Aktivitäten für Verkaufsteams verwenden¶
Aktivitäten sind Folgeaufgaben, die an einen Datensatz in einer Odoo-Datenbank gebunden sind. Aktivitäten können auf jeder Seite der Datenbank geplant werden, die einen Chatter-Thread, eine Kanban-Ansicht, eine Listenansicht oder eine Aktivitätenansicht einer App enthält.
Geplante Aktivitäten für Leads und Verkaufschancen.¶
Aktivitätstypen¶
Eine Reihe von vorkonfigurierten Aktivitätstypen ist in der CRM-App verfügbar. Um die Liste der verfügbaren Aktivitätstypen anzuzeigen, navigieren Sie zur .
Bemerkung
In der Datenbank sind weitere Aktivitätstypen verfügbar, die über verschiedene Apps genutzt werden können. Um auf die vollständige Liste der Aktivitätstypen zuzugreifen, gehen Sie zur , scrollen Sie dann zum Abschnitt Dialog und klicken Sie auf Aktivitätstypen.
Die vorkonfigurierten Aktivitätstypen für die CRM-App sind wie folgt:
E-Mail: Fügt dem Chatter eine Erinnerung hinzu, die den Vertriebsmitarbeiter auffordert, eine E-Mail zu senden.
Anruf: öffnet einen Kalender-Link, über den der Vertriebsmitarbeiter einen Termin für einen Anruf bei dem Kontakt festlegen kann.
Meeting: öffnet einen Kalender-Link, über den der Vertriebsmitarbeiter einen Termin für ein Meeting mit dem Kontakt festlegen kann.
To Do: fügt dem Chatter eine allgemeine Erinnerungsaufgabe hinzu.
Dokument hochladen: fügt einen Link zu der Aktivität hinzu, über den ein externes Dokument hochgeladen werden kann. Beachten Sie, dass die Dokumente-App nicht erforderlich ist, um diesen Aktivitätstyp zu verwenden.
Bemerkung
Wenn andere Apps wie Verkauf oder Buchhaltung installiert sind, werden andere Aktivitätstypen in der CRM-App verfügbar gemacht.
Einen neuen Aktivitätstyp erstellen¶
Um einen neuen Aktivitätstyp zu erstellen, klicken Sie auf Neu oben links der Seite um ein leeres Formular zu öffnen.
Wählen Sie oben im Formular einen Namen für den neuen Aktivitätstyp aus.
Aktivitätseinstellungen¶
Aktion¶
Das Feld Aktion gibt den Zweck der Aktivität an. Einige Aktionen lösen bestimmte Verhaltensweisen aus, nachdem eine Aktivität geplant wurde.
Wenn Dokument hochladen ausgewählt ist, wird ein Link zum Hochladen eines Dokuments direkt zu der geplanten Aktivität im Chat hinzugefügt.
Wenn entweder Anruf oder Meeting ausgewählt ist, haben Benutzer die Möglichkeit, ihren Kalender zu öffnen, um einen Termin für diese Aktivität zu planen.
Wenn Signatur anfragen ausgewählt ist, wird der geplanten Aktivität im Chat ein Link hinzugefügt, der ein Pop-up-Fenster zur Anforderung der Signatur öffnet.
Bemerkung
Die Aktionen, die Sie für eine Aktivitätsart auswählen können, variieren je nach den derzeit in der Datenbank installierten Apps.
Standardbenutzer¶
Um diese Aktivität automatisch einem bestimmten Benutzer zuzuweisen, wenn dieser Aktivitätstyp geplant wird, wählen Sie einen Namen aus dem Dropdown-Menü Standardbenutzer. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Aktivität dem Benutzer zugewiesen, der die Aktivität erstellt.
Standard-Zusammenfassung¶
Wenn Sie Notizen einfügen möchten, wenn dieser Aktivitätstyp erstellt wird, geben Sie sie in das Feld Standard-Zusammenfassung ein.
Bemerkung
Die Informationen in den Feldern Standardbenutzer und Standard-Zusammenfassung werden bei der Erstellung einer Aktivität übernommen. Sie können jedoch geändert werden, bevor die Aktivität geplant oder gespeichert wird.
Nächste Aktivität¶
Um automatisch eine neue Aktivität vorzuschlagen oder auszulösen, nachdem eine Aktivität als abgeschlossen markiert wurde, muss der Verkettungstyp gesetzt werden.
Nächste Aktivität vorschlagen¶
Wählen Sie im Feld Verkettungstyp die Option Nächste Aktivität vorschlagen. Daraufhin ändert sich das Feld darunter in: Vorschlagen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü des Feldes Vorschlagen, um die Aktivitäten auszuwählen, die Sie als Folgeaufgaben für diesen Aktivitätstyp empfehlen möchten.
Im Feld Planen wählen Sie eine Standardfrist für diese Aktivitäten. Konfigurieren Sie dazu eine gewünschte Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten. Entscheiden Sie dann, ob der Termin nach Abschlussdatum oder nach vorheriger Aktivitätsfrist liegen soll.
Diese Feldinformation Planen können geändert werden, bevor die Aktivität geplant wird.
Wenn alle Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Speichern.
Bemerkung
Wenn für eine Aktivität der Verkettungstyp auf Nächste Aktivität vorschlagen gesetzt ist und im Feld Vorschlagen Aktivitäten aufgelistet sind, werden dem Benutzer Empfehlungen für Aktivitäten als nächste Schritte angezeigt.
Nächste Aktivität auslösen¶
Wenn Sie den Verkettungstyp auf Nächste Aktivität auslösen setzen, wird sofort die nächste Aktivität gestartet, sobald die vorherige abgeschlossen ist.
Wenn im Feld Verkettungstyp die Option Nächste Aktivität auslösen gewählt wurde, ändert sich das Feld darunter in: Auslöser. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü des Feldes Auslöser die Aktivität aus, die gestartet werden soll, sobald diese Aktivität abgeschlossen ist.
Im Feld Planen wählen Sie eine Standardfrist für diese Aktivitäten. Konfigurieren Sie dazu eine gewünschte Anzahl von Tagen, Wochen oder Monaten. Entscheiden Sie dann, ob der Termin nach Abschlussdatum oder nach vorheriger Aktivitätsfrist liegen soll.
Diese Feldinformation Planen können geändert werden, bevor die Aktivität geplant wird.
Wenn alle Konfigurationen abgeschlossen sind, klicken Sie auf Speichern.
Bemerkung
Wenn für eine Aktivität der Verkettungstyp auf Nächste Aktivität auslösen gesetzt ist, wird durch das Markieren der Aktivität als Erledigt sofort die nächste im Feld Auslöser aufgeführte Aktivität gestartet.
Aktivitätsverfolgung¶
Um die Pipeline mit einer möglichst genauen Übersicht über den Status der Aktivitäten auf dem neuesten Stand zu halten, sollte die zugehörige Aktivität als Erledigt markiert werden, sobald mit einem Lead interagiert wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass die nächste Aktivität nach Bedarf geplant werden kann. Außerdem wird so verhindert, dass die Pipeline mit überfälligen Aktivitäten überladen wird.
Die Pipeline ist am effektivsten, wenn sie immer auf dem neuesten Stand ist und genau auf die Interaktionen abgestimmt ist, die sie verfolgt.
Aktivitätspläne¶
Activity types with the Chaining Type set to Trigger New Activity provide the opportunity to preplan a sequence of customized activities. Once an activity is marked as Done, the next activity is automatically scheduled.
The Chaining Type setting on an activity type provides the opportunity to preplan a sequence of events, that can aide in the sales process.
Example
A salesperson adds a new lead to their pipeline, and schedules an Email activity for the following day. The email activity type is configured with the following settings:
Chaining Type:
Suggest Next ActivitySuggest:
Call,MeetingSchedule:
2 days after previous activity deadline
After sending an email to the lead, the salesperson clicks DONE & SCHEDULE NEXT on the Schedule Activity pop-up window. This opens a new pop-up window, where the suggested next activities are listed as recommendations for next steps.
The suggested or triggered activities may vary, depending on a variety of factors. See below for some suggested sequences:
A salesperson adds a lead to the pipeline and schedules an email activity.
The email activity suggests scheduling a call or a meeting within two days of the previous deadline.
Both the call and the meeting activities trigger a create quote activity.
After the quote is sent, a follow-up on quote activity is scheduled within five days.
A lead is added to the pipeline through the website’s contact form. The salesmanager assigns a salesperson and schedules an activity for a call.
The call activity triggers an upload document activity, so the salesperson can send over a proposal after a successful phone call.
The upload document activity suggests scheduling a request signature activity or a meeting. The salesperson chooses to schedule a meeting.
A salesmanager notices several of their salespeople are neglecting to follow-up on their leads in a timely manner. As a result, high-value targets are not receiving adequate attention.
The salesmanager creates a new activity type, titled follow-up, which is configured with the Action set to Reminder.
The salesmanager adds follow-up as the next activity triggered or suggested to all of their teams activities.
After a salesperson schedules an email activity, a follow-up activity is scheduled for the next day. After they schedule a meeting activity, a follow-up activity is scheduled two days later.
Siehe auch