ePodpis¶
Odoo ePodpis umożliwia wysyłanie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentów online przy użyciu podpisów elektronicznych.
Podpis elektroniczny wskazuje na zgodę osoby na treść dokumentu. Podobnie jak podpis odręczny, podpis elektroniczny stanowi prawne zobowiązanie do warunków podpisanego dokumentu.
Dzięki ePodpisowi możesz przesłać dowolny plik PDF i dodać do niego pola. Pola te mogą być automatycznie wypełniane danymi użytkownika obecnymi w Twojej bazie danych.
Ważność podpisów elektronicznych¶
Dokumenty podpisane za pomocą aplikacji ePodpis są ważnymi podpisami elektronicznymi w Unii Europejskiej i Stanach Zjednoczonych Ameryki. Spełniają również wymogi dotyczące podpisów elektronicznych w większości krajów. Ważność prawna podpisów elektronicznych generowanych przez Odoo zależy od przepisów obowiązujących w Twoim kraju. Firmy prowadzące działalność za granicą powinny również wziąć pod uwagę przepisy dotyczące podpisów elektronicznych w innych krajach.
Ważne
Poniższe informacje nie mają wartości prawnej; są one podane wyłącznie w celach informacyjnych. Ponieważ przepisy dotyczące podpisów elektronicznych szybko się zmieniają, nie możemy zagwarantować, że wszystkie informacje są aktualne. Zalecamy skontaktowanie się z lokalnym prawnikiem w celu uzyskania porady prawnej dotyczącej zgodności i ważności podpisów elektronicznych.
Unia Europejska¶
Rozporządzenie eIDAS ustanawia ramy dla podpisów elektronicznych w 27 państwach członkowskich Unii Europejskiej. Rozróżnia ono trzy rodzaje podpisów elektronicznych:
Zwykłe podpisy elektroniczne
Zaawansowane podpisy elektroniczne
Kwalifikowane podpisy elektroniczne
Odoo generuje pierwszy typ, zwykłe podpisy elektroniczne; podpisy te są prawnie ważne w UE, jak określono w rozporządzeniu eIDAS.
Podpisy elektroniczne mogą nie być automatycznie uznawane za ważne. Może być konieczne przedstawienie dowodów potwierdzających ważność podpisu. Chociaż aplikacja ePodpis zapewnia zwykły podpis elektroniczny, pewne dowody potwierdzające są automatycznie gromadzone podczas procesu podpisywania, takie jak:
Walidacja e-mail i SMS (jeśli włączona)
Silne potwierdzenie tożsamości za pośrednictwem itsme® (dostępne w Belgii i Holandii)
Oznaczone czasem, adresem IP i geolokalizacją logi dostępu do dokumentów i powiązanych z nimi podpisów
Identyfikowalność i niezmienność dokumentów (wszelkie zmiany dokonane w podpisanym dokumencie są wykrywane przez Odoo przy użyciu dowodów kryptograficznych)
Informacja
Stany Zjednoczone¶
ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), na poziomie międzystanowym i międzynarodowym, oraz UETA (Uniform Electronic Transactions Act), na poziomie stanowym, zapewniają ramy prawne dla ePodpisów. Należy zauważyć, że Illinois i Nowy Jork nie przyjęły UETA, ale podobne akty prawne.
Ogólnie rzecz biorąc, aby zostały uznane za ważne, ePodpisy muszą spełniać pięć kryteriów:
Podpisujący musi wykazać wyraźny zamiar podpisania. Na przykład użycie myszy do narysowania podpisu może świadczyć o zamiarze. Podpisujący musi mieć również możliwość rezygnacji z dokumentu elektronicznego.
Podpisujący musi najpierw wyrazić lub zasugerować swoją zgodę na prowadzenie działalności elektronicznej.
Podpis musi być jednoznacznie przypisany. W Odoo do podpisu dodawane są metadane, takie jak adres IP podpisującego, które mogą służyć jako dowód uzupełniający.
Podpis musi być powiązany z podpisanym dokumentem, na przykład poprzez prowadzenie rejestru szczegółowo opisującego, w jaki sposób podpis został przechwycony.
Dokumenty podpisane elektronicznie muszą być przechowywane i archiwizowane przez wszystkie zaangażowane strony; na przykład poprzez dostarczenie podpisującemu w pełni wykonanej kopii lub możliwości pobrania kopii.
Inne kraje¶
Wyślij dokument do podpisania¶
Jednorazowy podpis¶
Możesz kliknąć Prześlij PDF do podpisania ze swojej konsoli, aby wykonać jednorazowy podpis. Wybierz dokument, otwórz go i przeciągnij wymagane pola do dokumentu. Możesz zmienić rolę przypisaną do pola, klikając na nie i wybierając żądaną rolę.
Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij Wyślij i wypełnij wymagane pola. Po wysłaniu dokument pozostaje dostępny. Przejdź do , aby zobaczyć dokument i status podpisów.
Daty ważności i przypomnienia¶
Możesz ustawić daty ważności dla dokumentów umów o ograniczonym czasie trwania lub wysyłać automatyczne przypomnienia e-mail, aby uzyskać podpisy na czas. Z poziomu konsoli kliknij Wyślij na swoim dokumencie. Na nowej stronie przejdź do sekcji Opcje, wypełnij pole Ważny do, włącz przełącznik Przypomnienie i kliknij wartość, aby edytować domyślną liczbę dni między przypomnieniami.
Szablony¶
Możesz tworzyć szablony dokumentów, gdy musisz wysłać ten sam dokument kilka razy. Z poziomu konsoli kliknij Prześlij szablon PDF. Wybierz dokument i dodaj wymagane pola. Możesz zmienić rolę pola, klikając na nie i wybierając żądaną rolę.
Kliknij Właściwości szablonu, aby dodać Tagi do szablonu, zdefiniować Przestrzeń roboczą podpisanego dokumentu, dodać Tagi podpisanego dokumentu, ustawić Link przekierowania, który będzie dostępny w wiadomości potwierdzającej podpis otrzymanej po podpisaniu, lub zdefiniować Autoryzowanych użytkowników, jeśli chcesz ograniczyć korzystanie z szablonu do określonych autoryzowanych użytkowników lub grup.
Twoje szablony są domyślnie widoczne na konsoli. Możesz kliknąć Wyślij, aby szybko wysłać szablon dokumentu do osoby podpisującej, lub Podpisz teraz, jeśli jesteś gotowy, aby natychmiast podpisać dokument.
Wskazówka
Możesz utworzyć szablon z dokumentu, który został wcześniej wysłany. Aby to zrobić, przejdź do . Na dokumencie, który chcesz odzyskać, kliknij pionowe wielokropek (⋮), a następnie Szablon. Kliknij ponownie pionowe wielokropek (⋮), a następnie Przywróć. Twój dokument pojawia się teraz na konsoli obok innych szablonów.
Role¶
Każde pole w dokumencie ePodpis jest powiązane z rolą odpowiadającą konkretnej osobie. Gdy dokument jest podpisywany, osoba przypisana do roli musi wypełnić przypisane jej pola i podpisać go.
Role są dostępne w .
Możliwe jest zaktualizowanie istniejących ról lub utworzenie nowych ról, klikając Nowy. Wybierz Nazwę roli, dodaj Dodatkowy krok uwierzytelniania, aby potwierdzić tożsamość osoby podpisującej, a jeśli dokument może zostać ponownie przypisany do innego kontaktu, wybierz Zmiana dozwolona dla roli. Można również wybrać Kolor dla roli. Ten kolor może pomóc zrozumieć, które role są odpowiedzialne za które pole podczas konfigurowania szablonu.
Bezpieczna identyfikacja¶
Jako właściciel dokumentu możesz zażądać Dodatkowego kroku uwierzytelniania poprzez weryfikację SMS lub za pomocą Itsme® (dostępne w Belgii i Holandii). Obie opcje uwierzytelniania wymagają kredytów. Jeśli nie masz już kredytów, kroki uwierzytelniania zostaną pominięte.
Zobacz także
Weryfikacja SMS¶
Przejdź do . Kliknij w kolumnę Dodatkowy krok uwierzytelniania dla roli i wybierz Unikalny kod przez SMS.
Informacja
Zanim będzie możliwe wysyłanie wiadomości tekstowych SMS, musisz zarejestrować swój numer telefonu. Aby to zrobić, przejdź do i kliknij Kup kredyty w sekcji Uwierzytelnianie przez SMS.
Przejdź do dokumentu do podpisania, dodaj pole, dla którego wymagana jest weryfikacja SMS, na przykład pole Podpis, i kliknij Wyślij. Na nowej stronie wybierz klienta i kliknij Wyślij.
Osoba podpisująca dokument wypełnia pole Podpis, następnie Podpisz i klika Zatwierdź i wyślij wypełniony dokument. Pojawia się strona Ostateczna walidacja, na której należy dodać numer telefonu. Jednorazowe kody są wysyłane przez SMS.
Informacja
Ta funkcja jest domyślnie włączona.
Gdy tylko Dodatkowy krok uwierzytelniania ma zastosowanie do roli, ten krok walidacji jest wymagany dla każdego pola przypisanego do tej roli.
Itsme®¶
Uwierzytelnianie Itsme® może być użyte, aby umożliwić sygnatariuszom potwierdzenie ich tożsamości za pomocą itsme®. Ta funkcja jest dostępna tylko w Belgii i Holandii.
Funkcję można włączyć w Ustawieniach ePodpis i stosuje się automatycznie do roli Klient (zidentyfikowany za pomocą itsme®). Aby włączyć ją dla innych ról, przejdź do . Kliknij w kolumnę Dodatkowy krok uwierzytelniania dla roli i wybierz Przez itsme®.
Przejdź do dokumentu, który musi zostać podpisany, i dodaj pole Podpis. Przełącz się na dowolną rolę skonfigurowaną do korzystania z tej funkcji i kliknij Zatwierdź oraz Wyślij.
Po podpisaniu dokumentu sygnatariusz wypełnia pole Podpis i kontynuuje, klikając Zatwierdź i wyślij wypełniony dokument, co uruchamia stronę Ostateczna weryfikacja, na której wymagane jest uwierzytelnienie przez itsme®.
Hash podpisującego¶
Za każdym razem, gdy ktoś podpisuje dokument, generowany jest hash – unikalny cyfrowy podpis operacji – aby zapewnić identyfikowalność, integralność i nienaruszalność. Ten proces gwarantuje, że wszelkie zmiany dokonane po złożeniu podpisu mogą być łatwo wykryte, zachowując autentyczność i bezpieczeństwo dokumentu przez cały jego cykl życia.
Do podpisów dodawana jest wizualna ramka bezpieczeństwa wyświetlająca początek hashu. Użytkownicy wewnętrzni mogą ją ukryć lub pokazać, włączając lub wyłączając opcję Ramka podczas podpisywania dokumentu.
Kolejność podpisywania¶
Gdy dokument musi zostać podpisany przez różne strony, kolejność podpisywania pozwala kontrolować kolejność, w jakiej odbiorcy otrzymują go do podpisu.
Po przesłaniu pliku PDF z co najmniej dwoma polami podpisu z dwoma różnymi rolami i kliknięciu Wyślij, włącz przełącznik Określ kolejność podpisywania i wyszukaj imię i nazwisko lub adres e-mail podpisującego, aby go dodać. Możesz zdecydować o kolejności podpisywania wpisując 1 lub 2 w pierwszej kolumnie.
Każdy odbiorca otrzymuje powiadomienie z prośbą o podpis dopiero po tym, jak poprzedni odbiorca zakończy swoje działanie.
Typy pól¶
Pola są używane w dokumencie, aby wskazać, jakie informacje muszą zostać wypełnione przez podpisujących. Możesz dodawać pola do dokumentu po prostu przeciągając je z lewej kolumny i upuszczając w dokumencie.
Różne typy pól mogą być używane do podpisywania dokumentów (symbol zastępczy, autouzupełnianie itp.). Konfigurując własne typy pól, znane również jako typy elementów podpisu, proces podpisywania może być jeszcze szybszy dla klientów, partnerów i pracowników.
Aby tworzyć i edytować typy pól, przejdź do .
Możesz wybrać istniejące pole klikając je lub możesz Utworzyć nowe. Najpierw edytuj Nazwę pola. Następnie wybierz Typ pola:
Podpis: użytkownicy są proszeni o wprowadzenie podpisu przez jego narysowanie, wygenerowanie automatycznego na podstawie ich imienia i nazwiska lub przesłanie pliku lokalnego (zwykle obrazu). Każde kolejne pole typu Podpis następnie ponownie wykorzystuje dane wprowadzone w pierwszym polu.
Inicjały: użytkownicy są proszeni o wprowadzenie swoich inicjałów w sposób podobny do pola Podpis.
Tekst: użytkownicy wprowadzają tekst w jednym wierszu.
Tekst wielowierszowy: użytkownicy wprowadzają tekst w wielu wierszach.
Pole wyboru: użytkownicy mogą zaznaczyć pole (np. aby oznaczyć swoją aprobatę lub zgodę).
Wybór: użytkownicy wybierają pojedynczą opcję spośród kilku opcji.
Ustawienie Automatycznie wypełnij pole partnera służy do automatycznego wypełniania pola podczas procesu podpisywania. Wykorzystuje ono wartość jednego z pól modelu kontaktu (res.partner) osoby podpisującej dokument. Aby to zrobić, wprowadź nazwę techniczną pola modelu kontaktu.
Wskazówka
To know the technical name of a field, enable developer mode and hover your mouse on the question mark next to the field.
Informacja
Auto-completed values are suggestions and can be modified as required by the person signing the document.
The size of the fields can also be changed by editing the Default Width and Default Height. Both sizes are defined as a percentage of the full page expressed as a decimal, with 1 equalling the full page’s width or height. By default, the width of new fields you create is set to 15% (0.150) of a full page’s width, while their height is set to 1.5% (0.015) of a full page’s height.
Next, write a Tip. Tips are displayed inside arrows on the left-hand side of the user’s screen during the signing process to help them understand what the step entails (e.g., „Sign here” or “Fill in your birthdate”). You can also use a Placeholder text to be displayed inside the field before it is completed.
