경비 기록¶
Before expenses can be reimbursed, each individual expense needs to be logged in the database. Expense records can be created in four different ways: manually enter an expense record, upload a receipt, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard, or email a receipt to a preconfigured email address.
직접 경비 입력하기¶
To record a new expense, open the Expenses app, which displays the My Expenses page, by default.
팁
This view can also be accessed at any time by navigating to .
Click the New button and fill out the following fields on the blank expense form that loads:
Description: Enter a short description for the expense. This should be concise and informative, such as
Lunch with clientorHotel for trade show.Category: Using the drop-down menu, select the expense category that most closely corresponds to the expense.
총액: 두 가지 중 하나의 방법으로 경비 지출한 총 금액을 입력합니다:
한 가지 항목 또는 경비에 대해서 한 가지 카테고리를 선택할 경우에는 총액 에 비용을 입력합니다 (수량 필드는 숨겨짐).
If the expense is for multiples of the same item/expense with a fixed price, the Unit Price is displayed. Enter the number of units in the Quantity field, and the total cost is automatically updated with the correct total. The total cost appears below the Quantity.
Example
An employee received one dollar for each mile driven for work. The Category is [MIL] Mileage. The Unit Price is automatically populated with
$1.00, which is the cost per mile configured for the expense Category [MIL] Mileage. The Quantity is set to48, which is the number of miles driven, and the total is calculated to$48.00.
Included Taxes: If taxes were configured on the selected expense category, the tax percentage and amount appear automatically after entering either the Total or the Quantity.
참고
비용 카테고리에 세금을 설정한 경우 세금 포함 값은 총액 또는 수량 을 변경하면 실시간으로 업데이트됩니다.
Employee: Using the drop-down menu, select the employee associated with the expense.
Paid By: Click the radio button to indicate who paid for the expense and should be reimbursed. Select either Employee (to reimburse) or Company. Depending on the expense category selected, this field may not appear.
경비 날짜: 이 항목을 클릭하면 달력 팝오버 창이 나타나며 여기에서 경비를 지출한 날짜를 입력합니다.
Account: If the selected expense Category has a specific account linked to it, that account appears in the Account field. If no account is specified, the default
600000 Expensesaccount populates this field. If a different account is desired, select the account the expense should be logged in.Customer to Reinvoice: If the expense should be paid for by a customer and the selected Category allows for reinvoicing of expenses, select the SO and customer to be invoiced for the expense using the drop-down menu. All sales orders in the drop-down menu list both the SO, as well as the company the sales order is written for. After the expense is saved, the customer name disappears, and only the SO is visible on the expense.
Example
A customer wishes to have an on-site meeting for the design and installation of a custom building, and agrees to pay for all expenses associated with the meeting, including travel, hotel, and meals for the traveling employees. All expenses tied to that meeting would indicate the sales order for the custom building (which also references the customer) as the Customer to Reinvoice.
guilabel:
분석적 분배: 드롭다운 메뉴에서 경비를 기록할 계정을 프로젝트 나 부서 에서 혹은 둘 다 선택합니다. 필요한 경우 각 카테고리에 계정을 여러 개 선택할 수 있습니다. 계정 옆에 백분율 값을 입력하여 분석 계정별로 백분율을 조정합니다.Company: If in a multi-company database, select the company the expense should be filed for using the drop-down menu. The current company automatically populates this field.
메모…: 경비 내용을 명확히 소명하기 위해 메모가 필요한 경우 메모란에 입력합니다.
영수증 첨부¶
경비에 대한 기록을 생성했으면 다음 단계는 영수증을 첨부하는 것입니다. 영수증 첨부 버튼을 클릭하면 파일 탐색기가 나타납니다. 첨부할 영수증으로 이동하여 열기 를 클릭합니다.
새 영수증은 메시지창 에 기록되고, :guilabel:` (종이클립)` 아이콘 옆에 영수증 개수가 표시됩니다. 필요에 따라 여러 개의 영수증을 개별 경비 기록에 첨부할 수 있습니다.
경비 업로드¶
It is possible to have expense records created automatically by uploading a PDF receipt. To utilize this feature, a setting must be enabled, and IAP credits must be purchased.
디지털화 설정¶
영수증 스캔 기능을 활성화하려면 으로 이동하여 경비 디지털화 (OCR) 옆에 있는 확인란을 선택합니다. 그런 다음 저장 을 클릭합니다. 활성화하게 되면 추가 선택란이 나타납니다. 선택 버튼을 클릭하여 다음 중 하나를 선택합니다.
Do not digitize: Disables receipt digitization but does not uninstall the related digitization module.
Digitize on demand only: Only digitizes receipts when requested. A Digitize document button appears on expense records. When clicked, the receipt is scanned and the expense record is updated.
Digitize automatically: Automatically digitizes all receipts when they are uploaded.
Beneath these options are two additional links. Click the Manage Service & Buy Credits link to view account details and settings, and purchase credits for receipt digitization. Click the View My Services link to view a list of all current services, and their remaining credit balances.
문서 디지털화 및 IAP 에 대한 자세한 내용은 인앱 결제(IAP) 문서를 참조하세요.
참고
경비 디지털화 (OCR) 기능을 활성화하면 필요한 모듈이 설치되어 영수증을 스캔할 수 있습니다. 이 기능을 비활성화하면 모듈이 삭제됩니다.
일시적으로 영수증 디지털화를 중단하고자 할 경우에는 디지털화하지 않음 을 선택합니다. 이 항목을 선택하는 이유는 모듈을 제거하지 않은 상태에서 나중에 다른 두 항목을 선택하면 디지털화 기능을 활성화할 수 있기 때문입니다.
영수증 업로드¶
경비 앱 을 열고 내 지출 현황판에서 업로드 를 클릭하면 파일 탐색기가 나타납니다. 업로드할 영수증으을 찾아 선택한 다음 열기 를 클릭합니다.
영수증을 스캔하여 새로운 경비 기록을 생성합니다. 경비 날짜 에는 오늘 날짜가 입력되고 :guilabel:`총액`와 같이 스캔된 데이터를 기반으로 하는 다른 필드도 채워집니다.
새로운 항목을 클릭하여 개별 지출 양식을 열고 필요한 경우 변경합니다. 스캔한 영수증이 메시지창 에 나타납니다.
Drag and drop an expense¶
If digitalization is enabled, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard. The receipt is scanned and appears by itself on the Generate Expenses dashboard.
Click on the expense record, and modify the details as needed. After changes are made, return to the My Expenses dashboard, and the expense now appears in the list.
경비 이메일 발송¶
경비 앱에서 각각의 경비를 개별적으로 생성하는 대신, 이메일 별칭으로 이메일을 전송하면 자동으로 경비를 생성할 수 있습니다.
참고
보안상의 이유로 Odoo에서는 인증된 직원 이메일을 통해서만 경비를 생성하도록 허용하고 있습니다. 인증된 직원 이메일 주소를 확인하려면 에서 직원 카드로 이동하여 업무용 이메일 에 있는 이메일을 참조합니다.
이렇게 진행하려면 먼저 이메일 별칭을 설정해야 합니다. 으로 이동합니다. 수신 이메일 옆에 있는 확인란에 표시가 되어 있는지 확인합니다. 기본 이메일 별칭은 expense@(domain).com 입니다. 이메일 별칭을 변경하려면 별칭 오른쪽 입력란에 변경할 이메일을 입력합니다. 그런 다음 저장 을 클릭합니다.
참고
도메인 별칭을 설정해야 하는 경우에는 도메인 별칭 설정 이 이메일 주소 필드 대신 수신 이메일 확인란 아래에 나타납니다.
설정 방법 및 자세한 내용은 도메인 주소 문서를 참조하세요.
도메인 별칭 설정이 완료되면 이메일 주소 항목이 경비 앱의 설정 페이지에 있는 수신 이메일 기능 아래에 표시됩니다.
이메일 주소를 입력하면 Odoo 데이터베이스에 있지 않더라도 해당 별칭으로 이메일을 전송하여 경비를 새로 생성할 수 있습니다.
To submit an expense via email, create a new email, and enter the product’s reference code (if available) and the amount of the expense as the subject of the email. Next, attach the receipt to the email. Odoo creates the expense by taking the information in the email subject, and combining it with the receipt.
팁
To check an expense category’s reference code, go to . Reference codes are listed in the Reference column.
To add a reference code to an expense category, click on the category to open the expense category form. Enter the reference code in the Reference field.
