Kolumbien

Odoo’s Colombian localization package provides accounting, fiscal, and legal features for databases in Colombia – such as chart of accounts, taxes, and electronic invoicing.

In addition, a series of videos on the subject is also available. These videos cover how to start from scratch, set up configurations, complete common workflows, and provide in-depth looks at some specific use cases as well.

Konfiguration

Modulinstallation

Installieren Sie die folgenden Module, um alle Funktionen der kolumbianischen Lokalisierung zu erhalten:

Name

Technische Bezeichnung

Beschreibung

Kolumbien - Buchhaltung

l10n_co

Default fiscal localization package. This module adds the base accounting features for the Colombian localization: chart of accounts, taxes, withholdings, and identification document type.

Kolumbien - Buchhaltungsberichte

l10n_co_reports

Enthält Buchhaltungsberichte für den Versand von Zertifizierungen an Lieferanten für angewandte Einbehaltungen.

Elektronische Rechnungsstellung für Kolumbien mit Carvajal

l10n_co_edi

This module includes the features required for integration with Carvajal, and generates the electronic invoices and support documents related to the vendor bills, based on DIAN regulations.

Kolumbien - Kassensystem

l10n_co_pos

Includes Point of Sale receipts for Colombian localization.

Bemerkung

When Colombia is selected for a company’s Fiscal Localization, Odoo automatically installs certain modules.

Unternehmenskonfiguration

To configure your company information, go to the Contacts app, and search for your company.

Alternatively, activate developer mode and navigate to General Setting ‣ Company ‣ Update Info ‣ Contact. Then, edit the contact form and configure the following information:

  • Unternehmensname.

  • Address: Including City, Department and ZIP code.

  • Identification Number: Select the Identification Type (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil, etc.). When the Identification Type is NIT, the Identification Number must have the verification digit at the end of the ID prefixed by a hyphen (-).

Konfigurieren Sie nun das Feld Steuerinformation im Reiter Verkauf & Einkauf:

  • Obligaciones y Responsabilidades: Select the fiscal responsibility for the company (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, R-99-PN No Aplica).

  • Gran Contribuyente: Wenn das Unternehmen ein Gran Contribuyente ist, sollte diese Option ausgewählt werden.

  • Fiscal Regimen: Select the Tribute Name for the company (IVA, INC, IVA e INC, or No Aplica)

  • Handelsname: Wenn das Unternehmen einen bestimmten Handelsnamen verwendet und dieser in der Rechnung angezeigt werden muss.

Konfiguration von Carjaval-Anmeldedaten

Once the modules are installed, the user credentials must be configured, in order to connect with Carvajal Web Service. To do so, navigate to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings and scroll to the Colombian Electronic Invoicing section. Then, fill in the required configuration information provided by Carvajal:

  • Username and Password: Username and password (provided by Carvajal) to the company.

  • Unternehmensregister: Die NIT-Nummer des Unternehmens ohne die Prüfziffer.

  • Account ID: Company’s NIT number followed by _01.

  • Colombia Template Code: Select one of the two available templates (CGEN03 or CGNE04) to be used in the PDF format of the electronic invoice.

Enable the Test mode checkbox to connect with the Carvajal testing environment.

Once Odoo and Carvajal are fully configured and ready for production, deactivate the Test mode checkbox to use the production database.

Anmeldedaten für den Carvajal-Webservice in Odoo konfigurieren

Wichtig

Test mode must only be used on duplicated databases, not the production environment.

Konfiguration der Berichtsdaten

Die Berichtsdaten können für den Steuerabschnitt und die Bankinformationen in der PDF-Datei als Teil der konfigurierbaren Informationen definiert werden, die in der XML-Datei gesendet werden.

Navigate to Accounting ‣ Configuration ‣ Settings, and scroll to the Colombian Electronic Invoicing section, in order to find the Report Configuration fields. Here the header information for each report type can be configured.

  • Gran Contribuyente

  • Tipo de Régimen

  • Retenedores de IVA

  • Autorretenedores

  • Resolución Aplicable

  • Actividad Económica

  • Bank Information

Konfiguration der Stammdaten

Partner

Partner contacts can be created in the Contacts app. To do so, navigate to Contacts, and click the Create button.

Then, name the contact, and using the radio buttons, select the contact type, either Individual or Company.

Complete the full Address, including the City, State, and ZIP code. Then, complete the identification and fiscal information.

Identifikationsinformationen

Identification types, defined by the DIAN, are available on the partner form, as part of the Colombian localization. Colombian partners must have their Identification Number (VAT) and Document Type set.

Tipp

When the Document Type is NIT, the Identification Number needs to be configured in Odoo, including the verification digit at the end of the ID, prefixed by a hyphen (`-`).

Steuerinformation

The partner’s responsibility codes (section 53 in the RUT document) are included as part of the electronic invoicing module, as it is required by the DIAN.

The required fields can be found under Partner ‣ Sales & Purchase Tab ‣ Fiscal Information section:

  • Obligaciones y Responsabilidades: Select the fiscal responsibility for the company (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación simple, or R-99-PN No Aplica).

  • Gran Contribuyente: Wenn das Unternehmen ein Gran Contribuyente ist, sollte diese Option ausgewählt werden.

  • Fiscal Regimen: Select the tribute name for the company (IVA, INC, IVA e INC, or No Aplica)

  • Handelsname: Wenn das Unternehmen einen bestimmten Handelsnamen verwendet und dieser in der Rechnung angezeigt werden muss.

Produkte

To manage products, navigate to Accounting ‣ Customers ‣ Products, then click on a product.

When adding general information on the product form, it is required that either the UNSPSC Category (Accounting tab), or Internal Reference (General Information tab) field is configured. Be sure to Save the product once configured.

Steuern

To create or modify taxes, go to Accounting ‣ Configuration ‣ Taxes, and select the related tax.

If sales transactions include products with taxes, the Value Type field in the Advanced Options tab needs to be configured per tax. Retention tax types (ICA, IVA, Fuente) are also included. This configuration is used to display taxes correctly in the invoice PDF.

Die Felder ICA, IVA und Fuente im Reiter Erweiterte Optionen in Odoo.

Verkaufsjournale

Once the DIAN has assigned the official sequence and prefix for the electronic invoice resolution, the sales journals related to the invoice documents must be updated in Odoo. To do so, navigate to Accounting ‣ Configuration ‣ Journals, and select an existing sales journal, or create a new one with the Create button.

On the sales journal form, input the Journal Name, Type, and set a unique Short Code in the Journals Entries tab. Then, configure the following data in the Advanced Settings tab:

  • Elektronische Rechnungsstellung: UBL 2.1 (Kolumbien) aktivieren.

  • Rechnungsresulotion: Von der DIAN für das Unternehmen ausgestellte Resolutionsnummer.

  • Resolutionsdatum: Ursprüngliches Datum des Inkrafttretens der Resolution.

  • Enddatum der Resolution: Enddatum der Gültigkeit der Resolution.

  • Nummernkreis (Minimum): Erste autorisierte Rechnungsnummer.

  • Nummernkreis (Maximum): Letzte autorisierte Rechnungsnummer.

Bemerkung

The sequence and resolution of the journal must match the one configured in Carvajal and the DIAN.

Rechnungssequenz

The invoice sequence and prefix must be correctly configured when the first document is created.

Bemerkung

Odoo automatically assigns a prefix and sequence to the following invoices.

Einkaufsjournale

Once the DIAN has assigned the official sequence and prefix for the support document related to vendor bills, the purchase journals related to their supporting documents need to be updated in Odoo. The process is similar to the configuration of the sales journals.

Kontenplan

Der Kontenplan wird standardmäßig als Teil des Lokalisierungsmoduls installiert. Die Konten werden automatisch in ihren entsprechenden Steuern und den Standardfdebitoren- und -kreditorenkonten abgebildet. Der Kontenplan für Kolumbien basiert auf dem PUC (Plan Unico de Cuentas).

Hauptarbeitsablauf

Elektronische Rechnungen

The following is a breakdown of the main workflow for electronic invoices with the Colombian localization:

  1. Sender creates an invoice.

  2. Electronic invoice provider generates the legal XML file.

  3. Electronic invoice provider creates the CUFE (Invoice Electronic Code) with the electronic signature.

  4. Electronic invoice provider sends a notification to DIAN.

  5. DIAN validates the invoice.

  6. DIAN accepts or rejects the invoice.

  7. Electronic invoice provider generates the PDF invoice with a QR code.

  8. Electronic invoice provider sends invoice to the acquirer.

  9. Acquirer sends a receipt of acknowledgement, and accepts or rejects the invoice.

  10. Sender downloads a .zip file with the PDF and XML.

Electronic invoice workflow for Colombian localization.

Erstellung von Rechnungen

Bemerkung

The functional workflow taking place before an invoice validation does not alter the main changes introduced with the electronic invoice.

Electronic invoices are generated and sent to both the DIAN and customer through Carvajal’s web service integration. These documents can be created from your sales order or manually generated. To create a new invoice, go to Accounting ‣ Customers ‣ Invoices, and select Create. On the invoice form configure the following fields:

  • Kunde: Kundeninformationen.

  • Journal: Journal für elektronische Rechnungen.

  • Elektronische Rechnungstyp: Wählen Sie die Art des Dokuments. Standardmäßig ist Factura de Venta ausgewählt.

  • Rechnungszeilen: Geben Sie die Produkte mit den richtigen Steuern an.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Bestätigen.

Rechnungsvalidierung

Nach der Rechnungsbestätigung wird eine XML-Datei erstellt und automatisch an Carvajal gesendet. Die Rechnung wird dann asynchron durch den Service für elektronische Rechnungsstellung UBL 2.1 (Kolumbien) verarbeitet. Die Datei wird auch im Chatter angezeigt.

Carvajal-XML-Rechnungsdatei im Odoo-Chatter.

The Electronic Invoice Name field is now displayed in the EDI Documents tab, with the name of the XML file. Additionally, the Electronic Invoice Status field is displayed with the initial value To Send. To process the invoice manually, click on the Process Now button.

Gutschriften

The process for credit notes is the same as for invoices. To create a credit note with reference to an invoice, go to Accounting ‣ Customers ‣ Invoices. On the invoice, click Add Credit Note, and complete the following information:

  • Kreditmethode: Wählen Sie die Art der Kreditmethode.

    • Teilrückerstattung: Verwenden Sie diese Option, wenn es eine Teilrückerstattung ist.

    • Vollständige Rückerstattung: Verwenden Sie diese Option, wenn es sich um eine Gutschrift über den Gesamtbetrag handelt.

    • Komplette Rückerstattung und neuer Rechnungsentwurf: Verwenden Sie diese Option, wenn die Gutschrift automatisch validiert und mit der Rechnung abgestimmt wird. Die ursprüngliche Rechnung wird als neuer Entwurf dupliziert.

  • Begründung: Geben Sie den Grund für die Gutschrift ein.

  • Stornodatum: Wählen Sie, ob Sie ein bestimmtes Datum für die Gutschrift wünschen oder ob es das Datum der Journalbuchung ist.

  • Spezifisches Journal verwenden: Wählen Sie das Journal für Ihre Gutschrift oder lassen Sie das Feld leer, wenn Sie dasselbe Journal wie die Originalrechnung verwenden möchten.

  • Erstattungsdatum: Wenn Sie ein bestimmtes Datum gewählt haben, wählen Sie das Datum für die Erstattung.

Nach der Überprüfung klicken Sie auf die Schaltfläche Stornieren.

Lastschriften

The process for debit notes is similar to credit notes. To create a debit note with reference to an invoice, go to Accounting ‣ Customers ‣ Invoices. On the invoice, click the Add Debit Note button, and enter the following information:

  • Begründung: Geben Sie den Grund für die Lastschrift ein.

  • Datum der Lastschrift: Wählen Sie die spezifischen Optionen aus.

  • Zeilen kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Lastschrift mit denselben Rechnungszeilen registrieren möchten.

  • Spezifisches Journal verwenden: Wählen Sie die Druckstelle für Ihre Lastschrift oder lassen Sie das Feld leer, wenn Sie dasselbe Journal wie die Originalrechnung verwenden möchten.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Lastschrift erstellen.

Belege für Lieferantenrechnungen

With master data, credentials, and the purchase journal configured for support documents related to vendor bills, you can start using support documents.

Belege für Lieferantenrechnungen können aus Ihrem Einkaufsauftrag oder manuell erstellt werden. Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ Lieferanten ‣ Rechnungen und geben Sie die folgenden Daten ein:

  • Lieferant: Geben Sie die Daten des Lieferanten ein.

  • Rechnungsdatum: Wählen Sie das Rechnungsdatum aus.

  • Journal: Wählen Sie das Journal für Belege im Zusammenhang mit den Lieferantenrechnungen.

  • Abgerechnete Zeilen: Geben Sie die Produkte mit den richtigen Steuern an.

Nach der Überprüfung klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen. Nach der Bestätigung wird eine XML-Datei erstellt und automatisch an Carvajal gesendet.

Häufige Fehler

Bei der XML-Validierung sind die häufigsten Fehler in der Regel auf fehlende Stammdaten (Ust-IdNr. des Kontakts, Adresse, Produkte, Steuern) zurückzuführen. In solchen Fällen werden die Fehlermeldungen nach der Aktualisierung des elektronischen Rechnungsstatus im Chatter angezeigt.

Nachdem die Stammdaten korrigiert wurden, ist es möglich, die XML-Datei mit den neuen Daten erneut zu verarbeiten und die aktualisierte Version über die Wiederholen-Schaltfläche zu versenden.

XML-Validierungsfehler, die im Chatter der Rechnung in Odoo angezeigt werden.

Finanzberichte

Certificado de Retención en ICA

Bei diesem Bericht handelt es sich um eine Bescheinigung für Lieferanten über die Einbehaltung der kolumbianischen Industrie- und Handelssteuer (ICA). Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en ICA.

Bericht Certificado de Retención en ICA in Odoo Buchhaltung.

Certificado de Retención en IVA

Bei diesem Bericht handelt es sich um ein Zertifikat über den von Lieferanten einbehaltenen Betrag für MwSt.-Einbehaltung. Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en ICA.

Bericht Certificado de Retención en IVA in Odoo Buchhaltung.

Certificado de Retención en la Fuente

Dieses Zertifikat wird den Partnern für die von ihnen geleistete Quellensteuer ausgestellt. Den Bericht finden Sie unter Buchhaltung ‣ Berichtswesen ‣ Kolumbianische Erklärungen ‣ Certificado de Retención en Fuente.

Bericht Certificado de Retención en Fuente in Odoo Buchhaltung.