Facturi client

De la factură de client la colectarea plăților

Odoo acceptă mai multe fluxuri de lucru pentru facturare și plăți, astfel încât puteți alege și utiliza cele care se potrivesc nevoilor dvs. de afaceri. Indiferent dacă doriți să acceptați o singură plată pentru o singură factură, sau să procesați o plată care acoperă mai multe facturi și care preia reduceri pentru plăți anticipate, puteți face acest lucru eficient și cu precizie.

De la factură ciornă la profit și pierdere

Dacă continuăm la sfârșitul unui scenariu tipic „de la comandă la numerar”, după ce bunurile au fost expediate, veți: emite o factură; primi plata; depune acea plată la bancă; asigurați-vă că Factura Clientului este închisă; urmăriți dacă clienții sunt în întârziere; și în cele din urmă, prezentați Veniturile pe raportul Profit și pierdere și arătați scăderea în Active pe raportul Bilanț.

Facturarea în majoritatea țărilor are loc atunci când este îndeplinită o obligație contractuală. Dacă trimiteți o cutie unui client, ați îndeplinit termenii contractului și le puteți factura. Dacă furnizorul dvs. vă trimite o expediere, a îndeplinit termenii acelui contract și vă poate factura. Prin urmare, termenii contractului sunt îndepliniți atunci când cutia se mută la sau de la camion. În acest moment, Odoo acceptă crearea ceea ce se numește o factură ciornă de către personalul depozitului.

Creare factura

Facturile ciornă pot fi generate manual din alte documente, cum ar fi Comenzile de vânzare, Comenzile de achiziție, etc. Deși puteți crea o factură ciornă direct dacă doriți.

O factură trebuie să fie furnizată clienților cu informațiile necesare pentru a plăti pentru bunurile și serviciile comandate și livrate. De asemenea, trebuie să includă și alte informații necesare pentru a plăti factura într-un mod rapid și precis.

Facturi ciornă

The system generates invoice which are initially set to the Draft state. While these invoices remain unvalidated, they have no accounting impact within the system. There is nothing to stop users from creating their own draft invoices.

Să creăm o factură de client cu următoarele informații:

  • Client: Agrolait

  • Produs: iMac

  • Cantitate: 1

  • Preț unitar: 100

  • Taxe: Taxa 15%

../../../_images/invoice01.png ../../../_images/invoice02.png

Documentul este compus din trei părți:

  • partea de sus a facturii, cu informațiile despre client,

  • corpul principal al facturii, cu linii de facturare detaliate,

  • partea de jos a paginii, cu detalii despre taxele și totalurile.

Facturi deschise sau pro-forma

O factură va include, de obicei, cantitatea și prețul bunurilor și/sau serviciilor, data, orice părți implicate, numărul unic al facturii și orice informații fiscale.

„Validați” factura atunci când sunteți gata să o aprobați. Factura se mută de la starea ciornă la starea deschisă.

Când ați validat o factură, Odoo vă oferă un număr unic dintr-o secvență definită și modificabilă.

../../../_images/invoice03.png

Înregistrările contabile corespunzătoare acestei facturi sunt generate automat atunci când validați factura. Puteți vedea detaliile făcând clic pe înregistrare în câmpul Înregistrare jurnal în fila „Alte informații”.

../../../_images/invoice04.png

Trimiteți factura clientului

După validarea facturii de client, puteți trimite direct clientului prin funcția «Trimite prin e-mail».

../../../_images/invoice05.png

O înregistrare jurnal tipică generată dintr-o factură validată va arăta ca urmează:

Cont

Partener

Data scadentă

Debit

Credit

Accounts Receivable

Agrolait

01/07/2015

115

Taxe

Agrolait

15

Vânzări

100

Plată

În Odoo, o factură este considerată plătită atunci când înregistrarea contabilă asociată a fost reconciliată cu înregistrările de plată. Dacă nu a avut loc o reconciliere, factura va rămâne în starea deschisă până când introduceți plata.

O înregistrare jurnal tipică generată dintr-o plată va arăta ca urmează:

Cont

Partener

Data scadentă

Debit

Credit

Bancă

Agrolait

115

Accounts Receivable

Agrolait

115

Primiți o plată parțială prin extras de cont bancar

Puteți introduce manual extrasul de cont bancar în Odoo, sau puteți importa într-un fișier csv sau din mai multe alte formate predefinite în funcție de localizarea contabilității dvs.

Creați un extras de cont bancar din tabloul de bord contabil cu jurnalul asociat și introduceți o sumă de 100 $.

../../../_images/invoice06.png

Reconciliați

Acum să reconciliem!

../../../_images/invoice07.png

Acum puteți trece prin fiecare tranzacție și să le reconciliați sau puteți reconcilia în bloc cu instrucțiunile de mai jos.

După reconcilierea elementelor din foaia de lucru, factura asociată va afișa acum „Aveți plăți neachitate pentru acest client. Puteți reconcilia pentru a plăti această factură. „

../../../_images/invoice08.png ../../../_images/invoice09.png

Aplicați plata. Mai jos puteți vedea că plata a fost adăugată la factura.

../../../_images/invoice10.png

Urmărire plăți

Există o tendință în creștere a clienților care plătesc facturile mai târziu și mai târziu. Prin urmare, colectorii trebuie să facă toate eforturile pentru a colecta bani și să le colecteze mai repede.

Odoo vă va ajuta să definiți strategia de urmărire. Pentru a aminti clienții să plătească facturile neachitate, puteți defini acțiuni diferite în funcție de cât de grav este în retragere clientul. Aceste acțiuni sunt împachetate în niveluri de urmărire care sunt declanșate atunci când data scadentă a unei facturi a trecut un anumit număr de zile. Dacă există alte facturi neachitate pentru același client, acțiunile facturii cele mai în retragere vor fi executate.

Prin accesarea înregistrării clientului și a intrării în „Plăți în retragere” veți vedea mesajul de urmărire și toate facturile neachitate.

../../../_images/invoice11.png ../../../_images/invoice12.png

Raport vechime client:

Raportul de vechime al clientului va fi un instrument suplimentar cheie pentru colector pentru a înțelege problemele de credit ale clienților și pentru a prioritiza munca lor.

Folosiți raportul de vechime pentru a determina care sunt clienții în retragere și începeți eforturile de colectare.

../../../_images/invoice13.png

Profit și pierdere

Declarația de profit și pierdere afișează detaliile veniturilor și cheltuielilor dumneavoastră. În cele din urmă, acest lucru vă oferă o imagine clară a profitului net și a pierderii. Uneori este denumită „declarația de venituri” sau „declarația veniturilor și cheltuielilor”.

../../../_images/invoice14.png

Bilanț

Bilanțul rezumă obligațiile, activele și capitalul social al companiei dumneavoastră la un moment dat.

../../../_images/invoice15.png ../../../_images/invoice16.png

De exemplu, dacă gestionați inventarul utilizând metoda contabilă perpetuă, ar trebui să vă așteptați o scădere în contul „Active curente” odată ce materialul a fost expediat către client.