Faturas de clientes¶
Da fatura do cliente à cobrança de pagamentos¶
O Odoo oferece suporte a vários fluxos de trabalho de faturamento e pagamento, para que você possa escolher e usar aqueles que correspondem às suas necessidades de negócios. Se você deseja aceitar um único pagamento para uma única fatura ou processar um pagamento abrangendo várias faturas e obter descontos para pagamentos antecipados, você pode fazer isso de forma eficiente e precisa.
Do esboço da fatura aos lucros e perdas¶
Se recolhermos no final de um cenário típico de ‘ordem de pagamento’, após a mercadoria ter sido enviada, você irá: emitir uma fatura; receber pagamento; depositar esse pagamento no banco; certifique-se de que a fatura do cliente está fechada; acompanhar se os clientes estão atrasados; e, por fim, apresente sua receita no relatório de lucros e perdas e mostre a diminuição dos ativos no relatório de balanço.
O faturamento na maioria dos países ocorre quando uma obrigação contratual é cumprida. Se você envia uma caixa para um cliente, você atende aos termos do contrato e pode cobrá-lo. Se o seu fornecedor lhe enviar uma remessa, ele cumpriu os termos desse contrato e poderá cobrar de você. Portanto, os termos do contrato são cumpridos quando a caixa se move de ou para o caminhão. Neste ponto, Odoo apóia a criação do que é chamado de fatura preliminar pela equipe do armazém.
Criação de fatura¶
Faturas preliminares podem ser geradas manualmente a partir de outros documentos, como pedidos de venda, pedidos de compra, etc. Embora você possa criar um rascunho de fatura diretamente, se desejar.
Uma fatura deve ser fornecida ao cliente com as informações necessárias para que ele possa pagar pelas mercadorias e serviços solicitados e entregues. Deve também incluir outras informações necessárias para pagar a fatura de forma oportuna e precisa.
Rascunho de faturas¶
The system generates invoice which are initially set to the Draft state. While these invoices remain unvalidated, they have no accounting impact within the system. There is nothing to stop users from creating their own draft invoices.
Vamos criar uma fatura do cliente com as seguintes informações:
Cliente: Agrolait
Produto: iMac
Quantidade: 1
Preço unitário: 100
Taxes: Tax 15%
O documento é composto por três partes:
no topo da fatura, com informações do cliente,
o corpo principal da fatura, com linhas de fatura detalhadas,
parte inferior da página, com detalhes sobre os impostos e os totais.
Open or Pro-forma invoices¶
Uma fatura geralmente inclui a quantidade e o preço dos bens e / ou serviços, a data, as partes envolvidas, o número exclusivo da fatura e quaisquer informações fiscais.
“Valide” a fatura quando estiver pronto para aprová-la. A fatura então passa do estado Rascunho para o estado Aberto.
Depois de validar uma fatura, Odoo atribui a ela um número exclusivo de uma sequência definida e modificável.
Os lançamentos contábeis correspondentes a esta fatura são gerados automaticamente quando você valida a fatura. Você pode ver os detalhes clicando na entrada no campo Lançamento contábil manual na guia “Outras informações”.
Envie a fatura para o cliente¶
Depois de validar a fatura do cliente, você pode enviá-la diretamente ao cliente por meio da funcionalidade ‘Enviar por e-mail’.
Um lançamento diário típico gerado a partir de uma fatura validada terá a seguinte aparência:
** Conta ** |
Parceiro |
** Data de Vencimento ** |
Débito |
Crédito |
|---|---|---|---|---|
Contas a Receber |
Agrolait |
07/01/2015 |
115 |
|
Impostos |
Agrolait |
15 |
||
Vendas |
100 |
Pagamento¶
No Odoo, uma fatura é considerada paga quando o lançamento contábil associado foi conciliado com os lançamentos de pagamento. Se não houver uma conciliação, a fatura permanecerá no estado Aberto até que você insira o pagamento.
Uma entrada de diário típica gerada a partir de um pagamento terá a seguinte aparência:
** Conta ** |
Parceiro |
** Data de Vencimento ** |
Débito |
Crédito |
|---|---|---|---|---|
Banco |
Agrolait |
115 |
||
Contas a Receber |
Agrolait |
115 |
Receber um pagamento parcial através do extrato bancário¶
Você pode inserir manualmente seus extratos bancários no Odoo ou importá-los de um arquivo csv ou de vários outros formatos predefinidos de acordo com sua localização contábil.
Crie um extrato bancário do painel de contabilidade com o diário relacionado e insira um valor de R$ 100.
Reconciliar¶
Agora vamos nos conciliar!
Agora você pode passar por todas as transações e conciliá-las ou pode conciliar em massa com as instruções na parte inferior.
Depois de conciliar os itens na planilha, a fatura relacionada agora exibirá “Você tem pagamentos pendentes para este cliente. Você pode conciliá-los para pagar esta fatura.”
Aplique o pagamento. Abaixo, você pode ver que o pagamento foi adicionado à fatura.
Acompanhamento de pagamento¶
Há uma tendência crescente de clientes pagando contas cada vez mais tarde. Portanto, os coletores devem envidar todos os esforços para coletar dinheiro e coletá-lo mais rapidamente.
O Odoo o ajudará a definir sua estratégia de acompanhamento. Para lembrar os clientes de pagar suas faturas pendentes, você pode definir ações diferentes, dependendo de quão atrasado o cliente está. Essas ações são agrupadas em níveis de acompanhamento que são acionados quando a data de vencimento de uma fatura passa de um determinado número de dias. Caso existam outras faturas vencidas para o mesmo cliente, serão executadas as ações da fatura mais vencida.
Ao acessar o registro do cliente e mergulhar em “Pagamentos em atraso”, você verá a mensagem de acompanhamento e todas as faturas em atraso.
Customer aging report:¶
O relatório de envelhecimento do cliente será uma ferramenta-chave adicional para o cobrador entender os problemas de crédito do cliente e priorizar seu trabalho.
Use o relatório de vencimento para determinar quais clientes estão atrasados e comece seus esforços de cobrança.
Lucros e perdas¶
O demonstrativo de lucros e perdas exibe seus detalhes de receita e despesas. Em última análise, isso dá a você uma imagem clara de seu lucro líquido e perda. Às vezes é chamado de “Demonstração de receita” ou “Demonstração de receitas e despesas”.
Balanço patrimonial¶
O balanço patrimonial resume os passivos, ativos e patrimônio líquido da sua empresa em um momento específico.
Por exemplo, se você gerencia seu estoque usando o método de contabilidade perpétua, deve esperar uma redução na conta “Ativo Circulante”, uma vez que o material foi enviado ao cliente.