Offboarding

When an employee leaves the company, it is important to ensure their employee record is updated to reflect their departure, log the reason why, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.

Lưu trữ một nhân viên

In Odoo, when an employee leaves the company they must be archived. To archive an employee, first navigate to the Employees app. From here, locate the employee who is leaving the company, and click on their employee card.

The employee form loads, displaying all their information. Click the (gear) icon in the top-left corner, and a drop-down menu appears. Click Archive, and an Employee Termination pop-up window appears.

Điền các trường sau vào biểu mẫu:

  • Lý do Nghỉ việc: Chọn lý do nhân viên rời đi từ menu thả xuống. Các tùy chọn mặc định là:

    • Bị Sa thải: Chọn tùy chọn này khi nhân viên bị cho thôi việc và công ty đã thông báo.

    • Từ chức: Chọn tùy chọn này khi nhân viên không còn mong muốn làm việc và nhân viên đã thông báo.

    • Nghỉ hưu: Chọn tùy chọn này khi nhân viên nghỉ hưu.

    • Became Freelance: Select this option when the employee is no longer working for the company, but is becoming a freelance worker instead.

  • Ngày Kết thúc Hợp đồng: Sử dụng công cụ chọn lịch, chọn ngày làm việc cuối cùng của nhân viên tại công ty.

  • Lý do Chi tiết: Nhập mô tả ngắn gọn về việc nhân viên rời đi trong trường này.

  • Close Activities: Tick the checkbox next to each type of activity to close or delete any open activities associated with it. It is recommended to tick all checkboxes that are applicable. The available options are:

    • Appraisals: cancels all appraisals scheduled after the contract end date.

    • Contract: applies an end date for the current contract.

    • Company Car: removes the employee as the driver for their current company car, and assigns the next driver, if applicable.

    • Time Off: cancels any time off requests after the contract end date.

    • Allocations: removes the employee from any accrual plans they are on.

  • HR Info: Tick the checkbox next to Send Access Link to send a download link to the employee's personal email address, containing all their personal HR files.

  • Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. Enter the private email address for the employee.

Khi hoàn thành biểu mẫu, nhấp Áp dụng. Hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ, một email chứa liên kết tải tài liệu cá nhân sẽ được gửi đến địa chỉ email riêng của nhân viên (nếu được chọn), và biểu ngữ màu đỏ Đã lưu trữ sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải biểu mẫu nhân viên. Cửa sổ trò chuyện sẽ ghi lại Ngày nghỉ việc và Lý do nghỉ việc, cùng với việc liên kết truy cập đã được gửi email hay chưa.

Biểu mẫu chấm dứt hợp đồng nhân viên với tất cả các trường đã được điền.

Ghi chú

While attempting to send the HR documents access link, an Invalid Operation pop-up window may appear, displaying the following error message:

Employee's related user and private email must be set to use "Send Access Link" function: (Employee Name)

If this error appears, click Close to close the pop-up window, then tick the Send Access Link checkbox to deselect it on the Employee Termination pop-up window.

Click Apply to archive the employee and close the selected activities on the Employee Termination pop-up window, returning to the employee form.

Once the employee form, ensure the following fields are populated:

  • Private Information tab: Ensure an email address is entered in the Email field.

  • HR Settings tab: Ensure a Related User is selected in the corresponding field.

After the necessary information is entered, resend the HR documents access link