Neue Mitarbeiter

Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, besteht der erste Schritt darin, einen neuen Mitarbeiterdatensatz anzulegen. Dieser Datensatz ist ein zentraler Ort, an dem alle wichtigen Informationen über den Mitarbeiter gespeichert werden, einschließlich Allgemeine Informationen, Arbeitsverlauf und Kompetenzen, verschiedene Arbeitsinformationen, persönliche Details, Dokumente und mehr.

Öffnen Sie zunächst die Mitarbeiter-App, klicken Sie dann oben links auf die Schaltfläche Neu. Dadurch wird ein leeres Mitarbeiterformular angezeigt.

Füllen Sie die erforderlichen Informationen sowie die Zusatzangaben aus.

Bemerkung

Die aktuelle Telefonnummer und der Name des Unternehmens werden in die Felder Telefon (geschäftlich) und Unternehmen eingetragen. Wenn die Mitarbeiterbeurteilung-App installiert ist, wird in das Feld Nächstes Beurteilungsdatum ein Datum eingetragen, das sechs Monate nach dem aktuellen Datum liegt.

Allgemeine Informationen

Das Mitarbeiterformular wird bei der Eingabe der Daten automatisch gespeichert. Sie können das Formular jedoch jederzeit manuell speichern, indem Sie auf die Option Manuell speichern klicken, die durch ein (Wolke mit Pfeil nach oben)-Symbol dargestellt wird.

Erforderliche Felder

• Name des Mitarbeiters: Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein.

• Unternehmen: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü in diesem Feld das Unternehmen aus, bei dem der neue Mitarbeiter eingestellt wurde, oder legen Sie ein neues Unternehmen an, indem Sie den Namen in das Feld eingeben und auf Erstellen oder Erstellen und bearbeiten … aus dem angezeigten Mini-Dropdown-Menü klicken.

Optionale Felder

• Foto: Klicken Sie in der Fotobox oben rechts auf dem Mitarbeiterformular auf das Bearbeitungssymbol ✏️ (Bleistift), um ein Foto hochzuladen.

• Stelle: Geben Sie die Berufsbezeichnung des Mitarbeiters unter seinem Namen ein oder wählen Sie sie aus dem Dropdown-Menü des Feldes Stelle aus, damit dieses obere Feld automatisch ausgefüllt wird. Das Feld Stelle unter dem Namen des Mitarbeiters kann geändert werden und muss nicht mit der Auswahl übereinstimmen, die Sie im Dropdown-Menü Stelle im Feld darunter getroffen haben.

  Example

  Es wird zwar empfohlen, dass die Stellen übereinstimmen, aber die eingegebene Beschreibung in diesem oberen Feld kann auch spezifischere Informationen enthalten als die ausgewählte Dropdown-Liste Stelle, falls gewünscht.

  Wenn zum Beispiel jemand für eine Stelle als Vertriebsmitarbeiter eingestellt wird, die in der Personalbeschaffungsapp als Vertriebsmitarbeiter konfiguriert ist, kann dies im Dropdown-Feld Stelle ausgewählt werden.

  Im Feld Stelle unterhalb des Feldes Name des Mitarbeiters könnte die Stelle spezifischer sein, z. B. Vertriebsmitarbeiter – Abonnements, wenn der Mitarbeiter sich ausschließlich auf den Verkauf von Abonnements konzentriert.

  

• Stichwörter: Wählen Sie ein Stichwort aus dem Dropdown-Menü, um alle relevanten Stichwörter zum Mitarbeiter hinzuzufügen. In diesem Feld können Sie jedes beliebige Stichwort erstellen, indem Sie es einfach eintippen. Sobald es erstellt wurde, ist das neue Stichwort für alle Mitarbeitereinträge verfügbar. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Stichwörter, die hinzugefügt werden können.

• Geschäftliche Arbeitsinformationen: Geben Sie das Mobiltelefon (geschäftlich), Telefon (geschäftlich), die Arbeits-E-Mail, und/oder den Namen des Unternehmens ein.

• Abteilung: Wählen Sie die Abteilung des Mitarbeiters aus dem Dropdown-Menü.

• Stelle: Wählen Sie die Stelle des Mitarbeiters aus dem Dropdown-Menü. Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, wird das Feld Stelle unter dem Feld Name des Mitarbeiters automatisch aktualisiert, um die aktuell ausgewählte Stelle anzugeben. Diese Stellen stammen aus der Personalbeschaffungsapp und spiegeln die aktuell konfigurierten Stellen wider.

• Manager: Wählen Sie den Manager des Mitarbeiters aus dem Dropdown-Menü aus.

• Coach: Wählen Sie den Coach des Mitarbeiters aus dem Dropdown-Menü aus.

• Nächstes Beurteilungsdatum: Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn die Mitarbeiterbeurteilungsapp installiert ist. Das Datum wird automatisch mit einem Datum gefüllt, das gemäß den Einstellungen in der Mitarbeiterbeurteilungsapp berechnet wird. Dieses Datum kann über den Kalenderauswähler geändert werden.

Bemerkung

Wenn Sie einen Manager ausgewählt haben, das Feld Coach jedoch leer ist, wird automatisch der ausgewählte Manager im Feld Coach eingefügt.

Tipp

Um die ausgewählten Angaben zu Abteilung, Manager, Coach, oder Unternehmen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Pfeil Interner Link neben der entsprechenden Auswahl. Der Pfeil Interner Link öffnet das ausgewählte Formular, in dem Sie Änderungen vornehmen können. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Änderungen vorgenommen wurden.

Reiter für zusätzliche Informationen

Reiter „Lebenslauf“

Lebenslauf

Als nächstes geben Sie den beruflichen Werdegang des Mitarbeiters im Reiter Lebenslauf ein. Jede Zeile des Lebenslaufs muss einzeln eingegeben werden. Wenn Sie zum ersten Mal einen Eintrag erstellen, klicken Sie auf Neuen Eintrag erstellen, und das Formular eine Lebenslaufzeile erstellen erscheint. Nachdem ein Eintrag hinzugefügt wurde, wird die Schaltfläche Neuen Eintrag erstellen durch die Schaltfläche Hinzufügen ersetzt. Geben Sie für jeden Eintrag die folgenden Informationen ein.

• Titel: Geben Sie den Titel der vorherigen Arbeitserfahrung ein.

• Mitarbeiter: Wählen Sie den Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü aus.

• Art: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü zwischen Erfahrung, Ausbildung, Nebenprojekte, Interne Zertifizierung, Abgeschlossene interne Schulung oder geben Sie einen neuen Eintrag ein und klicken Sie anschließend auf „(Art)“ erstellen.

• Anzeigetyp: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Klassisch für eine normale Berufserfahrung, Zertifizierung für Erfahrung, die durch eine Zertifizierung erworben wurde oder Kurs für nicht zertifizierte Kurse.

• Dauer: Geben Sie das Start- und Enddatum für die Arbeitserfahrung ein. Um ein Datum auszuwählen, klicken Sie auf das erste leere Feld, um ein Kalender-Pop-up-Fenster zu öffnen. Verwenden Sie die Symbole < (Pfeil nach links) und > (Pfeil nach rechts), um zum gewünschten Monat zu scrollen, und klicken Sie dann auf den Tag, um ihn auszuwählen. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um das Enddatum zu finden und auszuwählen. Wenn Sie die gewünschten Daten ausgewählt haben, klicken Sie auf ✔️ Anwenden.

• Beschreibung: Geben Sie alle relevanten Details in das Feld ein.

Sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen, wenn Sie nur einen Eintrag hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Neu, um den aktuellen Eintrag zu speichern und eine weitere Lebenslaufzeile zu erstellen.

Bemerkung

Nachdem das Formular für den neuen Mitarbeiter gespeichert wurde, werden die aktuelle Stelle und das Unternehmen automatisch im Reiter Lebenslauf hinzugefügt, wobei das Enddatum als Aktuell aufgeführt wird.

Kompetenzen

Die Kompetenzen eines Mitarbeiters können im Reiter Lebenslauf auf die gleiche Weise eingegeben werden, wie eine Lebenslaufzeile erstellt wird.

Um einem Mitarbeiterdatensatz eine Kompetenz hinzuzufügen, müssen zunächst die Kompetenzarten konfiguriert werden. Wenn keine Kompetenzarten konfiguriert sind, erscheint eine Schaltfläche Neue Kompetenzen erstellen im Abschnitt Kompetenzen des Reiters Lebenslauf. Konfigurieren Sie die Kompetenzarten, bevor Sie dem Mitarbeiterdatensatz Kompetenzen hinzufügen.

Wenn die Kompetenzarten konfiguriert sind, erscheint stattdessen eine Schaltfläche Eine Kompetenz aus der Liste auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Eine Kompetenz aus der Liste auswählen und wählen Sie die folgenden Informationen für jede Kompetenz aus.

• Kompetenzart: Wählen Sie eine Kompetenzart aus, indem Sie auf das Optionsfeld neben der Kompetenzart klicken.

• Kompetenz: Nach Auswahl einer Kompetenzart erscheinen die entsprechenden Kompetenzen, die mit der ausgewählten Kompetenzart verbunden sind, in einem Dropdown-Menü. Wenn Sie z. B. Sprache als Kompetenzart auswählen, erscheint unter dem Feld Kompetenzen eine Reihe von Sprachen zur Auswahl. Wählen Sie die entsprechende vorkonfigurierte Kompetenz aus oder geben Sie eine neue Kompetenz ein und klicken Sie auf „(neue Kompetenz) erstellen“.

• Kompetenzlevel: Vordefinierte Kompetenzlevel, die mit der ausgewählten Kompetenzart verbunden sind, erscheinen in einem Drop-down-Menü. Wählen Sie zuerst ein Kompetenzlevel aus, dann zeigt der Fortschrittsbalken automatisch den vordefinierten Fortschritt für dieses Kompetenzlevel an. Die Kompetenzlevel und der Fortschritt können im Pop-up-Formular Kompetenzlevel geändert werden, das Sie über den Pfeil Interner Link neben dem Feld Kompetenzlevel erreichen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Schließen, wenn Sie nur eine Kompetenz hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & Neu, um den aktuellen Eintrag zu speichern und sofort eine weitere Kompetenz zu erstellen.

Um Zeilen aus dem Reiter Lebenslauf zu löschen, klicken Sie auf das Löschsymbol 🗑️ (Papierkorb), um den Eintrag zu löschen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen neben dem entsprechenden Abschnitt, um eine neue Zeile hinzuzufügen.

Wichtig

Nur Benutzer mit Beauftragter: Alle Mitarbeiter verwalten oder Administrator für die Mitarbeiter-App können Kompetenzen hinzufügen oder bearbeiten.

Kompetenzarten

Um dem Formular eines Mitarbeiters eine Kompetenz hinzuzufügen, müssen die Kompetenzarten konfiguriert werden. Gehen Sie zu Mitarbeiter ‣ Konfiguration ‣ Mitarbeiter: Kompetenzarten, um die derzeit konfigurierten Kompetenzarten anzuzeigen und neue Kompetenzarten zu erstellen.

Bemerkung

Der Standardkompetenz Sprachen ist als Kompetenzart vorkonfiguriert, aber es gibt keine spezifischen Sprachkompetenzen innerhalb dieser Kompetenzart. Die Kompetenzart Sprachen muss vollständig konfiguriert werden, bevor er verwendet werden kann.

Klicken Sie auf Neu und eine neues Formular Kompetenzart erscheint. Füllen Sie alle Details für die neue Kompetenzart aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle benötigten Kompetenzarten.

• Kompetenzart: Geben Sie den Namen der Kompetenzart ein. Diese Kategorie dient als übergeordnete Kategorie für spezifischere Kompetenzen und sollte allgemein gehalten sein.

• Kompetenzen: Klicken Sie auf Zeile hinzufügen und geben Sie den Namen für die neue Kompetenz ein, dann wiederholen Sie dies für alle anderen benötigten Kompetenzen.

• Level: Klicken Sie auf Zeile hinzufügen, und geben Sie den Name des Levels ein. Klicken Sie dann auf das Feld Fortschritt und geben Sie einen Prozentsatz (0-100) für dieses Level ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang bei Bedarf für alle weiteren Level.

• Standardlevel: Klicken Sie auf die Umschalttaste in der Zeile des Levels, um dieses Level als Standard einzustellen. Normalerweise wird das niedrigste Level als Standard festgelegt, aber Sie können jedes beliebige Level wählen. Die Umschalttaste wird grün und zeigt damit an, dass dies das Standardlevel für die kompetenz ist. Es kann nur ein Level als Standard festgelegt werden.

  Example

  Um eine mathematische Kompetenz hinzuzufügen, geben Sie in das Feld Name Mathe ein. In das Feld Kompetenzen geben Sie Algebra, Differenzial- und Integralrechnung und Trigonometrie ein. Und geben in das Feld Level Anfänger, Fortgeschritten und Experte mit dem Fortschritt, der als 25, 50 und 100 angezeigt wird, ein. Klicken Sie zuletzt auf Standard-Level in der Zeile Beginner, um dieses Level als Standard einzustellen.

  

Das Formular Kompetenzart speichert automatisch, wenn Daten eingegeben werden.

Tipp

Sobald das Formular vollständig ausgefüllt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell speichern, die durch das Symbol Wolke mit Pfeil nach oben am oberen Rand des Bildschirms dargestellt wird. Daraufhin werden die Level in absteigender Reihenfolge angeordnet, wobei das höchste Level ganz oben und die niedrigste ganz unten steht, unabhängig von dem voreingestellten Level und der Reihenfolge, in der sie eingegeben wurden.

Reiter „Arbeitsinformationen“

Im Reiter Arbeitsinformationen werden die spezifischen arbeitsbezogenen Informationen des Mitarbeiters aufgelistet. Hier werden der Arbeitsplan, die verschiedenen Rollen, die Genehmiger der einzelnen Anträge (Abwesenheiten, Zeiterfassungen und Spesen), der Home-Office-Plan und die Details zum Arbeitsort aufgeführt.

Klicken Sie im Reiter Arbeitsinformationen, um diesen Bereich zu öffnen, und geben Sie die folgenden Informationen für den neuen Mitarbeiter ein:

• Standort: Wählen Sie die Arbeitsadresse aus dem Dropdown-Menü. Um die Adresse zu ändern, bewegen Sie den Mauszeiger über die erste Zeile der Adresse (falls es mehrere Zeilen sind), um einen Pfeil Interner Link anzuzeigen. Klicken Sie auf den Pfeil Interner Link, um das Unternehmensformular zu öffnen und Änderungen vorzunehmen.

  Verwenden Sie die Brotkrümelnavigation, um zum Formular für neue Mitarbeiter zurückzukehren, wenn Sie fertig sind.

  Wenn eine neue Arbeitsadresse benötigt wird, fügen Sie die Adresse hinzu, indem Sie sie in das Feld eingeben und dann auf (neue Adresse) erstellen klicken, um die Adresse hinzuzufügen, oder auf Erstellen und bearbeiten …, um die neue Adresse hinzuzufügen und das Adressformular zu bearbeiten.

• Genehmiger: Um diesen Bereich zu sehen, muss der Benutzer entweder die Zugriffsrechte Administrator oder Sachbearbeiter: Alle Mitarbeiter verwalten für die Mitarbeiterapp haben. Wählen Sie über die Dropdown-Menüs die Benutzer aus, die für die Genehmigung von Ausgabe, von Abwesenheiten, von Zeiterfassungen und von Anwesenheiten für den Mitarbeiter zuständig sind.

  Bewegen Sie den Mauszeiger über eine der Auswahlen, um den Pfeil Interner Link anzuzeigen.

  Klicken Sie auf den Pfeil Interner Link, um ein Formular mit den Feldern Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Telefon, Mobil und Standardlagerhaus des Genehmigers zu öffnen. Diese können bei Bedarf geändert werden.

  Verwenden Sie die Brotkrümelnavigation, um zum Formular für neue Mitarbeiter zurückzukehren, wenn Sie fertig sind.

  Wichtig

  Die Benutzer, die im Dropdown-Menü für den Abschnitt Genehmigungen erscheinen, müssen über Administrator-Rechte für die entsprechende Personalrolle verfügen.

  Um zu überprüfen, wer diese Rechte hat, gehen Sie zu Einstellungen –> Benutzer –> → Benutzer verwalten. Klicken Sie dann auf einen Mitarbeiter und überprüfen Sie im Reiter Zugriffsrechte den Abschnitt Personalwesen.

  • Damit der Benutzer als Genehmiger für Spesenabrechnung erscheint, muss er entweder Teamgenehmiger, Alle Genehmiger oder Administrator für die Rolle Spesenabrechnung eingestellt haben.

  • Damit der Benutzer als Genehmiger für Abwesenheiten erscheint, muss er entweder Sachbearbeiter: Alle Anträge verwalten oder Administrator für die Rolle Abwesenheiten eingestellt haben.

  • Damit der Benutzer als Genehmiger für Zeiterfassung erscheint, muss er entweder Manager, Sachbearbeiter: Alle Verträge verwalten oder Administrator für die Rolle Personalabrechnung eingestellt haben.

• Home-Office: Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um den Standardort auszuwählen, von dem aus der Mitarbeiter an jedem Tag der Woche arbeitet. Die Standardoptionen sind Zuhause, Büro, oder Andere.

  Sie können einen neuen Ort in das Feld eingeben und dann entweder auf (neuer Ort) erstellen klicken, um den Ort hinzuzufügen, oder auf Erstellen und bearbeiten …, um den neuen Ort hinzuzufügen und das Formular zu bearbeiten.

  Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern & schließen und der neue Ort wird hinzugefügt und das Feld ausgefüllt.

  Lassen Sie das Feld leer (Unbestimmt) für arbeitsfreie Tage wie Samstag und Sonntag.

  Bemerkung

  Es ist auch möglich, Arbeitsorte hinzuzufügen oder zu ändern, indem Sie zu Mitarbeiter ‣ Konfiguration ‣ Mitarbeiter: Arbeitsorte. Um einen Standort zu ändern, klicken Sie auf einen bestehenden Standort und nehmen dann die gewünschten Änderungen im Formular vor.

  Klicken Sie auf Neu, um einen neuen Ort zu erstellen, und geben Sie dann die folgenden Informationen in das Formular ein. Alle Felder sind erforderlich.

  • Arbeitsort: Geben Sie den Namen für den Ort ein. Dieser kann je nach Bedarf allgemein oder spezifisch sein, wie z. B. Zuhause oder Gebäude 1, zweiter Stock.

  • Arbeitsadresse: Wählen Sie über das Dropdown-Menü die Adresse für den Standort aus.

  • Titelbild: Klicken Sie auf das Symbol, um es für das Titelbild auszuwählen. Zur Auswahl stehen folgende Symbole: Haus, Bürogebäude und GPS-Standortmarkierung.

  • Unternehmen: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü das Unternehmen aus, für das der Standort gilt. Das aktuelle Unternehmen füllt dieses Feld standardmäßig aus.

  

• Arbeitsplan: Wählen Sie die Arbeitsstunden und Zeitzone für den Mitarbeiter. Der Pfeil Interner Link öffnet eine detaillierte Übersicht der spezifischen täglichen Arbeitsstunden. Arbeitsstunden können hier bearbeitet oder gelöscht werden.

  Bemerkung

  Arbeitsstunden beziehen sich auf die Arbeitszeiten eines Unternehmens und ein Mitarbeiter kann keine Arbeitsstunden haben, die außerhalb der Arbeitszeiten eines Unternehmens liegen.

  Jeder einzelner Arbeitsplan ist unternehmensspezifisch, sodass bei Datenbanken mit mehreren Unternehmen jedes Unternehmen seine eigenen Arbeitszeiten festlegen muss.

  Wenn die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters nicht als Arbeitszeitplan für das Unternehmen konfiguriert sind, können neue Arbeitszeitpläne hinzugefügt oder bestehende Arbeitszeitpläne geändert werden.

  Arbeitszeiten können in der Personalabrechnungsapp geändert werden, wo sie als Arbeitspläne bezeichnet werden.

  Weitere Informationen über das Erstellen oder Ändern von Arbeitsplänen in der Personalabrechnungsapp finden Sie in der Dokumentation Personalabrechnung.

• Planung: Wählen Sie eine Rolle aus dem Dropdown-Menü für die Felder Rollen und Standardrolle. Wenn die Standardrolle als Rolle ausgewählt wird, wird sie automatisch zur Liste der Rollen hinzugefügt.

Wichtig

Die Benutzer, die im Dropdown-Menü für den Abschnitt Genehmigungen erscheinen, müssen über Administrator-Rechte für die entsprechende Personalrolle verfügen.

Um zu überprüfen, wer diese Rechte hat, gehen Sie zu Einstellungen –> Benutzer –> → Benutzer verwalten. Klicken Sie dann auf einen Mitarbeiter und überprüfen Sie im Reiter Zugriffsrechte den Abschnitt Personalwesen.

• Damit der Benutzer als Genehmiger für Spesenabrechnung erscheint, muss er entweder Teamgenehmiger, Alle Genehmiger oder Administrator für die Rolle Spesenabrechnung eingestellt haben.

• Damit der Benutzer als Genehmiger für Abwesenheiten erscheint, muss er entweder Sachbearbeiter oder Administrator für die Rolle Abwesenheiten eingestellt haben.

• Damit der Benutzer als Genehmiger für Zeiterfassung erscheint, muss er entweder Manager, Sachbearbeiter oder Administrator für die Rolle Personalabrechnung eingestellt haben.

Bemerkung

Arbeitsstunden beziehen sich auf die Arbeitszeiten eines Unternehmens und ein Mitarbeiter kann keine Arbeitsstunden haben, die außerhalb der Arbeitszeiten eines Unternehmens liegen.

Jede einzelne Arbeitszeit ist unternehmensspezifisch, sodass bei Datenbanken mit mehreren Unternehmen jedes Unternehmen seine eigenen Arbeitszeiten festlegen muss.

Wenn die Arbeitsstunden eines Mitarbeiters nicht als Arbeitszeit für das Unternehmen konfiguriert sind, können neue Arbeitszeiten hinzugefügt oder bestehende Arbeitszeiten geändert werden.

Um eine Arbeitszeit hinzuzufügen oder zu ändern, gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Arbeitspläne. Fügen Sie dann entweder eine neue Arbeitszeit hinzu, indem Sie auf Neu klicken, oder bearbeiten Sie eine bestehende, indem Sie eine Arbeitszeit aus der Liste auswählen, um sie zu ändern.

Im Abschnitt Arbeitspläne der Personalabrechnungsdokumentation finden Sie genaue Angaben zur Erstellung und Bearbeitung von Arbeitsplänen.

Nachdem eine neue Arbeitszeit erstellt oder eine bestehende geändert wurde, können Sie die Arbeitsstunden im Mitarbeiterformular festlegen. Wählen Sie im Reiter Arbeitsinformationen im Abschnitt Arbeitsplan die Arbeitszeiten des Mitarbeiters aus dem Dropdown-Menü.

Reiter „Private Informationen“

Im Reiter Private Informationen sind keine Angaben erforderlich, um einen Mitarbeiter zu erstellen. Einige Angaben in diesem Bereich können jedoch für die Lohnbuchhaltung des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein. Um die Gehaltsabrechnungen ordnungsgemäß zu bearbeiten und sicherzustellen, dass alle Abzüge berücksichtigt werden, sollten die persönlichen Daten des Mitarbeiters eingegeben werden.

Hier werden die folgenden Angaben gemacht: Privater Kontakt, Familienstand, Notfall, Ausbildung, Staatsangehörigkeit, Zu Lasten und Arbeitserlaubnis. Die Eingabe von Feldern erfolgt entweder über ein Dropdown-Menü, durch Anklicken eines Kontrollkästchens oder durch Eingabe der Informationen.

• Privater Kontakt: Geben Sie die Privateadresse, E-Mail und die Telefonnummer für den Mitarbeiter ein. Geben Sie dann über das Dropdown-Menü die Bankverbindung des Mitarbeiters ein.

  Wenn die Bank noch nicht konfiguriert ist (die typische Situation beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters), geben Sie die Bankkontonummer ein und klicken Sie auf Erstellen und bearbeiten …. Ein Fenster Bankverbindung erstellen erscheint. Geben Sie die Informationen ein und klicken Sie dann auf Speichern & schließen.

  Wählen Sie dann die bevorzugte Sprache des Mitarbeiters aus dem Dropdown-Menü. Geben Sie schließlich die Distanz des Arbeitsweges in das Feld ein. Dieses Feld ist nur erforderlich, wenn der Mitarbeiter eine Art von Pendlerpauschale erhält.

  Geben Sie schließlich das Nummernschild des Mitarbeiters in das Feld Nummernschild des Privatautos ein.

• Familienstand: Wählen Sie den aktuellen Familienstand über das Dropdown-Menü aus, entweder Single, Verheiratet, Eheähnliche Gemeinschaft, Verwitwet oder Geschieden. Wenn der Arbeitnehmer unterhaltsberechtigte Kinder hat, geben Sie die Anzahl der Kinder zu Lasten in das Feld ein.

• Notfall: Geben Sie den Namen des Kontakts und die Kontakttelefonnummer des Notfallkontakts des Mitarbeiters in die entsprechenden Felder ein.

• Ausbildung: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü des Zertifikatslevels den höchsten Bildungsabschluss des Mitarbeiters aus. Zu den Standardoptionen gehören Schulabschluss, Bachelor, Master, Doktor oder Andere.

  Geben Sie den Studienbereich und den Namen der Schule in die entsprechenden Felder ein.

• Arbeitserlaubnis: Wenn der Mitarbeiter eine Arbeitserlaubnis hat, geben Sie die Informationen in diesem Abschnitt ein. Geben Sie die Visum-Nr. (Visumnummer) und/oder Arbeitserlaubnisnr. (Nummer der Arbeitserlaubnis) in die entsprechenden Felder ein.

  Wählen Sie mithilfe der Kalenderauswahl das Ablaufdatum des Visums und/oder das Ablaufdatum der Arbeitserlaubnis, um die Ablaufdaten einzugeben.

  Falls vorhanden, laden Sie eine digitale Kopie der Arbeitserlaubnis hoch. Klicken Sie auf Ihre Datei hochladen, navigieren Sie im Dateiexplorer zu der Arbeitserlaubnisdatei und klicken Sie auf Öffnen.

• Staatsangehörigkeit: Dieser Abschnitt enthält alle Informationen, die für die Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters relevant sind. Einige Felder verwenden ein Dropdown-Menü, wie die Felder Nationalität (Land), Geschlecht und Geburtsland.

  Das Geburtsdatum verwendet eine Kalenderauswahl, um das Datum auszuwählen. Klicken Sie zunächst auf den Namen des Monats und dann auf das Jahr, um auf die Jahresabschnitte zuzugreifen. Verwenden Sie die Pfeilsymbole < (links) und > (rechts), navigieren Sie zum richtigen Jahresabschnitt und klicken Sie auf das Jahr. Als nächstes klicken Sie auf den Monat. Zuletzt klicken Sie auf den Tag, um das Datum auszuwählen.

  Geben Sie die Informationen für die Felder Identifikationsnummer, Passnummer und Geburtsort ein.

  Wenn der Mitarbeiter nicht in dem Land ansässig ist, in dem er arbeitet, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Feld Nicht ansässig.

  Bemerkung

  Je nach Lokalisierungseinstellung können weitere Felder vorhanden sein. Für die Vereinigten Staaten ist zum Beispiel ein Feld SV-Nummer (Sozialversicherungsnummer) vorhanden.

Reiter „HR-Einstellungen“

Dieser Reiter enthält verschiedene Felder für verschiedene Informationen, je nachdem, in welchem Land das Unternehmen ansässig ist. Für die verschiedenen Standorte sind unterschiedliche Felder konfiguriert, einige Abschnitte erscheinen jedoch unabhängig davon.

• Status: Wählen Sie einen Mitarbeitertyp und, falls zutreffend, einen Verknüpften Benutzer mit den Dropdown-Menüs. Zu den Optionen für Mitarbeitertyp gehören Mitarbeiter, Student, Trainee, Vertragspartner oder Freiberufler.

  Wichtig

  Mitarbeiter müssen nicht auch Benutzer sein. Mitarbeiter zählen nicht für die Odoo-Aboabrechnung, während Benutzer für die Abrechnung zählen. Wenn der neue Mitarbeiter auch ein Benutzer sein soll, muss der Benutzer erstellt werden.

  Nachdem der Mitarbeiter angelegt wurde, klicken Sie auf das ⚙️ (Zahnrad)-Symbol und dann auf Benutzer erstellen. Ein Formular Benutzer erstellen erscheint.

  Geben Sie den Name und die E-Mail-Adresse ein. Wählen Sie dann das Unternehmen aus dem Dropdown-Menü.

  Geben Sie dann die Telefon- und Mobil-Nummern in die entsprechenden Felder ein.

  Wenn ein Foto verfügbar ist, klicken Sie auf das Symbol Bearbeiten (das als ✏️ (Bleistift)-Symbol erscheint) in der unteren linken Ecke des Bildfeldes, das sich in der oberen rechten Ecke des Formulars befindet.

  Ein Datei-Explorer wird geöffnet. Navigieren Sie zu der Datei und klicken Sie dann auf Öffnen, um sie auszuwählen. Klicken Sie abschließend auf Speichern, nachdem Sie alle Informationen eingegeben haben. Der Mitarbeiterdatensatz wird automatisch aktualisiert, indem der neu angelegte Benutzer in das Feld Verknüpfter Benutzer eingetragen wird.

  Benutzer können auch manuell erstellt werden. Weitere Informationen über das manuelle Hinzufügen eines Benutzers finden Sie unter Benutzer.

• Anwesenheit/Kassensystem/Fertigung: Die Ausweis-ID und ein PIN-Code können hier für den Mitarbeiter eingegeben werden, wenn der Mitarbeiter eine/n benötigt/besitzt. Klicken Sie auf Generieren neben der Ausweis-ID, um die Ausweis-ID zu erstellen.

  Der PIN-Code wird für die An- und Abmeldung im Kiosk der Anwesenheiten-App und einem Kassensystem verwendet.

• Personalabrechnung: Geben Sie in diesem Abschnitt gegebenenfalls die Registernummer des Mitarbeiters ein.

  Je nach Lokalisierungseinstellung variieren die anderen Elemente, die in diesem Feld erscheinen, je nach Standort. Außerdem können in diesem Reiter je nach Standort weitere Abschnitte erscheinen. Es wird empfohlen, sich bei der Lohn- und/oder Buchhaltungsabteilung zu erkundigen, ob dieser Abschnitt sowie alle anderen Abschnitte, die sich auf die Personalabrechnung beziehen, korrekt ausgefüllt sind.

• App-Eeinstellungen: Geben Sie das Zielabrechnungszeit des Mitarbeiters für die Rangliste der Abrechnungsquote in der Zeiterfassungsapp ein. Als nächstes geben Sie die Stündlichen Kosten im Format XX.XX ein. Dies wird berücksichtigt, wenn der Mitarbeiter an einem Arbeitsplatz arbeitet.

  Falls zutreffend, geben Sie die Nummer der Fuhrpark Mobility Card ein.

Bemerkung

Fertigungskosten werden zu den Kosten für die Herstellung eines Produkts addiert, wenn der Wert des hergestellten Produkts kein fester Betrag ist. Diese Kosten haben keine Auswirkungen auf die Personalabrechnungsapp.

Dokumente

Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente werden in der Dokumente-App gespeichert. Die Anzahl der zugehörigen Dokumente wird in der intelligenten Schaltfläche Dokumente oberhalb des Mitarbeitereintrags angezeigt. Klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche, um auf alle Dokumente zuzugreifen.

Weitere Informationen finden Sie in der documentation zur Dokumente-App.