Abrechnungsverfahren

Je nach Ihrem Betrieb und der von Ihnen verwendeten App gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Erstellung von Kundenrechnungen in Odoo zu automatisieren. Normalerweise werden Rechnungsentwürfe vom System erstellt (mit Informationen aus anderen Dokumenten wie Verkaufsaufträgen oder Verträgen), und der Buchhalter muss die Rechnungsentwürfe nur noch validieren und die Rechnungen im Stapel versenden (per Post oder E-Mail).

Je nach Ihrem Betrieb können Sie sich für eine der folgenden Möglichkeiten entscheiden, um Rechnungsentwürfe zu erstellen:

Verkauf

Verkaufsauftrag ‣ Rechnung

In den meisten Unternehmen erstellen die Vertriebsmitarbeiter Angebote, die nach ihrer Validierung zu Verkaufsaufträgen werden. Anschließend werden auf der Grundlage des Verkaufsauftrags Rechnungsentwürfe erstellt. Sie haben verschiedene Optionen wie:

  • Manuell abrechnen: Verwenden Sie eine Schaltfläche auf dem Verkaufsauftrag, um einen Rechnungsentwurf zu erstellen

  • Rechnung vor Lieferung: Stellen Sie den gesamten Auftrag in Rechnung, bevor Sie den Lieferauftrag erstellen

  • Auf Grundlage eines Lieferauftrags: siehe nächsten Abschnitt

Rechnung vor Lieferung wird in der Regel von der E-Commerce-App verwendet, wenn der Kunde bei der Bestellung bezahlt und wir anschließend liefern. (vorausbezahlt)

Für die meisten anderen Anwendungsfälle empfiehlt es sich, die Rechnung manuell zu erstellen. Es ermöglicht dem Vertriebsmitarbeiter, die Rechnung bei Bedarf auszulösen, mit den Optionen: den gesamten Auftrag abrechnen, einen Prozentsatz (Vorauszahlung) abrechnen, einige Zeilen abrechnen, eine feste Vorauszahlung abrechnen.

Dieser Prozess ist sowohl für Dienstleistungen als auch für physische Produkte geeignet.

Verkaufauftrag ‣ Lieferauftrag ‣ Rechnung

Einzelhändler und E-Commerce fakturieren in der Regel auf der Grundlage von Lieferaufträgen und nicht auf der Grundlage von Verkaufsaufträgen. Dieser Ansatz eignet sich für Unternehmen, bei denen die von Ihnen gelieferten Mengen von den bestellten Mengen abweichen können: Lebensmittel (Rechnung auf Basis der tatsächlichen Kilos).

Auf diese Weise stellen Sie bei einer Teillieferung nur das in Rechnung, was Sie wirklich geliefert haben. Wenn Sie Nachbestellungen machen (einen Teil liefern und den Rest später), erhält der Kunde zwei Rechnungen, eine für jeden Lieferauftrag.

E-Commerce-Auftrag ‣ Rechnung

Bei einer E-Commerce-Bestellung wird die Erstellung der Bestellung ebenfalls ausgelöst, wenn sie vollständig bezahlt ist. Wenn Sie die Bezahlung von Bestellungen per Scheck oder Überweisung zulassen, erstellt Odoo nur eine Bestellung und die Rechnung wird ausgelöst, sobald die Zahlung eingegangen ist.

Verträge

Reguläre Verträge ‣ Rechnungen

Wenn Sie mit Verträgen arbeiten, können Sie Rechnungen auf der Grundlage von Zeit- und Materialaufwand, Ausgaben oder festen Zeilen von Dienstleistungen/Produkten auslösen. Jeden Monat wird der Vertriebsmitarbeiter die Rechnung auf der Grundlage der Aktivitäten im Vertrag auslösen.

Aktivitäten könnten sein:

  • feste Produkte/Dienstleistungen, die aus einem Verkaufsauftrag stammen, die mit diesem Vertrag verknüpft sind

  • eingekaufte Materialien (die Sie weiterberechnen)

  • Zeit und Material auf Grundlage von Zeiterfassungen oder Einkäufen (Unterauftragvergabe)

  • Spesen wie Kosten für Reisen und Unterkunft, die Sie an den Kunden weiterberechnen

Sie können die Rechnung am Ende des Vertrags ausstellen oder Zwischenrechnungen auslösen. Dieser Ansatz wird von Dienstleistungsunternehmen verwendet, die meist nach Zeit und Material abrechnen. Für Dienstleistungsunternehmen, die auf Festpreisbasis abrechnen, verwenden sie einen regulären Verkaufsauftrag.

Wiederkehrende Verträge ‣ Rechnungen

Bei Abonnements wird in regelmäßigen Abständen automatisch eine Rechnung erstellt. Die Häufigkeit der Rechnungsstellung und die in Rechnung gestellten Dienstleistungen/Produkte werden im Vertrag festgelegt.

Siehe auch

Andere

Eine Rechnung manuell erstellen

Sie können Rechnungen auch manuell erstellen, ohne Verträge oder einen Verkaufsauftrag zu verwenden. Diese Vorgehensweise ist empfehlenswert, wenn Sie den Verkaufsprozess (Angebote) oder die Lieferung der Produkte oder Dienstleistungen nicht verwalten müssen.

Auch wenn Sie die Rechnung aus einem Verkaufsauftrag erstellen, müssen Sie Rechnungen in Ausnahmefällen gegebenenfalls manuell erfassen:

  • wenn Sie eine Rückerstattung erstellen müssen

  • wenn Sie einen Rabatt gewähren müssen

  • wenn Sie eine Rechnung ändern müssen, die aus einem Verkaufsauftrag erstellt wurde

  • wenn Sie etwas in Rechnung stellen müssen, das nicht Teil Ihres Kerngeschäfts ist

Spezifische Module

Spezifische Module können auch Rechnungsentwürfe erzeugen:

  • Mitgliedschaft: Ihre Mitglieder jährlich abrechnen

  • Reparaturen: Ihre After-Sales-Dienste abrechnen

Neue Sequenzierung von Rechnungen

Es ist weiterhin möglich, die Rechnungen neu zu sequenzieren, allerdings mit einigen Einschränkungen:

  1. Die Funktion funktioniert nicht, wenn Buchungen vor einem Sperrdatum liegen.

  2. Die Funktion funktioniert nicht, wenn die Sequenz nicht mit dem Monat der Buchung übereinstimmt.

  3. Es funktioniert nicht, wenn die Sequenz zu einem Duplikat führt.

  4. Die Reihenfolge der Rechnung unverändert bleibt.

  5. Sie ist nützlich für Personen, die eine Nummerierung aus einer anderen Software verwenden und die das aktuelle Jahr fortsetzen möchten, ohne von vorne zu beginnen.

Digitalisierung von Rechnungen mit optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR)

Rechnungsdigitalisierung ist das Verfahren der automatischen Codierung von traditionellen Papierrechnungen in Rechnungsformulare in Ihrer Buchhaltung.

Odoo verwendet OCR und Technologien der künstlichen Intelligenz, um den Inhalt der Dokumente zu erkennen. Die Formulare für Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen werden automatisch erstellt und auf der Grundlage der gescannten Rechnungen ausgefüllt.