توقيع مستند

اعتمادًا على الموقف، قد تحتاج إلى توقيع:

• مستند واحد أو مغلف يحتوي على مستندات متعددة قمت أنت أو شخص آخر بتحضيره للتوقيع الإلكتروني باستخدام Odoo توقيع؛ أو

• مستند أو أكثر بصيغة .pdf لم يتم إعداده للتوقيع الإلكتروني من قبل المرسل

توقيع مستند تم إعداده باستخدام Odoo Sign

تحتوي المستندات المُعدة باستخدام Odoo Sign على سلسلة من الحقول للإشارة إلى المعلومات التي يجب إكمالها من قبل الموقِّع (الموقِّعين).

ملاحظة

الحقول ذات الخلفية الملونة إلزامية، بينما الحقول ذات الحدود المنقطة والخلفية البيضاء اختيارية. الحقول التي تم إكمالها تلقائياً وتعيينها للقراءة فقط لها حدود صلبة وخلفية بيضاء؛ يتم ملء هذه الحقول بمجرد فتح المستند.

Example

في المثال أدناه، حقلا الاسم و:guilabel:التوقيع إلزاميان، بينما حقل المسمى الوظيفي اختياري. تم إكمال حقل البريد الإلكتروني تلقائياً وتعيينه للقراءة فقط.

لتوقيع مستند تم إعداده باستخدام Odoo Sign:

1. انقر على كل حقل لإدخال المعلومات المطلوبة، أو للحصول على إرشادات عبر الحقول بالترتيب، انقر على سهم انقر للبدء، ثم انقر على الحقل المشار إليه لإدخال المعلومات المطلوبة، ثم استخدم الأسهم للتقدم عبر المستند.

   ملاحظة

   • الحقول المعينة للإكمال التلقائي ولكن ليست للقراءة فقط يتم ملؤها عند النقر عليها أو عند الوصول إلى الحقل باستخدام أسهم التنقل؛ لا يزال بإمكانك تعديل هذه الحقول.

   • عند إكمال حقل الأحرف الأولى أو التوقيع، قد تحتاج إلى تحديد التمثيل المرئي لأحرفك الأولى/توقيعك.

2. عند إكمال جميع الحقول المطلوبة، انقر على التحقق وإرسال المستند المكتمل في أسفل المستند.

   إذا كانت هناك مستندات متعددة للتوقيع، انقر على التالي في أسفل المستند، وأدخل المعلومات المطلوبة للمستند التالي وأي مستندات لاحقة. بمجرد توقيع جميع المستندات، انقر على التحقق وإرسال المستند المكتمل.

بعد توقيع المستند:

• إذا كان لا يزال هناك موقعون آخرون بحاجة إلى توقيع المستند، ستظهر رسالة تُعلمك بذلك. انقر على الموقِّع التالي.

• إذا كنت الموقِّع الوحيد أو الأخير، يمكنك تنزيل المستند مباشرة.

• إذا كنت مستخدماً داخلياً، ستظهر قائمة بأي مستندات أخرى في انتظار توقيعك؛ يمكنك حينها التوقيع أو العرض للمستندات.

بمجرد توقيع المستند أو مغلف المستندات بالكامل، أي توقيعه من قبل جميع الموقِّعين، يتم إرسال المستند (المستندات) الموقَّع و:ref:شهادة الإكمال <sign/security/certificate-of-completion> عبر البريد الإلكتروني إلى الموقِّعين وإلى أي أطراف أخرى حددها المرسل.

الحقول المكتملة تلقائياً

في Odoo توقيع، يمكن تكوين أنواع معينة من الحقول لملئها تلقائياً باستخدام بيانات عن الموقع، مثل الاسم أو عنوان البريد الإلكتروني، المخزنة في قاعدة بيانات Odoo الخاصة بالمرسل.

حسب التكوين، يمكن أن تكون هذه الحقول للقراءة فقط أو يمكن تعديلها بعد الإكمال التلقائي.

تحديد التوقيع والأحرف الأولى

إذا كنت:

• مستخدماً داخلياً، في المرة الأولى التي تستخدم فيها Odoo Sign لإكمال حقل الأحرف الأولى أو التوقيع، ستحتاج إلى تحديد كيفية ظهور أحرفك الأولى أو توقيعك. بعد ذلك، يتم حفظ أحرفك الأولى/توقيعك للاستخدام المستقبلي.

• مستخدم خارجي، عليك تحديد كيفية ظهور الأحرف الأولى أو التوقيع في المرة الأولى التي تملأ فيها هذا الحقل في مستند أو مظروف مستند تم إعداده باستخدام Odoo Sign.

لتحديد كيفية ظهور الأحرف الأولى/التوقيع بعد النقر على الحقل ذي الصلة في المستند:

1. في نافذة اعتماد التوقيع، أدخل اسمك الكامل.

2. اختر ما إذا كنت تريد:

   • استخدام الأحرف الأولى/التوقيع المُنشأ تلقائيًا، واختر الخط المطلوب من قائمة (الخط) المنسدلة؛

   • رسم الأحرف الأولى/التوقيع الخاص بك باستخدام الماوس؛ أو

   • تحميل ملف صورة للأحرف الأولى/التوقيع الخاص بك.

   

   نصيحة

   يمكن للمستخدمين الداخليين اختيار الاحتفاظ بـ الإطار الأمني أو إيقاف تشغيله الذي يحتوي على بداية تجزئة الموقّع، أي التوقيع الرقمي الفريد للعملية.

3. انقر على التوقيع على الكل لإضافة الأحرف الأولى/التوقيع إلى جميع الحالات في المستند الحالي أو انقر على توقيع لإضافة الأحرف الأولى/التوقيع فقط إلى الحالة الحالية في المستند الحالي.

إذا كانت هناك مستندات متعددة للتوقيع داخل نفس مظروف المستند، يمكن بعد ذلك إضافة الأحرف الأولى/التوقيع المحدد مباشرةً بالنقر على الحقل ذي الصلة.

رفض طلب التوقيع

ملاحظة

من الممكن فقط رفض طلب التوقيع عند الوصول إليه من خلال الرابط المرسل عبر البريد الإلكتروني. الرفض غير متاح عند الوصول إلى المستند مباشرة من Odoo.

لرفض طلب التوقيع، انقر على زر (قائمة منسدلة) في الزاوية اليمنى العليا بجانب اسم (أسماء) الموقع (الموقعين)، ثم اختر رفض التوقيع. أدخل سبب الرفض، ثم انقر على رفض.

يتم بعد ذلك وضع علامة ملغى على طلب التوقيع ويتم تسجيل الرفض في سجلات نشاط طلب التوقيع ومحادثته. يتم إخطار أي موقعين آخرين ولم يعد بإمكان أي موقعين متبقين توقيع المستند.

ملاحظة

من غير الممكن رفض توقيع مستند فردي ضمن مغلف المستندات. رفض التوقيع يلغي طلب التوقيع بالكامل.

توقيع مستند .pdf غير مُعد

عندما يُطلب منك توقيع مستند .pdf لم يتم إعداده للتوقيع الإلكتروني، يتضمن ذلك عادةً إضافة اسمك وتاريخك وتوقيعك إلى المستند. اعتمادًا على كيفية مشاركة المستند معك، يمكنك توقيع المستند إلكترونيًا في Odoo:

• من تطبيق Sign

• من محادثة السجل

• من تطبيق المستندات

نصيحة

لكي تتمكن من توقيع المستندات عبر تطبيق المستندات، تأكد من أن إجراء التوقيع مُمكّن للمجلد الذي يُحفظ فيه المستند.

لتوقيع مستند في Odoo:

1. افتح المستند:

   • من تطبيق Sign: انتقل إلى Sign ‣ المستندات ‣ مستنداتي أو ‣ جميع المستندات، وانقر على رفع PDF، واختر مستند(ات) .pdf ذات الصلة، ثم انقر على فتح.

   • من سجل المحادثة أو من تطبيق المستندات: انقر على المستند .pdf لفتحه، ثم انقر على توقيع في الزاوية العلوية اليمنى.

2. أضف الحقول ذات الصلة إلى المستند، ثم انقر على وقّع الآن.

3. في نافذة طلب توقيع جديد، تأكد من اختيارك كموقّع. اختيارياً:

   • لإضافة مرجع شهادة الإتمام إلى كل صفحة من المستند (المستندات)، فعّل إضافة الشهادة على كل صفحة

   • لإخطار طرف واحد أو أكثر عند توقيع المستند بالكامل، أضف جهة (جهات) الاتصال أو عنوان (عناوين) البريد الإلكتروني ذات الصلة في حقل نسخة إلى

4. انقر على وقّع الآن.

   نصيحة

   عند توقيع مستند يحتوي فقط على حقول مملوءة تلقائياً، مثل الاسم والبريد الإلكتروني وغيرها، انقر على تنزيل لتنزيل نسخة موقعة بالكامل فوراً، دون الحاجة إلى إكمال الحقول يدوياً.

5. أكمل ووقّع المستند (المستندات).

يتم إرسال المستند (المستندات) الموقّع وشهادة الإتمام إليك، وإلى أي جهات اتصال مذكورة في حقل نسخة إلى، عبر البريد الإلكتروني؛ لتنزيل المستند الموقّع فوراً، انقر على تنزيل.

ملاحظة

• بعد التوقيع، تظهر قائمة بأي مستندات أخرى تنتظر توقيعك. يمكنك بعد ذلك توقيع أو عرض المستندات.

• إذا تم توقيع المستند من سجل المحادثة، يتم إضافة المستند الموقّع وشهادة الإتمام المرتبطة إلى المحادثة.

تفعيل خيار التوقيع في المستندات

يتيح تفعيل خيار توقيع لـ مجلد أو مجلد فرعي في تطبيق المستندات توقيع أي مستند محفوظ في ذلك المجلد دون الحاجة إلى مغادرة تطبيق المستندات.

ملاحظة

يمكن أن يكون هذا الخيار مفيداً بشكل خاص إذا كنت تستقبل المستندات مباشرة في مجلدات المستندات بفضل الأسماء المستعارة للبريد الإلكتروني المعينة على مجلدات معينة، على سبيل المثال، عقود المبيعات المرسلة إلى الاسم المستعار salescontracts@yourcompany.com.

لتفعيل خيار توقيع:

1. في تطبيق المستندات، مع فتح المجلد أو المجلد الفرعي ذي الصلة، انقر على أيقونة (الإجراءات) بجانب اسم المجلد.

2. انقر على إجراءات عند التحديد ‣ توقيع.