Niemcy

Księgowość

Plan kont

W Odoo obsługiwane są zarówno plany kont SKR03, jak i SKR04. Podczas tworzenia nowej bazy danych Odoo Online domyślnie instalowany jest SKR03.

Sprawdź, który jest zainstalowany, przechodząc do Księgowość ‣ Konfiguracja ‣ Ustawienia i sprawdzając pole Pakiet w sekcji Lokalizacja fiskalna.

Ostrzeżenie

Wybranie innego pakietu jest możliwe tylko wtedy, gdy nie został utworzony żaden zapis księgowy. Jeśli został zaksięgowany, należy skonfigurować nową firmę lub bazę danych, aby wybrać inny pakiet. Ponadto wszystkie zapisy księgowe będą musiały zostać utworzone ponownie.

Raporty

Następujące raporty specyficzne dla Niemiec dostępne są w Odoo Enterprise:

• Bilans

• Zysk i strata

• Raport podatkowy (Umsatzsteuervoranmeldung)

• Lista sprzedaży EC

• Intrastat

Eksportowanie zapisów z Odoo do DATEV

Pod warunkiem, że jeden z niemieckich pakietów lokalizacji fiskalnej jest zainstalowany, możesz wyeksportować swoje zapisy księgowe z Odoo do DATEV z księgi głównej.

Wymagane są dwa rodzaje eksportów: najpierw eksport DATEV ATCH, a następnie eksport DATEV DATA.

Informacja

Oba są potrzebne na różnych etapach, aby poprawnie przenieść dane do DATEV, ponieważ DATEV działa z dwoma interfejsami: jednym dla klientów (DUO - DATEV Unternehmen Online) i jednym dla doradców podatkowych (DATEV Rechnungswesen).

1. DATEV ATCH

Przejdź do Księgowość ‣ Raporty ‣ Księga główna, kliknij przycisk (Akcje) i wybierz Datev ATCH (zip).

Prześlij pobrany plik ZIP za pomocą oprogramowania DATEV Belegtransfer.

Informacja

Jeśli nie masz zainstalowanego oprogramowania DATEV Belegtransfer na swoim komputerze, poproś swojego doradcę podatkowego o pomoc w tej kwestii.

Ostrzeżenie

Plik ZIP DATEV ATCH zawiera pliki (raporty) powiązane z fakturą lub rachunkiem Odoo. W przypadku faktur dla klientów plik musi zostać wygenerowany przy użyciu przycisku Wyślij. W przypadku rachunków od dostawców plik musi zostać otrzymany przez alias e-mail lub przesłany przy użyciu przycisku Prześlij.

Plik ZIP DATEV ATCH

Plik ZIP zawiera dwa rodzaje plików:

• poszczególne pliki faktur/rachunków (PDF, JPEG itp.) dla wybranego okresu w księdze głównej oraz

• plik document.xml używany do generowania unikalnego identyfikatora (GUID) dla każdego pliku.

Te unikalne identyfikatory są niezbędne, ponieważ pozwalają DATEV automatycznie powiązać pliki z poszczególnymi pozycjami księgowymi, które zostaną zaimportowane za pomocą pliku DATEV DATA w następnym kroku.

2. DATEV DATA

Przejdź do Księgowość ‣ Raporty ‣ Księga główna, kliknij przycisk (Akcje) i wybierz Datev DATA (zip).

Prześlij pobrany plik ZIP do swojego doradcy podatkowego. Powinien zaimportować plik ZIP do DATEV Rechnungswesen.

Skonsultuj się z doradcą podatkowym, jak często potrzebuje tych plików.

Plik ZIP DATEV ATCH

Plik ZIP zawiera trzy pliki CSV:

• plik EXTF_customer_accounts.csv zawierający wszystkie informacje związane z klientami,

• plik EXTF_vendor_accounts.csv zawierający wszystkie informacje związane z dostawcami oraz

• plik EXTF_accounting_entries.csv zawierający wszystkie zapisy księgowe za okres określony w księdze głównej, a także unikalne identyfikatory (GUID), dzięki którym zapisy księgowe można powiązać z plikami w pliku ZIP DATEV ATCH.

Zgodność z GoBD

GoBD to skrót od Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Krótko mówiąc, jest to wytyczna dotycząca właściwego zarządzania i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej, a także dostępu do danych, istotna dla niemieckiego urzędu skarbowego, deklaracji podatkowej i bilansu.

Zasady te zostały opracowane i opublikowane przez Federalne Ministerstwo Finansów (BMF) w listopadzie 2014 r. Od stycznia 2015 r. stały się normą i zastąpiły wcześniej akceptowane praktyki związane z księgowością komputerową. Kilka zmian zostało wprowadzonych przez BMF w 2019 r. i styczniu 2020 r. w celu doprecyzowania części treści ze względu na rozwój rozwiązań cyfrowych (hosting w chmurze, firmy bezpapierowe itp.).

Ważne

Odoo posiada certyfikat zgodności z GoBD.

Zrozumienie GoBD w kontekście oprogramowania księgowego

GoBD jest wiążące dla firm, które muszą przedstawiać księgi rachunkowe, w tym MŚP, freelancerów i przedsiębiorców, organom finansowym. W związku z tym sam podatnik jest jedynym odpowiedzialnym za kompletne i wyczerpujące prowadzenie danych istotnych dla celów fiskalnych (wyżej wymienione dane finansowe i powiązane).

Oprócz wymagań dotyczących oprogramowania, użytkownik jest zobowiązany do zapewnienia wewnętrznych systemów kontroli (zgodnie z § 146 Ordynacji podatkowej):

• kontrola praw dostępu;

• rozdział obowiązków, separacja funkcjonalna;

• kontrola wprowadzania danych (powiadomienia o błędach, kontrole wiarygodności);

• kontrole uzgadniające przy wprowadzaniu danych;

• kontrole przetwarzania; oraz

• środki zapobiegające celowej lub nieumyślnej manipulacji oprogramowaniem, danymi lub dokumentami.

Użytkownik musi rozdzielić zadania w swojej organizacji na odpowiednie stanowiska (kontrola) i sprawdzić, czy zadania są właściwie i całkowicie wykonywane (nadzór). Wynik tych kontroli musi być zarejestrowany (dokumentacja), a jeśli podczas tych kontroli zostaną wykryte błędy, należy wprowadzić odpowiednie środki w celu naprawienia sytuacji (zapobieganie).

Bezpieczeństwo danych

Podatnik musi zabezpieczyć system przed utratą danych w wyniku usunięcia, uszkodzenia lub kradzieży jakichkolwiek danych. Jeśli zapisy nie są odpowiednio zabezpieczone, księgowość będzie uznana za niezgodną z wytycznymi GoBD.

Po ostatecznym zaksięgowaniu zapisów nie można ich już zmieniać ani usuwać za pomocą aplikacji.

• Jeśli Odoo jest używane w chmurze, regularne kopie zapasowe są częścią usługi Odoo Online. Ponadto regularne kopie zapasowe można pobierać i przechowywać w systemach zewnętrznych.

  Zobacz także

  Odoo Cloud Hosting - umowa o poziomie usług

• Jeśli serwer jest obsługiwany lokalnie, użytkownik jest odpowiedzialny za utworzenie niezbędnej infrastruktury kopii zapasowych.

Ważne

W niektórych przypadkach dane muszą być przechowywane przez dziesięć lat lub dłużej, dlatego zawsze należy mieć zapisane kopie zapasowe. Jest to jeszcze ważniejsze, jeśli zdecydujesz się zmienić dostawcę oprogramowania.

Odpowiedzialność wydawcy oprogramowania

Biorąc pod uwagę, że GoBD dotyczy tylko podatnika, wydawca oprogramowania w żadnym wypadku nie może ponosić odpowiedzialności za dokładną i zgodną z przepisami dokumentację danych transakcji finansowych swoich użytkowników. Może jedynie zapewnić niezbędne narzędzia umożliwiające użytkownikowi przestrzeganie wytycznych dotyczących oprogramowania opisanych w GoBD.

Zapewnienie zgodności za pomocą Odoo

Słowa kluczowe w odniesieniu do GoBD to: możliwość śledzenia, weryfikowalność, prawdziwość, przejrzystość i ciągłość. Krótko mówiąc, musisz mieć archiwizację odporną na audyt, a Odoo zapewnia środki do osiągnięcia wszystkich tych celów:

1. Możliwość śledzenia i weryfikowalność

   Każdy rekord w Odoo jest oznaczony twórcą dokumentu, datą utworzenia, datą modyfikacji oraz informacją, kto go zmodyfikował. Ponadto śledzone są odpowiednie pola. Dzięki temu można zobaczyć, która wartość została zmieniona i przez kogo w czacie odpowiedniego obiektu.
2. Kompletność

   Wszystkie dane finansowe muszą być zarejestrowane w systemie i nie może być żadnych luk. Odoo zapewnia, że nie ma przerw w numeracji transakcji finansowych. Użytkownik jest odpowiedzialny za zakodowanie wszystkich danych finansowych w systemie. Ponieważ większość danych finansowych w Odoo jest generowana automatycznie, użytkownik jest odpowiedzialny za kompletne zakodowanie wszystkich faktur od dostawców i operacji różnych.
3. Dokładność

   Odoo zapewnia, że przy prawidłowej konfiguracji używane są właściwe konta. Ponadto mechanizmy kontroli między zamówieniami zakupu i zamówieniami sprzedaży oraz odpowiadającymi im fakturami odzwierciedlają rzeczywistość działalności. Użytkownik jest odpowiedzialny za zeskanowanie i dołączenie papierowej faktury od dostawcy do odpowiedniego rekordu w Odoo. Odoo Dokumenty pomaga zautomatyzować to zadanie.
4. Terminowe księgowanie i prowadzenie dokumentacji

   Ponieważ większość danych finansowych w Odoo jest generowana przez obiekty transakcyjne (na przykład faktura jest księgowana przy potwierdzeniu), Odoo zapewnia domyślnie terminowe prowadzenie dokumentacji. Użytkownik jest odpowiedzialny za terminowe zakodowanie wszystkich przychodzących faktur od dostawców oraz operacji różnych.
5. Porządek

   Dane finansowe przechowywane w Odoo są z definicji uporządkowane i mogą być ponownie uporządkowane według większości pól obecnych w modelu. Konkretny porządek nie jest wymuszany przez GoBD, ale system musi zapewnić, że dana transakcja finansowa może zostać szybko odnaleziona przez niezależnego eksperta. Odoo zapewnia to domyślnie.
6. Nienaruszalność

   Dzięki niemieckiej lokalizacji Odoo system jest standardowo skonfigurowany w sposób umożliwiający przestrzeganie klauzuli nienaruszalności bez konieczności dodatkowej personalizacji.

Eksport GoBD

W przypadku kontroli fiskalnej organ podatkowy może zarządać trzech poziomów dostępu do systemu księgowego (Z1, Z2, Z3). Poziomy te różnią się od bezpośredniego dostępu do interfejsu po przekazanie danych finansowych na nośniku danych.

W przypadku przekazania danych finansowych na nośnik danych GoBD nie wymusza formatu. Może to być na przykład XLS, CSV, XML, Lotus 123, format SAP, format AS/400 lub inny. Odoo obsługuje eksport danych finansowych w formatach CSV i XLS od razu po instalacji. GoBD zaleca eksport w specyficznym formacie GoBD opartym na XML (patrz „Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung” §3), ale nie jest to obowiązkowe.

Niezgodność

W przypadku naruszenia można spodziewać się grzywny i nakazu sądowego wymagającego wdrożenia określonych środków.

Punkt sprzedaży

Techniczny system zabezpieczeń

Kassensicherungsverordnung (Ustawa o ochronie przed manipulacją rekordów cyfrowych) wymaga, aby elektroniczne systemy prowadzenia ksiąg rachunkowych – w tym systemy punktu sprzedaży – były wyposażone w techniczny system zabezpieczeń (zwany również TSS lub TSE).

Odoo oferuje usługę zgodną z wymaganiami za pomocą fiskaly, rozwiązania opartego na chmurze.

Ważne

Ponieważ to rozwiązanie jest oparte na chmurze, wymagane jest działające połączenie internetowe.

Informacja

Jedyne dozwolone stawki VAT są określone przez fiskaly. Można sprawdzić te stawki, konsultując fiskaly DSFinV-K API: VAT Definition.

Konfiguracja

Zainstaluj moduły Germany - Certification for Point of Sale (l10n_de_pos_cert) oraz Germany - Certification for Point of Sale of type restaurant (l10n_de_pos_res_cert).

Wskazówka

Jeśli te moduły nie są widoczne na liście, zaktualizuj listę aplikacji.

Rejestracja firmy w urzędzie skarbowym

Aby zarejestrować firmę, otwórz aplikację Ustawienia, kliknij Aktualizuj informacje w sekcji Firmy i wypełnij następujące pola:

• Nazwa firmy

• Adres

• NIP

• St.-Nr. (Steuernummer) – numer przydzielany przez urząd skarbowy każdej osobie fizycznej lub prawnej podlegającej opodatkowaniu (np. 2893081508152).

• W-IdNr. (Wirtschafts-Identifikationsnummer) – numer używany jako stały numer identyfikacyjny dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Następnie możesz zarejestrować swoją firmę przez fiskaly, otwierając kartę Fiskaly i klikając przycisk Rejestracja Fiskaly.

Wskazówka

Jeśli nie widzisz przycisku Rejestracja Fiskaly, upewnij się, że zapisałeś dane swojej firmy i nie jesteś już w trybie edycji.

Po zakończeniu rejestracji pojawią się nowe pola:

• Identyfikator organizacji Fiskaly odnosi się do identyfikatora Twojej firmy po stronie fiskaly.

• Klucz API Fiskaly i Sekret API Fiskaly to dane uwierzytelniające, których system używa do uzyskania dostępu do usług oferowanych przez fiskaly.

Informacja

Możliwe jest zażądanie nowych danych uwierzytelniających w przypadku jakichkolwiek problemów z obecnymi, klikając przycisk Nowe klucze.

Tworzenie technicznego systemu zabezpieczeń i łączenie go z PoS

Aby korzystać z punktu sprzedaży w Niemczech, najpierw utwórz TSS, przechodząc do Punkt Sprzedaży ‣ Konfiguracja ‣ Punkt Sprzedaży, wybierając Punkt Sprzedaży do edycji, a następnie zaznaczając pole Utwórz TSS w sekcji API Fiskaly.

Po pomyślnym utworzeniu TSS można znaleźć:

• Identyfikator TSS, który odnosi się do identyfikatora Twojego TSS po stronie fiskaly, oraz

• Identyfikator klienta Fiskaly, który odnosi się do Twojego PoS po stronie fiskaly.

Eksport DSFinV-K

Po zamknięciu sesji PoS szczegóły zamówień są wysyłane do usługi DSFinV-K firmy fiskaly.

W przypadku audytu możesz wyeksportować dane wysłane do DSFinV-K, przechodząc do Punkt Sprzedaży ‣ Zamówienia ‣ Eksporty DSFinV-K ‣ Nowy.

Te pola są obowiązkowe:

• Data i godzina rozpoczęcia: eksportuj dane z datami większymi lub równymi podanej dacie rozpoczęcia

• Data i godzina zakończenia: eksportuj dane z datami mniejszymi lub równymi podanej dacie zakończenia

Pozostaw pole Punkt Sprzedaży puste, aby wyeksportować dane wszystkich punktów sprzedaży; określ jeden, jeśli chcesz wyeksportować dane tylko dla tego konkretnego PoS.

Gdy eksport został pomyślnie uruchomiony i jest przetwarzany, pole Stan powinno wskazywać Oczekuje. Kliknij Odśwież stan, aby sprawdzić, czy jest gotowy.