Facturer le temps passé sur les tickets (services d’assistance prépayés)

Avoir la possibilité de travailler avec des services d’assistance prépayés, ce qui signifie qu’un bon de commande et une facture correspondante sont émis et, une fois le service effectué, vous pouvez déduire le temps utilisé. Odoo le permet car les applications sont entièrement intégrées, cela se traduit par une répondre plus rapidement aux besoins de vos clients.

Mise en place

Étape 1 : Mettre en place une équipe d’assistance

Accédez à Assistance ‣ Configuration ‣ Equipes d’assistance, créez ou modifiez une équipe existante et activez Feuille de temps sur ticket et Refacturation du temps.
Sélectionnez ou créez un projet sous Feuille de temps sur un ticket. Le projet sélectionné/créé est celui sur lequel les employés effectuent leur pointage par défaut. Cependant, il peut être modifié ultérieurement sur chaque ticket.
Vue de la page des paramètres d'une équipe d'assistance mettant en évident les fonctionnalités Feuilles de temps sur ticket et Facturation du temps dans Odoo Assistance

Étape 2 : Configurer un service

Allez dans Ventes ‣ Configuration ‣ Paramètres et activez Unités de mesure pour éventuellement pouvoir choisir heures (par exemple) comme unité de mesure de votre service.
Ensuite, allez dans Ventes ‣ Produits ‣ Produits, créez ou modifiez-en un existant et définissez son Type de produit sur Service.
Vue d'un formulaire de produit mettant en évidence le type de produit et l'unité de mesure dans Odoo Ventes

Maintenant, sélectionnez la gestion de facturation que vous souhaitez avoir sous l’onglet Ventes. Nous recommandons la configuration suivante :

Vue d'un formulaire de produit et des options de facturation dans l'onglet Vente dans Odoo Ventes

Cette configuration garantit que le client est facturé au nombre d’heures prévu dans la commande client, ce qui signifie que les heures en moins ou en plus enregistrées ne sont pas prises en compte. Il garantit également qu’à chaque fois qu’une commande client est confirmée, une nouvelle tâche est créée sous le bon projet, ce qui automatise le processus.

Astuce

Nous vous recommandons de configurer un projet spécifique, comme cela a été fait pour cet exemple de flux. L’important est de retenir que le poste de commande client doit être paramétré sur le projet ou la tâche correspondante, afin de refacturer le temps passé sur un ticket.

Prévoir une facture et enregistrer le temps

Étape 1 : Passer une commande

Allez dans Ventes ‣ Commandes ‣ Commandes et créez-en une pour le produit de service d’assistance que vous avez précédemment configuré, avec le client qui a besoin que le ticket soit ouvert. Définissez le nombre d’heures nécessaires pour assister le client et Confirmez la commande.

Vue d'une commande mettant en évidence les lignes de la commande dans Odoo Ventes

Étape 2 : Facturer le client

Dans Ventes, sélectionnez la commande client correspondante pour Créer une facture.

Vue d'une commande mettant en évidence le bouton Créer une facture dans Odoo Ventes

Étape 4 : Enregistrer le temps passé

Toujours sur le ticket d’assistance respectif, enregistrez les heures prestées sous l’onglet Feuilles de temps.

Vue d'un ticket d'assistance mettant en évidence l'onglet Feuilles de temps dans Odoo Assistance

Notez que les heures enregistrées sur le formulaire du ticket sont affichées dans la colonne Livré du bon de commande.

Vue d'un commande mettant en évidence la colonne Livré dans Odoo Ventes

Astuce

Les heures enregistrées sur le ticket sont automatiquement affichées dans Feuilles de temps et sur la tâche dédiée.

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