Hongkong

Konfiguration

Installieren Sie die folgenden Module, um die neusten Funktionen der Lokalisierung für Hongkong zu erhalten:

Name	Technische Bezeichnung	Beschreibung
Hongkong - Buchhaltung	l10n_hk	Dies ist das Basismodul zum Verwalten des Kontenplans und der Lokalisierung für Hongkong
Hongkong - Personalabrechnung	l10n_hk_hr_payroll	Aktiviert spezifische Lokalisierungsfunktionen für Personalabrechnung für Odoo Personalabrechnung. Dieses Modul installiert Hongkong - Personalabrechnung mit Buchhaltung und Dokumente - Personalabrechnung für Hongkong.
Hongkong - Personalabrechnung mit Buchhaltung	l10n_hk_hr_payroll_account	Installiert den Link zwischen Personalabrechnung und Buchhaltung für Hongkong.
Dokumente - Personalabrechnung für Hongkong	documents_l10n_hk_hr_payroll	Integratiert ir56-Mitarbeiterformular in Odoo Dokumente.

FPS-QR-Code auf Rechnungen

FPS ist eine Zahlungsdienstleistungsplattform, die es Kunden ermöglicht, sofortige inländische Zahlungen an Privatpersonen und Händler in Hongkong-Dollar oder Renminbi über Online- und Mobile-Banking zu tätigen.

QR-Codes aktivieren

Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen. Kreuzen Sie im Abschnitt Kundenzahlungen das Kästchen neben der Funktion QR-Codes an. Klicken Sie dann auf Speichern.

Konfiguration von FPS-Bankkonten

Gehen Sie zu Kontakte- ‣ Konfiguration ‣ Bereich Bankkonten ‣ Bankkonten. Wählen Sie dann das Bankkonto für die FPS-Aktivierung aus. Fahren Sie mit der Einstellung des Proxy-Typs fort und füllen Sie das Feld Proxy-Wert aus, je nach gewähltem Typ.

Denken Sie daran, die Rechnungsnummer in den QR-Code aufzunehmen, indem Sie das Kontrollkästchen Referenz einbinden aktivieren.

Wichtig

• Das Land des Kontoinhabers muss im Kontaktformular auf Hongkong eingestellt sein.

• Die Stadt des Kontoinhabers ist obligatorisch.

• Sie könnten die Rechnungsnummer in den QR-Code aufnehmen, indem Sie das Kontrollkästchen Referenz einbinden aktivieren.

Siehe auch

Bank- und Kassakonten

Konfiguration von Bankjournalen

Gehen Sie dazu zu Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Journale und öffnen Sie Ihr Bankjournal. Füllen Sie die Kontonummer und Bank im Reiter Journalbuchungen aus.

Rechnungen mit FPS-QR-Codes ausstellen

Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, öffnen Sie den Reiter Weitere Informationen und setzen Sie die Option Zahlungs-QR-Code auf Vom Händler vorgezeigter QR-Code bei EMV-Zahlungen.

Stellen Sie sicher, dass das Feld Empfängerbank konfiguriert ist, da Odoo dieses Feld verwendet, um den FPS-QR-Code zu generieren.

Personalabrechnung

Wichtig

Stellen Sie sicher, dass das Modul Hong Kong - Payroll (l10n_hk_hr_payroll) vor der Verarbeitung installiert wurde.

Mitarbeiter erstellen

Gehen Sie zur App Mitarbeiter und klicken Sie auf Neu. Konfigurieren Sie anschließend die folgenden Felder:

• Unter dem Reiter Arbeitsinformationen

  • Arbeitsstunden: Die Option HK Standard 40 Stunden/Woche muss ausgewählt sein.

• Unter dem Reiter Private Informationen

  • Nachname, Vorname, Name auf Chinesisch: Name des Mitarbeiters,

  • Privatadresse: Adresse des Mitarbeiters.

  • Bankkontonummer: die Bankkontonummer des Mitarbeiters.

  • Aktuelle Vermietung: die Mieteinträge des Mitarbeiters (falls eine Mietzulage anwendbar ist).

  • Autopay-Typ: BBAN, SVID, EMAL usw.

  • Autopay-Referenz: Autopay-Referenznummer.

  • Identifikationsnr.: HKID des Mitarbeiters.

  • Geschlecht: Geschlecht des Mitarbeiters.

  Wichtig

  Für die Bankkontonummer sollte dieses Konto vor weiteren Aktionen als Vertrauenswürdig eingestellt sein.

  Klicken Sie dazu auf den Rechtspfeil neben dem Feld Bankkontonummer. Setzen Sie Geld senden auf Vertrauenswürdig, indem Sie auf den Umschalter klicken.

  Bemerkung

  To populate the Current Rental, click on the History button. Then, click on New. Fill in the relevant details and save the rental record. Upon saving the record, the rental contract state will be visible (at the top-right corner) and can be set to Running.

• Unter dem Reiter HR-Einstellungen:

  • Volunteer Contribution Option: select either Only Mandatory Contribution, With Fixed %VC, or Cap 5% VC.

  • MPF Manulife Account: account number, if applicable.

Verträge verwalten

Once the new employee has been created, click the Contracts smart button on the employee record, or navigate to Employees app ‣ Employees ‣ Contracts.

Bemerkung

Pro Mitarbeiter kann nur ein Vertrag gleichzeitig aktiv sein, aber einem Mitarbeiter können während seines Arbeitsverhältnisses aufeinanderfolgende Verträge zugewiesen werden.

Die folgenden Punkte sind für die Ausarbeitung eines Vertrags entscheidend:

• Gehaltsstrukturtyp: als CAP57: Hongkong-Mitarbeiter eingestellt.

• Startdatum des Vertrags: Startdatum der Beschäftigung.

• Arbeitsplan: eingestellt als HK Standard 40 Stunden/Woche (aus dem Mitarbeiterdatensatz).

• Work Entry Source: select either Working Schedule, Attendances or Planning. This field determines how the work entries are accounted for in the payslip.

  • Working Schedule: the work entries are generated automatically based on the employee’s working schedule.

  • Attendances: the work entries are generated based on the check-in/out period logged in the Attendances.

  • Planning: the work entries are generated from planning shifts only.

• Unter dem Reiter Gehaltsinformationen

  • Lohntyp: Wählen Sie für Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte die Lohnart Fester Lohn oder Stundenlohn für Mitarbeiter, die pro Stunde bezahlt werden.

  • Bezahlung planen: die Häufigkeit der Ausstellung von Gehaltsabrechnungen.

  • Lohn: Monatlich oder Stündlich, je nach Lohnart.

  • Internetabonnement: Dies ist ein optionales Feld, um zusätzlich zum derzeitigen Gehaltspaket eine Internetzulage zu gewähren.

Wichtig

Zeiterfassungen haben keinen Einfluss auf die Arbeitseinträge in Odoo.

Once all information has been setup, set the contract status to Running by clicking the Running button in the top-right of the page.

Gehaltsabrechnungen generieren

Sobald die Mitarbeiter sowie deren Verträge konfiguriert wurden, können Gehaltsabrechnungen in der Personalabrechnungsapp erstellt werden

Odoo bietet vier unterschiedliche Gehaltsstrukturen in der CAP57-Richtlinie

1. CAP57: Monatslohn für Mitarbeiter: um das monatliche Gehalt der Mitarbeiter zu verarbeiten

2. CAP57: Payment in Lieu of Notice: to process final payment upon contract termination using ADW.

3. CAP57: Long Service Payment: applicable to employees with more than five years of service upon contract termination.

4. CAP57: Severance Payment: applicable to employees with more than two years of service upon contract termination.

Before running the payslips, the accounts used in the salary rule can be adjusted by navigating to Payroll app ‣ Configuration ‣ Rules.

Odoo kann Gehaltszahlungen auf zwei Weisen erstellen: Stapel oder individuelle Gehaltsabrechnungen.

Gehaltsabrechnungen im Stapel

Diese Methode zur Generierung von Gehaltsabrechnungen wird für wiederkehrende Zahlungen verwendet, da Gehaltsabrechnungen für mehrere Mitarbeiter auf einmal verwaltet werden können. Gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Gehaltsabrechnungen ‣ Stapel.

1. Klicken Sie auf Neu.

2. Geben Sie einen Stapelnamen (z. B. 2024 - Jan) und einen Zeitraum (z. B. 01/01/2024 - 31/01/2024) ein.

3. Klicken Sie auf Gehaltsabrechnungen generieren.

4. Wählen Sie aus, welche Gehaltsstruktur für diesen Stapel verwendet werden soll. Der Abteilungsfilter ermöglicht es, dass der Stapel nur auf eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern angewandt wird.

5. Klicken Sie auf Generieren.

6. Es wird automatisch eine intelligente Schaltfläche Gehaltsabrechnungen erstellt.

Next, click Create Draft Entry to generate a draft journal entry found in the Other Info tab of each payslip. A Confirmation pop-up window appears asking Are you sure you want to proceed?. Click Ok to create the journal entries.

Individuelle Gehaltsabrechnungen

Gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Gehaltsabrechnungen ‣ Alle Gehaltsabrechnungen.

This method of payslip generation is commonly used to handle non-recurring payments (e.g. CAP57: Payment in Lieu of Notice, CAP57: Long Service Payment or CAP57: Severance Payment).

1. Klicken Sie auf Neu.

2. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Sein Vertrag wird automatisch ausgefüllt.

3. Fügen Sie einen Zeitraum der Bezahlung aus.

4. Select a salary Structure (e.g. CAP57: Employees Monthly Pay).

5. The Worked Days & Inputs tab automatically compute the worked days/hours and time off leaves that are applicable.

6. Additional payslip items can be added at this time (e.g. Commissions, Deductions) under the Other Inputs section.

7. Click on Compute Sheet button to generate the payslip lines. This button updates the Salary Computation tab.

Bemerkung

If the work entry for an employee was amended, click the (gear) icon, then click Recompute Whole Sheet to refresh the payslip’s Worked Days & Inputs tab.

The Salary Computation tab shows the detailed breakdown of the computation, based on the salary rules configured for each structure type.

1. Rent Allowance: amount derived from the employee’s active rental record.

2. Basic Salary: amount of base salary provided (after rent allowance deduction).

3. 713 Gross: net payable amount considering Commission, Internet Allowance, Reimbursements, Back-pay, Deduction, etc.

4. MPF Gross: net payable amount from 713 gross after consideration of additional allowances, deductions, and end-of-year payment.

5. Employee Mandatory Contribution: employee MPF Contribution.

6. Employer Mandatory Contribution: employer MPF Contribution.

7. Gross: net payable amount from MPF gross after consideration of MPF deductions.

8. Net Salary: final payable amount to be paid to the employee.

Wichtig

There are no MPF contributions for the first month. Both employee and employer contribution starts on second month.

Under the Other Inputs section in Worked Days & Inputs tab, there are additional manual input types:

• Back Pay: additional salary payout can be included under this category.

• Commission: the commission earned during the period can be manually entered here.

• Global Deduction: a lump-sum deduction from the entire payslip.

• Global Reimbursement: a lump-sum reimbursement to the entire payslip.

• Referral Fee: the additional bonus offered for any form of business-related referral.

• Moving Daily Wage: to override the ADW value used for leaves computation.

• Skip Rent Allowance: if set, the rental allowance is excluded from the current payslip.

• Custom Average Monthly Salary: to override the average monthly salary used for end-of-year payment (rule is only applicable to payslips generated in December).

• Lieu of Notice Period (Months): only applicable to CAP57: Payment in Lieu of Notice salary structure. By default, the final payout is set as 1-month. Use the Count field under the Other Inputs section to set a different notice period duration.

Once the payslips are ready, click on Compute Sheet, followed by Create Draft entry to generate a draft journal entry found in the Other Info tab of the payslip.

Mitarbeiter bezahlen

Once the draft journal entries have been posted, the company can now pay the employees. The user can choose between two different payment methods:

• From the employee’s payslip (Payroll app ‣ Payslips ‣ All Payslips), once the payslip’s journal entry has been posted, click Register Payment. The process is the same as paying vendor bills. Select the desired bank journal and payment method, then later reconcile the payment with the corresponding bank statement.

• For batch payments (Payroll app ‣ Payslips ‣ Batches), once all draft journal entries from the batch are confirmed, click Mark as Paid to post the payment journal entry. Then create a payment in the Accounting app, and reconcile accordingly.

Anwesenheiten und Stundenlohn

To configure the contract for an employee paid hourly using the Attendances app for hours tracking, navigate to Payroll app ‣ Contracts ‣ Contracts. Create a new contract. It is important to remember to set the Work Entry Source as Attendances, and Wage Type as Hourly Wage.

To record the hours logged by the employee using Attendances app:

1. Gehen Sie zur Anwesenheitsapp.

2. Der Mitarbeiter kann sich über den Kioskmodus an- und abmelden und die Zeit wird automatisch registriert.

3. In der Personalabrechnungsapp werden die Arbeitseinträge der Anwesenheiten, die über Personalabrechnungsapp ‣ Arbeitseinträge ‣ Arbeitseinträge generiert wurden, angezeigt.

4. Gehen Sie als nächstes zu Gehaltsabrechnungen und verarbeiten Sie die Zahlung.

Abwesenheiten mit Personalabrechnung

The work entry types and time off types are fully integrated between the Time Off and Payroll apps. There are several default time off types and work entry types specific to Hong Kong which are installed automatically along with the Hong Kong - Payroll module.

Gehen Sie zu Personalabrechnung ‣ Konfiguration ‣ Arbeitseintragsarten und klicken Sie auf Neu.

Beim Einrichten der Arbeitseintragsart sind zwei Kontrollkästchen zu berücksichtigen:

• Use 713: Include this leave type as part of 713 computation.

• Non-full pay: 80% of the ADW.

Siehe auch

Arbeitseintragsarten erstellen und konfigurieren

Understanding 713 Ordinance

The Hong Kong - Payroll module is compliant with 713 Ordinance which relates to the ADW computation to ensure fair compensation for employees.

The ADW computation is as follows:

ADW equals the total wage in a 12-month period, minus the wages of non-full pay, divided by the total days in a 12-month period minus the days of non-full pay.

Bemerkung

For 418 compliance, there is no automated allocation of the Statutory Holiday entitlement to the employees. As soon as 418 requirements are met, manually allocate the leaves, via the Time Off app.

Bemerkung

Before generating payslips, ensure the statuses are Done to validate the outcome.

Periode	Tage	Lohn	Provision	Gesamt	ADW	Urlaubswert
Jan	31	20 200 €	0 €	20 200 €	651,61 € (20 200 €/31)	Nicht verfügbar
Februar	28	20 200 €	5000 €	25 200 €	769,49 € (45 400 €/59)	Nicht verfügbar
März (Ein Tag Jahresurlaub)	31	20 324,33 €	0 €	20 324,33 €	730,27 € (65 724,33 €/90)	769,49 €
April (Ein Tag 80 % Krankeitstage)	30	20 117,56 €	0 €			584,22 € (730,27 € * 0,8)

Example

Hier finden Sie ein Beispiel für die 713-Logik:

• Jan: Generate a payslip with a monthly wage of $20200. The ADW is always computed on a cumulative basis of the trailing 12-months.

• Feb: Generate a similar payslip, but add an Other Input Type for the Commission.

• Mar: Apply for one full-paid annual leave in March. The salary compensation for the leave taken is based on ADW thus far.

  

• Apr: Apply for a 1-day non-full pay leave in April. Since this is a non-full pay leave, the ADW is computed accordingly.

  

Bemerkung

The value of ADW is computed in the backend, and not be visible to the user.

Siehe auch

• HK 713 Ordinance

• HK 418 Ordinance

Berichte generieren

Before generating the below reports, setup the following in Settings app ‣ Payroll.

Configure the following in the Accounting section:

• Tick the Payroll HSBC Autopay checkbox.

  • Autopay Type: Set as H2H Submission.

  • Select the Bank Account to use.

Configure the following in the HK Localization section:

• Employer’s Name shows on reports

• Employer’s File Number

• Manulife MPF Scheme

IRD-Bericht

There are a total of four IRD reports available:

• IR56B: employer’s Return of Remuneration and Pensions.

• IR56E: notification of Commencement of Employment.

• IR56F: notification of Ceasation of Employment (remaining in HK).

• IR56G: notification of Ceasation of Employment (departing from HK permanently).

Go to Payroll app ‣ Reporting, and select one of the IR56B/E/F/G Sheet options:

1. Klicken Sie auf Neu.

2. Fill in the relevant information for the IRD report.

3. Click on Populate, and the Eligible Employees smart button appears.

4. The Employee Declarations status is Draft and changed to Generated PDF status once the schedule runs.

5. Once the PDF is generated, the IRD form may be downloaded.

Bemerkung

The scheduled action called Payroll: Generate pdfs can be manually triggered. It is set by default to run the PDF generation monthly.

Manulife MPF sheet

Go to Payroll app ‣ Reporting ‣ Manulife MPF Sheet.

1. Klicken Sie auf Neu.

2. Select the relevant Year, Month, and Sequence No..

3. Click on Create XLSX.

4. The Manulife MPF XLSX file is then generated, and available for download.

Bemerkung

Odoo will not be developing further reports for other MPF trustee as there will soon be an eMPF platform setup by the local government.

Siehe auch

eMPF

HSBC autopay report

If HSBC Autopay is selected as the batch payment method, click on Create HSBC Autopay Report, and fill in the mandatory fields:

This creates an .apc file format which can be uploaded to the HSCB portal for processing.