경비 기록¶
경비를 환급받으려면 먼저 각각의 경비를 데이터베이스에 기록해야 합니다. 경비를 기록하는 방법에는 세 가지가 있습니다. 직접 경비 기록 입력, 영수증 업로드 또는 미리 설정해 놓은 이메일 주소를 이용하여 영수증 이메일로 보내기 중에서 선택합니다.
직접 경비 입력하기¶
새로 경비를 기록하려면 을 엽니다. 기본값으로 내 경비 페이지가 표시됩니다.
팁
이 보기는 를 통해서도 확인할 수 있습니다.
그런 다음 새로 만들기 를 클릭하면 나타나는 양식에 다음 내용을 입력합니다.
설명: 경비에 대한 설명을 간단하게 입력합니다.
클라이언트와의 점심 식사또는컨퍼런스용 호텔과 같이 짧게 설명할 수 있는 내용이어야 합니다.카테고리: 드롭다운 메뉴에서 경비 내용에 가장 가까운 경비 카테고리를 선택합니다.
총액: 두 가지 중 하나의 방법으로 경비 지출한 총 금액을 입력합니다:
한 가지 항목 또는 경비에 대해서 한 가지 카테고리를 선택할 경우에는 총액 에 비용을 입력합니다 (수량 필드는 숨겨짐).
경비 작업을 정가 기준의 여러 건의 항목/경비를 대상으로 진행 중인 경우에는, 단가 가 표시됩니다. 수량 필드에 수량을 입력하면 총 비용이 정확한 합계 금액으로 자동 업데이트됩니다. 총 비용은 수량 아래에 표시됩니다.
Example
주행 마일리지의 경우 단가 는 마일당 비용으로 입력됩니다. 수량 을 주행 마일 수 로 설정하면 총액이 계산됩니다.
포함된 세금: 비용 카테고리에 세금을 설정한 경우, 총액 또는 :guilabel:`수량`을 입력하면 세금 비율과 금액이 자동으로 표시됩니다.
참고
비용 카테고리에 세금을 설정한 경우 세금 포함 값은 총액 또는 수량 을 변경하면 실시간으로 업데이트됩니다.
직원: 드롭다운 메뉴를 사용하여 이 경비에 해당하는 직원을 선택합니다.
결제자: 선택 버튼으로 경비를 결제하여 환급을 받아야 하는 대상자를 표시합니다. 직원 (환급 대상) 또는 회사 를 선택합니다. 선택한 경비 카테고리에 따라 이 항목이 표시되지 않을 수 있습니다.
경비 날짜: 이 항목을 클릭하면 달력 팝오버 창이 나타나며 여기에서 경비를 지출한 날짜를 입력합니다.
계정: 드롭다운 메뉴를 통해 경비를 기록할 경비 계정을 선택합니다.
재청구할 고객: 고객이 해당 경비를 지불해야 하는 경우, 이 비용에 대해 청구서를 발행할 고객 및 SO 를 드롭다운 메뉴에서 선택합니다. 드롭다운 메뉴에 있는 모든 판매주문서에는 판매주문서를 받는 회사 및 SO 가 표시됩니다. 경비 항목이 저장되면 고객명이 사라지고 SO 만 경비에 표시됩니다.
Example
고객이 맞춤형 정원 설계 및 설치와 관련한 현장 미팅을 하기를 바라고 있으며 관련 경비 (예: 교통, 호텔, 식사 등)을 지불하는 데 동의합니다. 해당 미팅과 관련된 모든 경비는 맞춤형 정원에 대한 판매주문서 (고객에게도 참조를 넣습니다)에서 고객 재청구 로 표시됩니다.
guilabel:
분석적 분배: 드롭다운 메뉴에서 경비를 기록할 계정을 프로젝트 나 부서 에서 혹은 둘 다 선택합니다. 필요한 경우 각 카테고리에 계정을 여러 개 선택할 수 있습니다. 계정 옆에 백분율 값을 입력하여 분석 계정별로 백분율을 조정합니다.회사: 다중 회사가 설정되어 있는 경우 드롭다운 메뉴에서 경비를 제출할 회사를 선택합니다. 현재 회사가 자동으로 입력되어 있습니다.
메모…: 경비 내용을 명확히 소명하기 위해 메모가 필요한 경우 메모란에 입력합니다.
영수증 첨부¶
경비에 대한 기록을 생성했으면 다음 단계는 영수증을 첨부하는 것입니다. 영수증 첨부 버튼을 클릭하면 파일 탐색기가 나타납니다. 첨부할 영수증으로 이동하여 열기 를 클릭합니다.
새 영수증은 메시지창 에 기록되고, :guilabel:` (종이클립)` 아이콘 옆에 영수증 개수가 표시됩니다. 필요에 따라 여러 개의 영수증을 개별 경비 기록에 첨부할 수 있습니다.
경비 업로드¶
PDF 영수증을 업로드하면 자동으로 경비 기록을 생성할 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 설정 메뉴에서 활성화한 후 IAP 크레딧을 구매해야 합니다.
디지털화 설정¶
영수증 스캔 기능을 활성화하려면 으로 이동하여 경비 디지털화 (OCR) 옆에 있는 확인란을 선택합니다. 그런 다음 저장 을 클릭합니다. 활성화하게 되면 추가 선택란이 나타납니다. 선택 버튼을 클릭하여 다음 중 하나를 선택합니다.
디지털화하지 않음: 영수증 디지털화 기능을 해제합니다.
요청할 경우에만 디지털화: 요청하는 경우에만 영수증을 디지털화합니다. 문서 디지털화 버튼이 경비 기록에 나타납니다. 클릭하면 영수증을 스캔하여 경비 기록이 업데이트됩니다.
자동으로 디지털화: 영수증을 업로드하면 모두 자동으로 디지털화합니다.
이와 같은 선택 항목 아래에서 링크를 두 개 더 확인할 수 있습니다. 크레딧 구매 링크를 클릭하면 디지털 영수증을 생성할 크레딧을 구매할 수 있습니다. 내 서비스 보기 링크를 클릭하면 현재 서비스에 대한 전체 목록 및 크레딧 잔액을 확인할 수 있습니다.
문서 디지털화 및 IAP 에 대한 자세한 내용은 인앱 구매 (IAP) 문서를 참조하세요.
참고
경비 디지털화 (OCR) 기능을 활성화하면 필요한 모듈이 설치되어 영수증을 스캔할 수 있습니다. 이 기능을 비활성화하면 모듈이 삭제됩니다.
일시적으로 영수증 디지털화를 중단하고자 할 경우에는 디지털화하지 않음 을 선택합니다. 이 항목을 선택하는 이유는 모듈을 제거하지 않은 상태에서 나중에 다른 두 항목을 선택하면 디지털화 기능을 활성화할 수 있기 때문입니다.
영수증 업로드¶
경비 앱 을 열고 내 지출 현황판에서 업로드 를 클릭하면 파일 탐색기가 나타납니다. 업로드할 영수증으을 찾아 선택한 다음 열기 를 클릭합니다.
영수증을 스캔하여 새로운 경비 기록을 생성합니다. 경비 날짜 에는 오늘 날짜가 입력되고 :guilabel:`총액`와 같이 스캔된 데이터를 기반으로 하는 다른 필드도 채워집니다.
새로운 항목을 클릭하여 개별 지출 양식을 열고 필요한 경우 변경합니다. 스캔한 영수증이 메시지창 에 나타납니다.
경비 이메일 발송¶
경비 앱에서 각각의 경비를 개별적으로 생성하는 대신, 이메일 별칭으로 이메일을 전송하면 자동으로 경비를 생성할 수 있습니다.
이렇게 진행하려면 먼저 이메일 별칭을 설정해야 합니다. 으로 이동합니다. 수신 이메일 옆에 있는 확인란에 표시가 되어 있는지 확인합니다. 기본 이메일 별칭은 expense@(domain).com 입니다. 이메일 별칭을 변경하려면 별칭 오른쪽 입력란에 변경할 이메일을 입력합니다. 그런 다음 저장 을 클릭합니다.
참고
도메인 별칭을 설정해야 하는 경우에는 도메인 별칭 설정 이 이메일 주소 필드 대신 수신 이메일 확인란 아래에 나타납니다.
설정 방법 및 자세한 내용은 도메인 주소 문서를 참조하세요.
도메인 별칭 설정이 완료되면 이메일 주소 항목이 경비 앱의 설정 페이지에 있는 수신 이메일 기능 아래에 표시됩니다.
이메일 주소를 입력하면 Odoo 데이터베이스에 있지 않더라도 해당 별칭으로 이메일을 전송하여 경비를 새로 생성할 수 있습니다.
이메일로 경비를 제출하려면 새로 이메일을 작성한 후 이메일 제목에 품목 내부 참조 코드 (지정된 경우)와 경비 금액을 입력합니다. 그런 다음 이메일에 영수증을 첨부합니다. Odoo에서는 이메일 제목에 있는 정보를 가져와서 영수증과 결합하여 경비 항목을 생성합니다.
경비 카테고리 내부 참조를 확인하려면 열에 해당 내용이 표시됩니다.
경비 카테고리에 내부 참조를 추가하려면 해당하는 카테고리를 클릭하여 경비 카테고리 양식을 엽니다. 해당 항목에 내부 참조 를 입력합니다. 내부 참조 필드 아래에 이메일로 제출할 때 이 참조 항목을 제목 접두사로 사용하세요. 라는 안내가 표시됩니다.
참고
보안상의 이유로 Odoo에서는 인증된 직원 이메일을 통해서만 경비를 생성하도록 허용하고 있습니다. 인증된 직원 이메일 주소를 확인하려면 에서 직원 카드로 이동하여 업무용 이메일 에 있는 이메일을 참조합니다.
