Dépenses

Odoo Notes de frais rationalise la gestion des dépenses. Après qu’un employé a soumis ses notes de frais dans Odoo, celles-ci sont examinées par le management et la comptabilité. Une fois qu’elles sont approuvées, il est possible de traiter les paiements et de rembourser l’employé.

Pour plus d'infos

Odoo Dépenses : page produit

Définir des types de notes de frais

La première étape pour suivre les dépenses est de configurer les différents types de notes de frais de l’entreprise (gérés comme des produits dans Odoo). Chaque « produit » peut être aussi spécifique ou généralisé que nécessaire. Allez à Notes de frais ‣ Configuration ‣ Produits de note de frais pour voir les produits actuels qui peuvent faire l’objet d’une note de frais dans une vue kanban par défaut.

Pour créer un nouveau produit de note de frais, cliquez sur Créer. Une fiche produit s’affiche. Seuls les champs Nom du produit et Unité de mesure sont obligatoires pour créer un nouveau produit de note de frais. Saisissez le Nom du produit dans le champ et sélectionnez l”Unité de mesure dans le menu déroulant (pour la plupart des produits, ce champ est défini sur Unités, la sélection par défaut).

Astuce

L’application Ventes permet de créer et de modifier les unités de mesure (par ex. unités, kilomètres, nuits, etc.). Allez à l’application Ventes ‣ Configuration ‣ Paramètres et assurez-vous que l’option Unités de Mesure est activée dans la section Catélogue de produits. Cliquez sur le lien interne des Unités de Mesure pour afficher, créer et modifier les unités de mesure. Consultez ce document pour en apprendre plus sur les unités de mesure et la façon de les configurer.

Le champ Coût sur la fiche du produit est par défaut rempli avec une valeur 0,00. Lorsqu’une note de frais en particulier doit toujours être remboursée à un certain prix, saisissez ce montant dans le champ Coût. Sinon, laissez le Coût sur 0,00, et les employés indiqueront le coût réel lorsqu’ils soumettent leur note de frais.

Example

Voici quelques exemples de cas où il convient de fixer un Coût spécifique sur un produit plutôt que le laisser le Coût sur 0,00 :

• Repas : Définissez le Coût sur 0,00. Lorsqu’un employé enregistre une note de frais pour un repas, il saisit le montant réel de la facture et sera remboursé pour ce montant. Une note de frais pour un repas coûtant €95,23 correspondra à un remboursement de €95,23.

• Kilométrage : Définissez le Coût sur 0,30. Lorsqu’un employé enregistre une note de frais pour les « kilomètres », il sait le nombre de kilomètres parcourus et est remboursé à hauteur de 0,30 par kilomètre entré. Une note de frais de 100 kilomètres correspondra à un remboursement de €30,00.

• Stationnement mensuel : Définissez le Coût sur 75,00. Lorsqu’un employé enregistre une note de frais pour le « stationnement mensuel », le remboursement s’élève à €75,00.

• Notes de frais : Définissez le Coût à 0,00. Lorsqu’un employé enregistre une note de frais qui n’est pas un repas, un kilométrage ou un stationnement mensuel, il utilise le produit générique Notes de frais. Une note de frais pour un ordinateur portable coûtant €350,00 sera enregistrée comme un produit Notes de frais et le remboursement s’élèvera à €350,00.

Sélectionnez un Compte de charges si vous utilisez l’application Comptabilité d’Odoo. Il est recommandé de vérifier avec le département comptable pour déterminer le bon compte à référencer dans ce champ, car cela affectera les rapports.

Définissez une taxe sur chaque produit dans les champs Taxes fournisseur et Taxes à la vente, le cas échéant. Une bonne pratique consiste à utiliser une taxe configurée avec la fonction Prix toutes taxes comprises. Les taxes seront automatiquement configurées si cette option est activée.

Enregistrer des notes de frais

Créer manuellement une nouvelle note de frais

Pour enregistrer une nouvelle note de frais, commencez dans le tableau de bord principal de l’application Notes de frais, qui affiche par défaut la vue Mes notes de frais à déclarer. Il est aussi possible d’accéder à vue via l’application Notes de frais ‣ Mes notes de frais ‣ Mes notes de frais à déclarer.

Cliquez d’abord sur Créer et complétez les différents champs du formulaire.

• Description : Saisissez une brève description de la dépense dans le champ Description. Elle doit être courte et informative, telle que lunch avec un client ou hôtel pendant la conférence.

• Produit : Sélectionnez le produit dans le menu déroulant qui correspond le plus à la dépense. Par exemple, un billet d’avion conviendrait à un Produit de note de frais intitulé Voyage en avion.

• Total : Saisissez le montant total payé pour la note de frais de l’une des deux manières suivantes :

  1. Si la note de frais concerne un seul article/une seule dépense avec un prix variable, saisissez le coût dans le champ Total. Odoo n’affichera pas le champ Quantité pour un produit s’il n’est pas nécessaire de préciser la quantité (un produit avec un prix unitaire de 0,00 et une quantité de 1,00).

  2. Si la note de frais concerne des multiples d’un même article/d’une même dépense avec un prix fixe, le Prix unitaire s’affiche. Saisissez la quantité dans le champ Quantité et le Total est automatiquement mis à jour avec le bon total (la Quantité x le Prix unitaire = le Total).

     Example

     Par exemple, dans le cas de kilomètres parcourus, le Prix unitaire est défini dans la fiche produit comme le coût par kilomètre. Définissez simplement la Quantité sur le nombre de kilomètres parcourus et le total de la note de frais est mis à jour.

• Référence de la facture : Si un texte de référence doit être inclus dans la note de frais, saisissez-la dans ce champ. Ce champ n’est pas visible pour les produits de note de frais qui requièrent la saisie d’une Quantité.

• Date de la dépense : À l’aide du module calendrier, saisissez la date de la dépense. Utilisez les flèches < (gauche) et > (droite) pour naviguer jusqu’au bon mois, puis cliquez sur le bon jour pour saisir la sélection.

• Compte : Sélectionnez le compte de charges dans lequel cette dépense doit être enregistrée dans le menu déroulant.

• Client à refacturer : Si la dépense doit être payée par un client, sélectionnez le client et la commande client associée qui seront facturés pour cette dépense dans le menu déroulant. Par exemple, si un client souhaite avoir un meuble sur mesure et qu’il a acheté des heures de conception à notre employé, la commande listant les heures sera référencée comme le Client à refacturer. Dans la vue de liste, il peut y avoir plusieurs commandes référençant la même entreprise, assurez-vous donc que la bonne commande est sélectionnée.

Note

Le champ Client à refacturer n’est visible que si le produit de note de frais est sélectionné soit Au coût, soit Prix de vente dans la section Refacturer les dépenses. Si Aucun est sélectionné dans la section Refacturer les dépenses le champ Client à refacturer est masqué.

• Compte analytique : Sélectionnez le compte sur lequel la dépense doit être imputée dans le menu déroulant.

• Société : Si plusieurs sociétés sont configurées, sélectionnez la société pour laquelle cette dépense doit être enregistrée dans le menu déroulant. S’il n’y a qu’une seule société, ce champ sera automatiquement rempli.

• Employé : Dans le menu déroulant, sélectionnez l’employé pour lequel cette note de frais est créée.

• Payé par : Cliquez sur le bouton radio pour indiquer qui a payé la dépense et qui doit être remboursé. Si l’employé a payé la dépense (et doit être remboursé), sélectionnez Employé (à rembourser). Si c’est la société qui a payé directement (par ex. la carte de crédit de la société a été utilisée pour payer la dépense), sélectionnez Société.

• Notes… : Si des notes sont nécessaires pour expliciter la dépense, saisissez-les dans le champ des notes.

Une fois que tous les champs ont été complétés, cliquez sur Enregistrer.

Joindre un reçu

Après avoir enregistré la dépense, l’étape suivante est de joindre un reçu. Un nouveau bouton Joindre un reçu apparaît après l’enregistrement de l’entrée, en dessous de l’ancien bouton Enregistrer (qui devient un bouton Modifier).

Cliquez sur le nouveau bouton Joindre un reçu et un explorateur de fichiers apparaît. Allez au reçu à joindre et cliquez sur Ouvrir. Le nouveau reçu est enregistré dans le chatter et le nombre de reçus apparaît à côté de l’icône 📎(trombone) sous le formulaire de dépense. Il est possible de joindre plus d’un reçu à une dépense individuelle, selon les besoins. Le nombre de reçus joints à la note de frais sera noté sur l’icône du trombone.

Créer de nouvelles notes de frais à partir d’un reçu numérisé

Plutôt que de saisir manuellement toutes les informations relatives à une dépense, il est possible de créer une note de frais automatiquement en numérisant un reçu PDF.

Tout d’abord, dans la vue de tableau de bord principal de l’application Notes de frais (il est possible d’accéder à cette vue à partir de l’application Notes de frais ‣ Mes notes de frais ‣ Mes notes de frais à déclarer), cliquez sur Numériser et un explorateur de fichiers s’ouvre. Allez au reçu à charger, cliquez dessus pour le sélectionner, puis cliquez sur Ouvrir.

Le reçu est numérisé et une nouvelle entrée est créée avec la date du jour comme Date de la note de frais et tous les autres champs pouvant être renseignés en fonction des données numérisées, tels que le total. Cliquez sur la nouvelle entrée pour ouvrir le formulaire de la note de frais individuelle et cliquez sur Modifier pour apporter les modifications. Le reçu numérisé apparaît dans le chatter. Apportez les modifications au formulaire, puis cliquez sur Enregistrer après avoir saisi toutes les informations.

Créer automatiquement de nouvelles notes de frais à partir d’un email

Au lieu de créer chaque note de frais individuellement dans l’application Notes de frais, il est possible de les créer automatiquement en envoyant un email à une adresse email.

Pour ce faire, vous devez d’abord configurer un alias d’email. Allez à l’application Notes de frais ‣ Configuration ‣ Paramètres. Assurez-vous que l’option Emails entrants est activée.

Note

If the domain alias needs to be set up, Setup your domain alias will appear beneath the incoming emails check box instead of the email address field. Refer to this documentation for setup instructions and more information: Noms de domaine. Once the domain alias is configured, the email address field will be visible beneath the incoming emails section.

Ensuite, saisissez l’adresse email à utiliser dans le champ email et cliquez sur Enregistrer. Maintenant que l’adresse email a été saisie, il est possible d’envoyer des emails à cet alias pour créer de nouvelles notes de frais sans devoir être connecté à la base de données Odoo.

Pour soumettre une note de frais par email, rédigez un nouvel email et saisissez le code référence interne du produit (si disponible) et le montant de la dépense dans le sujet de l’email. Ensuite, joignez le reçu à l’email. Odoo crée la note de frais en prenant les informations notées dans le sujet de l’email et en les combinant avec le reçu.

Pour vérifier la référence interne d’un produit de note de frais, allez à l’application Notes de frais ‣ Configuration ‣ Articles de note de frais. Si une référence interne est répertoriée sur le produit, elle est visible dans cette vue.

Pour ajouter une référence interne sur un produit de note de frais, cliquez sur le produit et sur Modifier. Dans le mode édition, saisissez la Référence interne dans le champ. Cette phrase apparaît sous le champ Référence interne : Utiliser cette référence comme préfixe de sujet lors de l’envoi par email..

Note

Pour des raisons de sécurité, seuls les emails d’employés authentifiés sont acceptés par Odoo lors de la création d’une note de frais à partir d’un email. Pour confirmer l’adresse email d’un employé authentifié, allez à la fiche de l’employé dans l’application Employés et référez-vous à l”Email professionnel dans le champ principal.

Example

Si vous soumettez une note de frais par email pour un repas de €25,00 pendant un voyage d’affaires, le sujet de l’email serait Ref005 Repas €25,00.

Explication :

• La Référence interne du produit de note de frais Repas est Ref005

• Le Coût de la dépense s’élève à €25,00

Créer une note de frais

Lorsque des dépenses sont prêtes à être soumises (à la fin d’un voyage d’affaires ou une fois par mois), une notes de frais doit être créée. Allez au tableau de bord principal de l’application Notes de frais, qui affiche par défaut la vue Mes notes de frais ou allez à l’application Notes de frais ‣ Mes notes de frais ‣ Mes notes de frais à déclarer.

Tout d’abord, chaque dépense individuelle de la note de frais doit être sélectionnée en cochant la case à côté de chaque entrée ou en sélectionnant rapidement toutes les dépenses dans la liste en cochant la case à côté de Date de la dépense.

Une fois les notes de frais sélectionnées, cliquez sur le bouton Créer le rapport. Le nouveau rapport apparaît avec toutes les notes de frais répertoriées et les champs Employé, Payé par, Journal de note de frais, et Société sont remplis automatiquement sur la base des notes de frais individuelles dans le rapport.

Il est recommandé d’ajouter une brève description de chaque rapport pour garder les notes de frais organisées. Saisissez une brève description sur le rapport de note de frais (telle que Voyage client NYC, ou Réparation de la voiture de société) dans le champ Résumé de la note de frais.

Note

Si toutes les notes de frais comportent la même date, le champ Résumé de la note de frais sera prérempli avec la date des notes de frais.

Ensuite, sélectionnez un Gestionnaire dans le menu déroulant pour qu’un responsable puisse revoir le rapport.

Si certaines dépenses ne figurent pas dans la note de frais alors qu’elles devraient y figurer, il est toujours possible de les ajouter. Cliquez sur Ajouter une ligne en bas de l’onglet Dépense. Cochez la case à côté de chaque dépense à ajouter, puis cliquez sur Sélectionner. Les éléments apparaissent maintenant dans la note de frais nouvellement créée.

Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer.Une fois le rapport de note de frais enregistré, un bouton intelligent Notes de frais apparaît dans le coin supérieur droit, répertoriant le nombre de notes de frais sur le rapport. Cliquez sur le bouton intelligent Notes de frais pour voir les notes de frais individuelles du rapport dans une liste.

Soumettre une note de frais

Lorsqu’une note de frais est complétée, l’étape suivante est de soumettre la note de frais à un manager pour approbation. Les notes de frais doivent être soumises individuellement et ne peuvent pas être soumises en lot. Ouvrez le rapport spécifique dans la liste des notes de frais (si la note de frais n’est pas encore ouverte). Pour voir toutes les notes de frais, allez à l’application Notes de frais ‣ Mes notes de frais ‣ Mes rapports.

Si la liste est longue, il peut être utile de regrouper les résultats par statut, car seuls les notes de frais qui sont en brouillon doivent être soumises, contrairement aux notes de frais dont le statut est Approuvé ou Soumis.

Note

Le statut de chaque note de frais s’affiche dans la colonne Statut à l’extrême droite. Si la colonne Statut n’est pas visible, cliquez sur l’icône ⋮ (options additionnelles) à la fin de la ligne et cochez la case à côté de Statut.

Cliquez sur une note de frais pour l’ouvrir, puis cliquez sur Soumettre au manager. Après avoir soumis une note de frais, la prochaine étape est d’attendre que le manager l’approuve.

Important

Les sections Approuver des notes de frais, Enregistrer des notes de frais dans la comptabilité, et Rembourser les employés sont uniquement pour les utilisateurs ayant les droits nécessaires.

Approuver des notes de frais

Dans Odoo, tout le monde ne peut pas approuver des notes de frais - seuls les utilisateurs ayant les droits (ou autorisations) nécessaires peuvent le faire. Cela signifie qu’un utilisateur doit avoir au moins des droits Approbateur d’équipe pour l’application Notes de frais. Les employés ayant les droits nécessaires peuvent revoir des notes de frais, les approuver ou les rejeter, ainsi que donner leur avis grâce à l’outil de communication intégré.

Pour savoir qui a le droit d’approuver, allez à l’application principale Paramètres et cliquez sur Gérer les utilisateurs.

Note

Si l’application Paramètres n’est pas disponible, certains droits ne sont pas définis sur le compte. Dans l’onglet Droits d’accès d’une fiche d’utilisateur dans l’application Paramètres, la section Administration est définie sur l’une des trois options suivantes :

• Rien (blanc) : L’utilisateur ne peut pas du tout accéder à l’application Paramètres.

• Droits d’accès : L’utilisateur peut uniquement voir la section Utilisateurs & Sociétés de l’application Paramètres.

• Paramètres : L’utilisateur a accès à l’intégralité de l’application Paramètres sans restrictions.

Please refer to this document to learn more about managing users and their access rights.

Cliquez sur une personne pour voir sa carte, ce qui permet d’afficher l’onglet Droits d’accès dans la vue par défaut. Faites défiler jusqu’à la section Ressources humaines. Dans Notes de frais, il y a quatre options :

• Rien (vierge) : Un champ vierge signifie que l’utilisateur n’a pas le droit de visualiser ou d’approuver des notes de frais. Il peut uniquement voir ses propres notes de frais.

• Approbateur de l’équipe : L’utilisateur peut uniquement visualiser et approuver les notes de frais de sa propre équipe.

• Approbateur de tout : L’utilisateur peut visualiser et approuver n’importe quelle note de frais.

• Administrateur : L’utilisateur peut visualiser et approuver n’importe quelle note de frais et accéder aux menus d’analyse et de configuration de l’application Notes de frais.

Les utilisateurs qui sont en mesure d’approuver les notes de frais (généralement des managers) peuvent facilement visualiser toutes les notes de frais à valider. Allez à l’application Notes de frais ‣ Notes de frais ‣ Notes de frais à approuver. Cette vue répertorie toutes les notes de frais qui ont été soumises, mais non approuvées, comme l’indique l’étiquette Soumis dans la colonne de statut.

Les rapports de note de frais peuvent être approuvés de deux manières (individuellement ou plusieurs à la fois) et refusés d’une seule manière. Pour approuver plusieurs rapports en une fois, restez dans la vue de liste. Tout d’abord, sélectionnez les rapports à approuver en cochant la case à côté de chaque rapport ou en cochant la case à côté du champ Employé pour sélectionner tous les rapports de la liste. Ensuite, cliqeuz sur le bouton Approuver le rapport. Le nombre de rapports sélectionnés apparaît à côté du bouton Approuver le rapport, dans un bouton X sélectionné(s), X étant le nombre de rapports actuellement sélectionnés.

Pour approuver une note de frais individuelle, cliquez sur une note de frais pour passer à une vue détaillée de ce rapport. Dans cette vue, vous avez plusieurs options : Approuver, Refuser ou Remettre en brouillon. Cliquez sur Approuver pour approuver le rapport.

Si vous cliquez sur Refuser, une fenêtre contextuelle s’affiche. Expliquez brièvement le motif du refus dans le champ Motif du refus de la note de frais, puis cliquez sur Refuser.

Les chefs d’équipe peuvent facilement visualiser tous les rapports de note de frais à approuver pour les membres de leur équipe. Dans la vue Rapports à approuver, cliquez sur Filtres, puis cliquez sur Mon équipe. Tous les rapports à approuver pour l’équipe du manager sont alors affichés. Les managers peuvent facilement voir tous les rapports de leur équipe en cliquant simplement sur le filtre À approuver dans la barre Recherche… et en le supprimant, de sorte que seul le filtre Mon équipe soit actif.

Astuce

Si vous avez besoin de plus d’informations, par exemple un reçu manquant, vous pouvez facilement le communiquer dans le chatter. Dans un rapport individuel, cliquez simplement sur Envoyer un message, puis rédigez un message dans la zone de texte qui s’affiche, taguez la bonne personne (le cas échéant) et postez-le dans le chatter en cliquant sur Envoyer. Le message est posté dans le chatter et la personne taguée sera notifiée par email du message, ainsi que tout autre abonné.

Notez que seuls les abonnés peuvent être tagués dans un message. Pour taguer quelqu’un qui n’est pas abonné, ajoutez-le d’abord en tant qu’abonné. Cliquez sur l’icône 👤 (personne), puis cliquez sur Ajouter des abonnés, puis saisissez leur nom dans le champ Destinataires et enfin, cliquez sur Ajouter des abonnés.

Enregistrer des notes de frais dans la comptabilité

Une fois qu’une note de frais est approuvée, la prochaine étape est de l’enregistrer dans le journal comptable. Pour visualiser toutes les notes de frais à comptabiliser, allez à Notes de frais ‣ Notes de frais ‣ Notes de frais à comptabiliser.

Tout comme les approbations, les rapports de notes de frais peuvent être enregistrés de deux manières (individuellement ou plusieurs à la fois). Pour enregistrer plusieurs rapports de notes de frais à la fois, restez dans la vue de liste. Tout d’abord, sélectionnez les rapports à enregistrer en cochant la case à côté de chaque rapport en en cochant la case à côté du champ Employé pour sélectionner tous les rapports de la liste. Cliquez ensuite sur Comptabiliser les écritures.

Pour comptabiliser un rapport individuel, cliquez sur un rapport pour voir ses détails. Dans cette vue, il y a plusieurs options : Comptabiliser les écritures, Rapporter dans la prochaine fiche de paie, Refuser, ou Remettre en brouillon. Cliquez sur Comptabiliser les écritures pour enregistrer le rapport.

Si vous cliquez sur Refuser, une fenêtre contextuelle s’affiche. Expliquez brièvement le refus dans le champ Motif du refus de la note de frais, puis cliquez sur Refuses. Les notes de frais refusées peuvent être visualisées en allant à l’application Notes de frais ‣ Notes de frais ‣ Toutes les notes de frais. Cette liste répertorie toutes les notes de frais, y compris les notes refusées.

Note

Pour enregistrer des notes de frais dans un journal comptable, l’utilisateur doit avoir les droits d’accès suivants :

• Comptabilité : comptable ou conseiller

• Dépenses : responsable

Rembourser les employés

Après l’enregistrement d’une note de frais dans un journal comptable, la prochaine étape est de rembourser l’employé. Pour visualiser toutes les notes de frais à rembourser, allez à Notes de frais ‣ Notes de frais ‣ Notes de frais à rembourser.

Tout comme les approbations et l’enregistrement, les rapports de notes de frais peuvent être payés de deux manières (individuellement ou plusieurs à la fois). Pour payer plusieurs rapports de notes de frais à la fois, restez dans la vue de liste. Sélectionnez d’abord les rapports à payer en cochant la case à côté de chaque rapport ou en cochant la case à côté de l”Employé pour sélectionner tous les rapports de la liste. Cliquez ensuite Enregistrer un paiement.

Pour payer une note de frais individuelle, cliquez sur une note de frais pour passer à la vue détaillée de cette note. Cliquez sur Enregistrer un paiement pour rembourser l’employé.

Refacturer des notes de frais aux clients

Si une note de frais doit être remboursée par un client et pas par la société, la note de frais peut être automatiquement facturée au client. Pour ce faire, il faut d’abord référencer la commande client à laquelle la note de frais doit s’appliquer lors de la création de la note de frais.

Les étapes suivantes sont les mêmes que si la note de frais était remboursée par la société et non par un client. La ou les notes de frais sont intégrées dans un rapport de notes de frais, puis le rapport est soumis pour approbation. Ensuite, les managers approuvent le rapport et le département comptable enregistre la pièce comptable.

Enfin, une fois le rapport enregistré dans un journal, la note de frais apparaît sur la commande client qui a été référencée lors de la création de la note de frais.

La commande client peut alors être facturée, ce qui permet de facturer la dépense au client.

Configuration

Tout d’abord, précisez la politique de facturation de chaque produit de note de frais. Allez à l’application, Notes de frais ‣ Configuration ‣ Produits de note de frais. Cliquez sur le produit de note de frais à modifier, puis sur Modifier. Dans la section Facturation, sélectionnez la Politique de facturation et la Politique de refacturation en cliquant sur le bouton radio à côté de la sélection souhaitée.

Politique de facturation :

• Quantités commandées : Le produit de note de frais facture uniquement les dépenses basées sur la quantité commandée.

• Quantités livrées : Le produit de note de frais facture uniquement les dépenses basées sur la quantité livrée.

Politique de refacturation :

• Non : le produit de note de frais n’est pas refacturé.

• Au coût : le produit de note de frais facture les dépenses à leur coût réel.

• Au prix de vente : le produit de note de frais facture le prix défini sur le bon de commande.

Créer une note de frais et un rapport de notes de frais

Tout d’abord, lors de la création d’une nouvelle note de frais, vous devez saisir les informations correctes afin de pouvoir refacturer au client. Dans le menu déroulant, sélectionnez la commande client sur laquelle la note de frais doit apparaître dans la section Client à refacturer. Sélectionnez ensuite le Compte analytique sur lequel la note de frais sera comptabilisée. Après avoir créé la note de frais, le rapport de notes de frais doit être créé et soumis comme d’habitude.

Important

Il est important de sélectionner un Client à refacturer lors de la création d’une note de frais. En effet, ce champs ne peut plus être modifié après avoir ajouté la note de frais au rapport.

Valider et comptabiliser des notes de frais

Seuls les employés disposant des autorisations (généralement des managers ou des superviseurs) peuvent approuver des notes de frais. Avant d’approuver une note de frais, assurez-vous que le Compte analytique est défini sur chaque ligne de la note de frais. S’il manque un Compte analytique, cliquez sur Modifier et sélectionnez le bon compte dans le menu déroulant, puis cliquez sur Approuver ou Refuser.

le département comptable est généralement chargé de comptabiliser les pièces comptables. Une fois qu’un rapport de note de frais est approuvé, il peut être comptabilisé. La commande client est uniquement mise à jour après la comptabilisation de la pièce comptable et la note de frais apparaît désormais sur la commande client référencée.

Facturer les dépenses

Après la mise à jour de la commande client, il est temps de refacturer au client. Après l’approbation du rapport et la comptabilisation de la pièce comptable, vous pouvez ouvrir la commande client et voir les dépenses. Cliquez sur la ligne de dépense et les détails de cette dépense individuelle s’affichent dans une fenêtre contextuelle. Cliquez sur la commande client répertoriée à côté du Client à refacturer.

La commande client s’affiche et les dépenses sont désormais répertoriées dans l’onglet Lignes de la commande.

Cliquez ensuite sur Créer une facture et sélectionnez si une facture est une Facture normale, un Acompte (pourcentage) ou un Acompte (montant fixe) en cliquant sur le bouton radio à côté. Ensuite, cliquez sur Créer une facture. Les dépenses ont été facturées au client.