Neue Fahrzeuge

Die Fuhrparkapp von Odoo verwaltet alle Fahrzeuge und die dazugehörige Dokumentation, die mit der Fahrzeugwartung und den Fahrerdaten einhergeht.

Wenn Sie die Fuhrparkapp öffnen, werden alle Fahrzeuge im Dashboard Fahrzeuge angezeigt, dem Standarddashboard für die Fuhrparkapp. Jedes Fahrzeug wird in der entsprechenden Kanban-Phase angezeigt, die auf seinem Status basiert. Die Standardphasen sind Neue Anfrage, Zu bestellen, Registriert und Herabgestuft.

Um auf der Seite Fahrzeuge ein neues Fahrzeug zum Fuhrpark hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu in der oberen linken Ecke, woraufhin ein leeres Fahrzeugformular geladen wird. Fahren Sie dann fort, die Fahrzeuginformationen in das Formular einzugeben.

Das Formular wird bei der Eingabe der Daten automatisch gespeichert. Sie können das Formular jedoch jederzeit manuell speichern, indem Sie auf die Option Manuell speichern klicken, die durch ein Symbol (in Cloud hochladen) oben in der linken Ecke der Seite dargestellt wird.

Felder im Fahrzeugformular

• Modell: Wählen Sie das Modell des Fahrzeugs aus dem Dropdown-Menü. Sobald Sie ein Modell ausgewählt haben, können weitere Felder auf dem Formular erscheinen.

  Wenn das Modell nicht aufgelistet ist, geben Sie den Modellnamen ein und klicken Sie entweder auf „Modell“ erstellen oder Erstellen und bearbeiten …, um ein neues Modell zu erstellen und die Modelldetails zu bearbeiten.

• Amtliches Kennzeichen: Geben Sie das Nummernschild des Fahrzeugs in das Feld ein.

• Stichwörter: Wählen Sie ein beliebiges Stichwort aus dem Dropdown-Menü oder geben Sie ein neues Stichwort ein. Die Anzahl der Stichwörter, die Sie auswählen können, ist nicht begrenzt.

Bemerkung

Das Modell ist das einzige erforderliche Feld im neuen Fahrzeugformular. Wenn ein Modell ausgewählt wird, erscheinen andere Felder auf dem Fahrzeugformular und relevante Informationen werden automatisch in die Felder eingefügt, die auf das Modell zutreffen. Wenn einige der Felder nicht angezeigt werden, kann dies bedeuten, dass kein Modell ausgewählt wurde.

Abschnitt „Fahrer“

Dieser Abschnitt des Fahrzeugformulars bezieht sich auf die Person, die das Fahrzeug derzeit fährt, sowie auf Pläne für einen zukünftigen Fahrerwechsel und den Zeitpunkt.

• Fahrer: Wählen Sie den Fahrer aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie einen neuen Fahrer ein und klicken Sie entweder auf „Fahrer“ erstellen oder Erstellen und bearbeiten …, um einen neuen Fahrer zu erstellen und die Fahrerdetails zu bearbeiten.

  Wichtig

  Ein Fahrer muss nicht ein Mitarbeiter sein. Wenn Sie einen neuen Fahrer anlegen, wird der Fahrer der Fuhrparkapp hinzugefügt, nicht der Mitarbeiterapp.

  Wenn die Verträge-App installiert ist, werden die Fahrerinformationen auch in der Verträge-App gespeichert.

• Mobility Card: Wenn der ausgewählte Fahrer auf seiner Mitarbeiterkarte in der Mitarbeiterapp eine Mobility Card eingetragen hat, erscheint die Nummer der Mobility Card in diesem Feld. Wenn keine Mobility Card aufgeführt ist und eine hinzugefügt werden soll, bearbeiten Sie den Mitarbeiterdatensatz in der Mitarbeiterapp.

• Zukünftiger Fahrer: Wählen Sie den Fahrer aus dem Dropdown-Menü aus, wenn der nächste Fahrer des Fahrzeugs bekannt ist. Oder geben Sie einen neuen Fahrer ein und klicken Sie entweder auf „Zukünftigen Fahrer“ erstellen oder Erstellen und bearbeiten …, um einen neuen zukünftigen Fahrer zu erstellen und die Fahrerdetails zu bearbeiten.

• Fahrzeugwechsel planen: Wenn der derzeitige Fahrer, der für dieses Fahrzeug eingestellt ist, plant, sein Fahrzeug zu wechseln – entweder weil er auf ein neues Fahrzeug wartet, das gerade bestellt wird, oder weil es sich um eine vorübergehende Fahrzeugzuweisung handelt und er weiß, welches Fahrzeug er als nächstes fahren wird – kreuzen Sie dieses Feld an. Kreuzen Sie dieses Kästchen nicht an, wenn der derzeitige Fahrer nicht plant, sein Fahrzeug zu wechseln.

• Zuweisungsdatum: Wählen Sie mithilfe des Dropdown-Kalenders aus, wann das Fahrzeug für einen anderen Fahrer verfügbar ist. Wählen Sie das Datum, indem Sie mit den Symbolen ⬅️ (Pfeil nach links) und ➡️ (Pfeil nach rechts) zum richtigen Monat und Jahr navigieren. Klicken Sie dann auf den entsprechenden Tag. Wenn dieses Feld leer bleibt, bedeutet dies, dass das Fahrzeug derzeit verfügbar ist und einem anderen Fahrer zugewiesen werden kann. Wenn es ausgefüllt ist, ist das Fahrzeug bis zum ausgewählten Datum nicht für einen anderen Fahrer verfügbar.

• Unternehmen: Wählen Sie das Unternehmen aus dem Dropdown-Menü ais. Dieses Feld erscheint nur in einer Datenbank mit mehreren Unternehmen.

Einen neuen Fahrer erstellen

Wenn ein Fahrer noch nicht im System vorhanden ist, sollte der neue Fahrer zunächst konfiguriert und zur Datenbank hinzugefügt werden. Ein neuer Fahrer kann entweder über die Felder Fahrer oder Zukünftiger Fahrer auf dem Fahrzeugformular hinzugefügt werden.

Geben Sie zunächst den Namen des neuen Fahrers entweder in das Feld Fahrer oder Zukünftiger Fahrer ein und klicken Sie dann auf Erstellen und bearbeiten …. Es erscheint ein Formular Fahrer erstellen oder Zukünftigen Fahrer erstellen, je nachdem, welches Feld das Formular ausgelöst hat.

Die Formulare Fahrer erstellen und Zukünftigen Fahrer erstellen sind beide identisch.

Bemerkung

Abhängig von den installierten Apps können in den Formularen Fahrer erstellen und Zukünftigen Fahrer erstellen unterschiedliche Reiter oder Felder sichtbar sein.

Allgemeine Informationen

Füllen Sie die folgenden Informationen in der oberen Hälfte des Formulars aus:

• Einzelperson oder Unternehmen: Wählen Sie, ob der hinzugefügte Fahrer ein Einzelperson oder ein Unternehmen ist. Klicken Sie auf das Optionsfeld, um eine Auswahl zu treffen.

  Wenn eine Auswahl getroffen wird, können einige Felder aus dem Formular verschwinden. Wenn eines der folgenden Felder nicht sichtbar ist, liegt das daran, dass Unternehmen statt Einzelperson ausgewählt wurde.

• Name: Geben Sie den Namen des Fahrers oder Unternehmens in dieses Feld ein.

• Unternehmensname …: Wählen Sie über das Dropdown-Menü das Unternehmen, mit dem der Fahrer verbunden ist, ein.

  Wenn das Optionsfeld Unternehmen am oberen Rand des Formulars ausgewählt ist, erscheint dieses Feld nicht.

• Kontakt: Geben Sie die Kontaktdaten in diesem Bereich ein.

  Falls gewünscht, können Sie das Feld Kontakt in eine andere Art von Kontakt ändern. Klicken Sie auf Kontakt, um ein Dropdown-Menü aufzurufen. Die verfügbaren Optionen sind Kontakt, Rechnungsadresse, Lieferadresse, Mahnadresse oder Andere Adresse.

  Falls gewünscht, wählen Sie eine dieser anderen Optionen für das Feld Kontakt und geben Sie die entsprechenden Informationen ein.

  Wenn das Optionsfeld Unternehmen am oberen Rand des Formulars ausgewählt ist, heißt das Feld Adresse und kann nicht bearbeitet werden.

• USt-IdNr.: Geben Sie die USt-IdNr. des Fahrers oder Unternehmens in dieses Feld ein.

• Stelle: Geben Sie in diesem Feld die berufliche Position des Fahrers ein. Wenn das Optionsfeld Unternehmen oben im Formular ausgewählt ist, wird dieses Feld nicht angezeigt.

• Telefon: Geben Sie die Telefonnummer des Fahrers oder Unternehmens in dieses Feld ein.

• Mobil: Geben Sie die Handynummer des Fahrers oder Unternehmens in dieses Feld ein.

• E-Mail: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Fahrers oder Unternehmens in dieses Feld ein.

• Website: enter the driver or company’s website address in this field.

• Anrede: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Anrede für den Fahrer in diesem Feld aus. Die Standardoptionen sind Doktor, Frau, Fräulein, Herr und Professor.

  Wenn das Optionsfeld Unternehmen am oberen Rand des Formulars ausgewählt ist, erscheint dieses Feld nicht.

• Stichwörter: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü alle Stichwörter aus, die auf den Fahrer oder das Unternehmen zutreffen.

  Um ein neues Stichwort hinzuzufügen, geben Sie das Stichwort ein und klicken dann auf „Stichwort“ erstellen.

  Die Anzahl der auszuwählenden Stichwörter ist nicht begrenzt.

Reiter „Kontakte & Adressen“

Nachdem Sie die obere Hälfte des Formulars Fahrer erstellen oder Zukünftigen Fahrer erstellen ausgefüllt haben, fügen Sie in diesem Reiter alle weiteren Kontakte und Adressen hinzu, die mit dem Fahrer oder Unternehmen verbunden sind.

Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, woraufhin ein Pop-up-Fenster Kontakt erstellen erscheint.

Bevor Sie die erforderlichen Informationen in das Formular eingeben, wählen Sie die Art des hinzuzufügenden Kontakts aus einer Reihe von Optionsfeldern am oberen Rand des Formulars aus. Diese Optionen sind:

• Kontakt: Wählen Sie diese Option aus, um allgemeine Kontaktdaten für Mitarbeiter des verbundenen Unternehmens hinzuzufügen.

• Rechnungsadresse: Wählen Sie diese Option, um eine bevorzugte Adresse für alle Rechnungen hinzuzufügen. Wenn Sie diese Adresse zum Formular hinzufügen, wird sie standardmäßig ausgewählt, wenn Sie eine Rechnung an das zugehörige Unternehmen senden.

• Lieferadresse: Wählen Sie diese Option, um eine bevorzugte Adresse für alle Lieferungen hinzuzufügen. Wenn Sie diese Adresse zum Formular hinzufügen, wird sie standardmäßig ausgewählt, wenn Sie eine Bestellung an das zugehörige Unternehmen liefern.

• Mahnadresse: Wählen Sie diese Option, um eine bevorzugte Adresse für alle Mahnkorrespondenzen hinzuzufügen. Wenn Sie diese Adresse zum Formular hinzufügen, wird sie standardmäßig ausgewählt, wenn Sie Erinnerungen für überfällige Rechnungen versenden.

• Andere Adresse: Wählen Sie diese Option, um weitere notwendige Adressen für das Unternehmen oder den Fahrer hinzuzufügen.

Je nach Kontakttyp sind einige optionale Felder möglicherweise nicht sichtbar. Die verfügbaren Felder sind identisch mit den Feldern im Abschnitt Allgemeine Informationen :ref:`general information des neuen Fahrerformulars.

Fügen Sie beliebige Notizen in den Abschnitt Interne Notizen … des Formulars ein.

Nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie entweder auf Speichern & schließen, um den einen neuen Kontakt hinzuzufügen, oder auf Speichern & Neu, um den aktuellen Adressdatensatz hinzuzufügen und einen weiteren Adressdatensatz zu erstellen.

Wenn Kontakte zu diesem Reiter hinzugefügt werden, erscheint jeder Kontakt in einem separaten Feld mit einem Symbol, das angibt, um welche Art von Kontakt es sich handelt.

Example

Eine Rechnungsadresse zeigt ein 💲 (Dollarzeichen) in diesem speziellen Adressfeld an, während eine Lieferadresse ein 🚚 (LKW)-Symbol anzeigt.

Reiter „Verkauf & Einkauf“

Geben Sie im Reiter Verkauf & Einkauf des Pop-up-Formulars Fahrer erstellen oder Zukünftigen Fahrer erstellen für die verschiedenen Abschnitte unten die folgenden Informationen ein.

Je nach den anderen installierten Apps können zusätzliche Felder und Abschnitte angezeigt werden. Die folgenden Felder sind alle Standardfelder für die Fuhrparkapp nur.

Bereich „Verkauf“

• Vertriebsmitarbeiter: Wählen Sie über das Dropdown-Menü den Benutzer aus, der der Hauptansprechpartner für den Verkauf im Unternehmen dieses Fahrers ist.

  Diese Person muss ein interner Benutzer des Unternehmens sein, d. h. sie kann sich als Benutzer bei der Datenbank anmelden.

Diverse

• Unternehmens-ID: Wenn das Unternehmen eine ID-Nummer hat, anders als seine USt-IdNr., geben Sie sie in dieses Feld ein.

• Referenz: Geben Sie einen beliebigen Text ein, um weitere Informationen über die Kontaktperson zu geben. Dies ist eine interne Notiz, die zusätzliche Informationen enthält.

  Example

  In einem Unternehmen gibt es mehrere Personen mit demselben Namen, John Smith. Im Feld Referenz könnte John Smith bei X205 – Einkäufer stehen, um zusätzliche Details zu liefern.

Reiter „Interne Notizen“

Fügen Sie in diesem Reiter alle Notizen, die sich auf den Fahrer beziehen, oder andere notwendige Informationen hinzu.

Abschnitt „Fahrzeug“

Dieser Abschnitt des Fahrzeugformulars bezieht sich auf die physischen Details des Fahrzeugs.

Wenn für das Feld Modell im oberen Teil des Formulars ein bereits in der Datenbank vorhandenes Fahrzeug ausgewählt wurde, werden einige Felder möglicherweise automatisch ausgefüllt, und es können auch zusätzliche Felder erscheinen.

Füllen Sie die folgenden Felder des Formulars aus:

• Kategorie: Wählen Sie über das Dropdown-Menü die Fahrzeugkategorie aus den verfügbaren Optionen aus. Um eine neue Kategorie zu erstellen, geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein und klicken dann auf „Kategorie“ erstellen.

• Bestelldatum: Wählen Sie im Dropdown-Kalender das Datum aus, an dem das Fahrzeug bestellt wurde.

• Zulassungsdatum: Wählen Sie im Dropdown-Kalender das Datum aus, an dem das Fahrzeug zugelassen wurde.

• Stornodatum: Wählen Sie im Dropdown-Kalender das Datum aus, an dem das Fahrzeugleasing abläuft oder wenn das Fahrzeug nicht länger verfügbar ist.

• Fahrgestellnummer: Geben Sie in diesem Feld die Fahrgestellnummer ein. In einigen Ländern ist diese Nummer als FIN bekannt.

• Letzter Kilometerstand: Geben Sie den letzten bekannten Kilometerstand in das Zahlenfeld ein. Wählen Sie im Dropdown-Menü neben dem Zahlenfeld aus, ob der Kilometerstand in Kilometern (km) oder Meilen (mi) angegeben werden soll.

• Fuhrparkmanager: Wählen Sie den Fuhrparkmanager aus dem Dropdown-Menü oder geben Sie einen neuen Fuhrparkmanager ein und klicken Sie entweder auf Erstellen oder Erstellen und bearbeiten.

• Standort: Geben Sie in diesem Feld den Ort ein, an dem sich das Fahrzeug normalerweise befindet. Der Eintrag sollte deutlich erklären, wo das Fahrzeug zu finden ist, z. B. Hauptgarage oder Gebäude, Parkplatz 2.

Reiter „Steuerinfo“

Je nach Lokalisierungseinstellung für die Datenbank und je nachdem, welche zusätzlichen Apps installiert sind, können weitere Felder im Formular vorhanden sein.

Die folgenden Abschnitte sind Standardabschnitte und erscheinen für alle Fahrzeuge, unabhängig von anderen installierten Apps oder Lokalisierungseinstellungen.

Steuern

• Fahrzeugbesteuerung: Geben Sie den Betrag ein, der auf der Grundlage der Motorgröße des Fahrzeugs besteuert wird. Dieser Wert wird durch lokale Steuern und Vorschriften bestimmt und variiert je nach Standort. Es wird empfohlen, sich bei der Buchhaltung zu erkundigen, ob dieser Wert korrekt ist.

Arbeitsvertrag

• Erstes Vertragsdatum: Wählen Sie mithilfe des Dropdown-Kalenders das Startdatum für den ersten Vertrag des Fahrzeugs aus. Normalerweise ist dies der Tag, an dem das Fahrzeug gekauft oder geleast wird.

• Bruttolistenpreis: Geben Sie den UVP (Unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers) für das Fahrzeug zum Zeitpunkt des Kaufs oder Leasings ein.

• Kaufwert: Geben Sie den Kaufpreis oder den Wert des Leasingvertrags für das Fahrzeug ein.

• Restwert: Geben Sie den aktuellen Wert des Fahrzeugs an.

Bemerkung

Die oben aufgeführten Werte betreffen die Buchhaltung. Wir empfehlen Ihnen, sich für weitere Informationen und/oder Hilfe bei diesen Werten an die Buchhaltungsabteilung zu wenden.

Reiter „Modell“

Wenn das Modell für das neue Fahrzeug bereits in der Datenbank konfiguriert ist, wird der Reiter Modell mit den entsprechenden Informationen ausgefüllt. Wenn sich das Modell noch nicht in der Datenbank befindet und der Reiter Modell konfiguriert werden muss, konfigurieren Sie das neue Fahrzeugmodell.

Überprüfen Sie die Informationen im Reiter Modell, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Beispiele für Informationen, die aktualisiert werden müssen, sind die Farbe des Fahrzeugs oder ob eine Anhängerkupplung vorhanden ist.

Reiter „Notizen“

Geben Sie in diesem Abschnitt eventuelle Anmerkungen zum Fahrzeug ein.