Refacturer des notes de frais aux clients

Il arrive souvent que vos employés doivent dépenser leur argent personnel lorsqu’ils travaillent sur un projet d’un client. Prenons l’exemple d’un consultant qui paie sa chambre d’hôtel pour travailler sur le site d’un client. En tant qu’entreprise, vous aimeriez pouvoir refacturer cette dépense à ce client.

Configuration des dépenses

Pour suivre et facturer des dépenses, vous avez besoin de l’application Dépenses. Allez à Applications ‣ Dépenses pour l’installer.

Vous devez également activer la fonction de comptabilité analytique pour lier les notes de frais à la commande client. Pour ce faire, allez à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Paramètres et activez la Comptabilité analytique.

Ajouter des dépenses à votre bon de commande

Dans l’application des dépenses, vous ou votre consultant pouvez créer une nouvelle dépense, par exemple l’hôtel pour la première semaine sur le site de votre client.

Vous pouvez ensuite saisir une description pertinente et sélectionner un produit existant ou en créer un nouveau à partir de là.

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Ici, nous créons un produit Hôtel :

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Sous l’onglet de facturation, sélectionnez Quantités livrées et Au prix coûtant ou Prix de vente, selon que vous souhaitez facturer le coût de votre note de frais ou un prix de vente convenu au préalable.

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Pour modifier ou créer plus de produits, allez à Notes de frais ‣ Configuration ‣ Notes de frais.

De retour sur la note de frais, ajoutez le bon de commande initial dans la note de frais à soumettre.

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Elle peut ensuite être soumise au manager, approuvée et enfin comptabilisée.

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Elle se trouvera ensuite dans le bon de commande et sera prête à être facturée.