E-Signatur¶
Mit Odoo E-Signatur können Sie Dokumente mittels elektronischer Signaturen online versenden, unterschreiben und genehmigen.
Eine elektronische Signatur zeigt das Einverständnis einer Person mit dem Inhalt eines Dokuments. Genau wie eine handschriftliche Unterschrift stellt die elektronische Unterschrift eine rechtliche Bindung an die Bedingungen des unterzeichneten Dokuments dar.
Mit E-Signatur können Sie eine beliebige PDF-Datei hochladen und ihr per Drag-and-Drop Felder hinzufügen. Diese Felder werden automatisch mit den Angaben des Benutzers ausgefüllt, wenn dieser angemeldet ist.
Gültigkeit von elektronischen Signaturen¶
Mit der E-Signatur-App unterzeichnete Dokumente sind in der Europäischen Union und den Vereinigten Staaten von Amerika gültige elektronische Signaturen. Sie erfüllen auch die Anforderungen für elektronische Signaturen in den meisten Ländern. Die rechtliche Gültigkeit von elektronischen Signaturen, die mit Odoo generiert werden, hängt von der Gesetzgebung Ihres Landes ab. Unternehmen, die im Ausland tätig sind, sollten auch die Gesetze anderer Länder für elektronische Signaturen berücksichtigen.
Wichtig
Die folgenden Informationen haben keinen rechtlichen Wert; sie werden nur zu allgemeinen Informationszwecken bereitgestellt. Da sich die Gesetze für elektronische Signaturen schnell weiterentwickeln, können wir nicht garantieren, dass alle Informationen aktuell sind. Wir empfehlen Ihnen, sich bezüglich der Einhaltung und Gültigkeit elektronischer Signaturen von einem Anwalt beraten zu lassen.
Europäische Union¶
Die eIDAS-Verordnung <http://data.europa.eu/eli/reg/2014/910/oj>`_ legt den Rahmen für elektronische Signaturen in den 27 Mitgliedsstaaten der Europäischen Union fest. Es wird zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen unterschieden:
Einfache elektronische Signaturen
Fortgeschrittene elektronische Signaturen
Qualifizierte elektronische Signaturen
Odoo generiert die erste Art, einfache elektronische Signaturen; diese Signaturen sind in der EU rechtsgültig, wie in der eIDAS-Verordnung festgelegt.
Elektronische Signaturen werden möglicherweise nicht automatisch als gültig anerkannt. Möglicherweise müssen Sie Nachweise für die Gültigkeit einer Unterschrift erbringen. Während die E-Signatur-App eine einfache elektronische Unterschrift liefert, werden einige Nachweise automatisch während des Signaturvorgangs gesammelt, wie z. B.:
E-Mail- und SMS-Validierung (falls aktiviert)
Sicherer Identitätsnachweis durch itsme® (verfügbar in Belgien und den Niederlanden)
Zeitgestempelte, IP- und geografisch rückverfolgbare Zugriffsprotokolle zu den Dokumenten und den zugehörigen Signaturen
Rückverfolgbarkeit und Unveränderbarkeit von Dokumenten (jede Änderung eines unterzeichneten Dokuments wird von Odoo mit Hilfe von kryptographischen Beweisen erkannt)
Bemerkung
Vereinigte Staaten von Amerika¶
Der ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) auf zwischenstaatlicher und internationaler Ebene und der UETA (Uniform Electronic Transactions Act) auf staatlicher Ebene bilden den rechtlichen Rahmen für elektronische Signaturen. Es sei darauf hingewiesen, dass „Illinois <https://www.ilga.gov/legislation/ilcs/ilcs5.asp?ActID=89&>`_ und „New York <https://its.ny.gov/electronic-signatures-and-records-act-esra>`_ nicht das UETA, sondern ähnliche Gesetze übernommen haben.
Um als gültig anerkannt zu werden, müssen elektronische Signaturen insgesamt fünf Kriterien erfüllen:
Der Unterzeichner muss seinen **Willen zur Unterzeichnung* deutlich machen. Zum Beispiel kann die Verwendung einer Maus zum Zeichnen einer Unterschrift den Willen zeigen. Der Unterzeichner muss auch die Möglichkeit haben, sich gegen die elektronische Unterzeichnung eines Dokuments zu entscheiden.
Der Unterzeichner muss zunächst seine Zustimmung zur elektronischen Abwicklung von Geschäften geben.
Die Signatur muss eindeutig zugeteilz werden. In Odoo werden der Signatur Metadaten, wie z. B. die IP-Adresse des Unterzeichners, hinzugefügt, die als Nachweis verwendet werden können.
Die Signatur muss mit dem zu unterzeichnenden Dokument verknüpft sein, z. B. durch Aufzeichnung, wie die Unterschrift erfasst wurde.
Elektronisch unterzeichnete Dokumente müssen von allen Beteiligten aufbewahrt und gespeichert werden, z. B. indem der Unterzeichner entweder eine vollständig ausgefüllte Kopie erhält oder die Möglichkeit hat, eine Kopie herunterzuladen.
Andere Länder¶
Ein zu unterzeichnendes Dokument versenden¶
Echtzeitsignatur¶
Sie können in Ihrem Dashboard auf Ein PDF hochladen & unterzeichnen klicken, um eine einmalige Unterschrift zu erhalten. Wählen Sie Ihr Dokument aus, öffnen Sie es und ziehen Sie die erforderlichen Felder per Drag-and-drop in Ihr Dokument. Sie können die einem Feld zugewiesene Rolle ändern, indem Sie darauf klicken und die gewünschte auswählen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Senden und füllen Sie die erforderlichen Felder aus. Nach dem Absenden bleibt Ihr Dokument verfügbar. Gehen Sie zu , um Ihr Dokument und den Status der Unterschriften anzuzeigen.
Vorlagen¶
Sie können Dokumentvorlagen erstellen, wenn Sie dasselbe Dokument mehrmals versenden müssen. Klicken Sie in Ihrem Dashboard auf Eine PDF-Vorlage hochladen. Wählen Sie das Dokument aus und fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu. Sie können die Rolle eines Feldes ändern, indem Sie darauf klicken und die gewünschte auswählen.
Klicken Sie auf Vorlageneigenschaften, um Ihrer Vorlage Stichwörter hinzuzufügen, einen Ordner für unterzeichnete Dokumente zu definieren, Stichwörter für unterzeichnete Dokumente hinzuzufügen, einen Weiterleitungslink fest, der in der nach der Signatur erhaltenen Signaturbestätigungsnachricht verfügbar ist, oder definieren Sie Autorisierte Benutzer, wenn Sie die Verwendung Ihrer Vorlage auf bestimmte autorisierte Benutzer oder Gruppen beschränken möchten.
Ihre Vorlagen sind standardmäßig auf Ihrem Dashboard sichtbar. Sie können auf Senden klicken, um eine Dokumentvorlage schnell an einen Unterzeichner zu senden, oder auf Jetzt unterzeichnen, wenn Sie bereit sind, Ihr Dokument sofort zu unterzeichnen.
Tipp
You can create a template from a document that was previously sent. To do so, go to . On the document you want to retrieve, click on ⋮, then Template. Click on ⋮ again, then Restore. Your document now appears on your dashboard next to your other templates.
Rollen¶
Jedes Feld in einem E-Signatur-Dokument ist mit einer Rolle verbunden, die einer bestimmten Person entspricht. Wenn ein Dokument unterzeichnet wird, muss die der Rolle zugeordnete Person die ihr zugewiesenen Felder ausfüllen und das Dokument unterzeichnen.
Die Rollen finden Sie unter .
Es ist möglich, bestehende Rollen zu aktualisieren oder neue Rollen zu erstellen, indem Sie auf Neu klicken. Wählen Sie einen Namen der Rolle, fügen Sie einen Zusätzlichen Authentifizierungsschritt hinzu, um die Identität der unterzeichnenden Person zu bestätigen, und wenn das Dokument einem anderen Kontakt zugewiesen werden kann, wählen Sie Änderung autorisiert für die Rolle. Für die Rolle kann auch eine Farbe gewählt werden. Diese Farbe kann bei der Konfiguration einer Vorlage helfen zu verstehen, welche Rolle für welches Feld zuständig ist.
Sichere Identifikation¶
Als Eigentümer eines Dokuments können Sie einen Zusätzlichen Authentifizierungsschritt durch eine SMS-Verifizierung oder über Itsme® (verfügbar in Belgien und den Niederlanden) anfordern. Beide Authentifizierungsoptionen erfordern Guthaben. Wenn Sie kein Guthaben mehr haben, werden die Authentifizierungsschritte übersprungen.
Siehe auch
SMS-Verifizierung¶
Gehen Sie zu . Klicken Sie in die Spalte Zusätzlicher Authentifizierungsschritt der Rolle und wählen Sie Einmaliger Code über SMS.
Bemerkung
Bevor Sie SMS-Nachrichten versenden können, müssen Sie Ihre Telefonnummer registrieren. Gehen Sie dazu zu und klicken Sie auf Guthaben kaufen unter Per SMS authentifizieren.
Gehen Sie zu dem zu unterzeichnenden Dokument, fügen Sie das Feld hinzu, für das die SMS-Verifizierung erforderlich ist, zum Beispiel das Feld Signatur, und klicken Sie auf Senden. Wählen Sie auf der neuen Seite den Kunden aus und klicken Sie auf Senden.
Die Person, die das Dokument unterzeichnet, füllt das Feld Signatur aus, Unterzeichnet es und klickt auf Vollständiges Dokument validieren und senden. Eine Seite für die Endgültige Validierung erscheint, in dem die Telefonnummer hinzugefügt werden. Einmalige Codes werden per SMS verschickt.
Bemerkung
Diese Funktion ist standardmäßig aktiviert.
Sobald der Extra-Authentifizierungsschritt für eine Rolle gilt, wird dieser Validierungsschritt für jedes Feld, das dieser Rolle zugewiesen ist, angefordert.
Itsme®¶
Die Itsme®-Authentifizierung kann verwendet werden, um es Unterzeichnern zu ermöglichen, ihre Identität mittels itsme® bereitzustellen. Diese Funktion ist nur in Belgien und den Niederlanden verfügbar.
Die Funktion kann in den E-Signatur-Einstellungen aktiviert werden und gilt automatisch für die Rolle Kunde (identifiziert mit itsme®). Um sie für andere Rollen zu aktivieren, gehen Sie zu . Klicken Sie in die Spalte Zusätzlicher Authentifizierungsschritt der Rolle und wählen Sie Über itsme®.
Gehen Sie zu dem Dokument, das unterzeichnet werden soll, und fügen Sie das Feld Signatur hinzu. Wechseln Sie zu einer beliebigen Rolle, die für die Verwendung der Funktion konfiguriert ist, klicken Sie auf Validieren und anschließend auf Senden.
Bei der Unterzeichnung des Dokuments füllt der Unterzeichner das Feld Unterschrift aus und klickt auf Vollständiges Dokument validieren und senden, wodurch eine Seite Endgültige Überprüfung aufgerufen wird, auf der eine Authentifizierung über itsme® erforderlich ist.
Hash des Unterzeichners:¶
Jedes Mal, wenn jemand ein Dokument unterzeichnet, wird ein Hash – eine einzigartige digitale Signatur des Vorgangs – generiert, um die Rückverfolgbarkeit, Integrität und Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass alle nach der Unterzeichnung vorgenommenen Änderungen leicht erkannt werden können, wodurch die Authentizität und Sicherheit des Dokuments während seines gesamten Lebenszyklus gewahrt bleibt.
Den Signaturen wird ein visueller Sicherheitsrahmen hinzugefügt, der den Anfang des Hash-Werts anzeigt. Interne Benutzer können ihn ein- oder ausblenden, indem sie die Option Rahmen beim Signieren des Dokuments aktivieren oder deaktivieren.
Auftrag unterzeichnen¶
Wenn ein Dokument von verschiedenen Parteien unterzeichnet werden muss, können Sie mit der Unterzeichnungsreihenfolge die Reihenfolge steuern, in der Ihre Empfänger es zur Unterzeichnung erhalten.
By going to , you can Enable Signing Order. Each recipient receives the signature request notification only once the previous recipient has completed their action.
Add at least two Signature fields with different roles to your document. Click Send, go to the Options tab, and tick the Specify signing order box.
Add the signer’s Name or email information. You can decide on the Sign Order by typing 1 or 2 in the Sign Order column.
Siehe auch
Feldtypen¶
Felder werden in einem Dokument verwendet, um anzugeben, welche Informationen von den Unterzeichnern ausgefüllt werden müssen. Sie können Ihrem Dokument Felder hinzufügen, indem Sie sie einfach per Drag-and-drop in die linke Spalte Ihres Dokuments ziehen.
Zum Unterzeichnen von Dokumenten können verschiedene Feldtypen verwendet werden (Platzhalter, Autovervollständigung usw.). Durch die Konfiguration Ihrer eigenen Feldtypen, auch bekannt als Typen des Signaturelements, kann der Signiervorgang für Ihre Kunden, Partner und Mitarbeiter noch schneller erfolgen.
Um Feldtypen zu erstellen und zu bearbeiten, gehen Sie zu .
Sie können ein bestehendes Feld auswählen, indem Sie darauf klicken, oder Sie können ein neues Feld erstellen. Bearbeiten Sie zunächst den Feldnamen. Wählen Sie dann einen Feldtyp:
Signatur: Der Benutzer wird aufgefordert, seine Unterschrift einzugeben, indem er sie entweder zeichnet, eine automatische Unterschrift auf der Grundlage seines Namens erstellt oder eine lokale Datei (normalerweise ein Bild) hochlädt. Jeder nachfolgende Signatur-Feldtyp verwendet dann die im ersten Feld eingegebenen Daten wieder.
Initialie: Benutzer werden aufgefordert, ihre Initialen einzugeben, ähnlich wie im Feld Signatur.
Text: Benutzer geben Text in einer einzelnen Zeile ein.
Mehrzeiliger Text: Benutzer geben Text in mehreren Zeilen ein.
Kontrollkästchen: Benutzer können ein Kästchen ankreuzen (z. B. um ihre Zustimmung oder ihr Einverständnis zu signalisieren).
Auswahl: Benutzer wählen eine einzelne Option aus einer Vielzahl von Möglichkeiten.
Die Einstellung Partnerfeld automatisch ausfüllen wird verwendet, um ein Feld während des Signaturprozesses automatisch auszufüllen. Dabei wird der Wert eines der Felder des Kontaktmodells (res.partner) der Person verwendet, die das Dokument unterschreibt. Geben Sie dazu den technischen Namen des Kontaktmodellfeldes ein.
Tipp
Um den technischen Namen eines Feldes zu erfahren, aktivieren Sie den Entwicklermodus und fahren Sie mit der Maus über das Fragezeichen neben dem Feld.
Bemerkung
Die automatisch ausgefüllten Werte sind Vorschläge und können von der Person, die das Dokument unterzeichnet, nach Bedarf geändert werden.
Die Größe der Felder kann auch durch Bearbeiten der Felder Standardbreite und Standardhöhe geändert werden. Beide Größen sind als Prozentsatz der gesamten Seite definiert und werden als Dezimalzahl ausgedrückt, wobei 1 der Breite oder Höhe der gesamten Seite entspricht. Standardmäßig wird die Breite neuer Felder, die Sie erstellen, auf 15 % (0,150) der Breite einer ganzen Seite festgelegt, während ihre Höhe auf 1,5 % (0,015) der Höhe einer ganzen Seite festgelegt wird.
Als nächstes schreiben Sie einen Tipp. Tipps werden in Pfeilen auf der linken Seite des Bildschirms des Benutzers während des Signaturvorgangs angezeigt, um ihm zu helfen, zu verstehen, was der Schritt bedeutet (z. B. „Unterschreiben Sie hier“ oder „Geben Sie Ihr Geburtsdatum ein“). Sie können auch einen Platzhalter-Text verwenden, der innerhalb des Feldes angezeigt wird, bevor es ausgefüllt wird.
