Manage a financial budget

Vue d’ensemble

Managing budgets is an essential part of running a business. Budgets help people become more intentional with the way money is spent and direct people to organize and prioritize their work to meet financial goals. They allows you to plan your desired financial outcome and then measure your actual performance against the plan. Odoo manages budgets using both General and Analytic Accounts.

Nous allons utiliser l’exemple suivant pour illustrer. Nous avons juste commencé un projet avec Smith & Co et nous aimerions budgetiser les recettes et les dépenses de ce projet. Nous prévoyons d’avoir un chiffre d’affaires de 1 000 et nous ne voulons pas dépenser plus de 700.

Configuration

Nous devons d’abord installer les applications appropriées pour utiliser la budgétisation. Le module principal est l’application de Comptabilité. Allez dans le module Applications et installez l’application Comptabilité et finance.

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Une configuration supplémentaire est ainsi nécessaire. Aller à Comptabilité ‣ Configuration ‣ Configuration et activez la fonctionnalité Gestion de budget

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Postes budgétaires

Budgetary positions are lists of accounts for which you want to keep budgets (typically expense or income accounts). They need to be defined so Odoo can know it which accounts he needs to go get the budget information.

The budgetary positions act as a type of restriction on what can be recorded in the “practical amount” column in a budget.

Each budgetary position can have any number of accounts from the general ledger (the main chart of accounts) assigned to it, though it must have at least one.

If you record a transaction that has an analytic account assigned to it that is included in a budget line but one of the general ledger accounts is not included in the budgetary position for that same budget line, it will not appear within the “practical amount” column of that budget line.

Certaines positions budgétaires sont peut-être déjà installées avec votre plan comptable.

Pour définir les postes entrez dans Comptabilité ‣ Configuration ‣ Postes budgétaires.

Pour notre exemple, nous devons définir quels comptes concernent les dépenses de notre projet. Créez un poste et ajoutez des éléments pour sélectionner les comptes.

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Dans cet exemple, nous sélectionnons les trois comptes pertinents utilisés dans lesquels nous comptabiliserons nos dépenses.

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Cliquez sur Selectionner

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Enregistrez les modifications pour confirmer votre poste budgétaire.

Répétez cette étape pour créer un poste budgétaire des recettes. Seulement dans ce cas sélectionnez les comptes de revenus appropriées.

Compte analytique

Odoo needs to know which costs or expenses are relevant to a specified budget. To do so we need to link our invoices and expenses to a defined analytical account. Create an analytical account by entering the Accounting module and clicking Advisers ‣ Analytic Accounts ‣ Open Charts. Create a new Account called Smith&Co project and select the related partner.

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Définir un budget

Fixons maintenant nos objectifs pour notre budget. Nous avons indiqué que nous nous attendons à gagner 1000 avec ce projet et nous aimerions ne pas dépenser plus de 700.

Pour définir ces objectifs, entrez dans l’application de Comptabilité, sélectionnez Conseiller -> Budgets et créez un nouveau budget.

Nous devons donner un nom au budget. Dans ce cas, nous l’appellerons « Projet Smith ». Sélectionnez la période dans laquelle le budget sera applicable. Ensuite, ajoutez un élément pour spécifier vos cibles dans les lignes de budget.

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Sélectionnez le poste budgétaire lié à la ligne de budget. En d’autres termes, choisir le poste qui pointe vers les comptes que vous souhaitez budgetiser. Dans ce cas, nous allons commencer avec notre cible maximale de charge de 700. Sélectionnez le Poste budgétaire «Coût» et préciser le montant prévu. Comme nous enregistrons un coût, nous avons besoin de spécifier un montant négatif. Enfin, sélectionnez le compte analytique correspondant.

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Cliquez sur Enregistrer et créer pour saisir le budget des recettes. Le poste budgétaire est Revenu et le montant prévu est 1000. Sauvegarder et fermer

Vous devrez confirmer et approuver le budget.

Vérifier votre budget

Vous pouvez vérifier votre budget à tout moment. Pour voir l’évolution, enregistrons quelques factures clients et fournisseur.

Astuce

If you use analytical accounts remember that you need to specify the account in the invoice and/or purchase line.

Voir aussi

Pour plus d’informations sur l’enregistrement des factures et des bons de commande voir Vue d’ensemble du processus de facturation

Revenez à la liste des budgets et trouvez le Projet Smith.

Via le compte analytique, Odoo peut enregistrer les lignes de factures clients et fournisseurs enregistrées dans les comptes et les afficher dans la colonne Montant réel.

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Note

The theoretical amount represents the amount of money you theoretically could have spend / should have received in function of the date. When your budget is 1200 for 12 months (january to december), and today is 31 of january, the theoretical amount will be 100, since this is the actual amount that could have been realised.