Arbetsposter

En arbetspost är en individuell post på en anställds tidrapport. Arbetsuppgifter kan konfigureras för att redovisa alla typer av arbete och ledighet, t.ex. Närvaro, Sjukfrånvaro, Utbildning eller Fridag.

Löner-appen skapar automatiskt arbetsposter baserat på den anställdes lönestrukturtyp, och från applikationerna Planering, Närvaro och Ledighet. Vid behov kan arbetsposter också skapas manuellt.

Arbetsposten förser appen Löner med de arbetade timmarna som används för att beräkna anställdas lönecheckar, om den anställdes lön baseras på arbetsposten, till skillnad från en avlönad position.

Observera

Odoo konfigurerar flera arbetsposttyper som standard, men ytterligare arbetsposttyper kan skapas vid behov.

Dashboard för arbetspost

Dashboarden Arbetsposten i appen Löner ger en visuell översikt över de individuella arbetsposterna för varje anställd.

För att öppna instrumentpanelen, navigera till Löneapp ‣ Arbetsuppgifter ‣ Arbetsposter.

På instrumentpanelen Work Entry visas arbetsuppgifter i alfabetisk ordning, baserat på de anställdas förnamn. Hela månaden visas, med den aktuella dagen markerad i ljusgult.

Dashboarden Arbetspost har ett standardfilter Konfliktande, som endast visar arbetsposten med konflikter att lösa.

Tips

Ta bort standardfiltret Konfliktande från sökfältet för att visa alla arbetsposten.

Lägg till en ny arbetspost

Om en arbetspost saknas, såsom sjuktid, eller om en anställd glömde att stämpla in och ut för ett arbetspass, måste en ny arbetspost skapas för det saknade arbetspasset.

Klicka på Skapa på dashboarden för arbetspost, så visas ett tomt popup-formulär för Skapa arbetspost. Ange följande information i formuläret:

• Beskrivning: Ange en kort beskrivning av arbetsposten, såsom Sjuktid. Standardinmatningen är Närvaro: (Anställd).

• Anställd: Välj den anställde som arbetsposten gäller för med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Arbetsposttyp: Välj Arbetsposttyp med hjälp av rullgardinsmenyn.

• Från och Till: Ange start- (Från) och slutdatum (Till) samt tider för arbetsposten.

  Klicka först på antingen raden Från eller Till för att visa ett popup-kalenderfönster. Välj datumet genom att navigera till rätt månad och klicka sedan på den specifika dagen för att välja den.

  Välj sedan tiden genom att klicka på antingen tim- eller minutfälten längst ner i kalendern och ställa in önskad tid.

  När datum och tid för posten är korrekta, klicka på knappen Tillämpa.

• Giltighetstid: Detta fält visar timmarna baserat på posterna Till och Från. Att ändra detta fält ändrar fältet Till (fältet Från ändras inte).

När du har angett önskad information klickar du på Save & Close för att spara inmatningen och stänga popup-formuläret.

Konflikter

En konflikt uppstår när en förfrågan inte har godkänts, såsom sjukfrånvaro eller semester, eller om det finns några fel på arbetsposten. Konflikter som sträcker sig över den aktuella löneperioden som behandlas måste lösas innan lönespecifikationer kan genereras.

Alla arbetsuppgifter som har en konflikt som måste lösas visas på huvudpanelen Arbetspost, som kan nås genom att navigera till Payroll app ‣ Arbetsuppgifter ‣ Arbetsposter. Endast konflikter som behöver lösas visas som standard.

Konflikter indikeras med en orange triangel i det övre vänstra hörnet av varje enskild arbetspost. Klicka på en enskild arbetsuppgift för att se datum och tid för den specifika arbetsposten, klicka sedan på Edit för att visa konfliktdetaljerna i ett popup-fönster.

Konflikten förklaras kortfattat i en orange textruta i det Öppna popup-fönster som visas.

Description, Employee och Work Entry Type listas på vänster sida av popup-fönstret. Datum- och tidsintervallen From och To, samt den totala tiden (i timmar) i fältet Duration, visas på höger sida.

Konflikter om ledighet

De vanligaste arbetspostkonflikterna gäller ledighetförfrågningar. Odoo genererar automatiskt arbetsposter för specifika tidsperioder. När ledighet begärs efter att dessa arbetsposter har genererats resulterar det i dubbla arbetsposter för den anställde (en för ledighet och en annan för ordinarie arbete).

Om det finns en konflikt eftersom en ledighetsförfrågan finns i systemet för samma tid som en ordinarie arbetspost redan existerar, anges ledighetsförfrågan i fältet Ledighet.

Konflikter kan lösas antingen direkt på arbetsposten eller i det detaljerade ledighetsförfrågningsformuläret.

Lösa på arbetsinmatning

Om inga ytterligare detaljer behövs för att avgöra om en ledighetsförfrågan ska godkännas eller avvisas, kan ledighetskonflikten lösas direkt från arbetspostens popup-fönster.

Klicka antingen på knapparna Avvisa ledighet eller Godkänn ledighet för att avvisa eller godkänna ledighetsförfrågan, därefter försvinner de två knapparna. Klicka på knappen Spara & Stäng för att stänga popup-fönstret.

Konflikten försvinner från Arbetspost dashboard, eftersom konflikten nu är löst.

Observera

Om ledigheten godkänns ändras statusen för arbetspostkonflikten till Annullerad. Om ledigheten avvisas ändras statusen till Utkast.

Lösa begäran om ledig tid

Om fler detaljer behövs för att fatta ett beslut om ledighetsförfrågan, hovra över inlägget i fältet Ledighet och klicka på ikonen (Intern länk) som visas i slutet av raden. Detta gör att ett popup-fönster Öppna: Ledighet laddas med alla detaljer om ledighetsförfrågan. Klicka antingen på knapparna Godkänn eller Avvisa för att godkänna eller avvisa förfrågan.

För att lösa ledighetskonflikten i popup-fönstret med detaljerad ledighetsbegäran, klicka på knappen Internal Link i slutet av Time Off-raden, så visas detaljerna i ledighetsbegäran i ett nytt popup-fönster. Begäran kan ändras vid behov.

Klicka på knappen Approve för att godkänna begäran, klicka sedan på knappen Save & Close för att spara ändringarna och gå tillbaka till popup-fönstret för konflikt i samband med arbetsinträde.

Nu är knappen Approve Time Off dold och endast knappen Refuse Time Off är synlig.

Om godkännandet var ett misstag kan begäran nekas här, genom att klicka på knappen Refuse Time Off.

Eftersom ledigheten godkändes i ledighetsfönstret klickar du på X i det övre högra hörnet för att stänga fönstret. Konflikten försvinner från Work Entry instrumentpanelen, eftersom den har lösts.

Återskapa arbetsposter

Efter att konflikter har lösts måste de berörda arbetsposterna återskapas. Detta återskapar de angivna arbetsposterna och skriver över de tidigare konfliktande arbetsposterna.

Även om konflikter kan lösas individuellt, om konflikterna orsakas av en annan applikation, såsom Planering eller Närvaro, är det bästa praxis att korrigera posten i applikationen som orsakar konflikten. Anledningen till att denna metod rekommenderas är att om ärendet i den relaterade applikationen inte löses, när arbetsposter regenereras, återkommer konflikterna.

Först, se till att ärendena är lösta i de specifika applikationerna som orsakade arbetspostkonflikterna. När konflikterna har lösts i motsvarande appar, öppna arbetspost dashboard genom att navigera till Löner app ‣ Arbetsposter ‣ Arbetsposter.

Klicka på knappen Återskapa arbetsposter högst upp i Arbetsposter dashboard, så visas ett popup-fönster Återskapning av arbetsposter.

Välj de Anställda att återskapa arbetsposter för, med hjälp av rullgardinsmenyn. Justera fälten Från och Till, så att rätt datumintervall visas.

Klicka på knappen Regenerera arbetsposter och arbetsposterna återskapas. När du är klar stängs popup-fönstret.

Example

En anställd har felaktiga arbetsposter genererade från Planering appen eftersom de felaktigt tilldelades två arbetsstationer samtidigt. Detta bör åtgärdas i Planering appen, istället för i Löner appen.

För att korrigera detta ärende, ändra den anställdes schema i Planering appen, så att de korrekt tilldelas endast en arbetsstation. Sedan, i Löner appen, återskapa arbetsposter för den anställde, för den specifika tidsperioden.

Löner appen hämtar sedan den nya, korrigerade datan från Planering appen och återskapar de korrekta arbetsposterna för den anställde. Alla konflikter för den anställde är nu lösta.

Inmatningstyper för arbete

Vid skapande av en arbetspost i applikationen Löner, eller när en ny ledighetstyp skapas i applikationen Ledighet, måste en arbetspost*typ* väljas.

Löner-appen levereras med nio förkonfigurerade arbetsposttyper, och beroende på installerad lönelokalisering, kan ytterligare landsspecifika arbetsposter vara konfigurerade. Om det finns behov av ytterligare arbetsposttyper kan de skapas.

För att se de arbetsposttyper som för närvarande är tillgängliga, navigera till Löner ‣ Konfiguration ‣ Arbetsposter ‣ Arbetsposttyper.

Varje arbetsposttyp har en kod för att underlätta skapandet av lönespecifikationer och för att säkerställa att alla skatter och avgifter anges korrekt.

Observera

Beroende på installerad lokalisering kan andra avsnitt och fält visas på formuläret.

Ny typ av arbetspost

För att skapa en ny arbetsposttyp, gå till Löner ‣ Konfiguration ‣ Arbetsposter ‣ Arbetsposttyper och klicka på Skapa. Ange sedan informationen för följande avsnitt på formuläret.

Avsnittet Allmän information

• Arbetsposttypens namn: Ange ett namn för arbetsposttypen. Det bör vara kort och beskrivande, som Sjuktid eller Utbildning.

• Lönekod: Ange en kod för arbetsposttypen. Denna kod visas tillsammans med arbetsposttypen på tidrapporter och lönebesked. Eftersom koden används i samband med applikationen Bokföring, rekommenderas det att kontrollera med ekonomiavdelningen för vilken kod som ska användas.

• Extern kod: Ange en kod som ska användas för att exportera data till en tredjepartstjänst för löner. Kontrollera med den tredje part som används för att fastställa vilken Extern kod som ska anges för den nya arbetsposttypen.

• Färg: Välj en färg för den aktuella arbetsposttypen. Denna färg visas på arbetspostens dashboard för att underlätta identifiering av arbetsposttyper.

Observera

De enda obligatoriska fälten för en arbetsposttyp är Arbetsposttypens namn och Lönekod.

Visning i avsnittet om lönebesked

• Avrundning: Välj hur tiden som angetts för arbetsposten ska avrundas. Den valda avrundningsmetoden bestämmer hur arbetad tid på tidrapportsinlägg beräknas. Optionerna är:

  • Ingen avrundning: Arbetsposter ändras inte.

  • Halv dag: Arbetsposter avrundas till närmaste halvdagsbelopp.

  • Dag: Arbetsposter avrundas till närmaste heldagsbelopp.

• Avrundningstyp: Om antingen Halv dag eller Dag är valt i fältet Avrundning, visas detta fält. Välj antingen Upp eller Ned för att bestämma hur avrundningen hanteras.

Example

Arbetstiden är inställd på en 8-timmars arbetsdag (en 40-timmars arbetsvecka). En anställd anger en tid på 5,5 timmar på en arbetspost.

Om Avrundning är inställd på Ingen avrundning, förblir arbetsposten på 5,5 timmar.

Om Avrundning är inställd på Halv dag, och Avrundningstyp är inställd på Ned, ändras arbetsposten till 4 timmar. Om Avrundningstyp är inställd på Upp, ändras arbetsposten till 8 timmar.

Om Avrundning är inställd på Dag, och Avrundningstyp är inställd på Ned, ändras arbetsposten till noll timmar. Om Avrundningstyp är inställd på Upp, ändras arbetsposten till 8 timmar.

Obetald del

• Obetald i strukturtyper: Om arbetsposttypen är för arbete som inte betalas, ange vilken lönestruktur den obetalda arbetsposttypen gäller för, med hjälp av rullgardinsmenyn. Vissa situationer där arbete loggas på ett lönebesked, men ingen kompensation ges, såsom obetalda praktikplatser, obetald utbildning eller volontärarbete.

Avsnitt om alternativ för ledighet

• Ledighet: Kryssa för denna ruta om arbetsposttypen kan väljas för en ledighetsförfrågan eller ledighetspost, i applikationen Ledighet.

  Om Ledighet är aktiv, visas ett fält Ledighetstyp. Detta fält har en rullgardinsmeny för att välja de specifika typerna av ledighet, såsom Betald ledighet, Sjukledighet eller Extra timmar. Välj den Ledighetstyp som är kopplad till arbetsposttypen.

• Behåll rätt till ledighet: Markera denna kryssruta om arbetsposttypen som är kopplad till den valda ledighetstypen tillåter överföring av outnyttjad ledighet till följande år.

Avsnitt om rapportering

• Oförutsedd frånvaro: Markera denna kryssruta om arbetsposttypen ska synas i rapporten för oförutsedda frånvaron.

Se även

Betalningsavier

Löneutbetalningar