Kundenrechnungen¶
Von der Kundenrechnung zum Zahlungseingang¶
Odoo unterstützt mehrere Abrechnungs- und Zahlungsabläufe, sodass Sie denjenigen auswählen und nutzen können, der Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Ganz gleich, ob Sie eine einzige Zahlung für eine einzelne Rechnung akzeptieren oder eine Zahlung für mehrere Rechnungen verarbeiten und Rabatte für frühzeitige Zahlungen gewähren möchten, Sie können dies effizient und präzise tun.
Vom Rechnungsentwurf zum Gewinn und Verlust¶
Wenn wir am Ende eines typischen „Auftrag zur Bezahlung”-Szenarios weitermachen, nachdem die Waren versandt wurden, werden Sie: eine Rechnung ausstellen; die Zahlung erhalten; diese Zahlung bei der Bank einzahlen; sicherstellen, dass die Kundenrechnung geschlossen ist; mahnen, wenn Kunden in Verzug sind; und schließlich Ihre Einnahmen in der Gewinn- und Verlustrechnung darstellen und die Abnahme der Aktiva im Bilanzbericht zeigen.
In den meisten Ländern erfolgt die Rechnungsstellung, wenn eine vertragliche Verpflichtung erfüllt ist. Wenn Sie ein Paket an einen Kunden versenden, haben Sie die Vertragsbedingungen erfüllt und können ihm eine Rechnung schreiben. Wenn Ihr Lieferant Ihnen eine Sendung schickt, hat er die Vertragsbedingungen erfüllt und kann Ihnen eine Rechnung schreiben. Die Vertragsbedingungen sind also erfüllt, wenn das Paket in den oder aus dem LKW bewegt wird. Zu diesem Moment unterstützt Odoo die Erstellung einer sogenannten Rechnungsentwurf durch die Mitarbeiter des Lagers.
Erstellung von Rechnungen¶
Rechnungsentwürfe können manuell aus anderen Dokumenten wie Verkaufs-, Einkaufsaufträgen usw. erstellt werden. Sie können aber auch direkt einen Rechnungsentwurf erstellen, wenn Sie das möchten.
Eine Rechnung muss dem Kunden die notwendigen Informationen enthalten, damit er für die bestellten und gelieferten Waren und Dienstleistungen bezahlen kann. Sie muss auch andere Informationen enthalten, die für die rechtzeitige und genaue Bezahlung der Rechnung erforderlich sind.
Rechnungsentwürfe¶
Das System erstellt Rechnungen, die zunächst auf den Entwurfsstatus gesetzt werden. Solange diese Rechnungen nicht validiert sind, haben sie keine Auswirkungen auf die Buchhaltung im System. Nichts hindert Benutzer daran, ihre eigenen Rechnungsentwürfe zu erstellen.
Lassen Sie uns eine Kundenrechnung mit den folgenden Informationen erstellen:
Kunde: Agrolait
Produkt: iMac
Menge: 1
Einzelpreis: 100
Steuern: Steuer 15 %
Das Dokument besteht aus drei Teilen:
dem oberen Teil der Rechnung mit den Kundendaten,
dem Hauptteil der Rechnung mit den detaillierten Rechnungszeilen,
dem unteren Teil der Seite mit Details zu den Steuern und Summen.
Offene oder Pro-Forma-Rechnungen¶
Eine Rechnung enthält in der Regel die Menge und den Preis der Waren und/oder Dienstleistungen, das Datum, alle beteiligten Parteien, die eindeutige Rechnungsnummer und alle Steuerinformationen.
„Valdieren“ Sie die Rechnung, wenn Sie bereit sind, sie zu genehmigen. Die Rechnung geht dann vom Status „Entwurf“ in den Status „Offen“ über.
Sobald Sie eine Rechnung validieren, gibt Odoo ihr eine eindeutige Nummer aus einer definierten und änderbaren Nummernfolge.
Buchungseinträge, die dieser Rechnung entsprechen, werden automatisch erstellt, wenn Sie die Rechnung validieren. Sie können die Details sehen, indem Sie auf den Eintrag im Feld Journalbuchung im Reiter „Weitere Informationen“ klicken.
Rechnungen an Kunden senden¶
Nach der Validierung der Kundenrechnung können Sie sie sofort über den „Per E-Mail versenden“ an den Kunden senden.
Eine typische Journalbuchung, die aus einer validierten Rechnung erzeugt wurde, sieht folgendermaßen aus:
Konto |
Kunde |
Fälligkeitsdatum |
Soll |
Haben |
|---|---|---|---|---|
Forderungen |
Agrolait |
01/07/2015 |
115 |
|
Steuern |
Agrolait |
15 |
||
Verkauf |
100 |
Zahlung¶
In Odoo gilt eine Rechnung als bezahlt, wenn der zugehörige Buchungseintrag mit den Zahlungsbuchungen abgestimmt wurde. Wenn noch keine Abstimmung stattgefunden hat, bleibt die Rechnung im Status Offen, bis Sie die Zahlung erfasst haben.
Eine typische Journalbuchung, die aus einer Zahlung erzeugt wurde, sieht folgendermaßen aus:
Konto |
Kunde |
Fälligkeitsdatum |
Soll |
Haben |
|---|---|---|---|---|
Bank |
Agrolait |
115 |
||
Forderungen |
Agrolait |
115 |
Eine Teilzahlung durch den Kontoauszug erhalten¶
Sie können Ihre Kontoauszüge manuell in Odoo eingeben oder sie aus einer csv-Datei oder aus verschiedenen anderen vordefinierten Formaten entsprechend Ihrer Buchhaltungslokalisierung importieren.
Erstellen Sie einen Kontoauszug aus Ihrem Buchhaltungsdashboard mit dem entsprechenden Journal und geben Sie einen Betrag von 100 € ein.
Abstimmen¶
Lassen Sie uns abstimmen!
Sie können nun jede Transaktion durchgehen und sie abstimmen oder Sie können sie mit den Anweisungen am unteren Rand massenweise abstimmen.
Nach der Abstimmung der Posten im Blatt wird auf der zugehörigen Rechnung nun angezeigt: „Sie haben ausstehende Zahlungen für diesen Kunden. Sie können diese abstimmen, um diese Rechnung zu bezahlen.“
Wenden Sie die Zahlung an. Unten können Sie sehen, dass die Zahlung der Rechnung hinzugefügt wurde.
Zahlungsnachverfolgung¶
Es gibt einen wachsenden Trend, dass Kunden Rechnungen immer später bezahlen. Daher müssen Inkassobeauftragte alle Anstrengungen unternehmen, um Geld einzutreiben und es schneller einzutreiben.
Odoo hilft Ihnen bei der Definition Ihrer Mahnstrategie. Um Kunden daran zu erinnern, ihre ausstehenden Rechnungen zu bezahlen, können Sie verschiedene Aktionen definieren, je nachdem, wie stark der Kunde überfällig ist. Diese Aktionen werden in Mahnstufen gebündelt, die ausgelöst werden, wenn das Fälligkeitsdatum einer Rechnung eine bestimmte Anzahl von Tagen überschritten hat. Wenn es für denselben Kunden weitere überfällige Rechnungen gibt, werden die Aktionen der am längsten überfälligen Rechnung ausgeführt.
Wenn Sie den Kundendatensatz aufrufen und in die Rubrik „Überfällige Zahlungen“ eintauchen, sehen Sie die Mahnnachricht und alle überfälligen Rechnungen.
Bericht über überfallige Kundenrechnungen¶
Der Bericht über überfällige Rechnungen ist ein wichtiges Zusatztool für den Inkassobeauftragten sein, um Kreditprobleme der Kunden zu verstehen und ihre Arbeit zu verstehen.
Verwenden Sie den Bericht über überfällige Kundenrechnungen, um zu bestimmen, welche Kunden überfällig sind und mit Ihren Eintreibungsanstrengungen zu beginnen.
Gewinn- und Verlustrechnung¶
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Details zu Ihrem Umsatz und Aufwand an. Letztendlich erhalten Sie so ein klares Bild von Ihrem Nettogewinn und -verlust. Sie wird manchmal auch als „Erfolgsrechnung“ oder „Einnahmen-Ausgaben-Rechnung“ bezeichnet.
Bilanz¶
Der Bilanzbogen fasst die Verbindlichkeiten, Vermögensgegenstände und das Eigenkapital Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammen.
Wenn Sie z. B. Ihr Inventar mit der Buchhaltungsmethode mit kontinuierlicher Bestandsführung verwalten, sollten Sie eine Abnahme des Kontos „Umlaufvermögen“ erwarten, sobald das Material an den Kunden versandt wurde.