报销

Odoo Expenses streamlines the management of expenses. Employees can submit their expenses; managers can approve them; accountants can record them and process the payments.

配置报销类型

追踪费用的第一步是从 配置 菜单中配置公司允许的费用类型(在Odoo中作为产品管理)。当特定费用以固定价格报销时,在产品上设置成本。否则,将成本保存为0.0,员工将报告每项费用的实际成本。

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以下是一些配置示例:

  • 餐馆:

    • 成本:0.00(工单费用将记录在每笔费用上)

  • 私车旅行:

    • 成本:0.30(公司为每英里报销固定价格)

  • 酒店:

    • 成本:0.00(工单费用将记录在每笔费用上)

  • 其他:

    • 成本:0.0

请勿忘记针对每个报销费用类别设置费用税(及科目,如你使用Odoo会计应用程序)。使用含税价格 配置税收一般是很好的做法,参见: :ref:`价格含税 ` 。这样,员工报告的费用已包含税收,这通常是期望的做法。

小技巧

销售 应用程序可为费用类型规定计量单位(单位、英里、天数,等等)。前往 :menuselection:`销售 –> 配置 –> 设置`并勾选 某些产品售出/购入的计量单位可能不同(高级)

如何记录报销费用

手动

作为员工(用户访问权限为员工),你可从 :menuselection:`我的费用 –> 需提交的费用`记录费用。

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  1. 选择相关产品,输入你支付的总金额(数量 = 1)或单位价格(如数量可计算,例如,酒店晚数)。

  2. 输入费用日期。

  3. 选择你自己支付账单(并希望报销)或是公司直接支付(例如,如你使用公司信用卡)。

  4. 设置账单参考编号,根据要求添加说明并从备忘录添加收据照片/扫描件。这将有助于经理和会计验证。

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从邮件一键点击

员工通过电子邮件即可记录费用。添加收据截图并通过邮件发送,或简单转发账单即可!

只需在 :menuselection:`费用 –> 配置 –> 设置`设置邮件别名(例如,费用 @mycompany.odoo.com)。为了安全起见,只接受经过认证的员工邮件(员工详情表中的 工作邮件 )。

小技巧

如果邮件主题在括号内写明产品的内部参考名称(例如,Ref001 食品 100€ ),系统自动设置报销产品。还可在邮件主题中键入费用金额,将其设置在报销中。

如何向经理提交报销

如你已准备好向经理提交报销(例如,在出差结束后或每月一次),前往菜单 我的费用 ‣ 需提交的费用。从列表视图中选择所有费用并点击 操作 ‣ 向经理提交。保存新创建的费用报告(即费用组),并等待经理审批。

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你也可在费用表单视图中通过 向经理提交 ,逐一提交报销。

如需查看所有已提交的费用报销报告 报销 ‣ 我的费用 ‣ 费用报告

如何审批报销费用

HR和团队经理从顶部菜单 :menuselection:`审批 –> 待审批的费用报告`即可查看所有费用报告概览。这类用户必须至少拥有 报销 应用程序的 管理人员 访问权限。

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利用集成的沟通工具,他们可以审核费用报告,批准或拒绝,并提供反馈。

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作为团队经理,你可轻松查找团队成员的费用报告。你必须在这些员工的详情表单中被设置为经理。

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如何在会计应用中过账报销

在经理批准报销报告后,会计部门前往 :menuselection:`费用 –> 会计 –> 需过账的报销报告`并检查会计、产品和税收。他们可点击 日记账分录过账 ,把相关的日记账分录过账到你的帐簿上。要进行此项操作,用户必须拥有以下访问权限:

  • 会计:会计或顾问

  • 报销费用:经理

注解

如要进行费用过账,必须为员工设置 家庭地址 。如在过账时收到相关的阻止消息,点击员工,进入 个人信息 选项卡并在地址簿中选择/创建员工的联系人。如对方使用Odoo,则已自动创建联系人。

如何为员工报销

你可前往 费用 ‣ 会计 ‣ 需支付的费用报告,查看所有费用报告。如要记录付款或用支票支付,点击 登记付款

查看如何在Odoo中轻松管理付款流程:

如何向客户重开费用发票

如果你追踪到客户项目的费用,可自动对客户进行收费。

设置

  • 在报销设置中启用 客户开单

  • 进入产品配置菜单并对所有报销类型设置开单方法:

    • 已订购数量:根据已订购数量开具费用发票

    • 已交付数量:根据已交付数量开具费用发票

    • 按成本:按实际成本开具费用报销发票。

    • 按销售价格:按销售订单上设定的固定售价开具费用报销发票。

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创建订单

  • 作为销售人员,针对向客户交付的服务创建并确认销售订单。如你在订单中未添加任何报销费用,在会计过账后将自动添加。

  • 将费用报销链接到销售订单。

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报销提交、验证和过账

  • 作为经理,确保在审批报销费用报告的每个报销行都设置了分析科目。如果缺少,单击行添加。员工在提交时也可以设置。

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  • 作为会计,处理日记账分录过账。

发票费用

现在,你可以为订单开具发票。前往 销售 ‣ 开具发票 ‣ 销售,即可开具发票。费用已自动添加到订单行。这类项目用蓝色显示(即开具发票)。

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(即开具发票)。