Odwiedzający¶
W aplikacji Recepcja Odoo gość oznacza każdą osobę niebędącą pracownikiem (np. pracownika serwisu, kandydata do pracy, audytora itp.). Przyjazdy i wyjazdy gości mogą być rejestrowane w celach bezpieczeństwa, zapewniając dokładną ewidencję osób przebywających na terenie obiektu.
Lista gości¶
Aby uzyskać dostęp do pełnej listy zameldowanych gości, przejdź do .
Informacja
Domyślnie w pasku Szukaj… widoczne są filtry Planowany lub Zameldowany oraz Dzisiaj.
Wszyscy goście są wyświetlani w widoku listy z następującymi szczegółami wprowadzonymi podczas meldowania:
Nazwisko: nazwisko gościa.
Firma gościa: firma, którą reprezentuje gość.
Telefon: numer telefonu gościa.
Napoje*: napój zamówiony przez gościa.
Gospodarz: osoba, z którą gość chce się spotkać.
Zameldowanie: data i godzina zameldowania gościa.
Wymeldowanie*: data i godzina wymeldowania gościa. W widoku domyślnym widoczni są tylko goście o statusie Zameldowany lub Planowany. Goście z czasem wymeldowania są widoczni tylko po usunięciu filtru Dzisiaj.
Czas trwania: czas, przez jaki gość jest zameldowany.
Stanowisko: lokalizacja, w której gość się zameldował.
Status: status gościa. Opcje to Zameldowany, Planowany, Wymeldowany lub Anulowany.
E-mail*: adres e-mail gościa.
Firma*: firma, którą gość odwiedza. To pole jest dostępne tylko w bazie danych z wieloma firmami.
* Te pola nie są widoczne w domyślnej liście Goście. Należy je włączyć za pomocą ikony (dostosuj ustawienia) w prawym górnym rogu listy.
Na prawym końcu kolumn z tytułami na stronie Goście znajduje się kolumna bez tytułu, w której można zaktualizować status gościa.
Gdy gość wychodzi, kliknij dostępny przycisk Wymelduj, aby zaktualizować rekord gościa i zarejestrować datę oraz godzinę jego wyjścia.
Jeśli zaplanowany gość przybywa i nie zameldował się przy użyciu kiosku Recepcja, można go zameldować z tej listy, klikając dostępny przycisk Zamelduj, aby zarejestrować datę i godzinę jego przybycia.
Obok kolumny statusu bez tytułu pojawia się przycisk Napój podany, ale tylko wtedy, gdy dany gość poprosił o napój.
Gdy napój zostanie podany, kliknij przycisk Napój podany, aby wskazać, że napój został dostarczony gościowi. Po kliknięciu przycisk ten znika.
Na prawym końcu wiersza pojawia się przycisk Drukuj plakietkę tylko dla gości zaplanowanych. Kliknij ten przycisk, aby pobrać plik PDF plakietki gościa. Plakietka zawiera datę i godzinę zameldowania gościa, imię i nazwisko gościa oraz firmę, osobę, którą odwiedza, oraz logo firmy, którą odwiedza.
Informacja
Plakietkę w formacie PDF można wydrukować na samoprzylepnych etykietach, które gość będzie nosił, lub na papierze, który można umieścić w plastikowym uchwycie na plakietkę.
Jeśli jakakolwiek kolumna nie jest widoczna lub wolisz ukryć widoczną kolumnę, kliknij ikonę (dostosuj ustawienia), znajdującą się na końcu górnego wiersza. Spowoduje to wyświetlenie rozwijanego menu opcji kolumn do włączenia lub wyłączenia. Ikona (zaznacz) wskazuje, że kolumna jest widoczna.
Zaplanowani goście¶
Gdy spodziewani są goście, tacy jak kandydaci do pracy, urzędnicy państwowi lub nowi dostawcy, pomocne może być wcześniejsze wprowadzenie informacji o gościach. Gdy goście przybywają, mogą skorzystać z opcji Szybkie zameldowanie w kiosku, zamiast ręcznie wprowadzać wszystkie informacje po przybyciu.
Wprowadź informacje o oczekiwanych gościach z wyprzedzeniem, tworząc zaplanowanego gościa w aplikacji Recepcja.
Aby utworzyć zaplanowanego gościa, przejdź do i kliknij Nowy. Następnie wprowadź te same informacje co w przypadku każdego innego gościa w wyświetlonym formularzu gościa. Jedynymi wymaganymi polami są Nazwisko gościa oraz Stanowisko, na którym ma przybyć.
Ważne
Jeśli gość został zaplanowany z wyprzedzeniem, musi zostać zameldowany z listy na stronie Goście w aplikacji Recepcja (). Jeśli zaplanowany gość zamelduje się przy użyciu kiosku, zostanie zameldowany oddzielnie od jego wpisu zaplanowanego gościa, a jego wpis zaplanowanego gościa pozostanie na liście jako Zaplanowany.
Status Zaplanowany zaplanowanego gościa zmienia się na Zameldowany tylko wtedy, gdy zostanie zameldowany wewnątrz listy Goście aplikacji.
Jeśli gość zamelduje się przy użyciu kiosku, upewnij się, że wszystkie rekordy są aktualne, a lista gości obecnie obecnych na miejscu jest poprawna. Pamiętaj, aby zameldować i/lub wymeldować właściwe wpisy, aby lista gości prawidłowo odzwierciedlała osoby aktualnie przebywające na terenie obiektu.
Upewnij się, że zaplanowani goście zostali poinformowani, że nie powinni meldować się przy użyciu kiosku, jeśli są wcześniej wymienieni jako zaplanowani goście.
Przepływ gości¶
Zameldowanie gościa¶
Gdy gość przybywa do obiektu, podchodzi do kiosku Recepcja i klika Zamelduj się. Informacje żądane od gościa to te, które zostały skonfigurowane dla tego konkretnego stanowiska Recepcja. Jeśli jakakolwiek informacja jest wymagana, pole wyświetla czerwoną gwiazdkę (*). Gość musi wprowadzić wymagane informacje, aby się zameldować.
Po wprowadzeniu wszystkich informacji odwiedzający dotyka przycisku Zamelduj się.
Informacja
W każdym momencie procesu meldowania, jeśli upłynie dziesięć sekund bez dokonania wyboru, kiosk powraca do głównego ekranu powitalnego.
Zameldowanie zaplanowanego odwiedzającego¶
Gdy zaplanowany odwiedzający przybywa do obiektu, najpierw podchodzi do kiosku Recepcja. Jeśli na dany dzień zaplanowano odwiedzających, po prawej stronie kiosku pojawia się panel Szybkie zameldowanie, z pytaniem Czy jesteś jedną z tych osób? Pod pytaniem znajduje się lista wszystkich odwiedzających zaplanowanych na ten dzień.
Kliknij odpowiednie nazwisko na liście, aby się zameldować.
Napoje¶
Jeśli dla stacji skonfigurowano napoje, po dotknięciu Zamelduj się ładuje się ekran potwierdzenia rejestracji wraz z pytaniem: Czy chcesz coś do picia?
Odwiedzający może dotknąć Tak, poproszę lub Nie, dziękuję.
Jeśli wybierze Tak, poproszę, pojawi się ekran wyboru napojów ze skonfigurowanymi opcjami. Odwiedzający dotyka żądanego wyboru lub, jeśli nic nie chce, może dotknąć przycisku Nic, dziękuję u dołu ekranu.
Jeśli dokonano wyboru napoju, pojawia się komunikat Dziękujemy za rejestrację! Twój napój jest w drodze..
Notyfikacje¶
Po zameldowaniu się odwiedzającego, osoba, którą odwiedza, oraz inni użytkownicy skonfigurowani do otrzymywania powiadomień o zameldowaniach w kiosku, otrzymują powiadomienie. Powiadomienie przesyłane jest e-mailem, wiadomością SMS, czatem w aplikacji Dyskusje lub dowolną kombinacją tych trzech opcji.
Jeśli odwiedzający zamówił napój, użytkownicy skonfigurowani jako Osoby do powiadomienia w formularzu napoju otrzymują powiadomienie za pośrednictwem aplikacji Dyskusje. Wyświetlany komunikat brzmi: (Imię odwiedzającego) właśnie się zameldował(-a). Zamówił(-a) (Nazwa napoju).
Po dostarczeniu napoju gościowi, osoba, która dostarczyła napój, jest odpowiedzialna za oznaczenie napoju jako dostarczonego.
Aby oznaczyć napój jako dostarczony, przejdź do i wybierz kartę żądanej stacji wyświetlającą Napoje do podania (#).
Otworzy się lista wszystkich odwiedzających zameldowanych na danej stacji, którzy czekają na napój. Kliknij przycisk Napój podany na końcu wiersza przy odwiedzającym, który został obsłużony. Po oznaczeniu jako obsłużony, odwiedzający znika z listy.
Check out¶
Po zakończeniu wizyty i opuszczeniu obiektu przez odwiedzającego, ważne jest wymeldowanie go w celu dokładnego prowadzenia ewidencji.
Aby prawidłowo wymeldować odwiedzających, przejdź do i wybierz kartę żądanej stacji wyświetlającą Napoje do podania (#). Otworzy się lista wszystkich odwiedzających aktualnie zameldowanych na tej stacji.
Kliknij przycisk Wymelduj przy końcu wiersza dla odwiedzającego, który wyszedł. Po oznaczeniu jako wymeldowany, odwiedzający znika z listy.
Ważne
Odwiedzający nie wymeldowują się samodzielnie przy wyjściu. Ważne jest, aby użytkownicy aplikacji Recepcja wymeldowywali odwiedzających w celu dokładnego prowadzenia ewidencji.
Zawsze miej dokładną listę osób przebywających w obiekcie w danym momencie. Jest to istotne ze względów bezpieczeństwa oraz w przypadku sytuacji awaryjnej.