Aktive Rechnungsabgrenzung

Aktive Rechnungsabgrenzungen und Vorauszahlungen (auch bekannt als transitorische Aktiva) sind beides Kosten, die bereits für noch nicht erhaltene Produkte oder Dienstleistungen entstanden sind.

Solche Kosten sind Vermögenswerte für das Unternehmen, das sie bezahlt, da es bereits für Produkte und Dienstleistungen bezahlt hat, diese aber entweder noch nicht erhalten oder noch nicht genutzt hat. Das Unternehmen kann sie nicht in der aktuellen Gewinn- und Verlustrechnung oder Erfolgsrechnung ausweisen, da die Zahlungen in der Zukunft effektiv als Aufwand verbucht werden.

Diese zukünftigen Ausgaben müssen in der Bilanz des Unternehmens so lange abgegrenzt werden, bis sie in der Gewinn- und Verlustrechnung auf einmal oder über einen bestimmten Zeitraum verbucht werden können.

Nehmen wir zum Beispiel an, wir zahlen 1.200 € auf einmal für ein Jahr der Versicherung. Wir zahlen die Kosten bereits jetzt, haben die Dienstleistung aber noch nicht in Anspruch genommen. Daher buchen wir diese neue Ausgabe auf ein Vorauszahlungskonto und beschließen, sie monatlich zu verbuchen. In den nächsten 12 Monaten werden wir jeden Monat 100 € als Aufwand verbuchen.

Odoo Buchhaltung behandelt aktive Rechnungsabgrenzungen, indem es sie auf mehrere Buchungen verteilt und dann periodisch gebucht werden.

Bemerkung

Der Server prüft einmal am Tag, ob ein Posten gebucht werden muss. Es kann dann bis zu 24 Stunden dauern, bis Sie eine Änderung von Entwurf zu Gebucht sehen.

Konfiguration

Stellen Sie sicher, dass die Standardeinstellungen für Ihr Unternehmen korrekt konfiguriert sind. Gehen Sie dazu auf Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

Journal

Die Abgrenzungsposten werden in diesem Journal verbucht.

Konto für Aktive Rechnungsabgrenzung

Ausgaben werden auf diesem Konto für Umlaufvermögen abgegrenzt, bis sie verbucht werden.

Konto für Passive Rechnungsabgrenzung

Einnahmen werden auf diesem Konto für kurzfristige Verbindlichkeiten abgegrenzt, bis sie verbucht werden.

Buchungen generieren

Standardmäßig generiert Odoo automatisch die Abgrenzungsposten, wenn Sie eine Lieferantenrechnung buchen. Sie können sie jedoch auch manuell generieren, indem Sie stattdessen die Option Manuell & gruppiert wählen.

Betragsberechnung

Suppose a bill of $1200 must be deferred over 12 months.

  • The Months option accounts for $100 each month prorated to the number of days in that month (e.g., $50 for the first month if the Start Date is set to the 15th of the month).

  • The Full Months option considers each month started to be full (e.g., $100 for the first month even if the Start Date is set to the 15th of the month); this means that with the Full Months option, a full $100 is recognized in the first partial month, eliminating the need for a 13th month to recognize any remainder as would be the case when using the Months option.

  • The Days option accounts for different amounts depending on the number of days in each month (e.g., ~$102 for January and ~$92 for February).

Rechnungsabgrenzungsposten bei Validierung generieren

Tipp

Stellen Sie sicher, dass die Felder Startdatum und Enddatum im Reiter Rechnungszeilen sichtbar sind. In den meisten Fällen sollte das Startdatum im selben Monat liegen wie das Rechnungsdatum. Aktive Rechnungsabgrenzungen werden ab dem Rechnungsdatum gebucht und im Bericht entsprechend angezeigt.

Geben Sie für jede Zeile der Rechnung, die abgegrenzt werden soll, das Start- und Enddatum des Abgrenzungszeitraums an.

Wenn das Feld Buchungen generieren auf Bei Ein-/Ausgangsrechnungsvalidierung gesetzt ist, generiert Odoo automatisch die Abgrenzungsbuchungen, wenn die Rechnung geprüft wird. Klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Rechnungsabgrenzungsposten, um sie zu sehen.

Eine Buchung, die auf den gleichen Tag wie das Buchungsdatum der Rechnung datiert ist, verschiebt die Rechnungsbeträge vom Aufwandskonto auf das Abgrenzungskonto. Die anderen Buchungen sind Abgrenzungsbuchungen, die Monat für Monat die Rechnungsbeträge vom Abgrenzungskonto auf das Aufwandskonto verschieben, um die Ausgaben zu verbuchen.

Example

Sie können eine Januar-Rechnung über 1.200 € über 12 Monate aufschieben, indem Sie ein Startdatum am 01/01/2023 und ein Enddatum am 31/12/2023 angeben. Ende August werden 800 € als Aufwand verbucht, während 400 € auf dem Abgrenzungskonto verbleiben.

Berichtswesen

Der Bericht über Aktive Rechnungsabgrenzung berechnet eine Übersicht über die notwendigen Abgrenzungsbuchungen für jedes Konto. Um darauf zuzugreifen, gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Aktive Rechnungsabgrenzung.

Um die Buchungszeilen der einzelnen Konten anzuzeigen, klicken Sie auf den Kontonamen und dann auf die Buchungszeilen.

Bericht über Aktive Rechnungsabgrenzung

Bemerkung

Es werden nur Rechnungen berücksichtigt, deren Buchungsdatum vor dem Ende des Berichtszeitraums liegt.

Gruppierte Abgrenzungsposten generieren

Wenn Sie viele Rechnungsabgrenzungen haben und die Anzahl der erstellten Journalbuchungen reduzieren möchten, können Sie Abgrenzungsbuchungen manuell erzeugen. Setzen Sie dazu das Feld Buchungen generieren in den Einstellungen auf Manuell & gruppiert. Odoo fasst dann die abgegrenzten Beträge in einer einzigen Buchung zusammen.

Gehen Sie am Ende zum Bericht über Aktive Rechnungsabgrenzung und klicken Sie auf die Schaltfläche Buchungen generieren. Dies erzeugt zwei Abgrenzungsbuchungen:

  • Eine am Ende des Monats, die für jedes Konto alle abgegrenzten Beträge dieses Monats zusammenfasst. Das bedeutet, dass ein Teil der aktiven Rechnungsabgrenzungsposten am Ende dieser Periode verbucht wird.

  • Die Stornierung dieses erstellten Eintrags, datiert auf den folgenden Tag (d. h. den ersten Tag des nächsten Monats), um den vorherigen Eintrag zu löschen.

Example

Es gibt zwei Rechnungen:

  • Rechnung A: 1.200 € muss vom 01/01/2023 bis zum 12/31/2023 abgegrenzt werden

  • Rechnung B: 600 € muss vom 01/01/2023 bis zum 31/12/2023 abgegrenzt werden

Im Januar

Ende Januar, nachdem Sie auf die Schaltfläche Buchungen generieren geklickt haben, gibt es die folgenden Buchungen:

  • Buchung 1 datiert auf den 31. Januar:

    • Zeile 1: Aufwandskonto -1200 -600 = -1800 (Stornierung der Summe der beiden Rechnungen)

    • Zeile 2: Aufwandskonto 100 + 50 = 150 (Realisierung von 1/12 von Rechnung A und Rechnung B)

    • Zeile 3: Konto für passive Rechnungsabgrenzung 1800 - 150 = 1650 (Betrag, der später noch abgegrenzt werden muss)

  • Buchung 2 datiert auf den 1. Februar, die Stornierung der vorherigen Buchung:

    • Zeile 1: Aufwandskonto 1800

    • Zeile 2: Abgrenzungskonto -150

    • Zeile 3: Aufwandskonto -1650

Im Februar

Ende Februar, nachdem Sie auf die Schaltfläche Buchungen generieren geklickt haben, gibt es die folgenden Buchungen:

  • Buchung 1 datiert auf den 28. Februar:

    • Zeile 1: Aufwandskonto -1200 -600 = -1800 (Stornierung der Summe der beiden Rechnungen)

    • Zeile 2: Aufwandskonto 200 + 100 = 300 (Realisierung von 2/12 von Rechnung A und Rechnung B)

    • Zeile 3: Konto für passive Rechnungsabgrenzung 1800 - 300 = 1500 (Betrag, der später noch abgegrenzt werden muss)

  • Buchung 2 datiert auf den 1. März, die Stornierung der vorherigen Buchung.

Von März bis Oktober

Die gleiche Berechnung wird für jeden Monat bis Oktober durchgeführt.

Im November

Ende November, nachdem Sie auf die Schaltfläche Buchungen generieren geklickt haben, gibt es die folgenden Buchungen:

  • Buchung 1 datiert auf den 30. November:

    • Zeile 1: Aufwandskonto -1200 -600 = -1800 (Stornierung der Summe der beiden Rechnungen)

    • Zeile 2: Aufwandskonto 1100 + 550 = 1650 (Realisierung von 11/12 von Rechnung A und Rechnung B)

    • Zeile 3: Konto für passive Rechnungsabgrenzung 1800 - 1650 = 150 (Betrag, der später noch abgegrenzt werden muss)

  • Buchung 2 datiert auf den 1. Dezember, die Stornierung der vorherigen Buchung.

Im Dezember

Es besteht keine Notwendigkeit, im Dezember Buchungen zu erstellen. Wenn wir die Berechnung für Dezember durchführen, haben wir einen Betrag von 0, der abgegrenzt werden muss.

Gesamt

Wenn wir alles zusammenfassen würden, hätten wir:

  • Rechnung A und Rechnung B

  • zwei Buchungen (eine für die passive Rechnungsabgrenzung und eine für die Stornierung) für jeden Monat von Januar bis November

Daher werden Ende Dezember die Rechnungen A und B trotz aller erstellten Buchungen dank des Stornomechanismus nur einmal vollständig als Aufwand verbucht.