Sổ nhật ký

Bút toán nhật ký được ghi lại trong các nhật ký khác nhau để duy trì hồ sơ có tổ chức về các giao dịch tài chính của công ty. Odoo sử dụng sáu loại nhật ký khác nhau để tổ chức hồ sơ kế toán:

• Ngân hàng

• Tiền mặt

• Thẻ tín dụng

• Bán hàng

• Mua hàng

• Linh tinh

Ghi chú

Có thể có nhiều nhật ký cùng loại, chẳng hạn như hai nhật ký ngân hàng riêng biệt, mỗi nhật ký cho một tài khoản ngân hàng duy nhất, hoặc hai nhật ký bán hàng riêng biệt để theo dõi doanh thu B2B so với B2C.

Mỗi thẻ trên Bảng điều khiển Kế toán đại diện cho một nhật ký. Để chỉnh sửa cấu hình của nhật ký, nhấp vào (dấu ba chấm dọc) trên thẻ nhật ký, sau đó nhấp vào Cấu hình. Hoặc đi tới Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Nhật ký để chọn và chỉnh sửa nhật ký hiện có hoặc tạo nhật ký mới.

Mặc dù các loại nhật ký khác nhau có các trường cấu hình hơi khác nhau, một số trường nhất quán trên tất cả các loại nhật ký:

• Mã ngắn: Mỗi nhật ký phải có mã duy nhất (từ 1 đến 5 ký tự). Mã ngắn được sử dụng làm tiền tố cho tất cả bút toán nhật ký thuộc nhật ký này.

• Tiền tệ: Nếu muốn, đặt tiền tệ cho nhật ký này. Đối với nhật ký ngân hàng và tiền mặt, đây là tiền tệ của giao dịch của nhật ký. Trường này chỉ hiển thị khi đa tiền tệ được bật.

Tab Cài đặt nâng cao chứa các tùy chọn kỹ thuật hơn:

• Tài khoản được phép: Giới hạn tài khoản nào có sẵn khi ghi bút toán nhật ký trong nhật ký này. Để trống trường này để cho phép tất cả tài khoản.

• Bí danh email: Đặt địa chỉ email để tạo bút toán nhật ký bằng cách số hóa PDF được gửi đến địa chỉ này. Điều này thường được sử dụng để tạo hóa đơn khách hàng và hóa đơn nhà cung cấp.

• Bảo mật bút toán đã đăng bằng Hash: Hạn chế khả năng thay đổi các bút toán của nhật ký này để tuân thủ cơ quan thuế ở một số quốc gia.

Cảnh báo

Tùy chọn Bảo mật bút toán đã đăng bằng Hash không thể được gỡ bỏ khỏi nhật ký sau khi nhật ký đã có bút toán nhật ký được đăng.

Ghi chú

• Nhật ký ngân hàng và tiền mặt không có trường Bảo mật Bút toán Đã đăng bằng Mã băm hoặc Bí danh Email.

• Nếu tên miền bí danh chưa được cấu hình, liên kết đến Cấu hình Tên miền Bí danh sẽ được hiển thị thay vì trường Bí danh Email.

Nhật ký ngân hàng, tiền mặt và thẻ tín dụng

Nhật ký ngân hàng, tiền mặt và thẻ tín dụng có các tính năng chung sau:

• Tài khoản tạm: Giao dịch trên nhật ký này được ghi vào tài khoản này cho đến khi chúng được đối soát, lúc đó tài khoản này sẽ được thay thế bằng tài khoản mà giao dịch đã đối soát. Tại bất kỳ thời điểm nào, số dư của tài khoản tạm trong sổ cái chung cho biết số dư của các giao dịch chưa được đối soát.

  Ghi chú

  Khi một giao dịch ngân hàng được đối soát, bút toán nhật ký được sửa đổi để thay thế tài khoản tạm ngân hàng bằng tài khoản của khoản mục nhật ký mà nó được đối soát. Tài khoản này thường là:

  • tài khoản khoản thu hoặc thanh toán chưa thanh lý nếu đối soát với khoản thanh toán đã đăng ký; hoặc

  • tài khoản phải thu hoặc phải trả nếu đối soát trực tiếp với hóa đơn hoặc hóa đơn mua.

• Dãy Thanh toán Riêng: Đánh dấu trường này để sử dụng các dãy riêng biệt cho các khoản thanh toán và giao dịch được ghi trên nhật ký này.

  Ghi chú

  Nếu trường Dãy Thanh toán Riêng được đánh dấu, các khoản thanh toán sử dụng tài khoản chưa thanh lý sẽ có tham chiếu thêm P trước mã ngắn của nhật ký. Nếu không, các tham chiếu sẽ bắt đầu bằng PAY.

Các tab Thanh toán Đến và Thanh toán Đi chứa các phương thức thanh toán của nhật ký này. Các phương thức thanh toán khác nhau có sẵn tùy thuộc vào loại nhật ký. Nếu muốn, hãy đặt tài khoản chưa thanh lý trên các phương thức thanh toán.

Xem thêm

• Tài khoản ngân hàng và tiền mặt

• Hệ thống đa tiền tệ

• bank/transactions

• Cấu hình ngân hàng <https://www.youtube.com/watch?v=tVhhXw-VnGE>

Tài khoản chưa liên kết

Theo mặc định, các khoản thanh toán trong Odoo không tạo bút toán nhật ký, nhưng chúng có thể được cấu hình để tạo bút toán nhật ký bằng cách sử dụng tài khoản chưa thanh lý trên nhật ký ngân hàng và tiền mặt.

• Tài khoản tiền nhận chưa đối soát là nơi các khoản thanh toán đến được ghi nhận cho đến khi chúng được liên kết với các giao dịch ngân hàng đến.

• Tài khoản tiền chi chưa đối soát là nơi các khoản thanh toán đi được ghi nhận cho đến khi chúng được liên kết với các giao dịch ngân hàng đi.

Các tài khoản này thường thuộc loại Tài sản ngắn hạn và Nợ ngắn hạn.

Các khoản thanh toán được đăng ký trong Odoo được ghi vào tài khoản khoản thu chưa thanh lý và khoản chi chưa thanh lý cho đến khi chúng được đối soát. Tại bất kỳ thời điểm nào, số dư của tài khoản khoản thu chưa thanh lý trong sổ cái chung cho biết số dư của các khoản thanh toán đến đã đăng ký nhưng chưa được đối soát, và số dư của tài khoản khoản chi chưa thanh lý trong sổ cái chung cho biết số dư của các khoản thanh toán đi đã đăng ký nhưng chưa được đối soát.

Cấu hình

Để cấu hình tài khoản chưa thanh lý, đi tới Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Nhật ký và chọn hoặc tạo nhật ký ngân hàng hoặc tiền mặt. Trong các tab Thanh toán Đến và Thanh toán Đi, đặt Tài khoản Khoản thu chưa thanh lý và Tài khoản Khoản chi chưa thanh lý cho mỗi phương thức thanh toán mà bạn muốn tạo bút toán nhật ký.

Ghi chú

• Nếu tài khoản ngân hàng chính của nhật ký được thêm làm tài khoản tiền nhận chưa đối soát hoặc tài khoản tiền chi chưa đối soát, khi một khoản thanh toán được đăng ký, trạng thái của hóa đơn hoặc phiếu chi sẽ được đặt trực tiếp thành Đã thanh toán.

• Nếu tài khoản tiền nhận chưa đối soát hoặc tài khoản tiền chi chưa đối soát cho một phương thức thanh toán được để trống, việc đăng ký thanh toán bằng phương thức thanh toán đó sẽ không tạo bất kỳ bút toán nào.

Ngân hàng

Nhật ký ngân hàng được sử dụng để ghi lại các bút toán nhật ký liên quan đến giao dịch ngân hàng và các khoản thanh toán đến và đi. Các trường sau đây dành riêng cho nhật ký ngân hàng:

• Tài khoản Ngân hàng: Tài khoản loại Ngân hàng và Tiền mặt này là tài khoản mặc định cho nhật ký ngân hàng này.

• Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng được sử dụng khi đăng ký thanh toán và là bắt buộc để tạo tệp thanh toán đi như SEPA hoặc NACHA. Để chỉnh sửa thông tin chi tiết tài khoản ngân hàng, nhấp vào nút (Liên kết nội bộ) bên cạnh Số tài khoản và cập nhật thông tin tài khoản cho phù hợp.

• Ngân hàng: Tên ngân hàng được sử dụng khi đăng ký thanh toán và là bắt buộc để tạo tệp thanh toán đi. Để chỉnh sửa thông tin tài khoản ngân hàng, nhấp vào nút (Liên kết nội bộ) bên cạnh tên Ngân hàng và cập nhật thông tin tài khoản tương ứng.

• Nguồn cấp Ngân hàng: Xác định phương thức tạo giao dịch ngân hàng, có thể là Thủ công hoặc thông qua Đồng bộ hóa Trực tuyến.

• Tách giao dịch: Tách các khoản thanh toán tập thể cho tệp CODA.

Nhiều phương thức thanh toán có sẵn cho nhật ký ngân hàng, cũng như các cấu hình để tạo tệp thanh toán đi, chẳng hạn như SEPA hoặc NACHA.

Tiền mặt

Nhật ký tiền mặt được sử dụng để ghi lại các bút toán liên quan đến giao dịch tiền mặt. Các trường sau đây dành riêng cho nhật ký tiền mặt:

• Tài khoản tiền mặt: Tài khoản loại Ngân hàng và Tiền mặt này là tài khoản mặc định cho nhật ký tiền mặt này.

• Tài khoản lãi: Tài khoản loại Thu nhập hoặc Thu nhập khác này được sử dụng để ghi nhận lãi khi số dư cuối kỳ của quỹ tiền mặt lớn hơn dự kiến.

• Tài khoản lỗ: Tài khoản loại Chi phí này được sử dụng để ghi nhận lỗ khi số dư cuối kỳ của quỹ tiền mặt nhỏ hơn dự kiến.

Chỉ có phương thức thanh toán thủ công khả dụng cho nhật ký tiền mặt.

Thẻ

Nhật ký thẻ tín dụng được sử dụng để ghi lại các bút toán liên quan đến thẻ tín dụng. Các trường sau đây dành riêng cho nhật ký thẻ tín dụng:

• Tài khoản nhật ký: Tài khoản loại Thẻ tín dụng này là tài khoản mặc định cho nhật ký thẻ tín dụng này.

• Nguồn cấp dữ liệu ngân hàng: Xác định phương thức tạo giao dịch thẻ tín dụng, thủ công hoặc thông qua Đồng bộ hóa trực tuyến.

Chỉ có phương thức thanh toán thủ công khả dụng cho nhật ký thẻ tín dụng.

Nhật ký bán hàng, mua hàng và nhật ký khác

Bán hàng

Nhật ký bán hàng, còn được gọi là nhật ký thu nhập, được sử dụng để ghi lại các bút toán liên quan đến hóa đơn khách hàng. Các trường sau đây dành riêng cho nhật ký hóa đơn khách hàng:

• Tài khoản thu nhập mặc định: Các hóa đơn trong nhật ký này sử dụng tài khoản loại Thu nhập hoặc Thu nhập khác này trừ khi bị ghi đè bởi tài khoản thu nhập khác được đặt trên danh mục sản phẩm, sản phẩm hoặc chính dòng hóa đơn.

• Chuỗi riêng cho giấy nợ thẻ tín dụng: Đánh dấu hộp này để sử dụng chuỗi riêng cho tham chiếu của giấy nợ thẻ tín dụng tăng dần riêng biệt khỏi chuỗi hóa đơn chính và thêm R vào tham chiếu trước mã ngắn của nhật ký.

• Chuỗi riêng cho giấy nợ: Đánh dấu hộp này để sử dụng chuỗi riêng cho tham chiếu của giấy nợ thẻ tín dụng tăng dần riêng biệt khỏi chuỗi hóa đơn chính và thêm D trước mã ngắn của nhật ký.

Nhật ký bán hàng có các trường bổ sung trong thẻ Cài đặt nâng cao cho phép bạn đặt định dạng thông tin liên lạc mặc định sẽ xuất hiện trên hóa đơn khách hàng để khách hàng có thể tham chiếu đến hóa đơn cụ thể đó khi thực hiện thanh toán:

• Loại thông tin liên lạc: Chọn nếu định dạng của tham chiếu thanh toán được thông báo cho khách hàng nên dựa trên số hóa đơn hay số của khách hàng.

• Tiêu chuẩn thông tin liên lạc: Chọn định dạng của chính tham chiếu thanh toán được thông báo cho khách hàng.

Mua hàng

Nhật ký mua hàng được sử dụng để ghi lại các bút toán liên quan đến hóa đơn nhà cung cấp. Các trường sau đây dành riêng cho nhật ký mua hàng:

• Tài khoản Chi phí Mặc định: Hóa đơn nhà cung cấp trong nhật ký này sử dụng tài khoản loại Chi phí này trừ khi bị ghi đè bởi tài khoản chi phí khác được đặt trên danh mục sản phẩm, sản phẩm hoặc chi phí.

• Tài khoản Phần Tư nhân: Chọn tài khoản sẽ được sử dụng để ghi lại phần tư nhân của các chi phí hỗn hợp.

• Chuỗi Ghi có Chuyên biệt: Đánh dấu vào ô này để sử dụng chuỗi riêng cho tham chiếu của các ghi nợ thẻ tín dụng tăng riêng biệt với chuỗi hóa đơn nhà cung cấp chính và thêm R vào tham chiếu trước mã ngắn của nhật ký.

• Chuỗi riêng cho giấy nợ: Đánh dấu hộp này để sử dụng chuỗi riêng cho tham chiếu của giấy nợ thẻ tín dụng tăng dần riêng biệt khỏi chuỗi hóa đơn chính và thêm D trước mã ngắn của nhật ký.

Thông tin khác

Nhật ký Tổng hợp được sử dụng để ghi lại các bút toán không liên quan đến bất kỳ loại nhật ký nào khác, chẳng hạn như bút toán đóng thuế.

Xem thêm

• Khai báo thuế eLearning

• reporting/tax_returns

• Thuế