ลงบันทึกค่าใช้จ่าย

Before expenses can be reimbursed, each individual expense needs to be logged in the database. Expense records can be created in four different ways: manually enter an expense record, upload a receipt, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard, or email a receipt to a preconfigured email address.

ป้อนค่าใช้จ่ายด้วยตนเอง

To record a new expense, open the Expenses app, which displays the My Expenses page, by default.

Tip

This view can also be accessed at any time by navigating to Expenses app ‣ My Expenses ‣ My Expenses.

Click the New button and fill out the following fields on the blank expense form that loads:

• Description: Enter a short description for the expense. This should be concise and informative, such as Lunch with client or Hotel for trade show.

• Category: Using the drop-down menu, select the expense category that most closely corresponds to the expense.

• ทั้งหมด: ป้อนจำนวนเงินทั้งหมดที่ชำระสำหรับค่าใช้จ่ายด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี:

  1. หากค่าใช้จ่ายเป็นรายการ/ค่าใช้จ่ายเดี่ยว และหมวดหมู่ที่เลือกเป็นรายการเดี่ยว ให้ป้อนต้นทุนในช่อง ทั้งหมด (ช่อง จำนวน จะถูกซ่อนไว้)

  2. If the expense is for multiples of the same item/expense with a fixed price, the Unit Price is displayed. Enter the number of units in the Quantity field, and the total cost is automatically updated with the correct total. The total cost appears below the Quantity.

     Example

     An employee received one dollar for each mile driven for work. The Category is [MIL] Mileage. The Unit Price is automatically populated with $1.00, which is the cost per mile configured for the expense Category [MIL] Mileage. The Quantity is set to 48, which is the number of miles driven, and the total is calculated to $48.00.

• Included Taxes: If taxes were configured on the selected expense category, the tax percentage and amount appear automatically after entering either the Total or the Quantity.

  Note

  เมื่อกำหนดค่าภาษีในหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย ค่า ภาษีที่รวมอยู่ จะอัปเดตแบบเรียลไทม์ โดยที่ ทั้งหมด หรือ จำนวน ได้รับการอัปเดต

• Employee: Using the drop-down menu, select the employee associated with the expense.

• Paid By: Click the radio button to indicate who paid for the expense and should be reimbursed. Select either Employee (to reimburse) or Company. Depending on the expense category selected, this field may not appear.

• วันที่ใช้จ่าย: ใช้หน้าต่างปฏิทินแบบป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้นเมื่อคลิกที่ฟิลด์นี้ เพื่อป้อนวันที่ที่เกิดค่าใช้จ่าย

• Account: If the selected expense Category has a specific account linked to it, that account appears in the Account field. If no account is specified, the default 600000 Expenses account populates this field. If a different account is desired, select the account the expense should be logged in.

• Customer to Reinvoice: If the expense should be paid for by a customer and the selected Category allows for reinvoicing of expenses, select the SO and customer to be invoiced for the expense using the drop-down menu. All sales orders in the drop-down menu list both the SO, as well as the company the sales order is written for. After the expense is saved, the customer name disappears, and only the SO is visible on the expense.

  Example

  A customer wishes to have an on-site meeting for the design and installation of a custom building, and agrees to pay for all expenses associated with the meeting, including travel, hotel, and meals for the traveling employees. All expenses tied to that meeting would indicate the sales order for the custom building (which also references the customer) as the Customer to Reinvoice.

• การกระจายเชิงวิเคราะห์: เลือกบัญชีที่จะบันทึกค่าใช้จ่ายจากเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับ โปรเจ็กต์, แผนก หรือทั้งสองอย่าง หากจำเป็น สามารถแสดงรายการบัญชีหลายบัญชีสำหรับแต่ละหมวดหมู่ได้ ปรับเปอร์เซ็นต์สำหรับบัญชีวิเคราะห์แต่ละบัญชีโดยพิมพ์ค่าเปอร์เซ็นต์ถัดจากแต่ละบัญชี

• Company: If in a multi-company database, select the company the expense should be filed for using the drop-down menu. The current company automatically populates this field.

• หมายเหตุ...: ถ้าต้องการหมายเหตุเพื่อชี้แจงค่าใช้จ่าย ให้ป้อนลงในช่องหมายเหตุ

แนบใบเสร็จ

หลังจากสร้างบันทึกค่าใช้จ่ายแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการแนบใบเสร็จ คลิกปุ่ม แนบใบเสร็จ จากนั้นตัวสำรวจไฟล์จะปรากฏขึ้น ไปที่ใบเสร็จที่ต้องการแนบ แล้วคลิก เปิด

ใบเสร็จใหม่จะถูกบันทึกไว้ใน ช่องแชท และจำนวนใบเสร็จจะปรากฏถัดจากไอคอน (paperclip) สามารถแนบใบเสร็จหลายใบเข้ากับบันทึกค่าใช้จ่ายแต่ละรายการได้ตามต้องการ

อัปโหลดค่าใช้จ่าย

It is possible to have expense records created automatically by uploading a PDF receipt. To utilize this feature, a setting must be enabled, and IAP credits must be purchased.

การตั้งค่าการแปลงเป็นดิจิทัล

หากต้องการเปิดใช้งานการสแกนใบเสร็จ ให้ไปที่ แอปบัญชีรายจ่าย ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า แล้วทำเครื่องหมายที่ช่องกาเครื่องหมายข้างตัวเลือก Expense Digitization (OCR) จากนั้นคลิก บันทึก เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ตัวเลือกเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น คลิกปุ่มตัวเลือกที่เกี่ยวข้องเพื่อเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้:

• Do not digitize: Disables receipt digitization but does not uninstall the related digitization module.

• Digitize on demand only: Only digitizes receipts when requested. A Digitize document button appears on expense records. When clicked, the receipt is scanned and the expense record is updated.

• Digitize automatically: Automatically digitizes all receipts when they are uploaded.

Beneath these options are two additional links. Click the Manage Service & Buy Credits link to view account details and settings, and purchase credits for receipt digitization. Click the View My Services link to view a list of all current services, and their remaining credit balances.

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและ IAP โปรดดูเอกสาร การซื้อในแอป (IAP)

Note

เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือก Expense Digitization (OCR) โมดูลที่จำเป็นจะถูกติดตั้งเพื่อให้สามารถสแกนใบเสร็จได้ การปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะถอนการติดตั้งโมดูล

หากในบางจุดมีความต้องการที่จะหยุดการแปลงใบเสร็จเป็นดิจิทัลชั่วคราว ให้เลือกตัวเลือก ไม่แปลงเป็นดิจิทัล เหตุผลที่มีตัวเลือกนี้อยู่ก็เพื่อไม่ให้โมดูลถูกถอนการติดตั้ง ทำให้สามารถเปิดใช้งานการแปลงเป็นดิจิทัลได้ในอนาคตโดยเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งจากสองตัวเลือกที่เหลือ

อัปโหลดใบเสร็จ

เปิดแอป บัญชีรายจ่าย และจากแดชบอร์ด ค่าใช้จ่ายของฉัน คลิก อัปโหลด จากนั้นตัวสำรวจไฟล์จะปรากฏขึ้น ไปที่ใบเสร็จที่ต้องการ เลือกใบเสร็จ จากนั้นคลิก เปิด

สแกนใบเสร็จและสร้างรายการค่าใช้จ่ายใหม่ ฟิลด์ วันที่ใช้จ่าย จะถูกเติมด้วยวันที่ปัจจุบันพร้อมกับฟิลด์อื่นๆ ที่อิงตามข้อมูลที่สแกน เช่น ทั้งหมด

คลิกที่รายการใหม่เพื่อเปิดแบบฟอร์มค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ และทำการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น ใบเสร็จที่สแกนจะปรากฏใน ช่องแชท

Drag and drop an expense

If digitalization is enabled, drag and drop a receipt onto the Expenses app dashboard. The receipt is scanned and appears by itself on the Generate Expenses dashboard.

Click on the expense record, and modify the details as needed. After changes are made, return to the My Expenses dashboard, and the expense now appears in the list.

ค่าใช้จ่ายทางอีเมล

แทนที่จะสร้างค่าใช้จ่ายแต่ละรายการในแอป บัญชีรายจ่าย คุณสามารถสร้างค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติได้โดยการส่งอีเมลไปยังอีเมลนามแฝง

Note

ด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย Odoo จะยอมรับเฉพาะอีเมลของพนักงานที่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์เท่านั้นเมื่อสร้างค่าใช้จ่ายจากอีเมล หากต้องการยืนยันที่อยู่อีเมลของพนักงานที่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์ ให้ไปที่บัตรพนักงานใน แอปข้อมูลพนักงาน และดูฟิลด์ อีเมลที่ทำงาน

หากต้องการดำเนินการดังกล่าว จะต้องกำหนดค่าชื่ออีเมลก่อน ไปที่ แอปบัญชีรายจ่าย ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายด้านข้าง อีเมลขาเข้า ชื่ออีเมลเริ่มต้นคือ expense@(domain).com เปลี่ยนชื่ออีเมลโดยป้อนอีเมลที่ต้องการในช่องทางด้านขวาของ นามแฝง จากนั้นคลิก บันทึก

Note

หากจำเป็นต้องตั้งค่านามแฝงโดเมน ข้อความ ตั้งค่านามแฝงโดเมนของคุณ จะปรากฏใต้ช่องกาเครื่องหมาย อีเมลขาเข้า แทนที่จะเป็นช่องที่อยู่อีเมล

ดูคำแนะนำในการตั้งค่าและข้อมูลเพิ่มเติมได้ในเอกสาร ชื่อโดเมน

เมื่อกำหนดค่าชื่อโดเมนแล้ว ช่องที่อยู่อีเมลจะมองเห็นได้ใต้ฟีเจอร์ อีเมลขาเข้า ในหน้า การตั้งค่า ในแอป บัญชีรายจ่าย

เมื่อป้อนที่อยู่อีเมลแล้ว สามารถส่งอีเมลไปยังนามแฝงนั้นเพื่อสร้างค่าใช้จ่ายใหม่ได้ โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในฐานข้อมูล Odoo

To submit an expense via email, create a new email, and enter the product's reference code (if available) and the amount of the expense as the subject of the email. Next, attach the receipt to the email. Odoo creates the expense by taking the information in the email subject, and combining it with the receipt.

Tip

To check an expense category's reference code, go to Expenses app ‣ Configuration ‣ Expense Categories. Reference codes are listed in the Reference column.

To add a reference code to an expense category, click on the category to open the expense category form. Enter the reference code in the Reference field.

Example

หากส่งค่าใช้จ่ายทางอีเมลสำหรับมื้ออาหาร มูลค่า 25.00 ดอลลาร์ ระหว่างเดินทางไปทำงาน หัวข้ออีเมลจะเป็น "อาหาร 25.00 ดอลลาร์"

คำอธิบาย:

• The Reference for the expense category Meals is FOOD

• ราคา สำหรับรายจ่ายคือ $25.00