Facturer le temps passé sur les tickets (services d’assistance prépayés)

Avoir la possibilité de travailler avec des services d’assistance prépayés, ce qui signifie qu’un bon de commande et une facture correspondante sont émis et, une fois le service effectué, vous pouvez déduire le temps utilisé. Odoo le permet car les applications sont entièrement intégrées, cela se traduit par une répondre plus rapidement aux besoins de vos clients.

Mise en place

Étape 1 : Mettre en place une équipe d’assistance

Accédez à Assistance ‣ Configuration ‣ Equipes d’assistance, créez ou modifiez une équipe existante et activez Feuille de temps sur ticket et Refacturation du temps.
Select or create a project under Timesheet on Ticket. The selected/created is the one at which employees timesheet on by default. However, it can be ultimately modified on each ticket.
View of a helpdesk team settings page emphasizing the timesheet on ticket and time reinvoicing features in Odoo Helpdesk

Étape 2 : Configurer un service

Allez dans Ventes ‣ Configuration ‣ Paramètres et activez Unités de mesure pour éventuellement pouvoir choisir heures (par exemple) comme unité de mesure de votre service.
Ensuite, allez dans Ventes ‣ Produits ‣ Produits, créez ou modifiez-en un existant et définissez son Type de produit sur Service.
View of a product's form emphasizing the product type and unit of measure fields in Odoo Sales

Maintenant, sélectionnez la gestion de facturation que vous souhaitez avoir sous l’onglet Ventes. Nous recommandons la configuration suivante :

View of a product form and the invoicing options under the tab sales in Odoo Sales

Cette configuration garantit que le client est facturé au nombre d’heures prévu dans la commande client, ce qui signifie que les heures en moins ou en plus enregistrées ne sont pas prises en compte. Il garantit également qu’à chaque fois qu’une commande client est confirmée, une nouvelle tâche est créée sous le bon projet, ce qui automatise le processus.

Astuce

Nous vous recommandons de configurer un projet spécifique, comme cela a été fait pour cet exemple de flux. L’important est de retenir que le poste de commande client doit être paramétré sur le projet ou la tâche correspondante, afin de refacturer le temps passé sur un ticket.

Prévoir une facture et enregistrer le temps

Étape 1 : Passer une commande

Go to Sales ‣ Orders ‣ Orders and create one for the helpdesk service product you have previously set up, with the customer who needs the ticket to be opened. Set the number of hours needed to assist the customer and Confirm the order.

View of a sales order emphasizing the order lines in Odoo Sales

Étape 2 : Facturer le client

Dans Ventes, sélectionnez la commande client correspondante pour Créer une facture.

View of a sales order emphasizing the create invoice button in Odoo Sales

Étape 4 : Enregistrer le temps passé

Toujours sur le ticket d’assistance respectif, enregistrez les heures prestées sous l’onglet Feuilles de temps.

View of a helpdesk ticket emphasizing the timesheets tab in Odoo Helpdesk

Notez que les heures enregistrées sur le formulaire du ticket sont affichées dans la colonne Livré du bon de commande.

View of a sales order emphasizing the delivered column in Odoo Sales

Astuce

Les heures enregistrées sur le ticket sont automatiquement affichées dans Feuilles de temps et sur la tâche dédiée.