Benutzer in Axivox verwalten

Die Verwaltung der VoIP-Axivox-Benutzer ist ein wichtiger Bestandteil der Einrichtung von VoIP in einer Odoo-Datenbank. Jeder Axivox-Benutzer hat einen eindeutigen Namen, eine Telefonnummer und/oder Durchwahl und eine Voicemail. Auf diese Weise können Sie ihn auf verschiedene Weise erreichen.

Axivox-Benutzer sind in der Axivox-Konsole einfach und übersichtlich organisiert, sodass ein Administrator die Benutzer schnell und einfach verwalten kann.

Bemerkung

Diese Dokumentation beschreibt, wie Sie alles über einen Anbieter namens Axivox konfigurieren. Je nach gewähltem VoIP-Anbieter können die Prozesse zur Verwaltung der Benutzer unterschiedlich sein.

Übersicht

Beginnen Sie in der Axivox-Verwaltungskonsole, indem Sie zu https://manage.axivox.com navigieren. Melden Sie sich mit den entsprechenden Administrator-Anmeldedaten an.

Bemerkung

Aktionen in der Axivox-Verwaltungskonsole müssen doppelt gespeichert werden, damit die Änderungen wirksam werden. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Save (Speichern) im Bildschirm mit den individuellen Änderungen. Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Apply Changes (Änderungen übernehmen) in der oberen rechten Ecke der Konsole.

Eingehende Nummern

Eingehende Nummern sind alle Nummern, für deren Nutzung ein Unternehmen bezahlt, um Anrufe zu erhalten.

Klicken Sie auf Incoming numbers (Eingehende Nummern) aus dem Menü auf der linken Seite der Axivox Verwaltungskonsole. Sie gelangen dann auf die Seite Incoming numbers (Eingehende Nummern), auf der alle eingehenden Nummern zusammen mit dem Destination (Ziel) und den SMS-Informationen aufgelistet sind.

Das Destination (Ziel) bestimmt die Aktion, die durchgeführt wird, oder den Weg, dem der Anrufer folgt, wenn er diese Nummern wählt.

Um das Destination (Ziel) zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Edit (Bearbeiten) ganz rechts neben der zu ändernden Zeile der eingehenden Nummer. Auf der daraufhin angezeigten Seite Edit number (Nummer bearbeiten) können Sie den Destination type for voice call (Zieltyp für Sprachanruf) ändern.

Folgende Optionen stehen im Dropdown-Menü Destination type for voice call (Zieltyp für Sprachanruf) zur Verfügung:

  • Not configured (nicht konfiguriert)

  • Extension (Durchwahl)

  • Dial plan (Wählplan)

  • Voicemail

  • Hang up (Auflegen)

  • Conference (Konferenz)

Abhängig von der Auswahl im Dropdown-Menü Destination type for voice call (Zieltyp für Sprachanruf) wird ein zweites, auswahlspezifisches Dropdown-Menü mit weiteren Konfigurationsoptionen eingeblendet. Außerdem werden je nach Auswahl im Dropdown-Menü Destination type for voice call (Zieltyp für Sprachanruf) weitere Felder angezeigt.

Sobald die gewünschten Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Save (Speichern) und dann auf Apply changes (Änderungen übernehmen) in der oberen rechten Ecke, um sie umzusetzen.

Neue Benutzer

Jeder Mitarbeiter, der VoIP im Unternehmen verwendet, muss ein Axivox-Benutzerkonto haben, das ihm zugeordnet ist.

Um die vorhandenen Benutzer in der Axivox-Verwaltungskonsole anzuzeigen, klicken Sie im Menü auf der linken Seite der Konsole auf User (Benutzer). Jeder Benutzer hat eine Number (Nummer), einen Name (Namen), die Option für eine Voicemail und eine Outgoing number (Ausgehende Nummer) angegeben.

Um einen neuen Benutzer in der Axivox-Konsole anzulegen, klicken Sie auf Add a user (Benutzer hinzufügen), um das Formular New user (Neuer Benutzer) aufzurufen. Für die Konfiguration des neuen Benutzers stehen Ihnen die folgenden Reiter zur Verfügung:

  • General (Allgemein): Grundlegende Informationen, einschließlich der Benutzer, können eingerichtet werden.

  • Forwardings (Weiterleitungen): Interne Weiterleitungen bei „keiner Antwort“ und Besetzt-Signalen.

  • Follow Me (Mir folgen): externe Weiterleitungskonfiguration.

  • Keys (Tasten): Legen Sie Tastenkombinationen innerhalb des VoIP-Systems fest.

  • SIP Identifiers (SIP-Kennungen): SIP-Benutzername und -Passwort zur externen Konfiguration.

  • Permissions (Berechtigungen): Richten Sie Zugriffsrechte für Benutzer in der Axivox-Verwaltungskonsole ein.

Reiter „Allgemein“

Under the General tab of the New user form, in the Extension field, input an extension that is unique to the user. This is the number internal users dial to reach a specific employee.

Geben Sie im Feld Name den Namen des Mitarbeiters ein.

Next, fill out the Email address of the user field. A valid email address for the employee should be added here, where the user receives business emails.

In the GSM number field, enter an alternative number at which the user can be reached. Be sure to include the country code.

Bemerkung

A country code is a locator code that allows access to the desired country’s phone system. The country code is dialed first, prior to the target number. Each country in the world has its own specific country code.

For a list of comprehensive country codes, visit: https://countrycode.org.

General tab layout in the Axivox management console.

In the Voicemail field, select either Yes or No from the drop-down menu.

In the Directory field, the administrator has the option to leave it blank, by making no changes, or selecting Default from the drop-down menu. The Directory is used in the Digital Receptionist feature element of a dial-plan.

At the bottom of the General tab, there are two separate options with selection boxes.

The first option is This user can receive multiple calls at the same time. By selecting this option, users are able to receive calls when on another call.

The second option, This user must log-in to call, provides the option to make it mandatory for the user to log in.

Bemerkung

If a company uses physical VoIP phones on desks, and wants their employees to be able to log in from any phone or desk in the office, they would make the selection for This user must log-in to call.

Sobald die gewünschten Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Save (Speichern) und dann auf Apply changes (Änderungen übernehmen) in der oberen rechten Ecke.

Forwardings tab

Under the Forwardings tab of the New user form, a company can decide what happens if someone calls a user, and the call is not answered.

Wichtig

Forwardings are disabled when the Follow Me option is enabled.

For example, under the Forwarding on no answer field, when the button for Add a destination is selected, the option to add a specific user or phone number is revealed. After entering the Destination, a specific time frame can be selected by sliding the seconds bar to the desired ring time.

Additional Destinations can be added on with different ring times.

Bemerkung

Ring times can be staggered, so the call is forwarded to another user after the first user does not pick up the call. The option to Send to voicemail as a last resort is available to the administrator, should the Destinations not pick up.

Under the Forwarding on busy field, an administrator can Add a destination. When clicked, they can then set the Destination (user) and time frame. Should the original user’s VoIP extension, or incoming number, be busy, the call is forwarded to the destination(s).

Manage forwarding calls to different users or phone numbers in the Forwardings tab.

When the desired configurations are complete, click Save, then click Apply changes in the upper-right corner of the page.

Follow Me tab

When the Follow Me option is selected, under the Follow Me tab of the New user form, no Forwardings can be made.

Also, when the Follow Me option is selected, the Add a destination button can be selected to add users, or a destination phone number, to the original user’s account. That way, these added numbers ring when a call is received.

After entering the Destination, a specific time frame can be made by sliding the seconds bar to the desired ring time. Additional Destinations can be added with different ring times.

Bemerkung

The original user’s VoIP number does not ring with this option selected. Ring times can also be staggered, so the call is forwarded to another user after the first user does not pick up the call.

Ring destinations like different users or phone numbers from the Follow Me tab.

Wichtig

The Odoo mobile app, or another SIP mobile client, allows for simultaneous ringing of the user’s extension or incoming number. For more information, visit the VoIP Mobile Integrations documentation.

Once all desired configurations are complete, click Save, then click Apply changes in the upper-right corner.

Keys tab

Under the Keys tab of the New user form, speed dial actions for the user can be configured. Some more advanced options are available, as well.

The following options are available to set to numerical values 1-20.

These actions can be set on each number:

  • Not configured: the default action, which is nothing.

  • BLF (Busy lamp fields): this action shows the status of other users‘ phones connected to the Axivox phone system. This is primarily used on a desk-phone.

  • Quick Call: this action allows for a speed-dial of an external number.

  • Line: this action allows the user to call another user.

  • Switch: this action allows the user to switch between calls from a desk-phone.

  • Pickup: this action allows the user to pick up an incoming call from a desk-phone.

Manage user page with Keys tab highlighted and number 2 key drop-down menu selected (with highlight)

Once all the desired configurations are complete, click Save, then click Apply changes in the upper-right corner.

Wichtig

Many of the preceding options have secondary options available, as well, that can be used to link a user, or external phone number. These must be filled out in conjunction with the initial action.

Bemerkung

The Number of keys field can be changed by entering in the desired numerical value in the Number of keys field, located at the top of the Keys tab of the New user form.

SIP Identifiers tab

SIP, which stands for Session Initiation Protocol telephony, allows one to make and receive calls through an internet connection. The SIP Identifiers tab on the New user form, contains credentials needed to configure Axivox users in Odoo and/or a different SIP mobile client.

Siehe auch

See the documentation on configuring Axivox, using the SIP identifiers:

Under the SIP Identifiers tab, the SIP username field represents the user’s information that was entered in the Extension field, under the General tab.

The Domain field is assigned to the company by the Axivox representative.

The value in the SIP Password field is unique for every Axivox user. This value is used to sign into Axivox on Odoo, and for any mobile SIP clients.

Important credentials used for external configurations of Axivox VoIP.

The value listed in the Address of the proxy server field is typically: pabx.axivox.com, but is subject to change by Axivox, so be sure to check the SIP Identifiers tab for the most accurate value.

Once all desired configurations have been made, click Save, then click Apply changes in the upper-right corner.

Permissions tab

Under the Permissions tab of a New user form, a Username and Password can be entered for the user.

Unter diesen Feldern können folgende Berechtigungen an Axivox-Benutzer für Portalzugriff gewährt werden:

  • User portal access

  • User management

  • Administrator access

  • Phone management

  • User group management

  • Phone number management

  • Dial plan management

  • Pickup group management

  • Switch management

  • Conference management

  • Queue management

  • Voicemail management

  • Audio messages management

  • Music on hold management

  • Directory management

  • Call list

  • Connected user list

  • Global settings

  • Apply changes button

  • Invoice download

  • Invoice details

  • Blacklist management

  • Conference participant management

To access credentials for the Axivox user portal, navigate to the top of the Permissions tab. Then, copy the Username, and enter the correct Password for the individual user. There is a minimum of 8 characters for a user password.

Bemerkung

These are the same permissions granted to the Axivox administrator that are listed in the menu on the left in the Axivox management console. Should a selection state No, or No access, then the menu option does not populate for the user.

Once all the desired configurations are complete, click Save, then click Apply changes in the upper-right corner.

Upon finishing the setup for a new user, an Eingehende Nummern can be linked.

Manage a user page, with the permissions tab highlighted, along with the first permission highlighted indicating a no selection.

User groups

A user group is a grouping of Axivox users that can be linked to a queue for call center capability.

To begin using user groups, navigate to https://manage.axivox.com.

Then, log in with the appropriate administrator credentials. From the menu on the left of the Axivox administrative panel, click into User Groups.

To add a user group from the User Groups page, click Add a group.

Next, name the group, by entering text into the Name field. Then, add a member to the group by typing the first few letters of the user’s name into the Members field. The user populates in a drop-down menu below the field. Then, click on the desired user, and they are added to the user group.

Repeat this process to add more users to the group.

Once all desired configurations are complete, click Save, then click Apply changes in the upper-right corner.