Ściągawka księgowa

Bilans to migawka finansów firmy na określony dzień (w przeciwieństwie do rachunku zysków i strat, który jest analizą za dany okres).

  • Aktywa reprezentują majątek firmy i towary, które posiada. Aktywa trwałe obejmują budynki i biura, podczas gdy aktywa obrotowe obejmują konta bankowe i gotówkę. Pieniądze należne od klienta są aktywem. Pracownik nie jest aktywem.

  • Pasywa to zobowiązania wynikające z przeszłych zdarzeń, które firma będzie musiała uregulować w przyszłości (rachunki za media, długi, niezapłaceni dostawcy). Pasywa można również zdefiniować jako źródło finansowania zapewnione firmie, zwane także dźwignią finansową.

  • Kapitał własny to kwota środków wniesionych przez właścicieli firmy (założycieli lub akcjonariuszy) plus wcześniej zatrzymane zyski (lub straty). Każdego roku zyski netto (lub straty) mogą być wykazane jako zatrzymane zyski lub przekazane akcjonariuszom (w formie dywidendy).

To, co jest posiadane (aktywa), zostało sfinansowane poprzez długi do spłaty (pasywa) lub kapitał własny (zyski, kapitał).

Istnieje różnica między aktywami a wydatkami:

  • Aktywa to zasób o wartości ekonomicznej, który osoba fizyczna, korporacja lub państwo posiada lub kontroluje z oczekiwaniem, że zapewni przyszłe korzyści. Aktywa są wykazywane w bilansie firmy. Są kupowane lub tworzone w celu zwiększenia wartości firmy lub usprawnienia jej działalności.

  • Wydatek to koszty działalności, które firma ponosi w celu generowania przychodów.

Raport zysków i strat pokazuje wyniki firmy w określonym przedziale czasu, zwykle kwartale lub roku obrotowym.

  • Przychody odnoszą się do pieniędzy zarobionych przez firmę ze sprzedaży towarów i/lub usług.

  • Koszt sprzedanych towarów (KST, znany również jako „koszt sprzedaży”) odnosi się do kosztów sprzedaży towarów (np. koszt materiałów i robocizny użytych do wytworzenia towarów).

    • Zysk brutto równa się przychodom ze sprzedaży pomniejszonym o koszt sprzedanych towarów.

    • Koszty operacyjne (OPEX) obejmują wynagrodzenia administracyjne, sprzedażowe i badawczo-rozwojowe, czynsz i media, koszty różne, ubezpieczenia oraz wszystko poza kosztami sprzedanych produktów lub kosztem sprzedaży.

Kapitał własny

Akcje zwykłe

Plus Zyski zatrzymane

Aktywa = Pasywa + Kapitał własny

Plan kont

Plan kont zawiera wszystkie konta firmy: zarówno konta bilansu, jak i konta rachunku zysków i strat. Każda transakcja jest rejestrowana poprzez obciążenie i uznanie wielu kont w zapisie dziennika. W pewnym sensie plan kont jest jak DNA firmy!

Każde konto wymienione w planie kont należy do określonej kategorii. W Odoo każde konto ma unikalny kod i należy do jednej z tych kategorii:

  • Kapitał własny i długi podporządkowane

    • Kapitał własny to kwota pieniędzy zainwestowana przez akcjonariuszy firmy w celu sfinansowania działalności firmy.

    • Długi podporządkowane to kwota pieniędzy pożyczona firmie przez stronę trzecią w celu sfinansowania jej działalności. W przypadku rozwiązania firmy te strony trzecie są spłacane przed akcjonariuszami.

  • Środki trwałe to rzeczy materialne (tj. fizyczne) lub nieruchomości, które firma kupuje i wykorzystuje do produkcji swoich towarów i usług. Środki trwałe są aktywami długoterminowymi. Oznacza to, że aktywa mają okres użytkowania dłuższy niż jeden rok. Obejmują one również nieruchomości, zakłady i sprzęt (znane również jako „PP&E”) i są rejestrowane w bilansie z tą klasyfikacją.

  • Aktywa obrotowe i zobowiązania krótkoterminowe

    • Konto aktywów obrotowych to pozycja bilansu wymieniona w sekcji Aktywa, która uwzględnia wszystkie aktywa będące własnością firmy, które można przekształcić w gotówkę w ciągu jednego roku. Aktywa obrotowe obejmują gotówkę, ekwiwalenty gotówki, należności, zapasy towarów, papiery wartościowe przeznaczone do obrotu, zobowiązania przedpłacone i inne aktywa płynne.

    • Zobowiązania krótkoterminowe to krótkoterminowe zobowiązania finansowe firmy wymagalne w ciągu jednego roku. Przykładem zobowiązania krótkoterminowego są pieniądze należne dostawcom w formie zobowiązań.

  • Konta bankowe i gotówkowe

    • Konto bankowe to konto finansowe prowadzone przez bank lub inną instytucję finansową, na którym rejestrowane są transakcje finansowe między bankiem a klientem.

    • Konto gotówkowe lub księga gotówkowa może odnosić się do księgi, w której rejestrowane są wszystkie transakcje gotówkowe. Konto gotówkowe obejmuje zarówno dziennik wpływów gotówkowych, jak i dziennik wypłat gotówkowych.

  • Wydatki i przychody

    • Wydatek to koszt operacji, które firma ponosi w celu generowania przychodów. Jest po prostu definiowany jako koszt, który należy ponieść na uzyskanie czegoś. Typowe wydatki obejmują płatności dla dostawców, wynagrodzenia pracowników, dzierżawę fabryk i amortyzację sprzętu.

    • Termin „przychód” ogólnie odnosi się do kwoty pieniędzy, własności i innych transferów wartości otrzymanych w określonym czasie w zamian za usługi lub produkty.

Przykład

*: Pola Zwrot klienta i Płatność klienta nie mogą być jednocześnie zaznaczone, ponieważ są sprzeczne.

Saldo = Debet - Kredyt

Założenie spółki (kapitał początkowy 1 000 USD)

Faktura klienta ($100 + 9% podatku) i wysyłka towarów

Wysyłka towarów do klienta

Zwrot dla klienta*

Płatności klientów

Przyjęcie towarów od dostawcy (zamówienie zakupu: $50)

Rachunek dostawcy (faktura: $50)

Rachunek dostawcy (faktura: $52, ale PO $50)

Opłacony rachunek dostawcy ($52 + 9% podatku)

Nabycie budynku (umowa zakupu)

Zapłata za budynek

Roczna amortyzacja środka trwałego (10% rocznie)

Faktura klienta (3-letnia umowa serwisowa, $300)

Rozpoznanie przychodów (każdy rok, w tym pierwszy)

Zapłata należnych podatków

Winien

Ma

Saldo

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Wpisy dziennika

Każdy dokument finansowy firmy (np. faktura, wyciąg bankowy, pasek wypłaty, umowa zwiększenia kapitału) jest rejestrowany jako zapis dziennika, wpływając na kilka kont.

Aby zapis dziennika był zbilansowany, suma wszystkich jego debetów musi być równa sumie wszystkich jego kredytów.

Założenie spółki

Konto

Winien

Ma

Aktywa: Gotówka

1000

Kapitał własny: Akcje zwykłe

1000

Wyjaśnienie

  • Firma otrzymuje 1000 $ w gotówce

  • Udziały o wartości 1000 $ należą do założycieli

Kapitał początkowy może mieć formę gotówki, ale może to być również własność intelektualna, wartość firmy z poprzedniego przedsiębiorstwa, licencje, know-how itp…

Czasami kapitał nie jest wpłacany od razu i mogą być konieczne konta dla „kapitału do wniesienia”.

Faktura klienta (100 $ + 9% podatku)

Konto

Winien

Ma

Przychody: Towary

100

Zobowiązania: Odroczone zobowiązania podatkowe

9

Aktywa: Należności

109

Aktywa: Magazynowanie

50

Wydatki: Koszt sprzedanych towarów

50

Wyjaśnienie

  • Przychody rosną o 100 $

  • Podatek do zapłaty na koniec miesiąca w wysokości 9 $

  • Klient jest winien 109 $

  • Stan zapasów zmniejsza się o 50 $ (wysyłka towarów)

  • Koszt sprzedanych towarów zmniejsza zysk brutto o 50 $

Konfiguracja

  • Przychód: zdefiniowany na produkcie lub na kategorii produktów, jeśli nie jest określony na produkcie, pole Konto przychodów

  • Odroczone zobowiązania podatkowe: zdefiniowane na podatku użytym w pozycji faktury

  • Należności: zdefiniowane u klienta (właściwość)

  • Magazynowanie: zdefiniowane w kategorii powiązanego produktu (właściwość)

  • Wydatki: zdefiniowane w produkcie lub kategorii produktu (właściwość)

Obszar podatkowy użyty na fakturze może zawierać regułę zastępującą konto przychodów lub podatek zdefiniowany na produkcie innym.

Płatności klientów

Konto

Winien

Ma

Aktywa: Gotówka

109

Aktywa: Należności

109

Wyjaśnienie

  • Firma otrzymuje $109 w gotówce

  • Należność od klienta zostaje zmniejszona o $109

Konfiguracja

  • Gotówka: zdefiniowane w dzienniku używanym podczas rejestrowania płatności, pola Domyślne konto kredytowe i Domyślne konto debetowe

  • Należności: zdefiniowane u klienta (właściwość)

Faktura od dostawcy (zamówienie zakupu $50, ale faktura $52)

Konto

Winien

Ma

Aktywa: Niefakturowane magazynowanie

50

Aktywa: Odroczone aktywa podatkowe

4.68

Wydatki: Różnica cenowa

2

Pasywa: Zobowiązania

56.68

Wyjaśnienie

  • Konto tymczasowe służy do ewidencjonowania towarów do odebrania

  • Zamówienie zakupu określa ceny towarów, natomiast rzeczywista faktura może zawierać dodatkowe koszty, takie jak wysyłka

  • Firma nadal musi zapłacić dostawcy (zamiana aktywa na zobowiązanie)

Konfiguracja

  • Niefakturowane magazynowanie: zdefiniowane w produkcie lub kategorii powiązanego produktu, pole: Konto wejścia magazynowego

  • Odroczone aktywa podatkowe: zdefiniowane w podatku użytym w pozycji zamówienia zakupu

  • Zobowiązania: zdefiniowane dla dostawcy powiązanego z fakturą zakupu

W tym scenariuszu zamówienie zakupu opiewało na 50 USD, ale firma otrzymała fakturę na 52 USD ze względu na dodatkowe koszty wysyłki

Przyjęcie towarów od dostawcy (zamówienie zakupu: 50 USD)

Konto

Winien

Ma

Aktywa: Magazynowanie

50

Aktywa: Niefakturowane magazynowanie

50

Wyjaśnienie

  • Magazynowanie zostaje zwiększone o 50 USD, czyli oczekiwaną kwotę wynikającą z zamówienia zakupu

  • Konto przejściowe jest używane do zapisu przeciwstawnego i zostanie rozliczone w momencie otrzymania faktury

Konfiguracja

  • Niefakturowane magazynowanie: zdefiniowane w produkcie lub kategorii powiązanego produktu, pole: Konto wejścia magazynowego

  • Magazynowanie: zdefiniowane w kategorii produktów, pole: Wycena magazynowa

Zakup środka trwałego (300 000 USD – bez podatku)

Konto

Winien

Ma

Aktywa: Budynki

300000

Pasywa: Zobowiązania

300000

Wyjaśnienie

  • Firma otrzymuje środek trwały o wartości 300 000 USD

  • Firma musi zapłacić dostawcy 300 000 USD (zamiana aktywów na zobowiązanie)

Konfiguracja

  • Budynki: zdefiniowane w kategorii środków trwałych wybranej w pozycji faktury zakupu

  • Zobowiązania: zdefiniowane dla dostawcy powiązanego z fakturą zakupu (właściwość)

Opłać fakturę dostawcy

Konto

Winien

Ma

Pasywa: Zobowiązania

300000

Aktywa: Gotówka

300000

Wyjaśnienie

  • Zadłużenie firmy wobec dostawcy zmniejsza się o 300 000 USD (zobowiązania zostały uregulowane)

  • Środki pieniężne firmy zmniejszają się o 300 000 USD (zmniejszenie aktywów)

Konfiguracja

  • Zobowiązania: zdefiniowane dla dostawcy, któremu płacisz (właściwość)

  • Gotówka: zdefiniowana w dzienniku powiązanym z metodą płatności

Sprzedaż gotówkowa (pokwitowanie sprzedaży)

Konto

Winien

Ma

Aktywa: Gotówka

109

Przychody: Towary

100

Zobowiązania: Odroczone zobowiązania podatkowe

9

Wyjaśnienie

  • Środki pieniężne firmy zwiększają się o 109 USD

  • Przychody rosną o 100 $

  • Należy zapłacić podatek w wysokości 9 $

Konfiguracja

  • Gotówka: metoda płatności zdefiniowana na dowodzie sprzedaży

  • Sprzedaż: zdefiniowana na produkcie użytym na dowodzie sprzedaży lub na kategorii produktu, jeśli pole jest puste

  • Odroczone zobowiązania podatkowe: zdefiniowane na podatku użytym na dowodzie sprzedaży (pochodzącym z produktu)

Klient opłaca fakturę, 5% rabatu za wcześniejszą płatność

Konto

Winien

Ma

Aktywa: Gotówka

950

Przychody: Rabat od sprzedaży

50

Aktywa: Należności

1000

Wyjaśnienie

  • Środki pieniężne firmy zwiększają się o 950 $

  • Rabaty od sprzedaży obniżające rzeczywiste przychody o 50 $

  • Klient jest winien firmie o 1000 $ mniej

Konfiguracja

  • Gotówka: zdefiniowana w dzienniku powiązanym z płatnością / wyciągiem bankowym

  • Rabat od sprzedaży: wybierany podczas procesu uzgadniania płatności

  • Należności: zdefiniowane na kliencie powiązanym z płatnością

Zamknięcie roku obrotowego – dodatni wynik finansowy i 50% dywidendy

Konto

Winien

Ma

Zysk netto

1000

Kapitał własny: Zyski zatrzymane

500

Zobowiązania: Zobowiązania z tytułu dywidendy

500

Wyjaśnienie

  • Rachunek zysków i strat zostaje wyzerowany (zysk netto)

  • 50% jest przekazywane na zyski zatrzymane

  • 50% zostanie wypłacone akcjonariuszom jako dywidendy

Konfiguracja

Transakcję tę rejestruje doradca przed zamknięciem roku obrotowego, w zależności od sposobu wykorzystania zysku netto przez firmę.

Uzgodnienie

Uzgadnianie to proces łączenia pozycji dziennika określonego konta i dopasowywania kredytów i debetów.

Jego głównym celem jest powiązanie płatności z powiązanymi fakturami w celu oznaczenia ich jako opłaconych. Odbywa się to poprzez wykonanie uzgodnienia na rachunku należności i/lub rachunku zobowiązań.

Uzgadnianie jest wykonywane automatycznie przez system, gdy:

  • płatność jest rejestrowana bezpośrednio na fakturze

  • powiązania między płatnościami a fakturami są wykrywane w procesie dopasowywania bankowego

Przykład zestawienia klienta

Należności

Winien

Ma

Faktura 1

100

Płatność częściowa 1/2

70

Faktura 2

65

Płatność częściowa 2/2

30

Płatność 2

65

Faktura 3

50

Łącznie do zapłaty

50

  • Uzgodnij

  • Uzgodnij następne

  • Skasuj uzgodnienie

Uzgodnienie wyciągu

Uzgadnianie bankowe to dopasowywanie pozycji wyciągów bankowych (dostarczonych przez bank) z transakcjami zarejestrowanymi wewnętrznie (płatności dla dostawców lub od klientów). Dla każdej pozycji w wyciągu bankowym może być:

  • dopasowana z wcześniej zarejestrowaną płatnością: płatność jest rejestrowana po otrzymaniu czeku od klienta, a następnie dopasowywana podczas sprawdzania wyciągu bankowego.

  • zarejestrowana jako nowa płatność: zapis dziennika płatności jest tworzony i uzgadniany z powiązaną fakturą podczas przetwarzania wyciągu bankowego.

  • zarejestrowane jako inna transakcja: przelew bankowy, polecenie zapłaty itp.

Odoo powinno automatycznie uzgadniać większość transakcji; tylko kilka powinno wymagać ręcznego przeglądu. Po zakończeniu procesu uzgadniania bankowego saldo konta bankowego w Odoo powinno odpowiadać saldzie wyciągu bankowego.

Obsługa czeków

Istnieją dwa podejścia do zarządzania czekami i wewnętrznymi przelewami bankowymi:

  • Dwa zapisy dziennika i uzgodnienie

  • Jeden zapis dziennika i uzgodnienie bankowe

Pierwszy zapis dziennika jest tworzony przez zarejestrowanie płatności na fakturze. Drugi jest tworzony podczas rejestrowania wyciągu bankowego.

Konto

Winien

Ma

Uzgodnienie

Konto należności

100

Faktura ABC

Środki niedeponowane

100

Czek 0123

Konto

Winien

Ma

Uzgodnienie

Środki niedeponowane

100

Czek 0123

Bank

100

Zapis dziennika jest tworzony przez zarejestrowanie płatności na fakturze. Podczas uzgadniania wyciągu bankowego linia wyciągu jest łączona z istniejącym zapisem dziennika.

Konto

Winien

Ma

Uzgodnienie

Wyciąg bankowy

Konto należności

100

Faktura ABC

Bank

100

Wyciąg XYZ