Utiliser des lots pour gérer des groupes de produits

Les lots sont l’une des deux façons d’identifier et de suivre des produits dans Odoo. Un lot indique généralement un lot spécifique d’un article qui a été reçu, qui est actuellement stocké ou qui a été expédié depuis un entrepôt, mais il peut également concerner un lot de produits fabriqués en interne.

Les fabricants attribuent des numéros de lot à des groupes de produits ayant des propriétés communes, ce qui peut conduire à ce que plusieurs marchandises partagent le même numéro de lot. Cela aide à identifier un certain nombre de produits au sein d’un même groupe et d’assurer la traçabilité de bout en bout de ces produits à chaque étape de leur cycle de vie.

Les lots sont utiles pour les produits fabriqués ou reçus en grandes quantités (comme les vêtements ou les denrées alimentaires) et peuvent être utilisés pour retracer un produit jusqu’à un groupe. C’est particulièrement utile pour gérer les rappels de produits ou les dates de péremption.

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Utiliser des numéros de série pour suivre des produits

Activer les lots et les numéros de série

Pour suivre les produits à l’aide de lots, la fonctionnalité Lots & Numéros de série doit être activée. Allez à l’application Inventaire ‣ Configuration ‣ Paramètres, faites défiler jusqu’à la section Traçabilité et cochez la case à côté de Lots & Numéros de série. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les changements.

Suivre des produits par lots

Une fois que la fonctionnalité Lots & Numéros de série est activée, il est possible de configurer des produits individuels pour être suivis à l’aide de lots. Pour ce faire, allez à l’application Inventaire ‣ Produits ‣ Produits et choisissez un produit.

Sur la fiche du produit, cliquez sur Modifier pour modifier le formulaire. Cliquez ensuite sur l’onglet Inventaire. Dans la section Traçabilité, cliquez sur Par lots. Cliquez ensuite sur Enregistrer pour enregistrer les changements. Les numéros de lot existants ou les nouveaux numéros peuvent maintenant être assignés aux lots nouvellement reçus ou fabriqués de ce produit.

Important

Si un produit est un stock avant l’activation du suivi par lots ou numéros de série, il peut être nécessaire de procéder à un ajustement d’inventaire afin d’assigner des numéros de lot au stock existant.

Créer de nouveaux lots pour des produits déjà en stock

Il est possible de créer de nouveaux lots pour des produits déjà en stock auxquels aucun numéro de lot n’a été assigné. Pour ce faire, allez à l’application Inventaire ‣ Produits ‣ Lots/Numéros de série et cliquez sur Créer. Cette opération fait apparaître une page distincte sur laquelle un nouveau Lot/Numéro de lot est généré automatiquement.

Astuce

Bien qu’Odoo génère automatiquement un nouveau Lot/Numéro de série pour suivre le numéro le plus récent, il peut être édité et modifié en n’importe quel autre numéro, en cliquant sur la ligne sous le champ Lot/Numéro de série et en changeant le numéro généré.

Une fois que le nouveau Lot/Numéro de série est généré, cliquez sur le champ vierge à côté de Produit pour révéler un menu déroulant. Dans ce menu, sélectionnez le produit auquel ce nouveau numéro sera assigné.

Ce formulaire permet également d’ajuster la Quantité, d’assigner un numéro de Référence interne unique (à des fins de traçabilité) et d’assigner cette configuration de lot ou de numéro de série spécifique à un site web spécifique dans le champ Site web (si vous avez plusieurs sites web).

Il est aussi possible d’ajouter une description détaillée de ce lot ou numéro de série spécifique dans l’onglet Description en dessous.

Lorsque toutes les configurations souhaitées sont terminées, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer tous les changements.

Une fois qu’un nouveau numéro de lot a été créé, enregistré et assigné au produit souhaité, retournez à la fiche du produit dans l’application Inventaire en allant à Produits ‣ Produits et en sélectionnant le produit auquel ce numéro de lot nouvellement créé vient d’être assigné.

Sur la fiche détaillée de ce produit, cliquez sur le bouton intelligent Lot/Numéros de série pour afficher le nouveau numéro de lot. Lorsqu’une quantité supplémentaire de ce produit est reçue ou fabriquée, ce nouveau numéro de lot peut être sélectionné et lui être assigné.

Gérer des lots pour l’expédition et la réception

Les numéros de lot peuvent être assignés à des marchandises entrantes et sortantes. Pour les marchandises entrantes, les numéros de lot sont directement assignés sur le bon de commande. Pour les marchandises sortantes, les numéros de lot sont directement assignés sur la commande client.

Gérer des lots lors des réceptions

Il est possible de directement assigner des numéros de lot à des marchandises entrantes sur le bon de commande.

Pour créer un bon de commande, allez à l’application Achats ‣ Créer. Cette opération fait apparaître un formulaire de demande de prix vierge.

Sur cette demande de prix, complétez les informations nécessaires en ajoutant un Fournisseur et en ajoutant les produits souhaités aux lignes de Produit, en cliquant sur Ajouter un produit (dans l’onglet Produits).

Choisissez la quantité souhaitée du produit à commander en modifiant le nombre dans la colonne Quantité.

Une fois que la demande de prix a été complétée, cliquez sur Confirmer la commande. Lorsque la demande de prix est confirmée, elle devient un Bon de commande et un bouton intelligent Réception apparaît. Cliquez sur le bouton intelligent Réception pour accéder au formulaire de réception de l’entrepôt.

Note

Si vous cliquez sur Valider avant d’assigner un numéro de lot aux quantités de produits commandées, une fenêtre contextuelle Erreur d’utilisateur s’affiche. La fenêtre contextuelle exige la saisie d’un numéro de lot ou de série pour les produits commandés. La demande de prix ne peut pas être validée sans l’assignation d’un numéro de lot.

À partir de là, cliquez sur le menu Options supplémentaires, représenté par une icône hamburger (quatre lignes horizontales), située à droite de la colonne Unité de Mesure dans l’onglet Opérations). Le fait de cliquer sur cette icône fait apparaître une fenêtre contextuelle Opérations détaillées.

Dans cette fenêtre contextuelle, configurez un certain nombre de champs différents, y compris l’assignation d’un numéro de lot dans la colonne Nom du lot/numéro de série, située en bas de la fenêtre.

Il y a deux façons d’assigner des numéros de lot : manuellement et copier/coller.

• Assigner des numéros de lot manuellement : Cliquez sur Ajouter une ligne et choisissez l’emplacement où les produits seront stockés dans la colonne :guilabel:``Vers`. Saisissez ensuite un nouveau Nom de numéro de lot et définissez la quantité faite.

  

  Note

  Si des quantités doivent être traitées dans plusieurs emplacements et lots, cliquez sur Ajouter une ligne et saisissez un nouveau Nom de numéro de lot pour les quantités additionnelles. Répétez jusqu’à ce que la Quantité faite corresponde à la Demande.

• Copier/coller des numéros de lot à partir d’une feuille de calcul : Remplissez une feuille de calcul avec tous les numéros de lot reçus du fournisseur (ou choisis manuellement pour être assignés à la réception). Copiez et collez-les ensuite dans la colonne Nom de lot/numéro de série. Odoo créera automatiquement le nombre de lignes nécessaires en fonction du nombre de numéros collés dans la colonne. À partir de là, il est possible de saisir manuellement les emplacements Vers et les quantités faites dans chaque ligne de numéro de lot.

  

Une fois qu’un numéro de lot a été assigné à toutes les quantités de produits, cliquez sur Confirmer pour fermer la fenêtre contextuelle. Cliquez ensuite sur Valider.

Un bouton intelligent Traçabilité s’affiche lors de la validation de la réception. Cliquez sur le bouton intelligent Traçabilité pour voir le Rapport de traçabilité mis à jour, qui inclut : un document de Référence, le Produit qui est suivi, le # de lot/série assigné, et bien plus encore.

Gérer des lots sur des bons de livraison

Il est possible de directement assigner des numéros de lot à des marchandises sortantes à partir de la commande client.

Pour créer une commande client, allez à l’application Ventes ‣ Créer. Cette opération fait apparaître un formulaire de devis vierge.

Sur ce formulaire de devis vierge, complétez les informations nécessaires en ajoutant un Client et en ajoutant les produits aux lignes de Produits (dans l’onglet Lignes de la commande) en cliquant sur Ajouter un produit.

Choisissez ensuite la quantité que vous voulez vendre en changeant le nombre dans la colonne Quantité.

Une fois que le devis a été complété, cliquez sur le bouton Confirmer pour confirmer le devis. Lorsque le devis est confirmé, il devient une commande client et un bouton intelligent Livraison apparaît.

Cliquez sur le bouton intelligent Livraison pour afficher le formulaire de réception de l’entrepôt pour cette commande spécifique.

À partir de là, cliquez sur le menu Options supplémentaires, représenté par une icône hamburger (quatre lignes horizontales situées à droite de la colonne Unité de Mesure dans l’onglet Opérations). Le fait de cliquer sur cette icône fait apparaître une fenêtre contextuelle Opérations détaillées.

Dans la fenêtre contextuelle, un Lot/Numéro de série sera choisi par défaut et la quantité Réservée totale sera prélevée de ce lot spécifique (s’il y a suffisamment de stock dans ce lot).

Si le stock de ce lot est insuffisant ou si des quantités partielles de la Demande doivent être prélevées sur plusieurs lots, changez la quantité dans la colonne Fait pour uniquement inclure cette partie spécifique de la quantité totale.

Note

Le lot automatiquement choisi pour les bons de livraison varie en fonction de la stratégie d’enlèvement sélectionnée (FIFO, LIFO, ou FEFO). Il dépendra également de la quantité commandée et de l’existence d’une quantité suffisante dans un lot pour honorer la commande.

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Removal strategies (FIFO, LIFO, FEFO)

Cliquez ensuite sur Ajouter une ligne, sélectionnez un Lot/Numéro de série supplémentaire (différent), appliquez le reste des quantités faites et cliquez sur Confirmer pour fermer la fenêtre contextuelle. Enfin, cliquez sur le bouton Valider pour livrer les produits.

Lors de la validation du bon de livraison, un bouton intelligent Traçabilité apparaît. Cliquez sur le bouton intelligent Traçabilité pour voir le Rapport de traçabilité mis à jour, qui inclut : un document de Référence, le Produit qui est suivi, la Date et le # de lot/série assigné.

Le Rapport de traçabilité peut également inclure un reçu de Référence du bon de commande précédent, si les quantités de produits partagent le même numéro de lot.

Gérer des lots pour différents types d’opérations

Dans Odoo, il est uniquement autorisé de créer de nouveaux lots lors de la réception de produits provenant d’un bon de commande, par défaut. Il n’est pas possible d’utiliser des numéros de lot existants.

Pour les commandes clients, l’inverse est vrai : il n’est pas possible de créer de nouveaux numéros de lots sur le bon de livraison, seuls des numéros de lots existants peuvent être utilisés.

Pour modifier la possibilité d’utiliser de nouveaux numéros de lots (ou des numéros de lot existants) sur n’importe quel type d’opération, allez à l’application Inventaire ‣ Configuration ‣ Types d’opération et sélectionnez le Type d’opération souhaité.

Pour les Réceptions, trouvées sur la page des Types d’opérations, il est possible d’activer l’option Utiliser des lots/numéros de série existants en cliquant sur Modifier et en cochant la case à côté de l’option Utiliser des lots/numéros de série existants (dans la section Traçabilité). Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les changements.

Pour les Bons de livraison, il est possible d’activer l’option Créer de nouveaux lots/numéros de série, en cliquant sur Modifier et en cochant la case à côté de l’option Créer de nouveaux lots/numéros de série. Assurez-vous de cliquer sur le bouton Enregistrer pour enregistrer tous les changements.

Astuce

Pour les transferts entre entrepôts qui impliquent des produits suivis par lots, il peut être utile d’activer l’option Utiliser les lots/numéros de série existants pour les réceptions à l’entrepôt.

Traçabilité des lots

Les fabricants et les entreprises peuvent se rapporter aux rapports de traçabilité pour voir le cycle de vie complet d’un produit : d’où (et quand) il vient, où il a été stocké et chez qui (et quand) il est allé.

Pour voir la traçabilité complète d’un produit, ou regrouper des produits par lots, allez à l’application Inventaire ‣ Produits ‣ Lots/Numéros de série. Cette opération affiche le tableau de bord des Lots/Numéros de série.

À partir de là, les produits auxquels des numéros de lot ont été assignés sont répertoriés par défaut, et il est possible de les développer pour afficher les numéros de lot assignés à ces produits.

Pour regrouper les produits par lots (ou numéros de série), commencez par supprimer tous les filtres de la barre de recherche. Cliquez ensuite sur le menu déroulant Regrouper par, sélectionnez Ajouter un groupe personnalisé et sélectionnez Lot/Numéro de série dans le menu déroulant. Cliquez ensuite sur Appliquer.

Cette opération permet d’afficher tous les lots et numéros de série existants et il est possible de les développer pour afficher toutes les quantités de produits portant le numéro assigné.

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