Firmar un documento

Según el caso, puede que necesites firmar:

• Un solo documento o un sobre con varios documentos que tú u otra persona prepararon para su firma electrónica con la aplicación Firma electrónica de Odoo.

• Uno o varios documentos .pdf que el remitente no preparó para su firma electrónica.

Firmar un documento preparado con Firma electrónica de Odoo

Los documentos preparados con Firma electrónica de Odoo incluyen varios campos que indican qué información debe completar cada signatario.

Nota

Los campos con fondo de color son obligatorios, mientras que los campos con bordes punteados y fondo blanco son opcionales. Los campos que el sistema completa de forma automática y marca como solo de lectura tienen borde sólido y fondo blanco; además, los completa en cuanto abres el documento.

Example

En el siguiente ejemplo, los campos Nombre y Firma son obligatorios, mientras que el campo Puesto es opcional. El campo Correo electrónico se completó de forma automática y solo es de lectura.

Para firmar un documento preparado con Firma electrónica de Odoo:

1. Haz clic en cada campo para ingresar la información solicitada o, si prefieres una guía paso a paso, haz clic en la flecha Haz clic para comenzar, luego haz clic en el campo indicado para ingresar la información y usa las flechas para avanzar por el documento.

   Nota

   • Los campos configurados para completarse de forma automática pero que no son de solo lectura se completan al hacer clic en ellos o al llegar a los mismos con las flechas de navegación; sin embargo, puedes editarlos.

   • Al completar un campo Iniciales o Firma es posible que necesites definir la representación visual de tus iniciales o firma.

2. Una vez que hayas completado todos los campos obligatorios, haz clic en Validar y enviar documento completado al final del documento.

   Si hay varios documentos por firmar, haz clic en Siguiente al final del documento, ingresa la información solicitada para el siguiente y los demás documentos. Una vez que firmes todos, haz clic en Validar y enviar documento completado.

Después de firmar el documento:

• Si otros signatarios aún deben firmar el documento aparecerá un mensaje que te lo hará saber. Haz clic en Siguiente signatario.

• Si eres el único signatario, o el último, podrás descargar el documento de forma directa.

• Si eres un usuario interno, entonces aparecerá una lista con el resto de los documentos que esperan tu firma. Puedes firmar o ver los documentos.

Una vez que un documento o sobre de documentos esté firmado por completo, es decir, firmado por todos los signatarios, el sistema enviará el o los documentos firmados y el certificado de conclusión por correo electrónico a los signatarios y a cualquier otra parte definida por el remitente.

Campos autocompletados

En la aplicación Firma electrónica de Odoo es posible configurar el autocompletado de ciertos tipos de campos con datos sobre el signatario, por ejemplo, nombre o dirección de correo, almacenados en la base de datos de Odoo del remitente.

Según la configuración, estos campos pueden ser de solo lectura o puedes editarlos aún después del autocompletado.

Definir iniciales y firmas

Si eres un:

• usuario interno, la primera vez que uses la aplicación Firma electrónica de Odoo para completar un campo Inicial o Firma deberás definir cómo se ven tus iniciales o firma. Después, el sistema almacenará tus iniciales y firma para que puedas usarlas en próximas ocasiones.

• usuario externo, debes definir cómo se ven tus iniciales o firma la primera vez que completes un campo así en un documento o sobre de documentos elaborado con Firma electrónica de Odoo.

Para definir cómo deben verse tus iniciales o firma después de hacer clic en el campo correspondiente en un documento:

1. Escribe tu nombre completo en la ventana Agregar firma.

2. Elige si:

   • Usar las iniciales o firmas generadas en automático y seleccionar la fuente que desees del menú desplegable (fuente).

   • Trazar tus propias iniciales o firma con tu cursor.

   • Subir un archivo de imagen de tus iniciales o firma.

   

   Truco

   Los usuarios internos pueden elegir mantener o desactivar el marco de seguridad que contiene el inicio del hash del signatario, es decir, la firma digital única de la operación.

3. Haz clic en Firmar todo para agregar las iniciales o la firma a todas las instancias del documento actual o haz clic en Firmar para agregar las iniciales o la firma solo a la instancia actual del documento.

Si existen varios documentos por firmar dentro del mismo sobre de documentos, después podrás agregar las iniciales o la firma definidas de forma directa al hacer clic en el campo correspondiente.

Firmar un documento .pdf sin preparar

Cuando te piden firmar un documento .pdf que no estaba elaborado para una firma electrónica, el proceso suele consistir en agregar tu nombre, la fecha y la firma en el documento. Según la forma en que te compartan el documento, puedes firmarlo de forma electrónica en Odoo:

• Desde la aplicación Firma electrónica

• Desde el chatter de un registro

• Desde la aplicación Documentos

Truco

Para poder firmar documentos desde la aplicación Documentos debes asegurarte de que la acción Firmar esté habilitada en la carpeta que almacena documento.

Para firmar un documento en Odoo:

1. Abre el documento:

   • Desde la aplicación Firma electrónica: Ve a Firma electrónica ‣ Documentos ‣ Mis documentos o ‣ Todos los documentos, haz clic en Subir PDF, selecciona los documentos .pdf correspondientes y luego haz clic en Abrir.

   • Desde el chatter de un registro o desde la aplicación Documentos: Haz clic en el documento .pdf para abrirlo y luego haz clic en Firmar en la esquina superior derecha.

2. Agrega los campos relevantes al documento y después haz clic en Firmar ahora.

3. Asegúrate de aparecer como firmante en la ventana Nueva solicitud de firma. De forma opcional:

   • Para agregar la referencia del certificado de finalización a cada página del documento, activa Agregar certificado en cada página.

   • Para notificar a una o varias personas cuando el documento quede firmado, agrega los contactos o direcciones de correo al campo CC.

4. Haz clic en Firmar ahora.

   Truco

   Al firmar un documento que solo contiene campos autocompletados, como el nombre o correo, haz clic en Descargar para descargar una versión firmada de inmediato sin completar los campos de forma manual.

5. Completa y firma los documentos.

Recibirás los documentos firmados y el certificado de finalización por correo, al igual que los contactos indicados en el campo CC. Haz clic en Descargar para descargar el documento firmado de inmediato.

Nota

• Después de firmar, aparecerá una lista con el resto de los documentos que esperan tu firma. Puedes firmar o ver los documentos.

• Si firmaste el documento desde el chatter de un registro, el sistema agregará el documento firmado y el certificado de finalización al chatter.

Habilitar la opción Firmar en Documentos

Al habilitar la opción Firmar en una carpeta o subcarpeta de la aplicación Documentos será posible firmar cualquier documento guardado en esa carpeta sin salir de la aplicación Documentos.

Nota

Esta opción es muy útil si recibes documentos directo en las carpetas de Documentos gracias a los alias de correo configurados en ellas, por ejemplo, los contratos de ventas que recibes al alias contratos@tuempresa.com.

Para habilitar la opción Firmar:

1. En la aplicación Documentos, con la carpeta o subcarpeta abierta, haz clic en el icono (Acciones) ubicado junto al nombre de la carpeta.

2. Haz clic en Acciones al seleccionar ‣ Firmar.