Vue d’ensemble du processus de facturation

En fonction de votre activité et des applications que vous utilisez, il existe différentes façons d’automatiser la création des factures client dans Odoo. Habituellement, les factures brouillon sont créées par le système (avec des informations provenant d’autres documents tels que les commandes client ou les contrats), et le comptable doit juste valider les factures brouillon et envoyer les factures par lots (par la poste ou par email).

Selon votre activité, vous pouvez opter pour l’une des façons suivantes pour créer des factures brouillon :

Ventes

Commandes Client ‣ Facture

Dans la plupart des entreprises, les commerciaux créent des devis qui deviennent des bons de commande une fois qu’ils sont validés. Ensuite, des factures brouillon sont créées sur la base des bons de commande. Vous avez différentes options comme :

  • Facturation manuelle : utilisez un bouton sur la commande client pour déclencher la facture brouillon

  • Facturation avant livraison: facturez la commande complète avant le déclenchement de l’ordre de livraison

  • Facturation en fonction de ordre de livraison : voir la section suivante

La facturation avant la livraison est habituellement pratiquée par l’application d’eCommerce lorsque le client paie lors de la commande et que l’expédition se fait plus tard. (pré-paiement)

Pour la plupart des autres cas usuels, il est recommandé de facturer manuellement. Cela permet au vendeur de déclencher la facture à la demande avec les options suivantes : facturer l’intégralité de la commande, facturer un pourcentage (avance), facturer certaines lignes, facturer un montant partiel fixe.

Cette méthode est valable aussi bien pour les services que les marchandises.

Commandes Client ‣ Bon de Livraison ‣ Facture

Les détaillants et les sites de eCommerce pratiquent en général une facturation basée sur le bon de livraison plutôt que sur la commande client. Cette approche est adaptée pour les entreprises où les quantités livrées peuvent différer des quantités commandées : aliments (facture sur le poids réel).

Ainsi, si vous n’expédiez qu’une commande partielle, vous ne facturez que ce que vous avez vraiment expédié. Si vous gérez les reliquats de commandes (livraison partielle et le reste plus tard), le client recevra deux factures, une pour chaque bon de livraison.

Commande eCommerce ‣ Facturation

Une commande d’eCommerce déclenchera également la création de la commande lorqu’elle sera entièrement payée. Si vous autorisez le paiement des commandes par chèque ou par virement bancaire, Odoo ne créera que la commande, et la création de la facture ne sera déclenchée qu’une fois le paiement reçu.

Contrats

Contrats Ordinaires ‣ Factures

Si vous utilisez des contrats, vous pouvez déclencher les factures en fonction du temps et du matériel utilisé, des dépenses ou des lignes précises de services/produits. Chaque mois, le vendeur déclenchera une facture en fonction des activités indiquées sur le contrat.

Les évenements peuvent être :

  • des produits/services précis, provenant d’une commande liée à ce contrat

  • materials purchased (that you will re-invoice)

  • du temps et du matériel basés sur des feuilles de présence ou sur des achats (sous-traitance)

  • des dépenses comme les frais de déplacement que vous refacturez au client

Vous pouvez facturer à la fin du contrat ou déclencher des factures intermédiaires. Cette dernière approche est utilisée par les sociétés de services qui facturent la plupart du temps sur la base du temps et du matériel. Quant aux entreprises de services qui facturent un prix fixe, elles utilisent une commande ordinaire.

Contrats Récurrents ‣ Factures

Pour les abonnements, une facture est émise périodiquement, automatiquement. La fréquence de la facturation et les services / produits facturés sont définis dans le contrat.

Autres

Création d’une facture manuellement

Les utilisateurs peuvent aussi créer des factures manuellement sans utiliser des contrats ou des commandes client. C’est l’approche recommandée si vous n’avez pas besoin de gérer le processus de vente (devis), ou la livraison des produits ou services.

Même si vous produisez la facture à partir d’une commande client, vous devrez peut-être créer des factures manuellement dans les cas d’utilisation exceptionnelles :

  • si vous devez créer un remboursement

  • Si vous voulez effectuer une remise

  • si vous voulez modifier une facture créée à partir d’une commande client

  • si vous voulez facturer quelque chose qui n’est pas en rapport avec votre cœur de métier

Modules spécifiques

Quelques modules spécifiques peuvent aussi générer des factures brouillon :

  • Adhésion : facture vos adhérents chaque année

  • Gestion de la maintenance : facture vos services après-vente

Resequencing of the invoices

It remains possible to resequence the invoices but with some restrictions:

  1. The feature does not work when entries are previous to a lock date.

  2. The feature does not work if the sequence is inconsistent with the month of the entry.

  3. It does not work if the sequence leads to a duplicate.

  4. The order of the invoice remains unchanged.

  5. It is useful for people who use a numbering from another software and who want to continue the current year without starting over from the beginning.