odoo Achats

Configurer un contrat-cadre

Allez à Commandes ‣ Conventions d’achat et cliquez sur Créer. Sélectionnez Contrat-cadre comme Type de convention, ainsi que le fournisseur. Les autres champs ne sont pas obligatoires.

Ensuite, ajoutez les produits que vous voulez commander, ainsi que leur prix. Notez que vous pouvez également ajouter une Quantité pour chaque produit, par exemple, si vous avez convenu avec votre fournisseur de commander une quantité minimale spécifique à chaque fois ou au total. Si vous avez configuré votre contrat-cadre pour Définir les quantités manuellement, celles-ci ne sont utilisées qu’à des fins d’information.

Configurer un contrat-cadre dans Odoo Achats

Vous pouvez également insérer des Conditions générales en bas de la convention. Quand vous êtes satisfait de votre contrat-cadre, cliquez sur Confirmer. Son statut passe alors de Brouillon à En cours et il est prêt à être utilisé.

Créer des demandes de prix à partir du contrat-cadre

Vous pouvez à présent créer de nouveaux devis à partir du contrat-cadre chaque fois que vous en avez besoin en cliquant sur Nouveau devis. Odoo complète automatiquement dans la demande de prix les informations initialement définies lors de la configuration du contrat-cadre. Selon la configuration du Type de convention d’achat, les lignes de produit peuvent également être préremplies.

De là, vous pouvez rapidement voir toutes les demandes de prix effectuées dans le cadre de ce contrat-cadre en cliquant sur Demandes de prix/Commandes.

Créer de nouveaux devis pour un contrat-cadre en cours dans Odoo Achats

Astuce

Vous pouvez également créer une Demande de prix de la manière habituelle et la lier à un Contrat-cadre existant.

Contrats-cadres et réassort

Les contrats-cadres peuvent être utilisés pour le réassort automatisé, car dès la confirmation d’un contrat-cadre, une nouvelle ligne de fournisseur est ajoutée à votre produit. Assurez-vous que le vendeur concerné se trouve en tête de ligne si plusieurs fournisseurs sont liés à votre produit.

Contrat-cadre ajouté à la configuration d'un produit dans Odoo Achats

Configurer un appel d’offres

Allez à Commandes ‣ Conventions d’achat et cliquez sur Créer. Sélectionner Appel d’offres comme Type de convention. Les autres champs ne sont pas obligatoires, mais vous pouvez ajouter la date à laquelle vous voulez être livré et définir une date limite de la convention. En règle générale, vous ne voulez pas sélectionner un fournisseur pour les appels d’offres, puisque vous voulez obtenir des devis de plusieurs fournisseurs.

Ensuite, ajoutez les produits que vous voulez commander et dans quelle quantité. Pour les appels d’offres, vous n’ajoutez généralement pas de prix, car les fournisseurs doivent vous proposer leur meilleure offre.

Vous pouvez également insérer des Conditions générales en bas de votre convention. Quand vous êtes prêt, cliquez sur Confirmer.

Configurer un appel d'offres dans Odoo Achats

Des demandes de prix à partir de l’appel d’offres

Vous pouvez à présent demander de nouveau devis à partir de l’appel d’offres. Cliquez sur Nouveau devis et sélectionnez un de vos fournisseurs que vous voulez inviter à l’appel d’offres. Les lignes de produits devraient également être préremplies, en fonction de la configuration du type de convention d’achat Cliquez sur Envoyer par email pour l’envoyer au fournisseur. Revenez à l’appel d’offres et répétez ce processus pour chaque fournisseur.

Demande de prix à partir d'une appel d'offres dans Odoo Achats

Une fois que vous avez envoyé une demande de prix à chaque fournisseur et que vous avez reçu leurs offres, cliquez sur Valider pour procéder à la sélection des offres. Cliquez ensuite sur le bouton intelligent des Demandes de prix/Commandes pour visualiser toutes les offres de vos fournisseurs.

Valider une appel d'offres et visualiser toutes les offre dans Odoo Achats

Cliquez sur chaque demande de prix pour ajouter le prix communiqué par vos fournisseurs manuellement. Une fois cela fait, sélectionnez l’offre la plus avantageuse et cliquez sur Confirmer la commande. Ceci clôture automatiquement l’appel d’offres. Vous pouvez maintenant procéder à la commande comme vous le feriez pour une commande normale.

Confirmer une commande dans Odoo Achats