Offboarding

When an employee leaves the company, it is important to ensure their employee record is updated to reflect their departure, log the reason why, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.

Arsipkan karyawan

In Odoo, when an employee leaves the company they must be archived. To archive an employee, first navigate to the Employees app. From here, locate the employee who is leaving the company, and click on their employee card.

Formulir karyawan dimuat, menampilkan semua informasi mereka. Klik ikon (gear) di pojok kiri atas, dan menu drop-down akan muncul. Klik Archive, dan jendela pop-up Employee Termination akan muncul.

Isi bidang berikut pada formulir:

  • Alasan Keberangkatan: Pilih alasan karyawan pergi dari menu drop-down. Opsi default adalah:

    • Dipecat: Pilih opsi ini ketika seorang karyawan diberhentikan, dan perusahaan telah memberikan pemberitahuan.

    • Mengundurkan Diri: Pilih opsi ini ketika karyawan tidak lagi ingin dipekerjakan, dan karyawan telah memberikan pemberitahuan.

    • Pensiun: Pilih opsi ini ketika karyawan pensiun.

    • Became Freelance: Pilih opsi ini ketika karyawan tidak lagi bekerja untuk perusahaan, tetapi menjadi pekerja lepas.

  • Tanggal Akhir Kontrak: Menggunakan pemilih kalender, pilih hari terakhir karyawan bekerja untuk perusahaan.

  • Alasan Rinci: Masukkan deskripsi singkat untuk keberangkatan karyawan di bidang ini.

  • Close Activities: Centang kotak di sebelah setiap jenis aktivitas untuk menutup atau menghapus aktivitas terbuka yang terkait dengannya. Disarankan untuk mencentang semua kotak yang berlaku. Opsi yang tersedia adalah:

    • Appraisals: membatalkan semua penilaian yang dijadwalkan setelah tanggal berakhirnya kontrak.

    • Contract: menerapkan tanggal berakhir untuk kontrak saat ini.

    • Company Car: menghapus karyawan sebagai pengemudi untuk mobil perusahaan mereka saat ini, dan menetapkan pengemudi berikutnya, jika berlaku.

    • Time Off: cancels any time off requests after the contract end date.

    • Allocations: removes the employee from any accrual plans they are on.

  • HR Info: Centang kotak di sebelah Send Access Link untuk mengirim tautan unduh ke alamat email pribadi karyawan, yang berisi semua file HR pribadi mereka.

  • Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. Enter the private email address for the employee.

Ketika formulir sudah lengkap, klik Apply. Catatan karyawan akan diarsipkan, email dengan tautan unduh ke dokumen pribadi mereka dikirim ke alamat email pribadi karyawan (jika dipilih), dan spanduk merah Archived muncul di pojok kanan atas formulir karyawan. Chatter mencatat Departure Date dan Departure Reason, dan apakah tautan akses telah dikirim melalui email.

Formulir pemberhentian karyawan dengan semua bidang terisi.

Catatan

Saat mencoba mengirim tautan akses dokumen HR, jendela pop-up Invalid Operation mungkin muncul, menampilkan pesan kesalahan berikut:

Employee's related user and private email must be set to use "Send Access Link" function: (Employee Name)

Jika kesalahan ini muncul, klik Close untuk menutup jendela pop-up, kemudian centang kotak Send Access Link untuk membatalkan pilihannya di jendela pop-up Employee Termination.

Klik Apply untuk mengarsipkan karyawan dan menutup aktivitas yang dipilih di jendela pop-up Employee Termination, kembali ke formulir karyawan.

Setelah formulir karyawan, pastikan kolom berikut telah terisi:

  • Tab Private Information: Pastikan alamat email dimasukkan di kolom Email.

  • Tab HR Settings: Pastikan Related User dipilih di kolom yang sesuai.

Setelah informasi yang diperlukan diisi, kirim ulang tautan akses dokumen HR