オフボーディング

When an employee leaves the company, it is important to ensure their employee record is updated to reflect their departure, log the reason why, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.

従業員をアーカイブ

In Odoo, when an employee leaves the company they must be archived. To archive an employee, first navigate to the Employees app. From here, locate the employee who is leaving the company, and click on their employee card.

従業員フォームが読み込まれ、すべての情報が表示されます。左上隅の:icon:fa-gear（歯車）`アイコンをクリックすると、ドロップダウンメニューが表示されます。:icon:`oi-archive:guilabel:`アーカイブ`をクリックすると、:guilabel:`従業員退職`ポップアップウィンドウが表示されます。

フォームの次のフィールドに入力します:

  • 退職理由: ドロップダウンメニューから従業員が退職する理由を選択します。デフォルトのオプションは次のとおりです:

    • 解雇:従業員を解雇する際に選択します。会社が解雇通知を行った場合に使用してください。

    • 辞職:従業員が退職を希望し、従業員が退職通知を行った場合に選択します。

    • 定年退職：従業員が定年退職する場合は、このオプションを選択します。

    • フリーランスに転向：従業員が会社での勤務を終了し、代わりにフリーランスとして働く場合は、このオプションを選択します。

  • 契約終了日:カレンダーセレクタを使用して、従業員が会社で働く最終日を選択します。

  • 詳細な理由:このフィールドに、従業員の退職理由を簡潔に入力します。

  • 活動を終了：各種類の活動の横にあるチェックボックスにチェックを入れると、それに関連するすべての未処理活動が終了または削除されます。該当するチェックボックスは**すべて**チェックすることをお勧めします。使用可能なオプションは次のとおりです：

    • 評価：契約終了日以降にスケジュールされたすべての評価をキャンセルします。

    • 契約：現在の契約に終了日を適用します。

    • 社用車：現在の社用車から従業員をドライバーとして削除し、該当する場合は:ref:次のドライバーを割り当てます <fleet/new_vehicle/new-driver>。

    • Time Off: cancels any time off requests after the contract end date.

    • Allocations: removes the employee from any accrual plans they are on.

  • 人事情報：:guilabel:`アクセスリンクを送信`の横にあるチェックボックスにチェックを入れると、従業員の個人メールアドレスに、個人の人事ファイルすべてを含むダウンロードリンクが送信されます。

  • Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. Enter the private email address for the employee.

フォームの入力が完了したら、適用`をクリックします。従業員レコードがアーカイブされ、個人ドキュメントへのダウンロードリンクを含むメールが従業員の個人メールアドレスに送信され（選択した場合）、従業員フォームの右上隅に赤い:guilabel:`アーカイブ済`バナーが表示されます。チャッターには:guilabel:`退職日`と:guilabel:`退職理由、およびアクセスリンクがメール送信されたかどうかが記録されます。

すべてのフィールドが入力された従業員退職フォーム。

注釈

人事ドキュメントのアクセスリンクを送信しようとすると、:guilabel:`無効な操作`ポップアップウィンドウが表示され、次のエラーメッセージが表示される場合があります：

「アクセスリンクを送信」機能を使用するには、従業員の関連ユーザと個人メールを設定する必要があります：（従業員名）

このエラーが表示された場合は、:guilabel:`閉じる`をクリックしてポップアップウィンドウを閉じ、:guilabel:`アクセスリンクを送信`チェックボックスにチェックを入れて、:guilabel:`従業員退職`ポップアップウィンドウでの選択を解除します。

:guilabel:`適用`をクリックして、:guilabel:`従業員退職`ポップアップウィンドウで従業員をアーカイブし、選択した活動を終了して、従業員フォームに戻ります。

従業員フォームで、次のフィールドが入力されていることを確認してください：

  • :guilabel:`個人情報`タブ：:guilabel:`メール`フィールドにメールアドレスが入力されていることを確認してください。

  • :guilabel:`人事設定`タブ：対応するフィールドで:guilabel:`関連ユーザ`が選択されていることを確認してください。

必要な情報を入力後、HR文書アクセスリンクを再送信してください